高效會議秘訣

高效會議秘訣第1頁/共40頁會議概述會議為什么低效如何提高會議效能第2頁/共40頁第一章會議概述第3頁/共40頁會議習(xí)學(xué)議會討論、商議聚會、見面、集會會議的意思就是人們聚集在一起，圍繞特定主題進(jìn)行討論、交流的活動。會議是一種群體溝通的方式。第4頁/共40頁人類開會的歷史可謂是源遠(yuǎn)流長。公元前2198年，大禹在浙江紹興的會稽山召集了全國的部落首領(lǐng)，慶功封爵并商討全國的財政問題。據(jù)說，會稽山原名茅山，因召開此會而更名。公元前681年，齊桓公召集宋、陳、蔡、邾四國，在北杏會盟，首開國際會議的先河。隨著齊國國力和國際地位的逐漸升高，齊國召開的國際會議的頻率和規(guī)模也越來越高。因此，齊桓公也被譽為是“文山會海”的祖師爺。會議起源第5頁/共40頁中國的會有多少整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。中國的會有多少？從中央到地方一年要開多少會？這是一個無法統(tǒng)計的數(shù)字?！冬F(xiàn)代快報》2005年7月9日報道了來自會議市場上的信息：1999年，北京只有一二百家服務(wù)于會展的專業(yè)公司，而2005年竟達(dá)到4000家以上。會議養(yǎng)活了如此之多的服務(wù)公司，形成了滋生腐敗的溫床。2011年，中國首個《中國會議藍(lán)皮書》在京發(fā)布，藍(lán)皮書指出，目前我國每年舉辦的各種會議多達(dá)幾千萬個，年均增長20%。第6頁/共40頁在白領(lǐng)中，會議恐懼癥已經(jīng)不是個新詞兒了。對于現(xiàn)在很多商政人士而言，在會議室里度過一天已經(jīng)是一件司空見慣的事，似乎每天都有開不完的會。2011年，中國青年報社會調(diào)查中心通過民意中國網(wǎng)和網(wǎng)易新聞中心，對2223人進(jìn)行的一項調(diào)查顯示，53.6％的人表示自己在日常工作中參加的會議過多。具體而言，57.4％的人每星期平均開會2次以上。受訪者中，40.8％的人是企業(yè)職員，30％的人是事業(yè)單位員工，12.9％的人是政府機(jī)關(guān)工作人員。另外，只有不到三成的白領(lǐng)認(rèn)為自己參加的會議有意義，而剩余的大多數(shù)白領(lǐng)均表示厭煩開會，甚至有人為此變成職場“恐會族”。第7頁/共40頁會議作用集思廣益頭腦風(fēng)暴問題討論產(chǎn)生決策聽取匯報分配任務(wù)融合意見達(dá)成共識資訊分享政策宣傳表彰先進(jìn)激勵士氣先請各位管理者思考一下？您答對了嗎？第8頁/共40頁啥時該開會？啥時不需要開會？問題需涉及不同崗位員工或多部門協(xié)調(diào)解決；有重要事情需要把參與人集中到一起傳達(dá)；領(lǐng)導(dǎo)者需要公開表彰先進(jìn)以激勵士氣等。發(fā)起人想從參會者那里獲取信息或建議；發(fā)起人想讓參會者參與解決問題或制定決策；領(lǐng)導(dǎo)者需要聽取下屬的工作匯報并監(jiān)督進(jìn)度；適于開會的情況123456第9頁/共40頁已經(jīng)形成慣例的每周例會，卻沒有什么事情要討論；會議成本太大，或還有比開會更好的辦法；問題用電話、備忘錄或個別談話等方式解決起來更好；所談事務(wù)密級較高，不宜擴(kuò)大知情范圍；

發(fā)起人對要解決的問題已經(jīng)作出決定；大家之間怨氣大、敵對情緒濃，開會前需要時間平靜。123456第10頁/共40頁先請各位管理者思考一下？會議有哪些成本？第11頁/共40頁一家公司會不會開會，決定了該公司的競爭優(yōu)勢。一家公司開會的效率與執(zhí)行，決定了該公司全面管理的效率與執(zhí)行。會議是公司管理的必備工具。而會議的成本則常常被忽略。請看，“文山會海”的成本是：時間成本金錢成本效益成本機(jī)會成本會議成本第12頁/共40頁時間成本時間成本＝參加會議的人數(shù)×（與會者的準(zhǔn)備時間＋與會者的旅行時間＋正式會議時間＋會議休息及耽擱時間）。而實際上我們用到會議上的時間遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于實際計算的比例。大多數(shù)的會議并沒有按照承諾的時間準(zhǔn)時結(jié)束。而且，會議將我們整塊的工作時間搞得支離破碎，從而降低了我們非開會時間的工作效率。第13頁/共40頁金錢成本金錢成本＝開會的時間成本×與會人員平均每小時的工資＋場地費、設(shè)施費、文件復(fù)印費、交通費、茶水費、餐飲住宿費等的成本。第14頁/共40頁效益成本效益成本＝參會人員若不用參加會議，那么在這段時間可以為公司帶來的效益。第15頁/共40頁機(jī)會成本機(jī)會成本＝開會過程中，因未及時接聽重要客戶的電話而損失一大筆生意＋不能及時處理客戶的投訴而得罪一批客戶＋不能及時解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件帶來的問題及持續(xù)影響等。