公司部門辦公設施維護及檢查制度和供應商調查管理制度

為保證前廳部辦公設備正常的運轉，提高辦公設備的工作效率和使用壽命，特制定本規(guī)定。本規(guī)定所指辦公設備主要包括電腦、打印機、復印機、傳真機、掃描儀、POS機、讀卡器、碎紙機、飲水機、移動U盤等固定資產，以及電腦桌(辦公桌)、臺面、臺燈、辦公椅、電話機、計算器、文件柜、書柜等物品。一、電腦維護管理(一)計算機的操作規(guī)范酒店所屬電腦，不得隨意調換其部件，不得隨意刪除程序軟件及更改文檔路徑；嚴防電腦病毒感染。定期對殺毒軟件升級，并殺毒。外來光盤、移動U盤未經測試不得擅自上機操作。不要隨意裝入新軟件，不安裝和使用盜版軟件。嚴禁在計算機中安裝、使用游戲軟件；使用人要負責對機器進行維護和清潔，做好防塵、防潮工作，打掃衛(wèi)生時抹布應擰干，防止機箱、顯示器進水受損；電腦上不能放置物品，嚴禁將易燃易爆、易污染和有磁性的物品及腐蝕性的物品放置電腦旁，使用的回形針、大頭針等金屬物品應妥善放置，防止掉入機箱內，避免造成事故；離開計算機時，應關閉顯示器電源；長時間不用計算機時，應關閉計算機。(二)計算機一般故障解決方法發(fā)現(xiàn)異常情況時，應正確采取應急措施，并及時報告。遇有電腦或網(wǎng)絡設備出現(xiàn)故障，應及時申報維修；嚴禁擅自拆機、檢修。外來技術人員進行維護工作時，須有酒店信息部人員聯(lián)同或認可；(三)計算機的保養(yǎng)保持電腦的清潔，嚴禁用手、銳物觸碰屏幕，使用人在離開前應退出系統(tǒng)并關閉電源；不能帶電撥插串口鼠標、鍵盤、打印機，以免造成計算機端口損壞；定期對電腦內的資料進行整理，做好備份并刪除不需要的文件，保證電腦運行的速度和存儲。二、打印機的維護管理(一)打印機的操作規(guī)范要堅持節(jié)儉原則，視紙張情況重復利用；打印時必須按打印機的使用性能及要求進行操作；節(jié)約能源，不使用打印機的情況下關閉電源；打印機卡紙時應先關閉電源，然后按正常程序將紙取出，不得強行扯出；注意保持打印機的衛(wèi)生，加強打印機的維護保養(yǎng)，延長硒鼓使用壽命；出現(xiàn)嚴重或未知故障時，請立刻停止使用，通知維修人員排除故障，嚴禁私自維修；碳粉不足及時通知相關部門添加碳粉。三、掃描儀的維護管理(二)掃描儀的操作規(guī)范使用掃描儀時必須按照掃描儀的使用性能及要求進行操作；掃描儀僅限用于正常的業(yè)務工作，嚴格管理，嚴禁挪作它用；如遇故障需維修，應報告有關負責人，由其安排專人維修；四、復印機的維護管理(一)復印機的操作規(guī)范外部環(huán)境：擺放復印機時，將機器放于干燥處，要遠離水源，要保持通風，以降低室內的濕度，可預防卡紙，印件不清楚等問題；要堅持節(jié)儉原則，嚴格掌握復印范圍和數(shù)量；酒店各部門需復印文件、資料、報表等，要填寫復印登記簿，對復印內容、復印數(shù)量、復印人員進行登記。嚴禁復印與工作、學習無關材料；復印時必須按復印機的使用性能及要求進行操作；復印前，注意除掉紙張上的釘、針等異物，以免刮傷鏡面；正確選擇紙張規(guī)格，注意復印原件的涂改液及污漬弄污復印機；節(jié)約能源，停止使用復印機時，應按節(jié)能鍵(節(jié)電模式)，下班前自覺關閉電源；為防止復印機卡紙，禁止使用非復印紙、已皺折或超出復印尺寸的紙；復印機卡紙時應先關閉電源，然后打開進紙盒或手送紙盒取出卡紙；注意保持復印機的衛(wèi)生，在每一次復印之后要及時處理復印產生的廢紙、臟紙。加強復印機的維護保養(yǎng)，延長使用壽命；出現(xiàn)嚴重或未知故障時，請立刻停止使用，通知維修人員排除故障，嚴禁私自維修；五、傳真機的維護管理(一)傳真機的操作規(guī)范使用傳真機時必須按照傳真機的使用性能及要求進行操作；傳真機僅限用于正常的業(yè)務工作，嚴格管理，嚴禁挪作它用。