公司采購流程管理制度

公采流管制為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足公司對優(yōu)質資源的需求，進一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制定本制度。一、請購及其規(guī)定請的定義請購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料按規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。請單的要素完整的請購單應包括以下要素：⑴⑵⑶⑷⑸⑹⑺⑻⑼⑽⑾⑿⒀

請購的部門；請購物品所屬項目；請購的用途；請購的物品名；請購的物品數(shù)量；請購的物品規(guī)格；請購的物品的要求時間；請購如有特殊需要請備注；請購單填寫人；請購部門主管；請購單審核人；財務審核人；公司總經(jīng)理。請購單及其提報規(guī)定⑴請單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領導審核批準后報采購部門；⑵固資產(chǎn)申購按照固定資產(chǎn)購置申請表的格式進行填寫提報；⑷日零星采購按照公司印制的按照物資采購審批單的格式填寫提報；⑸請部門在提報請購單是應要求采購部簽字接收人請購部門備份；⑹涉到請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交提高效率該清單的單子文檔也需一并提交；

⑺遇司生產(chǎn)、生活急需的物，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字認手續(xù)后補。⑻如是單一來源采購或指定購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明。⑼請單的更改和補充應以書形式由公司領導簽字后報采購部。4.公資請購單的提報部門⑴公經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門提報；⑵司生活及辦公的物資、固資產(chǎn)、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報；⑶

公司各部門專用的物資由各部門行提報。二.請購單的接收及分發(fā)規(guī)定1.請接收要點⑴采部在接收請購單時應檢請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整查購單是否經(jīng)過公司領導審批；⑵接請購單時應遵循無計劃采購規(guī)不完整清晰不采購紙及技術資料不全不采購，庫存已超儲積壓物資不采購的原則；⑶通倉庫管理人員核查請購資是否有庫存；⑷對不符合規(guī)定和撤銷的請物資應及時通知請購部門。2.請的分發(fā)規(guī)定⑴對請購單采購應按照人員工和崗位職責進行分工處理；⑵對緊急請購項目應優(yōu)先處；⑶無于請購部門需求日期辦的應通知請購部門；⑷重的項目采購前應征求公相關領導的建議。3.采期的規(guī)定⑴次采購金額預算在1萬以的星購目預在萬以下可市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應超過5；⑵單采購金額預算在1元上的項目比價采購，采購周期不應超過15天；⑶

請購部門應按照以上規(guī)定的時間前提報請購單采購部如未能按時完成采購任務時應向領導說明原因；1.

⑷遇緊急采購應匯報公司領采取快速優(yōu)先采購的策略。三.詢價及其規(guī)定詢價前應認真審閱請購單的品名規(guī)格、數(shù)量、名稱，遇到問題應及時的與請購部門

溝通；

屬于相同類型或屬性近似的產(chǎn)品應整理、歸類集中打包采購；對于緊急請購項目應優(yōu)先處理；所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介結構詢價；

對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；詢價時對于相同規(guī)格和技術要求應對不同品牌進行詢價；在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。四.比、議價對廠商的供應能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務質量進行確認對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；收到供應單位第一次報價后應向公司領導匯報情況，設定價目標或理想中標價格。重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等；參考目標價格與擬合作單位進行價格及條件的進一步談判五比價、議價結果匯總比價、議價匯總前應匯報公司相關領導，征得同意后方可總；比價、議價結果匯總應按照附表六（比招標匯總表）的格式完整列出報價、工、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新理。六合同的簽訂及其規(guī)定合同：是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關系的協(xié)議。⑴合正文應包含的要素

合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；采購物品/項目的名、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價及合同總額，清單、技術文件與確認圖紙是不可分割的部分；包裝要求；合同總額應含稅，特殊情況應注明；

付款方式；工期；質量保證期；質量要求及規(guī)范；違約責任和解決糾紛的辦法；雙的公司信息其約定。⑵合簽訂及其規(guī)定

如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任；擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低；為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；遇貨物訂購數(shù)量較大且價格較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協(xié)助清點；質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產(chǎn)品保質期；詳細約定發(fā)票的提供時間及要求；與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款；違約責任一定要詳細、具體；比價匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作；

合簽訂應按照表七（合同審查批準單）的格式對合同初稿進行巡簽審查；合巡簽審查通后應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效；簽的所有合同及時報送財務部門。七.付及合同執(zhí)行付款規(guī)定⑴按進度付款的采購項目必須確保質檢合格方可付款；⑵

按照貴公司規(guī)定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫附表八（資金支出審批單審批單巡簽我那后提交財務部付款；

⑶財部門在接到付款審批單后應在3天內付款，以免影響合同的行和供貨周期，遇特殊情況狂延期付款的應及時通知采購部并匯報公司領導。合同執(zhí)行⑴

已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監(jiān)督，如出現(xiàn)問

題，采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領導；⑵已訂的合同在執(zhí)行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況，跟蹤并督促其保質保量，按時履約；⑶

合同在履行期間應按照上方約定嚴格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應及時協(xié)商并簽訂補充合同。八.報與入庫

報驗⑴供單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應及時的通知質檢部門進行驗收；⑵對不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質檢部門的相關規(guī)定執(zhí)行；⑶達質檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請質檢部門進行質檢、驗收；⑷

質檢部門在接到采購部報驗通知后應及時報驗，并出具報驗結果證明書，對于質檢不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質檢部門應負主要責任；

⑸用公司生活和辦公的物資不在公司質檢部質檢范圍之內。入庫⑴公所有的生產(chǎn)材料、設備及外協(xié)加工件入庫前均應通過質檢部門