銀行檔案管理制度匯編

PAGE—PAGE33—中國農(nóng)業(yè)銀行東安市分行檔案管理制度匯編目錄一、檔案綜合管理實(shí)施細(xì)則┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2二、各度類檔案立卷歸檔制┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4（一）文書檔案歸檔制度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4(二)基建檔案立卷歸檔制度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈7（三）設(shè)備儀器檔案立卷歸檔制度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈8（四）會(huì)計(jì)檔案的立卷歸檔制度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈9（五）已故人員檔案的立卷歸檔制度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈9（六）聲像檔案的立卷歸檔制度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈10（七）信貸檔案立卷歸檔制度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈11（八）實(shí)物檔案的立卷歸檔制度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈12三、各類檔案的保管期限表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈13（一）文書檔案的保管期限表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈13（二）基建檔案保管期限表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈17（三）儀器、設(shè)備檔案保管期限表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈18（四）會(huì)計(jì)檔案保管期限表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈18（五）已故人員檔案保管期限表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈18（六）聲像檔案保管期限表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈19（七）信貸檔案保管期限表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈19（八）實(shí)物檔案保管期限表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈19四、檔案管理制度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈20（一）綜合檔案室職責(zé)┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈20（二）檔案的保管制度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈20（三）檔案的利用制度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈21（四）檔案的鑒定和銷毀制度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈22（五）檔案的保密制度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈23（六）檔案資料統(tǒng)計(jì)與檢查制度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈23（七）檔案員的崗位職責(zé)和考核辦法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈24五、檔案分類編號(hào)方案┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈25六、圖書資料的分類辦法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈31七、檔案管理機(jī)構(gòu)┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈32（一）檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈32（二）檔案鑒定工作小組┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈32（三）綜合檔案室組成人員┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈33一、檔案綜合管理實(shí)施細(xì)則（一）總則第一條為了加強(qiáng)本行檔案工作的科學(xué)管理，充分發(fā)揮檔案在農(nóng)村金融工作中的作用，根據(jù)《檔案法》和《中國農(nóng)業(yè)銀行檔案管理辦法》，特制定本實(shí)施細(xì)則。