QMS文件控制程序-程序文件中第一份文件

QMS文件控制程序-程序文件中第一份文件1.目的對(duì)本公司所有文件和資料的形成、發(fā)放、保存進(jìn)行有效控制，明確管理職責(zé)，確保公司文件統(tǒng)一有效。.范圍適用于本公司所有文件，包括系統(tǒng)文件、技術(shù)文件、管理文件、表單記錄、相關(guān)資料的管理和控制。.工作職責(zé)此制度適用于本公司所有部門，包含各管理部門及技術(shù)部門。.工作程序文件編制各部門負(fù)責(zé)本部門內(nèi)部相關(guān)文件的編制、使用和管理，包含各類技術(shù)文件、工藝文件和管理規(guī)定的編制。正文中的數(shù)字與序號(hào)全部使用阿拉伯?dāng)?shù)字，文中出現(xiàn)的部門、規(guī)章制度、法律法規(guī)應(yīng)名稱完整，不得使用簡(jiǎn)稱。編寫完成后，應(yīng)通讀流暢，需斷句的內(nèi)容使用中文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)進(jìn)行斷句。文件發(fā)行和補(bǔ)發(fā)各部門的文件編寫完成后發(fā)送至體系部進(jìn)行審核。審核完成后的文件將由體系部統(tǒng)一發(fā)放，并將發(fā)放的文件數(shù)量記入《文件發(fā)放管理臺(tái)賬》，由簽收人當(dāng)面進(jìn)行簽收。文件簽收人應(yīng)對(duì)發(fā)放的文件妥善保存，如因文件保存不當(dāng)，不慎丟失、損壞，需要補(bǔ)發(fā)或者重新發(fā)放的，由申請(qǐng)人員填寫《文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單》，部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)后，由體系部進(jìn)行發(fā)放。文件修訂當(dāng)部門文件一頁(yè)有兩處以上錯(cuò)誤時(shí)需要進(jìn)行換頁(yè)，當(dāng)一份文件中有連續(xù)兩頁(yè)發(fā)生替換時(shí)，需要進(jìn)行換版。當(dāng)本公司所執(zhí)行文件如有換頁(yè)、換版情況發(fā)生，將由體系部發(fā)送郵件至相應(yīng)文件隸屬部門，通知并予以更換，更換的文件將計(jì)入《文件更新?lián)Q版臺(tái)賬》。文件受控各部門下發(fā)文件應(yīng)加蓋體系部的文件受控章，經(jīng)體系部審核后下發(fā)至員工手中的文件應(yīng)具有受控章，無受控章的為無效文件。文件廢止當(dāng)各部門確認(rèn)文件廢止時(shí)，各部門將舊版文件收回至體系部，體系部確認(rèn)回收完成并對(duì)舊文件加蓋作廢章以作區(qū)別，文件銷毀當(dāng)確認(rèn)文件有銷毀需求時(shí)，各部門將需要銷毀的文件統(tǒng)一報(bào)送至體系部，體系部將負(fù)責(zé)文件的統(tǒng)一銷毀，并將銷毀時(shí)間記入《文件記錄銷毀清單》。記錄編制和使用各部門負(fù)責(zé)本部門記錄表單的建立、收集、整理和保存。記錄根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行編制，編制原則簡(jiǎn)潔明了、方便實(shí)用、便于追溯和管理。各部門編制完成的記錄表格，經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，將其發(fā)至體系部留檔，體系部統(tǒng)一匯總后將其編入《文件記錄清單》。各部門內(nèi)同一編號(hào)的記錄表格應(yīng)格式一致，以電子版形式《文件更新?lián)Q版臺(tái)賬》《文件更新?lián)Q版臺(tái)賬》保存，需使用時(shí)由各部門自行打印使用。記錄變更當(dāng)確認(rèn)部門現(xiàn)行記錄表單需要變更時(shí)，本部門需擬定好改版樣式，交由體系部進(jìn)行替換備案。替換更改后的記錄表單編號(hào)不變，各部門不得繼續(xù)使用更改前的記錄表單，以防止混淆。記錄保存填寫完成的記錄由本部門專人進(jìn)行留檔保存，保存方式應(yīng)便于查閱和存取各部門根據(jù)記錄實(shí)際使用需求制定保存年限，對(duì)于超期限的記錄交于體系部進(jìn)行統(tǒng)一銷毀。記錄廢止和銷毀對(duì)于廢止和過期記錄應(yīng)各部門統(tǒng)一收集后交給體系部進(jìn)行處理。體系部對(duì)于已替換的記錄表單和超過保存期限的文件進(jìn)行銷毀，并將銷毀日期記入《文件記錄銷毀清單》。.相關(guān)文件《文件格式及編號(hào)規(guī)定》.相關(guān)記錄《文件發(fā)放管理臺(tái)賬》《文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單》《文件記錄銷毀清單》《文件記錄清單》文件發(fā)放管理臺(tái)賬文件編號(hào)QRQM01發(fā)放日期文件名稱及編號(hào)簽收人發(fā)放數(shù)量文件是否受控發(fā)放日期文件名稱及編號(hào)簽收人發(fā)放數(shù)量文件是否受控發(fā)放日期文件名稱及編號(hào)簽收人發(fā)放數(shù)量文件是否受控發(fā)放日期文件名稱及編號(hào)簽收人發(fā)放數(shù)量文件是否受控發(fā)放日期文件名稱及編號(hào)簽收人發(fā)放數(shù)量文件是否受控發(fā)放日期文件名稱及編號(hào)簽收人發(fā)放數(shù)量文件是否受控

發(fā)放日期文件名稱及編號(hào)簽收人發(fā)放數(shù)量文件是否受控文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單文件編號(hào)QR-QM-02申請(qǐng)文件申請(qǐng)部門申請(qǐng)?jiān)?

文件更新?lián)Q版臺(tái)賬

文件編號(hào) QRQM03文件記錄銷毀清單文件編號(hào)QRQM04銷毀日期文件名稱及編號(hào)執(zhí)行人是否經(jīng)過銷毀確認(rèn)負(fù)責(zé)人簽字銷毀日期文件名稱及編號(hào)執(zhí)行人是否經(jīng)過銷毀確認(rèn)負(fù)責(zé)人簽字銷毀日期文件名稱及編號(hào)執(zhí)行人是否經(jīng)過銷毀確認(rèn)負(fù)責(zé)人簽字銷毀日期文件名稱及編號(hào)執(zhí)行人是否經(jīng)過銷毀確認(rèn)負(fù)責(zé)人簽字銷毀日期文件名稱及編號(hào)執(zhí)行人是否經(jīng)過銷毀確認(rèn)負(fù)責(zé)人簽字銷毀日