京東商城工程項(xiàng)目審計(jì)管理制度

京東商城工程項(xiàng)目審計(jì)管理制度京東商城工程項(xiàng)目審計(jì)管理制度(2015修訂版)第一條為加強(qiáng)工程項(xiàng)目的審計(jì)監(jiān)督，規(guī)范投資行為，提高投資效益，根據(jù)《中華人民共和國審計(jì)法》、《中華人民共和國合同法》、《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》等法律、法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際，制定本制度。第二條本制度所稱工程項(xiàng)目，是指北京京東世紀(jì)貿(mào)易有限公司（含子公司、分公司）投資的建造、安裝工程。包括：（一）物流地產(chǎn)事業(yè)部管轄的所有工程項(xiàng)目；（二）行政部門管轄的倉儲(chǔ)庫房、分揀中心、站點(diǎn)、自提點(diǎn)等改造、職場(chǎng)裝修、監(jiān)控采購和安裝等工程項(xiàng)目。第三條北京京東世紀(jì)貿(mào)易有限公司內(nèi)控合規(guī)部（以下簡稱內(nèi)控合規(guī)部）是本公司工程項(xiàng)目審計(jì)監(jiān)督的主體，負(fù)責(zé)本公司工程項(xiàng)目的審計(jì)監(jiān)督。第四條內(nèi)控合規(guī)部應(yīng)當(dāng)在職權(quán)范圍內(nèi)做好工程項(xiàng)目審計(jì)的相關(guān)工作。內(nèi)控合規(guī)部有權(quán)對(duì)工程參與相關(guān)方（設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、咨詢單位、承包單位、材料設(shè)備供應(yīng)商等）采取約談、調(diào)查等措施，工程管理部門（物流地產(chǎn)事業(yè)部、行政部門）應(yīng)給與必要的協(xié)助與配合。第五條工程項(xiàng)目的立項(xiàng)（采購申請(qǐng)）、勘察、設(shè)計(jì)、采購（招投標(biāo)）、合同簽訂及履行、工程結(jié)算、竣工決算等，應(yīng)當(dāng)接受內(nèi)控合規(guī)部的審計(jì)監(jiān)督。第六條行政部門管轄工程具體審計(jì)事宜按下述規(guī)定執(zhí)行：1）行政部門應(yīng)將管轄范圍內(nèi)的工程項(xiàng)目相關(guān)情況以工程情況統(tǒng)計(jì)表的形式在每個(gè)季度第一個(gè)月10日前向內(nèi)控合規(guī)部報(bào)送。2）單次合同或框架協(xié)議單次采購訂單的工程結(jié)算金額擬定案結(jié)算價(jià)在20萬元及其以下的，工程結(jié)算結(jié)果及相關(guān)結(jié)算資料由行政部門向內(nèi)控合規(guī)部備案，內(nèi)控合規(guī)部對(duì)其進(jìn)行抽查審計(jì)；單次合同或框架協(xié)議單次采購訂單的工程結(jié)算金額擬定案結(jié)算價(jià)在20萬元以上的，由行政部門向內(nèi)控合規(guī)部報(bào)送結(jié)算審計(jì)所需資料，內(nèi)控合規(guī)部進(jìn)行工程結(jié)算審計(jì)。工程結(jié)算審計(jì)或工程結(jié)算備案完成之前，工程款支付最高不得超過本項(xiàng)工程合同金額或訂單金額的80%，工程結(jié)算審計(jì)或工程結(jié)算備案完成之后才能支付工程結(jié)算款（除質(zhì)保金之外的最后一筆付款）。具體工程結(jié)算審計(jì)程序如下:a.在施工承包商完成合同工作內(nèi)容（含合同外增項(xiàng)內(nèi)容）并經(jīng)竣工驗(yàn)收合格后，行政部門對(duì)施工單位報(bào)送的結(jié)算資料的真實(shí)性、完整性以及結(jié)算價(jià)款的合理性進(jìn)行詳細(xì)審核，并編制工程結(jié)算審核報(bào)告（報(bào)告內(nèi)須明確工程結(jié)算金額擬定案結(jié)算價(jià)）；b.擬定案結(jié)算價(jià)≤20萬元的，行政部門完成工程結(jié)算審核并編制完成結(jié)算審核報(bào)告后3個(gè)工作日內(nèi)，由行政部門向內(nèi)控合規(guī)部報(bào)送工程結(jié)算備案表、工程結(jié)算審核報(bào)告及結(jié)算相關(guān)資料，內(nèi)控合規(guī)部在工程結(jié)算備案表中簽署同意備案意見，財(cái)務(wù)部門依據(jù)內(nèi)控合規(guī)部簽署同意備案意見的《工程結(jié)算備案表》辦理工程價(jià)款結(jié)算手續(xù)；c.