文件收發(fā)管理制度(草案)1

經(jīng)典word整理文檔，僅參考，雙擊此處可刪除頁(yè)眉頁(yè)腳。本資料屬于網(wǎng)絡(luò)整理，如有侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系刪除，謝謝！第一條工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)文書(shū)處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司的實(shí)際情況，特制訂本制度。第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。第三條本公司各類文件統(tǒng)一由辦公室歸口管理。(一)收文的管理第四條公文的簽收1.上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送的機(jī)要文件除外)。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員(文書(shū))需注意檢查封口,對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。2.對(duì)上級(jí)部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)部門(mén)，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。第五條公文的編號(hào)、保管1.收發(fā)員(文書(shū))拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上《文件處理閱簽單》，作分類登記編號(hào)、保管。2.本公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交收發(fā)員(文書(shū))進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)11.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，完。2.一般性質(zhì)的函、電、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。一般通知、便函等可由公司辦公室收發(fā)員(文書(shū))直接送至有關(guān)部門(mén)辦理；其余文件均應(yīng)交公司領(lǐng)導(dǎo)批示后，再由公司辦公室專人按批示范圍進(jìn)行送閱，嚴(yán)禁個(gè)人、部門(mén)之間自行橫傳。部門(mén)閱辦后的公文（包括按文件要求報(bào)出的詳細(xì)資料、附件等）應(yīng)及時(shí)主動(dòng)地退給公司辦公室，以做好文件歸檔工作。3.殊情況例外)。第七條文件的傳閱與催辦。1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員(文書(shū))，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”“擬辦意見(jiàn)”，公司辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示要求辦理有關(guān)事宜。23.工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。4.文件閱完后，應(yīng)交收發(fā)員(文書(shū))，切忌橫傳。5.公司辦公室對(duì)文件負(fù)有催辦、檢查、督促的責(zé)任，承辦部門(mén)接到文件、函、電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得公司辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。6.回，并核點(diǎn)份數(shù)，隨時(shí)存檔。絕密文件，僅限于直接有關(guān)人員經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后在文件保管處閱讀。7.向公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，情況嚴(yán)重的應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)給予責(zé)任人必要的處理。(二)發(fā)文的管理第八條發(fā)文的規(guī)定1.上、向下發(fā)送正式文件。2.進(jìn)行草擬、批發(fā)、打印、蓋章、報(bào)出；要求做到一文一事，按級(jí)上報(bào)，用詞及格式規(guī)范，嚴(yán)禁多頭主送，并由公司辦公室統(tǒng)一進(jìn)行登記編號(hào)。3.部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向方可按新通德建字發(fā)文。4.公司文件均由總經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。3第九條發(fā)文的范圍：1.凡是以公司辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。2.公司辦公室下發(fā)文件主要用于：(1)公布單位規(guī)章制度；(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件；(3)公布單位體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；(5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；(6)其他有關(guān)重大事項(xiàng)；3.公司辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：(1)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定；(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理工作等事宜。4.日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由各部門(mén)書(shū)面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。5.義發(fā)《工作簡(jiǎn)訊》或會(huì)議紀(jì)要。(三)發(fā)文程序與要求第十條發(fā)文程序規(guī)定：1.各部門(mén)需要發(fā)文，應(yīng)事先向公司辦公室提出申請(qǐng)；42.級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿（電子版）；3.條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確。特殊情況手寫(xiě)的草稿，書(shū)寫(xiě)工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)；4.圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)；5.稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿；6.經(jīng)公司辦公室審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))；7.清楚；8.需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽；9.文稿審核會(huì)簽后，呈送總經(jīng)理審定批準(zhǔn)簽發(fā)；10.經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書(shū))統(tǒng)一編號(hào)打??；11.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；12.文件打印后，由公司辦公室按數(shù)印刷，再由收發(fā)員(文書(shū))分發(fā)并檢查落實(shí)情況。(四)文件的借閱和清退5第十一條人簽寫(xiě)便條，對(duì)有密級(jí)的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。第十二條人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。第十三條和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。(五)文件的立卷與歸檔第十五條文件的歸檔范圍：1.凡下列文件統(tǒng)一分別由公司辦公室收發(fā)員(文書(shū))負(fù)責(zé)歸檔：(1)上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括上級(jí)對(duì)單位報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)；(2)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；(3)主任辦公會(huì)議、中層干部會(huì)議、職工委員會(huì)以及各種例會(huì)記錄；(4)支部黨代會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；(5)有保存價(jià)值的職工來(lái)信來(lái)訪記錄及處理結(jié)果；(6)參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等；(7)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；6(8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；(9)單位日志和大事記；(10)單位向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。2.團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。第十六條立卷要求1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序，分門(mén)別類地進(jìn)行整理歸檔。2.立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。3.的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。4