第二條本行的檔案是指在農(nóng)村金融工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體和不同門類的文件材料。它是農(nóng)村金融工作的歷史記錄，是國家的寶貴財(cái)富。檔案工作是維護(hù)農(nóng)村金融工作歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，必須加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，堅(jiān)持以法治檔，不斷增強(qiáng)全行干部、職工的檔案意識(shí)，提高管理水平，有效地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。第三條本行的檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理的原則，全部檔案集中綜合檔案室保管，提供利用。第四條本行的檔案工作，接受上級農(nóng)業(yè)銀行和市檔案行政管理部門的檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）檔案工作的機(jī)構(gòu)和任務(wù)第五條機(jī)構(gòu)設(shè)置1、本行成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，分工一名副行長主管檔案工作，并兼任領(lǐng)導(dǎo)小組的組長，副組長由辦公室主任兼任，小組成員由有關(guān)科室人員組成（3-5人）。2、本行成立綜合檔案室，隸屬辦公室領(lǐng)導(dǎo)，配備正副主任各一名，專職檔案員1-2人。檔案室與檔案員享受與本行內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、人員的同級待遇。3、建立檔案鑒定小組。配備正副組長各一名，組員３人，鑒定小組負(fù)責(zé)對本行各類檔案的鑒定工作。4、綜合檔案室，設(shè)有辦公室、閱覽室、專用庫房，實(shí)行辦公、閱覽、庫房三分開，檔案專用庫房集中統(tǒng)一保管本行的各種門類檔案。5、建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)。各科室指定一名文化程度高，業(yè)務(wù)熟悉的人員為兼職檔案員，負(fù)責(zé)做好本部門文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作。第六條綜合檔案室的任務(wù)1、檔案工作人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)政治理論，科學(xué)技術(shù)和檔案專業(yè)知識(shí)，立足本職，安心工作，忠于職守，遵守保密紀(jì)律，貫徹執(zhí)行有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)，實(shí)行依法治檔。2、監(jiān)督和指導(dǎo)本行各科室做好文件材料的立卷歸檔工作。3、統(tǒng)一收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)本行全部檔案，并積極有效地搞好檔案的編研和利用工作，為本行領(lǐng)導(dǎo)決策、儲(chǔ)蓄、信貸和機(jī)關(guān)工作服務(wù)。4、綜合檔案室結(jié)合檔案工作實(shí)際建立健全檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，制定年度和長遠(yuǎn)的檔案工作計(jì)劃，召開檔案工作會(huì)議，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，對兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作水平。5、做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案工作任務(wù)。第七條本行領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)選調(diào)政治可靠，責(zé)任心強(qiáng)，身體健康，具有高中以上文化程度的人員做檔案工作。檔案干部隊(duì)伍應(yīng)保持相對穩(wěn)定。第八條本行領(lǐng)導(dǎo)對忠于職守，遵紀(jì)守法，努力鉆研業(yè)務(wù)的檔案工作人員，在檔案的收集整理、保護(hù)和提供利用等方面成績顯著的，應(yīng)當(dāng)給予表彰、獎(jiǎng)勵(lì)。（三）檔案的接收和整理第九條本行綜合檔案室要按照規(guī)定，做好檔案的接收檢查工作，應(yīng)當(dāng)確保案卷的質(zhì)量，對不符合要求的不得接收歸檔。