擬定案結(jié)算價(jià)＞20萬元的，由行政部門向內(nèi)控合規(guī)部提出工程結(jié)算審計(jì)申請(qǐng)，同時(shí)提交工程結(jié)算審核報(bào)告等審計(jì)所需資料，內(nèi)控合規(guī)部按照審計(jì)程序進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)完成后才能辦理工程價(jià)款結(jié)算手續(xù)，工程最終結(jié)算金額以內(nèi)控合規(guī)部的工程審計(jì)定案金額為準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部門依據(jù)內(nèi)控合規(guī)部簽字認(rèn)可的《工程結(jié)算定案表》辦理工程價(jià)款結(jié)算手續(xù)。3）其他工程審計(jì)事項(xiàng)由內(nèi)控合規(guī)部自行安排。物流地產(chǎn)事業(yè)部管轄工程具體審計(jì)事宜按下述規(guī)定執(zhí)行：1）物流地產(chǎn)事業(yè)部應(yīng)將管轄范圍內(nèi)的工程項(xiàng)目整體進(jìn)展、工程采購、合同履行、工程變更、工程簽證、工程索賠、工程結(jié)算等情況以周報(bào)及月度臺(tái)賬的形式向內(nèi)控合規(guī)部報(bào)送。2）工程項(xiàng)目采購，物流地產(chǎn)事業(yè)部應(yīng)將經(jīng)批準(zhǔn)通過的《單項(xiàng)采購工作計(jì)劃》、《單項(xiàng)采購方案》、《資格預(yù)審合格記錄表》、《供應(yīng)商考察報(bào)告》、《入圍單位審批單》、《招標(biāo)（采購）文件》、《評(píng)標(biāo)辦法》、《答疑文件》、《補(bǔ)遺文件》、《投標(biāo)文件》《定標(biāo)報(bào)告》、《中標(biāo)通知書》、《合同文件》等招標(biāo)相關(guān)文件電子版本資料，在合同簽訂之日起5個(gè)工作日內(nèi)報(bào)內(nèi)控合規(guī)部備案；3）工程采購相關(guān)資審單位考察由物流地產(chǎn)事業(yè)部向內(nèi)控合規(guī)部發(fā)出考察監(jiān)督邀請(qǐng)，由內(nèi)控合規(guī)部選擇是否派人參加；4）工程采購的開標(biāo)由物流地產(chǎn)事業(yè)部向內(nèi)控合規(guī)部發(fā)出監(jiān)督邀請(qǐng)，由內(nèi)控合規(guī)部派人參加，評(píng)標(biāo)工作是否監(jiān)督由內(nèi)控合規(guī)部決定；5）工程結(jié)算金額擬定案結(jié)算價(jià)在500萬元及其以下的，由物流地產(chǎn)事業(yè)部向內(nèi)控合規(guī)部報(bào)送工程結(jié)算審批表、工程結(jié)算審核報(bào)告及結(jié)算相關(guān)資料，內(nèi)控合規(guī)部在《工程結(jié)算審批表》中簽署同意備案意見，法務(wù)部和總裁辦根據(jù)內(nèi)控合規(guī)部簽署同意備案意見的《工程結(jié)算審批表》辦理《工程結(jié)算定案表》的蓋章手續(xù)，財(cái)務(wù)部門依據(jù)《工程結(jié)算定案表》辦理工程尾款支付手續(xù),內(nèi)控合規(guī)部對(duì)其進(jìn)行抽查審計(jì)；6）工程結(jié)算金額擬定案結(jié)算價(jià)在500萬元以上的，在物流地產(chǎn)事業(yè)部副總裁批準(zhǔn)后主管CXO批準(zhǔn)前，由物流地產(chǎn)事業(yè)部向內(nèi)控合規(guī)部提出工程結(jié)算審計(jì)申請(qǐng)，同時(shí)提交工程結(jié)算審核報(bào)告等審計(jì)所需資料。內(nèi)控合規(guī)部按照審計(jì)程序進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)完成后才能辦理工程價(jià)款結(jié)算手續(xù)，工程最終結(jié)算金額以內(nèi)控合規(guī)部認(rèn)可的《工程結(jié)算審批表》的結(jié)算定案金額為準(zhǔn)，如有爭議，按第7）條執(zhí)行。法務(wù)部和總裁辦根據(jù)《工程結(jié)算審批表》上的終審意見辦理《工程結(jié)算定案表》的蓋章手續(xù)，財(cái)務(wù)部門依據(jù)《工程結(jié)算定案表》辦理工程尾款支付手續(xù)。7）工程結(jié)算初步審計(jì)報(bào)告中，物流地產(chǎn)事業(yè)部認(rèn)同的審計(jì)意見由物流地產(chǎn)事業(yè)部與第三方落實(shí)審減、談判等相關(guān)工作；對(duì)極為特殊無法達(dá)成一致的事項(xiàng)，可以由內(nèi)控合規(guī)部與第三方落實(shí)差異事宜，物流地產(chǎn)事業(yè)部全力配合。8）其他工程審計(jì)事項(xiàng)由內(nèi)控合規(guī)部自行安排。