在使用過程中重視安全保密，防止失泄密和信息丟失；收發(fā)傳真件時必須分別登記、編號，并注明發(fā)送和接收的日期、時間、部門(房號)、頁數(shù)，以及收、發(fā)件人的姓名等；傳真機具有復印功能，但不宜過多地復印稿件以免減少感熱記錄頭壽命；不能使用非標準傳真紙以免造成器件磨損和影響圖文質量；發(fā)送的稿件不能有硬物(如訂書針、大頭針、回形針等)以免引起故障；稿件上墨跡或膠水未干時不能發(fā)送以免污染掃描玻璃影響質量；如遇故障需維修，應報告有關負責人，由其安排專人維修；六、其他設備的維護管理(一)電話機上班時間禁止撥打、接聽私人電話，禁止撥打信息臺；員工在接聽電話時應使用標準禮貌用語；電話機應放在平穩(wěn)的臺面上，防止跌落引起故障或損壞；要注意防潮，避免水或其它液體進入電話機會造成電話機過熱、漏電和故障。使用電話時要輕拿輕放，嚴禁跌摔、猛烈撞擊、震動或拋擲電話機。不要拆卸或改裝電話機。電話機發(fā)生故障時，不要擅自拆修，應請專門修理人員檢修，自己不要隨意打開話筒和電話機后蓋，否則可能會造成電話機的損壞、漏電和電路故障。定期用酒精擦拭，保持清潔。(二)碎紙機由于碎紙機的機器內刀具精密、銳利，因此在日常使用時不能將衣角、領帶、頭發(fā)等卷入進紙口以免造成意外損傷；當碎紙桶碎紙過半時應及時進行清除，以免影響機器正常工作；不能放入碎布料、塑料、硬金屬等物件；為了延長機器壽命，每次碎紙量應低于機器規(guī)定的最大碎紙量為宜，并且碎紙機不能連續(xù)使用超過30分鐘；碎紙機不能碎光盤、磁盤、信用卡等，請勿擅自放入機器粉碎；碎紙過量時，紙自動退出后，需先關電源，拉出過量的紙并清除干凈入紙附近的紙屑后方可繼續(xù)使用；在清潔機器外殼時應先切斷電源，用軟布沾上清潔劑或軟性肥皂水輕擦，切勿讓溶液進入機器內部，不可使用漂白粉，汽油或稀液刷洗；請勿讓鋒利物碰到外殼，以免影響機器美觀。(三)移動U盤對部門所屬移動U盤進行編號并登記，如需轉借，必須登記，登記的內容應包括：設備名稱、設備編號、轉借時間、歸還時間、借出人、借用人等信息。借出的設備在進行登記后，產生的損失由借用人承擔，如未進行登記，私自借給他人使用的，由此產生的一切后果由借出人承擔；禁止在計算機驅動器燈亮時插入、取出移動U盤；對外借歸還的移動U盤，必須對其進行病毒掃描，防止被感染病毒或木馬等惡意程序；在工作場所使用移動U盤時，必須妥善保管，在發(fā)生丟失、損壞的情況下，必須及時向上級領導反映。(四)飲水機飲水機缺水時應關閉電源以免干燒造成飲水機損壞；長時間不用應關閉電源；請專業(yè)技術人員定期清洗飲水機內膽；定期清洗更換凈水器；(五)POS機POS機應放在平穩(wěn)的臺面上，防止跌落引起故障或損壞；要注意防潮,避免水或其它液體進入出現(xiàn)故障；如遇故障需維修，應報告有關負責人，由其安排專人維修；定期清潔(六)總臺臺面臺面物品擺放規(guī)則，分類裝放；不得在臺面上隨意涂畫；定期清潔，保持臺面的干凈整潔。七、禮賓部設施維護及檢查制度(一)設施維護行李車:使用時要仔細小心,提前觀察行進路線,不得強行通過狹窄地段,以免損壞行李車。每天由中班人員清除車上手印及其他印記，隨時保證行李車處于良好狀態(tài)；并檢查行李車有無損壞，需要維修時及時通知工程部進行修理。當月月底對行李車進行打蠟維護保養(yǎng)。輪椅車:要輕推輕放.每天由中班人員清潔，并檢查輪椅車有無損壞。每次出借和收回輪椅車都應進行清潔和檢查。雨傘、傘桶:要輕拿輕放.使用完畢后放回行李房.每天由中班人員清潔，并檢查有無損壞。傘套機:每周日由中班清潔，并檢查有無損壞。禮賓柱:要輕拿輕放，使用完畢后放回行李房.每天由中班人員清潔，并檢查有無松動、損壞。