第16頁/共40頁警惕會議成本日本太陽工業(yè)公司每次開會時總是把一個醒目的會議成本分配表貼在黑板上。成本的算法是：會議成本＝每小時平均工資的3倍×2×開會人數(shù)×?xí)h時間（小時）。公式中平均工資所以乘3，是因為勞動產(chǎn)值高于平均工資；乘2是因為參加會議要中斷經(jīng)常性工作，損失要以2倍來計算。因此，參加會議的人越多，成本越高。有了成本分析，大家開會態(tài)度就會慎重，會議效果也十分明顯。日本的會議管理第17頁/共40頁第二章會議為什么低效第18頁/共40頁《哈佛商業(yè)評論》05年第7期中有這樣的一句話：“任何會議都是要么富有成效，要么純粹浪費時間，二者必居其一?！睙o效的會議不僅是一種管理成本的浪費，而且也會引起與會者對會議和公司管理現(xiàn)狀的不滿，使大家心生倦怠感，從而降低團(tuán)隊的凝聚力。會議為什么低效？第19頁/共40頁沒有核心主題，或主題不明確，或議題繁多。這是導(dǎo)致會議低效的根本原因。沒有明確的會議議程及時間分配規(guī)則，導(dǎo)致會議的進(jìn)展和時間很難把控。參加人數(shù)眾多，無多大關(guān)系的“陪綁”的現(xiàn)象嚴(yán)重，或該到的人未到。未指定主持人或主持人未能嚴(yán)格按照議程來控制會議，被參會者牽著鼻子跑。思想火花及最終決策未做記錄，白開或記錄發(fā)放不及時，精神未能及時傳達(dá)。時間選擇不恰當(dāng)，比如安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。地點選擇不合適，比如設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。主題議程參會人主持人記錄時間地點第20頁/共40頁1會議前缺乏準(zhǔn)備123沒有提前準(zhǔn)備好會議議題、議程、會議材料、參與人、主持人、記錄人等開會前沒有提前通知與會者相關(guān)事宜及會議材料學(xué)習(xí)；沒有提前準(zhǔn)備好會場、開會設(shè)施（比如電腦、投影儀、麥克風(fēng)、白板、白板筆、激光筆）、會議討論材料、會議簽到表等。第21頁/共40頁2會議中缺乏控制氣氛緊張、壓抑，未能很好地鼓勵大家積極發(fā)言；或領(lǐng)導(dǎo)者一言堂，沒有發(fā)掘出全體與會人員的智慧。未能很好地圍繞主題進(jìn)行討論或發(fā)言，出現(xiàn)閑談或跑題現(xiàn)象。未能很好地控制時間，如未能及時開始或拖沓、冗長，未能及時結(jié)束。與會者相互間爭吵的厲害，未能很好地尊重相互的意見，甚至出現(xiàn)人身攻擊的現(xiàn)象。議而不決，沒有形成有效的決策。23456沒有嚴(yán)格按照會議的議程進(jìn)行1第22頁/共40頁3會議后缺乏跟蹤會議結(jié)束后，未對形成的決策或待完成的工作指定責(zé)任人、時限并進(jìn)行追蹤，這樣的會議也幾乎是無任何意義的！第23頁/共40頁第三章如何提高會議效能第24頁/共40頁日本的大小企業(yè)都在熱烈地展開“會議革命”，強(qiáng)化自身競爭力，以期由此帶來利潤。在豐田汽車的辦公室里，處處可看到這樣的標(biāo)題：“只開有實際效果的會議!”、“準(zhǔn)時開始，最好一小時內(nèi)結(jié)束”、“重點在實際行動”。在日產(chǎn)被稱為“價值優(yōu)先”的跨部門會議，不請部長出席。因為部長是做最后決定的人，如果與會，可能影響討論方向的內(nèi)容。日本的會議革命第25頁/共40頁該如何提高會議效能呢第26頁/共40頁1一次會議，最好只有一個主題?？梢约袝r間和精力，集中有關(guān)人員，高效解決問題。綜合性會議，最多也不要超過三個議題為好。議題越多，參加人員越多，陪綁的也越多，效率也就越低下，成本也就越高。議題明確第27頁/共40頁2議程清晰要有明確的議程及時間分配規(guī)則，方好有效控制會議的進(jìn)程和時間使用，確保會議高效。注意：議程安排上，不要領(lǐng)導(dǎo)先講話，先表態(tài)，避免有的人“話里聽音”拍馬屁，從而失去民主按領(lǐng)導(dǎo)意見辦，或不能集思廣益，積極發(fā)掘更多創(chuàng)意。第28頁/共40頁3精選參與人會議的召開，并不是人越多越好。人多不僅會增加會議成本，延長會議時間，也會增加扯皮的可能性，不容易形成一致的會議結(jié)論，也不利于會議控制。因此，要本著“相關(guān)性”和“少而精”的原則，精選參加會議的人員，不要讓不相關(guān)的人參加，避免“陪綁”的現(xiàn)象。第29頁/共40頁4指定主持人無論是何種形式的會議，必須要明確指定會議主持人。會議主持人要嚴(yán)格按照會議的議程、時間安排等做好會議的主持和控制。