高效能時間管理

高效能時間管理第1頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四2習(xí)慣成自然知道相信實(shí)踐績效學(xué)習(xí)是……能夠正確地感知能夠正確地采取行動能夠正確地思考能夠正確地生活重新定義學(xué)習(xí)學(xué)習(xí)三要訣：開心、開放、開動第2頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四認(rèn)識時間的本質(zhì)

1第3頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四管理者應(yīng)該思考什么？第4頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四管理追求“效率”和“效果”手段：效率結(jié)果：效果資源利用目標(biāo)實(shí)現(xiàn)低浪費(fèi)高成就目標(biāo)管理者最重要的事：創(chuàng)造企業(yè)的價值、績效和利潤第5頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四時間是最貴而有限的資源，若不善加管理，一切失之于惘然，評估一個人日行成效，最容易的做法就是考核其對時間管理及應(yīng)用－－－－－－世界管理大師彼德.杜拉克第6頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四工作效率低、辦事拖拉時間觀念差，工作時磨磨蹭噌工作時眉毛胡子一把抓，經(jīng)常找不到主次經(jīng)常被電話、不速之客干擾上班時間不緊湊，晚上加班干什么事情都愿意管，認(rèn)為自己很忙才好沒有目標(biāo)、沒有計(jì)劃、人云亦云零碎時間都被隨意打發(fā)掉，不會利用零碎時間沒有時間安排表，由別人來安排不會休息、不會娛樂、沒有空閑你是否有這樣的一些習(xí)慣第7頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四工作效率不高的的根源???▲不速之客闖入

▲話干擾▲經(jīng)常加班加點(diǎn)▲窮于應(yīng)付突發(fā)事件▲漫談、聊天▲交待不清，事情做錯▲不敢拍板，等指示

▲考慮事情過于復(fù)雜▲管事必親躬▲完美主義辦事

▲憑記憶辦事▲主辦人員遲到▲缺乏明確的目標(biāo)▲拖延▲缺乏優(yōu)先順序▲想做的事情太多，而且有頭無尾▲缺乏條理與整潔▲不懂授權(quán)▲不會拒絕別人的請求▲倉促決策▲懶惰與心理消極▲行動緩慢▲做事拖拉▲會議很長第8頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四既然知道了問題：為什么安于現(xiàn)狀???為何你我不滿意現(xiàn)狀,但是卻安于現(xiàn)狀???1.無奈無奈——2.不確認(rèn)改變之后會更好3.因?yàn)楝F(xiàn)狀是你我最熟悉的當(dāng)你開始不滿意現(xiàn)狀時，表示會有新的事物發(fā)生在你的身上…但是要用用“新的思考方式”第9頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四時間管理的真相2第10頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四有效地利用時間是高效率的工作的基礎(chǔ)把時間用于重要的事情上，而不只是緊急的事情上要能夠區(qū)分什么是重要的，什么是緊急的結(jié)果而非方法是時間管理策略的重點(diǎn)有理由在必須說“不”的時候不感覺內(nèi)疚時間管理的關(guān)鍵不在于是否懂得講師們所說優(yōu)先排序之類的那些方法，而在于個人習(xí)慣的知覺與克服，即:個人事務(wù)的管理。第11頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四時間發(fā)展足跡人生管理=指南針管理+時鐘管理優(yōu)先順序日歷與預(yù)約表便箋與備忘錄第四代時間第三代時間第二代時間第一代時間第12頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四周一2010年11月9日按ABC分類起至?xí)r間今日事項(xiàng)要事第一（A類最重要B類重要C類次重要）做√周績效評估會議2小時天津代理商來參觀公司1小時新產(chǎn)品新聞發(fā)布會3小時知名記者專訪1小時杭州大客戶來訪2小時核心員工離職2小時與總經(jīng)理開會2小時電話溝通華南工作1小時背景：此表是一位營銷副總王先生今天要做的事情，加起來要花去14個小時，如何安排好？原因？馬上練習(xí)第13頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四Diarize（定出做的時間）變?yōu)镈oitlater（呆會做）4D原則Doitnow！Don`tdoit。重要

緊迫Delegate規(guī)劃做馬上做放棄做授權(quán)做有多少做的總是緊急而不重要的？1、防患未然2、準(zhǔn)備工作3、改進(jìn)產(chǎn)能4、人際關(guān)系5、規(guī)劃、休閑1、緊急狀況2、迫切問題3、限期完成的會議或工作1、忙碌瑣碎的事2、處理文件等函件3、無聊電話4、浪費(fèi)性時間5、逃避性活動1、造成干擾的訪問、電話、信件、報告2、許多迫在眉睫的急事3、不速之客4、某些會議5、受歡迎的事情第14頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四有遠(yuǎn)見、有理想平衡、紀(jì)律、自制少有危機(jī)偏重的結(jié)果壓力筋疲力盡危機(jī)處理忙于收拾殘局無責(zé)任感工作不保、經(jīng)常跳槽依賴他人或社會機(jī)構(gòu)為生重要