每周日由中班整體清潔(當月月低對其打蠟保養(yǎng))。打包機:使用完畢后收回原處,不得堆放在行李臺上.每周日由中班清潔，并檢查有無損壞。行李臺:不得在臺面上涂寫,不得在抽屜內擺放與工作無關的用品.各班人員隨時清潔(當月月低對行李臺打蠟保養(yǎng))。行李架、桌椅：不得在臺面上涂寫，物品順序規(guī)整，每日由中班人員清潔(當月月低對其打蠟保養(yǎng))。電風扇:使用完畢后及時拔下電源，每周日由中班清潔；活動大衣架：衣架、衣物整齊擺法，無灰塵、手印、污跡，每周日由中班清潔(當月月低對其打蠟保養(yǎng))。(二)檢查制度行李架：臺面無灰塵、污跡，客人行李、辦公用品等順序擺法，不凌亂；行李臺：行李臺無灰塵、污跡，抽屜內辦公用品擺放規(guī)整；行李車：無灰塵、手印、污跡，擺法位置端正；雨傘、傘桶、傘套機：擺法位置端正，無灰塵、污跡，雨傘規(guī)整；輪椅車：無灰塵、污跡，無破損；護欄：無灰塵、手印、污跡，無無松動、損壞；電風扇：表面、荷葉無灰塵、污跡；活動大衣架：無灰塵、手印、污跡，衣架、衣物擺放規(guī)整。八、檢查制度為保證本規(guī)定的有效實行，明確責任、體現(xiàn)獎罰分明的原則，對出現(xiàn)下列情況之一者給予警告，并視情節(jié)嚴重性扣發(fā)工資50元以上500元以下：1、故意破壞酒店財物、公共設施者，由責任人照價賠償江罰款；2、未經允許私自挪用、外借辦公設備；3、因工作失誤造成辦公設備遺失，由責任人負責賠償并罰款；4、因工作失職延誤維修時間，影響到正常辦公秩序；5、不按設備操作規(guī)程作業(yè)，造成設備損壞的，由責任人或責任部門負責維修費用并罰款。6、不按規(guī)定對設備進行日常清潔、整理及周圍環(huán)境整潔；7、離開工作場所，不關閉設備電源者，如：計算機機、復印機、電風扇、照明等；

供應商調查管理制度總則1．1制定目的為了解供應商之制程能力、品管功能，確認其是否有提供符合成本、交期、品質之物料的能力，特制定本規(guī)章。1．2適用范圍對擬開發(fā)供應商之調查，及本公司合格供應商之年度復查，除另有規(guī)定外，悉依本規(guī)章辦理。1．3權責單位采購部負責本規(guī)章制定、修改、廢止之起草工作。總經理負責本規(guī)章制定、修改、廢止之核準。供應商調查作業(yè)規(guī)定2．1供應商調查程序采購部實施采購前，應對擬開發(fā)之廠商組織供應商調查工作，目的是了解供應商之各項管理能力，以確定其可否列為合格供應商名列。由采購、生技、品管、生管人員組成供應商調查小組，對供應商實施調查評核，并填寫《供應商調查表》。評核之結果由各單位作出建議，供總經理核定是否準予成為本公司之合格供應商。未經供應商調查認可之廠商，除總經理特準外，不可成為本公司之供應商。2．2供應商調查評核2．2．1價格評核對供應商所提供之物料價格，由采購部依下列因素作評核：原料價格。加工費用。估價方法。付款方式。2．2．2技術評核對供應商之生產技術，由生技部依下列因素作評核：技術水準。技術資料管理。設備狀況。工藝流程與作業(yè)標準。2．2．3品質評核對供應商之品質，由品管部依下列因素作評核：品管組織與體系。品質規(guī)范與標準。檢驗之方法與記錄。糾正與預防措施。2．2．4生管評核對供應商之生產管理，由生管部依下列因素作主核：生產計劃體系。最短及最長之交貨期限。進度控制方法。異常排除能力。2．3供應商復查規(guī)定經調查認可之合格供應商，原則上每年復查一次。復查流程類同首次調查評核。復查不合格之供應商，除經本公司總經理特準外，不可列入次年合格供應商之列。若供應商之交期、品質、價格或服務產生重大變異時，可于一年中，隨時對供應商作必要之復查。附件[附件]GA02-1《供應商調查表（范例）》

供應商調查表（范例）