第十條歸檔后的檔案，應(yīng)根據(jù)各種不同的門類及時(shí)排列上架，并編制好檔案檢索目錄。第十一條信貸檔案，應(yīng)由信貸科指定專人按照借款的程序分年度、分種類進(jìn)行組卷后，交綜合檔案室保管。（四）檔案的利用、保管、鑒定和移交第十二條檔案的利用、保管、鑒定和移交，必須按照綜合檔案室制訂的有關(guān)制度執(zhí)行。（五）附則第十三條本行在必要時(shí)可以根據(jù)本細(xì)則的規(guī)定制訂補(bǔ)充條文。二、各度類檔案立卷歸檔制為了加強(qiáng)本行各類檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，統(tǒng)一立卷歸檔方法，不斷提高科學(xué)管理水平，有效地為儲(chǔ)蓄、信貸工作和其他各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《檔案法》及其《實(shí)施辦法》、《機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本行檔案工作實(shí)際，制定本制度。（一）文書檔案歸檔制度1、歸檔范圍凡是反映本行工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料，均屬歸檔范圍。1.1中共中央、國務(wù)院和各級黨政部門關(guān)于銀行工作的指示、決定、命令、規(guī)定、辦法、通知等。1.2中共中央、國務(wù)院和各級黨政部門頒發(fā)的非銀行主管業(yè)務(wù)范圍，但需要貫徹執(zhí)行的指示、決定、命令、通知等。1.3上級行頒發(fā)的制度、辦法、指示、通知等。1.4代上級機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印本。1.5本級行制定的工作條例、章程、制度等。1.6本級行與有關(guān)單位聯(lián)合下達(dá)的指示、規(guī)定、辦法、通知以及聯(lián)合向上級的報(bào)告請示以及上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批復(fù)、批示。1.7本級行向上級行或黨政機(jī)關(guān)的請示、報(bào)告、及上級行或黨政機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示。1.8上級行和各級黨政部門領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查工作時(shí)的重要指示、講話等材料。1.9上級行、黨政機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)的需要本行貫徹執(zhí)行的文件（轉(zhuǎn)發(fā)的同一文件，一般情況下保存上級行轉(zhuǎn)發(fā)的文件材料。如有補(bǔ)充說明，應(yīng)視其保存價(jià)值確定）。1.10本級行黨組會(huì)議、行務(wù)會(huì)議、行長辦公會(huì)議記錄、紀(jì)要。1.11本級行大事記、年報(bào)、重要的值班日記、電話記錄和業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的重要電報(bào)、電傳、信件等。1.12本級行召開的金融工作會(huì)議通知、名單、議程、記錄、報(bào)告、總結(jié)、紀(jì)要、會(huì)議簡報(bào)、典型材料、討論材料、參閱材料等。1.13本級行各部門召開的專業(yè)會(huì)議通知、名單、議程報(bào)告、總結(jié)、紀(jì)要、會(huì)議簡報(bào)、典型材料等。1.14本級行參加有關(guān)會(huì)議帶回來的具有參考利用價(jià)值的文件材料。1.15本級行內(nèi)部機(jī)構(gòu)合并、撤銷、成立、更名、改變領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的報(bào)告、批復(fù)、啟用印章的通知。1.16本級行各部門形成的年度工作計(jì)劃、年度總結(jié)、重要的綜合性報(bào)告、專題報(bào)告和經(jīng)驗(yàn)材料。1.17本級行的長遠(yuǎn)規(guī)劃、年度工作計(jì)劃、總結(jié)等文件材料。1.18本級行在信托投資、房地產(chǎn)和咨詢等業(yè)務(wù)中形成的各種文件材料。1.19本級行編印的情況反映、簡報(bào)等刊物定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本。1.20本級行有關(guān)重大問題的調(diào)查研究和派出的各種工作組所形成的重要文件。1.21本級行關(guān)于干部任免定職、調(diào)動(dòng)、晉級、離休、退體、退職、勞動(dòng)工資、獎(jiǎng)懲、名冊、組織簡則和評審專業(yè)技術(shù)職務(wù)的文件材料等。1.22本級行辦理的干部、工人的轉(zhuǎn)移工資、黨、團(tuán)、工會(huì)組織介紹信及存根。