緊迫短視近利危機(jī)處理輕視目標(biāo)與計(jì)劃缺乏自制力，怪罪他人人際關(guān)系破裂不重要第15頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四營銷經(jīng)理如何安排這一天邀請總經(jīng)理共進(jìn)午餐（1-1.5小時）處理積壓過多的公文（1-1.5小時）與業(yè)務(wù)經(jīng)理討論上個月的業(yè)績情況（4小時）處理急待回復(fù)的若干信件（1小時）瀏覽相關(guān)的行業(yè)雜志（0.5小時）為下個月的業(yè)務(wù)會議準(zhǔn)備口頭匯報（2小時）為客戶撰寫項(xiàng)目建議書（2-3天）回復(fù)總經(jīng)理分派的工作（0.5小時）辭退小李，與其談話（15分鐘）參加公司下午兩點(diǎn)召開的主管會議，但議題不明（1小時）聆聽下屬關(guān)于項(xiàng)目進(jìn)展情況的報告（0.5小時）13小時，如何安排？每人2分鐘的時間案例研討第16頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四用“6W3H”提高時間使用率WHY—為什么要制定這個措施？WHAT—到達(dá)什么目標(biāo)？WHERE—在何處執(zhí)行？WHO—有誰負(fù)責(zé)完成？WHEN—什么時間完成？WHICH—各種選擇及優(yōu)先順序？Howto—怎么執(zhí)行？

找出問題的真正原因

確定解決問題的重點(diǎn)對策

制定解決問題的行動計(jì)劃Howmany—工作數(shù)量多少?Howmuch—多少預(yù)算費(fèi)用?第17頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四

工作效率提升的策略3第18頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四19彼得.德魯克的問題是先有工作還是先有目標(biāo)？第19頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四問題一

動機(jī)——沒有目標(biāo)，人生、工作缺乏方向完成工作的時標(biāo)準(zhǔn)目標(biāo)量化三要素?cái)?shù)量質(zhì)量目標(biāo)量化三要素完成工作的時間量完成工作的時數(shù)量措施:以終為始，管道人生第20頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四互動：大家想3分鐘工作上：您的目標(biāo)在哪里？您的策略是什么？（短中期目標(biāo)）對于人生：您的目標(biāo)在哪里？您的策略是什么？（短中期目標(biāo)）請大家寫在白紙上第21頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四問題二

行為——缺乏條理與計(jì)劃，尋找占用了你所有時間

保持重點(diǎn)

80/20的運(yùn)用備注：做計(jì)劃是珍惜時間的最有效途徑?。?！

80/20定律案例：在老家修車兩家老板的對比措施:時間矩陣，實(shí)施計(jì)劃第22頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四時間管理的策略與方法

——保持辦公桌的整潔有序工作環(huán)境“6Ｓ”■不同層次員工的準(zhǔn)備工作——金領(lǐng)高管的準(zhǔn)備工作Ａ、整體工作目標(biāo)Ｂ、階段性工作規(guī)劃Ｃ、下級狀況備忘錄Ｄ、用好秘書這個幫手——白領(lǐng)階層的辦公室“５Ｓ”Ａ、工作計(jì)劃表Ｂ、常用文件及工具書Ｃ、柜子及辦公室桌清理Ｄ、相關(guān)人員通訊錄雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思。文件的堆積將妨礙注意力的集中，導(dǎo)致情緒緊張，以及增加翻查的時間掌握現(xiàn)時工作環(huán)境--找出影響你的外在的東西

第23頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四如何保持辦公桌的整潔有序?qū)⑺锌梢晕阋暰€的東西全挪開將你每天必須用的文具放在上面(電話,時間表,筆記本,日歷,筆座…..)將你要用的器材放在容易找到的地方把以下可以鼓勵自己的金語良言放在你抬頭可以看到的地方將一些你知道不會作出反應(yīng)的信件拋棄利用文件夾來將不同的文件歸檔第24頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四時間管理的策略與方法

——避免干擾■不要采取無條件的“門戶開放政策”■安排秘書擋駕（電話、不速之客等）■站立會客■在辦公室外接見外界不速之客■讓秘書控制會談時間■面談以下時間問題如何解決？？？上級管理——煩同級管理----差下級管理----松第25頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四時間管理的策略與方法

