公司采購(gòu)流程管理制度

公采流管制為了提高公司采購(gòu)效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購(gòu)成本，滿足公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購(gòu)流程，加強(qiáng)與各部門(mén)間的配合，特制定本制度。一、請(qǐng)購(gòu)及其規(guī)定請(qǐng)的定義請(qǐng)購(gòu)是指某人或者某部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料按規(guī)定的格式填寫(xiě)一份要求獲得這些物料的單子的整個(gè)過(guò)程。請(qǐng)單的要素完整的請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)包括以下要素：⑴⑵⑶⑷⑸⑹⑺⑻⑼⑽⑾⑿⒀

請(qǐng)購(gòu)的部門(mén)；請(qǐng)購(gòu)物品所屬項(xiàng)目；請(qǐng)購(gòu)的用途；請(qǐng)購(gòu)的物品名；請(qǐng)購(gòu)的物品數(shù)量；請(qǐng)購(gòu)的物品規(guī)格；請(qǐng)購(gòu)的物品的要求時(shí)間；請(qǐng)購(gòu)如有特殊需要請(qǐng)備注；請(qǐng)購(gòu)單填寫(xiě)人；請(qǐng)購(gòu)部門(mén)主管；請(qǐng)購(gòu)單審核人；財(cái)務(wù)審核人；公司總經(jīng)理。請(qǐng)購(gòu)單及其提報(bào)規(guī)定⑴請(qǐng)單應(yīng)按照要素填寫(xiě)完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)采購(gòu)部門(mén)；⑵固資產(chǎn)申購(gòu)按照固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表的格式進(jìn)行填寫(xiě)提報(bào)；⑷日零星采購(gòu)按照公司印制的按照物資采購(gòu)審批單的格式填寫(xiě)提報(bào)；⑸請(qǐng)部門(mén)在提報(bào)請(qǐng)購(gòu)單是應(yīng)要求采購(gòu)部簽字接收人請(qǐng)購(gòu)部門(mén)備份；⑹涉到請(qǐng)購(gòu)數(shù)量過(guò)多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)行提交提高效率該清單的單子文檔也需一并提交；

⑺遇司生產(chǎn)、生活急需的物，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請(qǐng)示，征得同意后提報(bào)采購(gòu)部門(mén)，簽字認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。⑻如是單一來(lái)源采購(gòu)或指定購(gòu)廠家及品牌的產(chǎn)品，請(qǐng)購(gòu)部門(mén)必須作出書(shū)面說(shuō)明。⑼請(qǐng)單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書(shū)形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購(gòu)部。4.公資請(qǐng)購(gòu)單的提報(bào)部門(mén)⑴公經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)的物資、勞務(wù)固定資產(chǎn)、工程及其他項(xiàng)目由生產(chǎn)部門(mén)提報(bào)；⑵司生活及辦公的物資、固資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項(xiàng)目由辦公室提報(bào)；⑶

公司各部門(mén)專用的物資由各部門(mén)行提報(bào)。二.請(qǐng)購(gòu)單的接收及分發(fā)規(guī)定1.請(qǐng)接收要點(diǎn)⑴采部在接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)檢請(qǐng)購(gòu)單的填寫(xiě)是否按照規(guī)定填寫(xiě)完整查購(gòu)單是否經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審批；⑵接請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)遵循無(wú)計(jì)劃采購(gòu)規(guī)不完整清晰不采購(gòu)紙及技術(shù)資料不全不采購(gòu)，庫(kù)存已超儲(chǔ)積壓物資不采購(gòu)的原則；⑶通倉(cāng)庫(kù)管理人員核查請(qǐng)購(gòu)資是否有庫(kù)存；⑷對(duì)不符合規(guī)定和撤銷的請(qǐng)物資應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門(mén)。2.請(qǐng)的分發(fā)規(guī)定⑴對(duì)請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)應(yīng)按照人員工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理；⑵對(duì)緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處；⑶無(wú)于請(qǐng)購(gòu)部門(mén)需求日期辦的應(yīng)通知請(qǐng)購(gòu)部門(mén)；⑷重的項(xiàng)目采購(gòu)前應(yīng)征求公相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。3.采期的規(guī)定⑴次采購(gòu)金額預(yù)算在1萬(wàn)以的星購(gòu)目預(yù)在萬(wàn)以下可市區(qū)采購(gòu)的物資及產(chǎn)品的采購(gòu)周期不應(yīng)超過(guò)5；⑵單采購(gòu)金額預(yù)算在1元上的項(xiàng)目比價(jià)采購(gòu)，采購(gòu)周期不應(yīng)超過(guò)15天；⑶

請(qǐng)購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照以上規(guī)定的時(shí)間前提報(bào)請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)部如未能按時(shí)完成采購(gòu)任務(wù)時(shí)應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明原因；1.