1.23本級行與外國簽訂的條約、議定書、協(xié)定、合同、換文（正本、副本）和本級行外事活動(dòng)中形成的請示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作來往文件等。1.24本級行與有關(guān)部門、有關(guān)單位或個(gè)人簽訂的各種合同、協(xié)議書、聘書等文件材料。1.25本級行黨組、團(tuán)委、工會(huì)組織等機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的重要文件材料。1.26內(nèi)容重要的人民來信、來訪材料、領(lǐng)導(dǎo)的指示和本級行處理人民來信、來訪形成的記錄、摘要、調(diào)查處理報(bào)告、統(tǒng)計(jì)分析材料等。1.27其它具有參考、憑證作用、有保存價(jià)值的文件材料。2、不歸檔文書材料的范圍2.1本級行的重份文件材料。2.2本級行內(nèi)部相互抄送的文件材料。2.3未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿，一般性文電的歷次修改稿、校對稿（本級行主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和領(lǐng)導(dǎo)人簽字的最后定稿除外）。2.4無查考利用價(jià)值的一般事務(wù)性、臨時(shí)性的文件材料。2.5無特殊保存價(jià)值的信封，一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般性建議和意見的人民來信。2.6為參考目的從各方面搜集的文件材料。2.7本級行工作人員兼任外單位職務(wù)形成的文件材料。2.8非本級行形成的無查考利用價(jià)值的簡報(bào)及參閱性文件材料。2.9參加非主管部門召開的會(huì)議帶回不需要貫徹執(zhí)行和無查考利用價(jià)值的文件材料。2.10非隸屬部門抄送一般性的、不需要辦理的文件材料。2.11上級行、黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)部門任免、獎(jiǎng)懲非本級行工作人員的文件材料。2.12各營業(yè)所不應(yīng)抄報(bào)或不必備案的文件材料。2.13本級行沒有采用的稿件。2.14本級行收到的征求意見的文件材料和文件未定稿。2.15本級行收到的一般性沒有保存價(jià)值的宣傳材料。3、歸檔時(shí)間翌年3月開始至6月底結(jié)束，完成上年文書材料立卷歸檔任務(wù)，其他檔案按有關(guān)規(guī)定辦理。4、歸檔份數(shù)原則上歸檔一份（歸檔原件），編制有文號(hào)的文件歸檔二份，其中一份立卷，另一份按照文號(hào)的順序裝釘成文件匯集（文件匯編），以方便查找利用和保護(hù)檔案原件。5、歸檔手續(xù)本行各科室必須指定兼職人員做好文件的收集、整理、立卷、歸檔工作。6、歸檔要求6.1立卷方法6.1.1文書材料的整理立卷方法，按照本行檔案分類方案進(jìn)行。采取“年度—組織機(jī)構(gòu)—問題”的結(jié)構(gòu)形式，按照分類方案對號(hào)入座，分類立卷。在組卷時(shí)應(yīng)“遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用的原則”。正確運(yùn)用“六個(gè)特征”，合理組卷。6.1.2在整理立卷時(shí)，應(yīng)分清文件的種類，點(diǎn)清份數(shù)，每份文件的頁數(shù)均齊全、完整。6.1.3在整理立卷時(shí)，將文件材料放在針對年度立卷，不同年度的文件材料應(yīng)分開立卷。6.1.4在整理立卷時(shí)，按照本行與文件制發(fā)機(jī)關(guān)的關(guān)系，分為上級、本級、同級、下級，不同級別的文件，應(yīng)分開立卷，但與本行有密切聯(lián)系的文件材料要放在本行（本級）立卷。6.1.5不同保管期限的文件材料，應(yīng)分開立卷。6.2文件排列。卷內(nèi)文件材料，必須依其形成的規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行系統(tǒng)排列。6.3編頁碼6.4案卷編目6.5案卷裝釘6.6卷內(nèi)文件目錄的編制與歸檔(二)基建檔案立卷歸檔制度1、歸檔范圍凡是本行以及各網(wǎng)點(diǎn)的基建項(xiàng)目形成的文字、圖表材料都屬歸檔范圍。1.1本行及各網(wǎng)點(diǎn)的辦公樓。1.2本行及各網(wǎng)點(diǎn)的干部職工宿舍。2、歸檔時(shí)間在工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月歸檔。3、歸檔份數(shù)各種文件材料（含圖紙）原則上歸檔一份，特別重要的歸檔兩份，另一份作重份文件材料使用。4、歸檔手續(xù)由負(fù)責(zé)施工的干部收集歸檔。5、歸檔要求5.1立卷方法5.1.1按工程項(xiàng)目組織保管單位。5.1.2工程項(xiàng)目之中又分為辦公樓、分支機(jī)構(gòu)、干部職工宿舍分別組織保管單位。5.1.3在工程項(xiàng)目之中又分基礎(chǔ)部分、供電部分、供水部分、主體建筑部分分別組織保管單位。在一個(gè)項(xiàng)目或一個(gè)部分文件材料多時(shí)應(yīng)分若干保管單位。