——學(xué)會說“不”■拒絕的學(xué)問——靈活運(yùn)用日常價值法——快速反應(yīng)，馬上決斷——注意國人的“講面子”——婉言謝絕，而非強(qiáng)力拒絕——動之以情，曉之以理——提供良好的建議"不"--學(xué)會對別人說這個字，可委婉可直接第26頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四問題三

角色錯位——努力的做了不該做的事

高層——戰(zhàn)略——方向

中層——戰(zhàn)術(shù)——方案

員工——戰(zhàn)斗——狀態(tài)第27頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四時間管理的策略與方法

——授權(quán)—通過別人把事情做好“事必躬親”是管理者的一個嚴(yán)重的時間陷阱?？缭竭@種陷阱的唯一途徑便是“授權(quán)”。在探討授權(quán)的真義與授權(quán)的技巧之前，希望你先根據(jù)底下的測驗(yàn)，做一番自我考核，看看自己是否具有“事必躬親”的傾向。

為什么怕授權(quán)？？？

下屬功高蓋主/怕部屬做不好/自己做比較放心/不愿意放棄權(quán)力/對下屬不信任第28頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四1、拖延的現(xiàn)象分析——背后本質(zhì)是不用承擔(dān)責(zé)任2、拖延的8大原因復(fù)雜任務(wù)的擔(dān)憂/害怕犯錯/猶豫不決/

對事先優(yōu)先次序的困惑/對瑣事的厭煩/

缺乏關(guān)注的重點(diǎn)/懶惰/狀態(tài)不精措施:立即行動，不進(jìn)則退1、立即行動，請勿拖延2、職責(zé)所在，請勿推辭3、關(guān)注細(xì)節(jié)，一絲不茍問題三

拖延——烏龜跑的比兔子快

第29頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四導(dǎo)致一個人約會遲到的理由大概有以下各種原因：(1)擔(dān)心早到而無所事事；(2)對時間的敏感性及判斷力不夠；(3)處事不富條理而延誤時間；(4)對約會的對象欠缺尊重；(5)輕視守時的價值；(6)視不守時為灑脫；(7)以約會遲到作為顯示權(quán)威或身份的手段。時間管理的策略與方法

——準(zhǔn)時準(zhǔn)點(diǎn)

第30頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四1、正確認(rèn)識執(zhí)行力2、結(jié)果第一，完美第二3、認(rèn)真第一，聰明第二4、歪歪斜斜的到達(dá)終點(diǎn)與整整齊齊的站在原地措施:職業(yè)素養(yǎng)，全力以赴問題四

只追求完美，缺乏迅速行動第31頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四1、溝通與做事的準(zhǔn)則：講到點(diǎn)上、反饋及時、主動協(xié)商、對事不對人2、正確把握員工狀態(tài)，有效安排3、把握溝通要訣，激勵員工工作意愿問題五

無效溝通，工作滯后第32頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四自我否定，走不出自我的框架化繁為簡與尋求合作措施:尋找捷徑，腦力激蕩問題六

自我設(shè)限，殺死了你的潛能力第33頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四

明確開會目的

做好會前準(zhǔn)備準(zhǔn)時出席會議嚴(yán)明會場紀(jì)律

會后既要跟蹤會上有議有決會議時間管理ABCDFE帶著建議赴會，帶著任務(wù)離開時間管理的策略與方法

——開有效的會議第34頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四1、正確認(rèn)識執(zhí)行力2、結(jié)果第一，完美第二3、認(rèn)真第一，聰明第二4、歪歪斜斜的到達(dá)終點(diǎn)與整整齊齊的站在原地措施:職業(yè)素養(yǎng)，全力以赴問題六

過于追求完美，缺乏迅速行動第35頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四習(xí)慣的形成與人際4

第36頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四時間管理的策略與方法

——建立良好的習(xí)慣（改變你的行動鏈）結(jié)果導(dǎo)向策略優(yōu)先行動快速寫下想改變的習(xí)慣寫下你的目標(biāo)列出習(xí)慣帶來的問題列出改變習(xí)慣的好處獎勵自己堅(jiān)持21天回顧新的習(xí)慣行為第37頁，共43頁，2023年，2月20日，星期四團(tuán)隊(duì)組織的時間管理與工作效率案例：華為的時間管理■韻律原則1、保持自己的韻律，具體方法如：對于無意義的打擾電話要學(xué)會禮貌的掛斷，要多用打擾性不強(qiáng)的溝通方式（如e-mail），要適當(dāng)?shù)呐c上司溝通減少上司地打擾等；2、要與別人的韻律相協(xié)調(diào)，具體的方法如：不要唐突拜訪對方，了解