第八條內(nèi)控合規(guī)部對(duì)工程項(xiàng)目實(shí)施審計(jì)，可根據(jù)審計(jì)情況向被審計(jì)部門發(fā)起質(zhì)詢問卷，被審計(jì)部門應(yīng)自收到內(nèi)控合規(guī)部發(fā)出的相關(guān)質(zhì)詢問卷之日起3個(gè)工作日內(nèi)，對(duì)質(zhì)詢問卷給予書面反饋。在初步調(diào)查審計(jì)后，應(yīng)當(dāng)出具初步審計(jì)報(bào)告，初步審計(jì)報(bào)告應(yīng)當(dāng)征求被審計(jì)部門的意見，內(nèi)控合規(guī)部根據(jù)被審計(jì)部門的回復(fù)意見對(duì)初步審計(jì)報(bào)告進(jìn)行復(fù)核，并對(duì)雙方達(dá)成一致意見部分做必要修訂，對(duì)仍有爭議的事項(xiàng)，內(nèi)控合規(guī)部做出獨(dú)立判斷意見，內(nèi)控合規(guī)部最終出具的審計(jì)報(bào)告和被審計(jì)部門的回復(fù)意見一并報(bào)送公司總裁并抄送被審計(jì)部門。社會(huì)中介機(jī)構(gòu)提出的審計(jì)報(bào)告，經(jīng)內(nèi)控合規(guī)部復(fù)核后，由內(nèi)控合規(guī)部依照前款規(guī)定征求被審計(jì)部門的意見和修改審計(jì)報(bào)告。第九條內(nèi)控合規(guī)部應(yīng)當(dāng)根據(jù)工程項(xiàng)目的規(guī)模確定工程結(jié)算審計(jì)期限。在被審計(jì)部門提供《結(jié)算審計(jì)申請(qǐng)表》（適用行政部門）或《工程結(jié)算審批表》（適用物流地產(chǎn)事業(yè)部）、工程結(jié)算審核報(bào)告及其它完整的工程結(jié)算審計(jì)資料的情況下，內(nèi)控合規(guī)部應(yīng)按以下規(guī)定時(shí)限進(jìn)行審查并提出審查意見。因特殊情況，需要延長審計(jì)期限的，經(jīng)主管內(nèi)控合規(guī)部副總裁批準(zhǔn)，可以適當(dāng)延長審計(jì)時(shí)間。序號(hào)工程結(jié)算金額擬定案結(jié)算價(jià)審查時(shí)間1500萬元（含）以下從接到結(jié)算審計(jì)申請(qǐng)表、工程結(jié)算審核報(bào)告及其它完整的結(jié)算審計(jì)資料之日起20天2500萬元~2000萬元（含）從接到結(jié)算審計(jì)申請(qǐng)表、工程結(jié)算審核報(bào)告及其它完整的結(jié)算審計(jì)資料之日起30天32000萬元~5000萬元（含）從接到結(jié)算審計(jì)申請(qǐng)表、工程結(jié)算審核報(bào)告及其它完整的結(jié)算審計(jì)資料之日起45天45000萬元以上從接到結(jié)算審計(jì)申請(qǐng)表、工程結(jié)算審核報(bào)告及其它完整的結(jié)算審計(jì)資料之日起60天第十條內(nèi)控合規(guī)部在工程項(xiàng)目審計(jì)中，發(fā)現(xiàn)因管理失誤造成重大損失的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)報(bào)告本公司總裁并做出處理建議；發(fā)現(xiàn)被審計(jì)部門和工程項(xiàng)目相關(guān)人員有涉嫌犯罪行為的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)移送司法機(jī)關(guān)處理。第十一條被審計(jì)部門應(yīng)當(dāng)自收到審計(jì)報(bào)告之日起七個(gè)工作日內(nèi)，書面回復(fù)說明審計(jì)報(bào)告中的審計(jì)建議、審計(jì)處理意見的執(zhí)行情況及問題整改情況。第十二條內(nèi)控合規(guī)部履行工程項(xiàng)目審計(jì)監(jiān)督職權(quán)所需經(jīng)費(fèi)和委托社會(huì)中介機(jī)構(gòu)的費(fèi)用，列入內(nèi)控合規(guī)部預(yù)算。第十三條內(nèi)控合規(guī)部應(yīng)當(dāng)建立工程項(xiàng)目投訴舉報(bào)制度。對(duì)投訴舉報(bào)的問題及時(shí)調(diào)查處理，經(jīng)查實(shí)有重大價(jià)值的，內(nèi)控合規(guī)部按照公司規(guī)定給予投訴舉報(bào)人獎(jiǎng)勵(lì)。第十四條內(nèi)控合規(guī)部可以委托具有法定資質(zhì)的社會(huì)中介機(jī)構(gòu)對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)，并對(duì)其監(jiān)督。