5.1.4負(fù)責(zé)管理施工的人員，應(yīng)要把基建項(xiàng)目的建檔工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。項(xiàng)目申請立項(xiàng)時(shí)，應(yīng)即開始文件材料的積累、整理、審查工作，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，完成文件材料的歸檔和驗(yàn)收工作。5.2文件材料排列。先排文字材料，再排圖表材料，排列要遵循文件材料形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。文件材料的歸檔，有請示要有批文；有概算表要有結(jié)算表；圖紙要有設(shè)計(jì)圖、施工圖、更改圖、竣工驗(yàn)收圖。5.3保管單位編目5.3.1要編制保管單位的卷內(nèi)目錄；5.3.2要編制保管單位的分類目錄和總目錄；5.4案卷裝釘。保管單位內(nèi)的文件材料原則不需要裝釘，但文字材料若有需要可按文書檔案的要求裝釘，然后放入科技檔案盒保存。5.5歸檔。在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)，由負(fù)責(zé)施工人員向本行檔案室移交歸檔。（三）設(shè)備儀器檔案立卷歸檔制度1、歸檔范圍凡是本行及各營業(yè)所購置的電子計(jì)算機(jī)、空調(diào)機(jī)、錄音機(jī)、攝像機(jī)、電視機(jī)、各種汽車等設(shè)備的說明書、電路圖、開箱驗(yàn)收清單等均屬歸檔范圍。2、歸檔時(shí)間在設(shè)備購進(jìn)安裝調(diào)試后歸檔。3、歸檔份數(shù)歸檔一份，必須是原件。為了方便檢查維修，科室可保存復(fù)印件。4、歸檔手續(xù)在購進(jìn)設(shè)備開箱驗(yàn)收或安裝調(diào)試時(shí)，必須邀請本行專職檔案員參加材料的清點(diǎn)驗(yàn)收。5、歸檔要求在設(shè)備開箱驗(yàn)收時(shí)或安裝調(diào)試后，負(fù)責(zé)購置設(shè)備的人員或安裝調(diào)試人員，檔案員分別按照自已的職責(zé)做好設(shè)備檔案的移交歸檔。（四）會(huì)計(jì)檔案的立卷歸檔制度1、歸檔范圍凡是本行及各網(wǎng)點(diǎn)的會(huì)計(jì)憑證（傳票）、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、干部工資表均屬歸檔范圍。2、歸檔時(shí)間在翌年3月底前完成上年會(huì)計(jì)檔案的立卷歸檔任務(wù)。3、歸檔份數(shù)原則上歸檔一份，重要的報(bào)表可歸檔兩份，一份作重份提供日常查找利用。4、歸檔手續(xù)由會(huì)計(jì)工作人員在翌年3月底前按照歸檔要求完成立卷歸檔工作。5、歸檔要求5.1立卷方法5.1.1先按報(bào)表、帳簿、憑證、工資表進(jìn)行分類。5.1.2報(bào)表可組成一卷或若干卷；帳簿可分總帳、日記帳、輔助帳等；憑證可分按日分為一冊或若干冊。5.2文件材料排列。報(bào)表按時(shí)間先后排列；憑證每冊按時(shí)間先后排列。5.3案卷編目5.4案卷裝釘除帳簿外，其余都要裝釘。5.5歸檔由會(huì)計(jì)工作人員按照歸檔時(shí)間完成立卷歸檔后，放在會(huì)計(jì)檔案室保存1—2年方便查找利用，以后向綜合檔案室移交。（五）已故人員檔案的立卷歸檔制度1、歸檔范圍凡是本行（各科室、營業(yè)所）的已故干部職工的檔案均屬歸檔范圍。2、歸檔時(shí)間在已故干部職工喪事辦完后，半年內(nèi)向檔案室移交歸檔。3、歸檔份數(shù)歸檔一份。4、歸檔手續(xù)由本行人事科分管干部工作的同志向檔案室辦理移交歸檔。5、歸檔要求各種材料要?dú)w檔齊全、完整。（六）聲像檔案的立卷歸檔制度1、歸檔范圍1.1上級領(lǐng)導(dǎo)對本行的工作進(jìn)行視察或檢查時(shí)形成聲像材料；1.2本行召開的重要工作會(huì)議和重大活動(dòng)中形成的聲像材料；1.3本行外事活動(dòng)中形成聲像材料；1.4其它有保存價(jià)值、查考價(jià)值的聲像材料；2、歸檔時(shí)間在每項(xiàng)活動(dòng)，每件事辦完后一個(gè)月內(nèi)歸檔。3、歸檔范圍原則上歸檔一份，重大活動(dòng)的照片可歸檔兩份，其中一份立卷，一份作重份，以方便查找利用。4、歸檔手續(xù)主管科室或經(jīng)辦人員要把聲像材料與文書材料一起整理，單獨(dú)組卷、統(tǒng)一編號(hào)、移交本行綜合檔案室保存。5、歸檔要求5.1整理5.1.1聲像檔案的整理必須保持聲像材料之間的有機(jī)聯(lián)系，以一張（盒、盤）或一組密不可分的材料為一個(gè)保管單位。并按不同的載體形成分類整理，分為照片、錄音帶、錄像帶等。5.1.2照片與底片各自編號(hào)。一張或一組密不可分的照片只有一個(gè)順序號(hào)，若是一組照片，則在順序號(hào)后加編分號(hào)。底片放入底片袋內(nèi)保管，底片袋的右上方注明底片號(hào)，再按底片號(hào)順序插入底片冊，彩照的底片需翻拍成黑白底片。