⑷遇緊急采購(gòu)應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)采取快速優(yōu)先采購(gòu)的策略。三.詢價(jià)及其規(guī)定詢價(jià)前應(yīng)認(rèn)真審閱請(qǐng)購(gòu)單的品名規(guī)格、數(shù)量、名稱，遇到問(wèn)題應(yīng)及時(shí)的與請(qǐng)購(gòu)部門(mén)

溝通；

屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購(gòu)；對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；所有采購(gòu)項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià)，原則能不通過(guò)其代理或各種中介結(jié)構(gòu)詢價(jià)；

對(duì)于請(qǐng)購(gòu)部門(mén)需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購(gòu)替代品；詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)行詢價(jià)；在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書(shū)面報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示。四.比、議價(jià)對(duì)廠商的供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)對(duì)于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析，是否其他廠商價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出；收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格。重要項(xiàng)目應(yīng)通過(guò)一定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)驗(yàn)證和審查，如通過(guò)進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等；參考目標(biāo)價(jià)格與擬合作單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判五比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可總；比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六（比招標(biāo)匯總表）的格式完整列出報(bào)價(jià)、工、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新理。六合同的簽訂及其規(guī)定合同：是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門(mén)中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。⑴合正文應(yīng)包含的要素

合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)；采購(gòu)物品/項(xiàng)目的名、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是不可分割的部分；包裝要求；合同總額應(yīng)含稅，特殊情況應(yīng)注明；

付款方式；工期；質(zhì)量保證期；質(zhì)量要求及規(guī)范；違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；雙的公司信息其約定。⑵合簽訂及其規(guī)定

如涉及到技術(shù)問(wèn)題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任；擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低；為防止合同工程量追加或追加無(wú)依據(jù)，打包采購(gòu)時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單；遇貨物訂購(gòu)數(shù)量較大且價(jià)格較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請(qǐng)廠商派代表來(lái)場(chǎng)協(xié)助清點(diǎn)；質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開(kāi)始并應(yīng)盡量要求廠商延長(zhǎng)產(chǎn)品保質(zhì)期；詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求；與初次合作的單位合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；比價(jià)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作；

合簽訂應(yīng)按照表七（合同審查批準(zhǔn)單）的格式對(duì)合同初稿進(jìn)行巡簽審查；合巡簽審查通后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；簽的所有合同及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門(mén)。七.付及合同執(zhí)行付款規(guī)定⑴按進(jìn)度付款的采購(gòu)項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；⑵

按照貴公司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時(shí)應(yīng)填寫(xiě)附表八（資金支出審批單審批單巡簽我那后提交財(cái)務(wù)部付款；

⑶財(cái)部門(mén)在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的行和供貨周期，遇特殊情況狂延期付款的應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。合同執(zhí)行⑴

已簽訂合同由采購(gòu)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，如出現(xiàn)問(wèn)

題，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施，并及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門(mén)及公司領(lǐng)導(dǎo)；⑵已訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對(duì)于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時(shí)履約；⑶

合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同。八.報(bào)與入庫(kù)

報(bào)驗(yàn)⑴供單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)的通知質(zhì)檢部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收；⑵對(duì)不同類型的合同的標(biāo)的物的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門(mén)的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；⑶達(dá)質(zhì)檢和報(bào)驗(yàn)條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時(shí)間報(bào)請(qǐng)質(zhì)檢部門(mén)進(jìn)行質(zhì)檢、驗(yàn)收；⑷

質(zhì)檢部門(mén)在接到采購(gòu)部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)及時(shí)報(bào)驗(yàn)，并出具報(bào)驗(yàn)結(jié)果證明書(shū)，對(duì)于質(zhì)檢不及時(shí)延誤生產(chǎn)部門(mén)使用或不能入庫(kù)的情況質(zhì)檢部門(mén)應(yīng)負(fù)主要責(zé)任；

⑸用公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。入庫(kù)⑴公所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫(kù)前均應(yīng)通過(guò)質(zhì)檢部門(mén)