內(nèi)控合規(guī)部發(fā)現(xiàn)社會(huì)中介機(jī)構(gòu)審計(jì)結(jié)果嚴(yán)重失實(shí)的，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)審。第十五條工程項(xiàng)目管理部門應(yīng)當(dāng)建立健全工程管理制度，加強(qiáng)工程管理。工程項(xiàng)目管理部門要將所有的工程管理制度報(bào)內(nèi)控合規(guī)部備案，包括工程采購制度、工程結(jié)算制度、工程變更制度等等。第十六條內(nèi)控合規(guī)部和審計(jì)人員審計(jì)工程項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)客觀公正，實(shí)事求是，遵紀(jì)守法，廉潔奉公，保守公司機(jī)密和商業(yè)秘密，保證審計(jì)質(zhì)量，提高審計(jì)效率，恪守職業(yè)道德。第十七條內(nèi)控合規(guī)部和審計(jì)人員在審計(jì)工程項(xiàng)目的過程中，被審計(jì)部門應(yīng)全面配合工程審計(jì)工作，包括但不限于提供真實(shí)完整的工程資料、派遣熟悉此工程項(xiàng)目的人員陪同審計(jì)人員現(xiàn)場(chǎng)復(fù)核、對(duì)審計(jì)提出的疑問及時(shí)進(jìn)行答復(fù)等。第十八條審計(jì)人員辦理審計(jì)事項(xiàng)時(shí)，有下列情形之一的，應(yīng)當(dāng)回避：