5.1.3照片正片要與說明一起固定在芯頁的正面，若是一組（若干張）正片，最前面要加總說明，每張?jiān)俜謩e編寫簡要的分說明。5.1.4照片根據(jù)分類將同類的正片與說明組成卷宗，卷宗內(nèi)的芯頁以三十頁左右為宜。5.1.5錄音帶、錄像帶如同一內(nèi)容分錄了數(shù)盒（或盤）、應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)，每盒（或盤）再編分號(hào)；若一盒（或盤）內(nèi)錄制了若干項(xiàng)，則編一個(gè)號(hào)，再按順序詳細(xì)注明每一內(nèi)容，并在每一項(xiàng)內(nèi)容上注明帶長（起迄時(shí)間）每一項(xiàng)內(nèi)容都要分類單獨(dú)登記。5.1.6錄音帶、錄像帶的盒套外要貼上標(biāo)簽，寫明編號(hào)、題目、講話人、錄制日期、錄制內(nèi)容、錄制人、盒數(shù)、參見號(hào)、帶片、型號(hào)、保管期限等。5.2歸檔要求5.2.1歸檔的材料必須是原版、原件。5.2.2歸檔的材料，必須圖像清晰，聲音清楚，并加以必要的說明。5.2.3歸檔的照片必須由底片、照片、文字說明三部分構(gòu)成，說明部分包括：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景和攝影者。5.2.4歸檔的錄音帶、錄像帶注明錄制時(shí)間、內(nèi)容、錄制人、盤數(shù)及帶長、型號(hào)、保管期限等內(nèi)容。5.2.5文字說明必須用毛筆或碳素、藍(lán)黑墨水的鋼筆寫。（七）信貸檔案立卷歸檔制度1、歸檔范圍貸款通知、可行性報(bào)告、主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn)擔(dān)保書、人民幣貸款申請書、實(shí)物抵押、展期書、合同、借據(jù)、貸款使用情況表、各種信貸報(bào)表等。投資申請報(bào)告、批文、可行性報(bào)告、效益預(yù)測、評估、擔(dān)保書、審核報(bào)告、合同書等。2、歸檔時(shí)間在翌年三月至五月底前歸檔結(jié)束.3、歸檔份數(shù)歸檔一份。4、歸檔手續(xù)由信貸科兼職檔案員負(fù)責(zé)收集整理、編目歸檔交綜合檔案室保存。5、歸檔要求5.1歸檔材料齊全完整。5.2案卷標(biāo)題要簡明確切。5.3編目文字要工整、文件目錄填寫準(zhǔn)確，要反映文件真實(shí)內(nèi)容。（八）實(shí)物檔案的立卷歸檔制度1、歸檔范圍凡是本行及各科室受到上級行或黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)頒發(fā)的的各種錦旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、證書、字畫及兄弟單位贈(zèng)送的有保存價(jià)值的紀(jì)念品等都屬歸檔范圍。2、歸檔時(shí)間在收到實(shí)物獎(jiǎng)品一個(gè)月內(nèi)歸檔。3、歸檔手續(xù)各科室指定專人向檔案室移交，由檔案室統(tǒng)一編號(hào)，保管。4、歸檔要求4.1收到所有獎(jiǎng)品全部移交檔案室歸檔。4.2為方便保管和查找利用，檔案室還可將各種實(shí)物獎(jiǎng)品拍成照片，按照片檔案要求歸檔。4.3各種不同的實(shí)物檔案，應(yīng)按其形狀和性質(zhì)的不同，特制各種包裝物進(jìn)行存放，以利于保管和保護(hù)。4.4各種實(shí)物檔案應(yīng)在包裝物上附貼標(biāo)簽，填寫分類號(hào)、類別、題名，并編制實(shí)物檔案目錄。4.5實(shí)物檔案向檔案室移交歸檔后，如有需要懸掛、展示的，應(yīng)辦理手續(xù)，并在實(shí)物檔案目錄“備注”欄注明懸掛、展示地點(diǎn)。三、各類檔案的保管期限表（一）文書檔案的保管期限表序號(hào)歸檔文件保管期限1本級行召開的金融工作會(huì)議、重要的專業(yè)會(huì)議及其它大型重要會(huì)議的文件材料。1.1通知、名單、日程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、決議一、決定、總結(jié)、紀(jì)要。永久1.2典型材料、代表發(fā)言、簡報(bào)長期2本級行黨組會(huì)議、行政辦公會(huì)議及機(jī)關(guān)黨委、團(tuán)組織、工會(huì)重要會(huì)議的決定、決議、記錄、紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)人講話、討論通過的重要文件材料。永久3本級行召開的一般專業(yè)會(huì)議、小型座談會(huì)、匯報(bào)會(huì)等文件材料。3.1通知、名單、日程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、總結(jié)、紀(jì)要、重要的聲像材料。