第30頁/共40頁5做好會議記錄參加會議的人大部分是只記錄或記住自己所關(guān)心的內(nèi)容，而不相關(guān)的內(nèi)容則不怎么關(guān)心。因此，為了能夠?qū)叩陌l(fā)言、寶貴的思想火花及最終決策、待完成事項能夠清晰地保留下來，必須要做好會議記錄。會議記錄的主要內(nèi)容包括會議的全部要素（議題、議程、時間、地點、參與人、主持人、記錄人、出勤情況、發(fā)言情況、決策情況、待追蹤事項、會議附件）等。同時，為了及時貫徹會議的精神，增強(qiáng)會議時效性，趁熱打鐵追蹤會后的待完成事項，會議記錄要在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成并發(fā)送到與會人員手中。第31頁/共40頁6合適的時間上午10-12點和下午1-3點是比較適合開會的時段。時代光華的研究如下：心緒尚且混亂，還需一段時間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。不太合適開會。最適合調(diào)動員工集思廣益、頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點子、新方法。員工進(jìn)入工作狀態(tài)。最適合進(jìn)行一對一的會談，也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會談的最佳時機(jī)。員工進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，希望馬上回家，這時會議往往會事倍功半。上午8-9點之間上午9-10點之間上午10-12點或下午1-3點之間下午3-5點之間第32頁/共40頁7合適的地點123會議室大小要適當(dāng)。會議室過大，人相對較少，氣氛容易變僵，會議難以活躍。相反，如果會議室過于狹小，就會令人煩悶、不舒服，無法營造良好的氣氛。桌椅擺放要符合會議討論的要求。比如采用U型、圓形的會議桌擺放方式。要選擇安靜的會議場所，同時，要選擇隔音好的房間，避免影響他人或泄密。第33頁/共40頁會前做好準(zhǔn)備1會議是否能夠成功，有80%的原因在于是否做好會前的準(zhǔn)備。不要開沒有準(zhǔn)備的會議，即便是細(xì)小的事情也要毫無遺漏地做好準(zhǔn)備。01提前準(zhǔn)備好會議議題、議程、會議材料并確定參與人、主持人和記錄人等；02會議議題、議程、時間、地點確定后，要提前告知參會人員并提前發(fā)放相關(guān)會議資料。03提前準(zhǔn)備好會場、開會設(shè)施（比如電腦、投影儀、麥克風(fēng)、白板、白板筆、激光筆）、會議討論材料、會議簽到表等。注意，會議不能僅僅郵件、短信的方式通知，為了表示對會議的重視并確保參會人員及時收到會議通知，必須要輔以電話的方式或當(dāng)面再次通知，并提醒與會人員應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備。第34頁/共40頁會中做好控制2會議主持人應(yīng)對會議過程進(jìn)行良好的引導(dǎo)和控制，如主持人工作未到位，那么會議中的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)及時提醒，以防會議脫離控制。1）確保會議按時開始，并嚴(yán)格按照會議議程進(jìn)行；2）嚴(yán)格把控會議時間和進(jìn)度，避免會議的拖沓和冗長，并要按時結(jié)束；3）營造活躍的討論氣氛，維持開放平等的會議環(huán)境，給予參與者均等的發(fā)言機(jī)會并引導(dǎo)大家積極發(fā)言或獻(xiàn)計獻(xiàn)策。4）保障與會者相互尊重彼此所發(fā)表的意見，并保護(hù)與會人員不受人身攻擊。5）控制會議秩序，避免過度爭吵或題外話，如發(fā)現(xiàn)跑題，應(yīng)立即予以制止。6）對討論的結(jié)果及時進(jìn)行匯總，并形成會議結(jié)論。第35頁/共40頁會后做好跟蹤3衡量一個會議是否有成效，一是要看會議是否能夠形成有效的決策，二是要會后的決策是否能在規(guī)定的時間內(nèi)實現(xiàn)。因此，會后的追蹤非常重要，會后有追蹤，才能把會議的決議形成生產(chǎn)力。1）會議記錄要明確記錄待追蹤事項。以下為待《××?xí)h追蹤事項表》，可參考：第36頁/共40頁衡量一個會議是否有成效，一是要看會議是否能夠形成有效的決策，二是要會后的決策是否能在規(guī)定的時間內(nèi)實現(xiàn)。因此，會后的追蹤非常重要，會后有追蹤，才能把會議的決議形成生產(chǎn)力。2）會議發(fā)起人要指定專人（會議主持人、記錄人或其他人員）來追蹤待完成工作的進(jìn)度，并明確指出追蹤的頻率（多久追蹤一次）和匯報的頻率（多久匯報一次），直至所有事項徹底完成。第37頁/共40頁衡量一個會議是否有