（一）與被審計(jì)部門負(fù)責(zé)人或有關(guān)主管人員之間有親屬關(guān)系的；

（二）與被審計(jì)部門或者審計(jì)事項(xiàng)有經(jīng)濟(jì)利益關(guān)系的；

（三）與被審計(jì)部門或者審計(jì)事項(xiàng)有其他利害關(guān)系，可能影響公正執(zhí)行審計(jì)事務(wù)的。

被審計(jì)部門認(rèn)為有前款規(guī)定情形的，可以對(duì)審計(jì)人員提出回避申請(qǐng)。

審計(jì)人員的回避，由內(nèi)控合規(guī)部決定。第十九條被審計(jì)部門拒絕、阻礙審計(jì)或?qū)徲?jì)調(diào)查的，由內(nèi)控合規(guī)部給予警告，責(zé)令改正；拒不改正的，對(duì)相關(guān)責(zé)任人員，由有關(guān)部門給予處分。第二十條審計(jì)人員在審計(jì)工程項(xiàng)目時(shí)有下列行為之一，尚未構(gòu)成犯罪的，由有關(guān)部門給予處分：

（一）明知與被審計(jì)單位或者審計(jì)事項(xiàng)有利害關(guān)系而不主動(dòng)回避，并產(chǎn)生不良后果的；（二）索賄、受賄或者謀取接受不當(dāng)利益的；

（三）泄露公司秘密或者公司商業(yè)秘密的；

（四）對(duì)受理投訴舉報(bào)問題不認(rèn)真調(diào)查處理，向被舉報(bào)人泄露舉報(bào)信息的；

（五）與被審計(jì)部門、聘請(qǐng)的專業(yè)人員及社會(huì)中介機(jī)構(gòu)串通舞弊的；

（六）有其他濫用職權(quán)、徇私舞弊、玩忽職守等行為的。第二十一條本制度由內(nèi)控合規(guī)部負(fù)責(zé)解釋。第二十二條本制度自發(fā)布之日起施行。附件一：工程結(jié)算審計(jì)需求資料清單工程結(jié)算審計(jì)需求資料清單（行政部門）序號(hào)資料名稱備注1京東外購物資請(qǐng)購單及其相關(guān)附件2施工圖紙3工程招標(biāo)（比價(jià)或議標(biāo)）文件4所有投標(biāo)單位的投標(biāo)文件5評(píng)標(biāo)文件6合同談判文件7中標(biāo)通知書8施工合同及合同簽訂審批單（含補(bǔ)充協(xié)議）9施工單位進(jìn)場(chǎng)記錄10施工組織設(shè)計(jì)（含施工方案）11材料設(shè)備進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收記錄12分部分項(xiàng)工程驗(yàn)收記錄13隱蔽工程驗(yàn)收記錄14設(shè)計(jì)變更通知單15工程洽商記錄16工程簽證單17工程竣工驗(yàn)收記錄18竣工圖紙19工程量確認(rèn)單20承包單位報(bào)送的結(jié)算資料21行政部門編制的工程結(jié)算審核報(bào)告22工程結(jié)算審計(jì)申請(qǐng)單23其他與工程造價(jià)相關(guān)的文件工程結(jié)算審計(jì)需求資料清單（物流地產(chǎn)事業(yè)部）序號(hào)資料名稱備注1工程招標(biāo)（詢價(jià)或議標(biāo)）文件（含招標(biāo)圖紙）、答疑文件、澄清文件已經(jīng)在內(nèi)控合規(guī)部備備案的資料不必重復(fù)提供2中標(biāo)單位的投標(biāo)文件3評(píng)標(biāo)文件4合同談判文件5中標(biāo)通知書6施工合同及合同簽訂審批單（含補(bǔ)充協(xié)議）7施工圖紙8開復(fù)工記錄9設(shè)計(jì)變更通知單10工程洽商記錄11工程簽證單12甲供材料設(shè)備領(lǐng)用量確認(rèn)單13單價(jià)確認(rèn)單14工程質(zhì)量、安全、現(xiàn)場(chǎng)文明施工和工期獎(jiǎng)罰通知單及其他相關(guān)資料15施工過程中與造價(jià)相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、信函、備忘錄、通知等與結(jié)算審核有關(guān)的并經(jīng)雙方認(rèn)可的其他補(bǔ)充資料16工程竣工驗(yàn)收合格單17竣工圖紙18承包單位報(bào)送的結(jié)算資料19履約評(píng)估表20結(jié)算移交通知單21物流地產(chǎn)事業(yè)部（或項(xiàng)目部）編制的工程結(jié)算審核報(bào)告（內(nèi)容應(yīng)包含結(jié)算編制說明、結(jié)算匯總表和明細(xì)表、結(jié)算差異分析等）22工程結(jié)算審計(jì)申請(qǐng)單23工程結(jié)算審批表24其他與工程造價(jià)相關(guān)的文件附件二：工程結(jié)算審計(jì)申請(qǐng)表工程結(jié)算審計(jì)申請(qǐng)表（集團(tuán)行政）編號(hào)：合同履行情況概述合同名稱：合同編號(hào)：施工單位名稱：合同金額：工程竣工驗(yàn)收合格時(shí)間：施工方報(bào)審結(jié)算金額：擬定案結(jié)算金額：合同履行情況簡要：

申請(qǐng)人簽字：部門經(jīng)理簽字：日期：業(yè)務(wù)部門總監(jiān)意見：簽字：日期：分管副總裁意見：簽字：日期：備注工程結(jié)算審計(jì)申請(qǐng)表（分公司行政）編號(hào)：合同履行情況概述合同名稱：合同編號(hào)：施工單位名稱：合同金額：工程竣工驗(yàn)收合格時(shí)間：施工方報(bào)審結(jié)算金額：擬定案結(jié)算金額：合同履行情況簡要：

申請(qǐng)人簽字：部門經(jīng)理簽字：日期：子公司總經(jīng)理意見：簽字：日期：分管副總裁意見：簽字：日期：備注附件三：工程結(jié)算備案表工程結(jié)算備案表（集團(tuán)行政）編號(hào)：合同履行情況概述合同名稱：合同編號(hào)：施工單位名稱：合同金額：工程竣工驗(yàn)收合格時(shí)間：工程名稱：工程地點(diǎn)：施工方報(bào)審結(jié)算金額：定案結(jié)算金額：合同履行情況簡要：申請(qǐng)人簽字：部門經(jīng)理簽字：日期：業(yè)務(wù)部門總監(jiān)意見：簽字：日期：分管副總裁意見：簽字：日期：內(nèi)控合規(guī)部意見：簽字：日期：備注工程結(jié)算備案表（分公司行政）編號(hào)：合同履行情況概述合同名稱：合同編號(hào)：施工單位名稱：合同金額：工程竣工驗(yàn)收合格時(shí)間：工程名稱：工程地點(diǎn)：施工方報(bào)審結(jié)算金額：定案結(jié)算金額：合同履行情況簡要：

申請(qǐng)人簽字：部門經(jīng)理簽字：