長期3.2典型材料、代表發(fā)言、簡報(bào)短期4上級行、黨政機(jī)關(guān)召開會(huì)議的文件材料4.1本級行領(lǐng)導(dǎo)人在會(huì)議上的重要發(fā)言及為會(huì)議提供的重要文件材料永久4.2主要文件材料長期4.3其它文件材料短期5上級行、黨政機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本級行主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的決議、決定、規(guī)定、條例、規(guī)章、制度、辦法、領(lǐng)導(dǎo)人批示等文件材料長期6上級行、黨政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對本級行進(jìn)行工作檢查時(shí)形成的題詞、講話、重要的聲像材料永久7本級行代上級行、黨政機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件最后草稿長期8本級行制發(fā)（包括與其它部門聯(lián)合制發(fā)）的文件材料8.1方針、政策、條例、規(guī)章、制度、辦法、反映本級行主要業(yè)務(wù)職能活動(dòng)的（本行主辦的）永久8.2一般性業(yè)務(wù)問題的（本部門主辦的）長期8.3一般事務(wù)性有參考價(jià)值的短期9本級行工作計(jì)劃、安排9.1年度以上的永久9.2季度的、月份的短期10本級行及內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的工作總結(jié)、報(bào)告10.1年度以上的、重要專題的永久10.2半年的、季度的、一般專題的長期11有關(guān)科室，營業(yè)所向本級行報(bào)送的年度以上的工作報(bào)告、總結(jié)、計(jì)劃、專題調(diào)查研究報(bào)告等文件材料長期12本級行向上級行、黨政機(jī)關(guān)上報(bào)的各種綜合性或?qū)ｎ}性報(bào)告12.1重要的永久12.2一般性長期13本級行的請示與上級行、黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)部門的批復(fù)、本級行各科室的請示與批復(fù)。13.1重要的方針政策問題永久13.2主要業(yè)務(wù)工作問題長期13.3一般性事務(wù)性問題短期14上級行、黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)部門下達(dá)和編制的工作計(jì)劃14.1長遠(yuǎn)和年度的長期14.2季度的、月份的短期15本級行匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料15.1年度以上的、典型的、專題的永久15.2季度和月份的短期16各基層營業(yè)所向本級行報(bào)送的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料及財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)預(yù)算、決算報(bào)表16.1年度和年度以上的長期16.2季度和月份的短期17本級行或本級行匯總的年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)預(yù)算、決算報(bào)表及說明永久18本級行信托投資業(yè)務(wù)中形成的文件材料18.1重要的信托投資項(xiàng)目、合同、契約、拆借、租賃等業(yè)務(wù)材料永久18.2信托擔(dān)?；蜃稍兎?wù)的文件材料長期18.3其它一般性的文件材料短期19本級行黨組及共青團(tuán)、工會(huì)等組織形成的文件材料19.1黨、團(tuán)員名冊永久19.2工作報(bào)告、計(jì)劃、，總結(jié)、重要的請示、批復(fù)、重要的統(tǒng)計(jì)材料、思想政治工作中形成的重要材料等永久19.3一般事務(wù)性材料短期20本級行調(diào)查研究形成的文件材料20.1重要的永久20.2一般的短期21本級行和上級行印發(fā)的簡報(bào)21.1本級行印發(fā)的長期21.2上級行印發(fā)的短期22本級行編輯反映本級行主要職能活動(dòng)的各種出版物的定稿和樣本22.1樣本永久22.2黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人及上級黨政機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)人為本報(bào)、本刊（以下簡稱本單位）審批修改的稿件、改樣、題詞、指示本單位轉(zhuǎn)載各報(bào)刊文章的原件和為本單位撰寫文章的手稿。永久22.3本單位主要領(lǐng)導(dǎo)人撰寫和修改的重要稿件原稿永久22.4本單位定稿發(fā)表的闡明黨和國家方針、政策的社論、評論、編輯部文章、評論員文章、觀察家文章、述評的原稿及改樣22.4.1重要的永久22.4.2一般的長期22.5著名專家學(xué)者、各界名人為本單位撰寫文章的手稿、題詞和書寫字畫的原件22.5.1重要的永久22.5.2一般的長期22.6一般稿件的原稿短期23上級行或本級行印發(fā)的信息資料23.1本級行編發(fā)的、重要的永久23.2上級行編發(fā)的、重要的長期23.3一般的短期24本行級編發(fā)的業(yè)務(wù)宣傳材料24.1重要的長期24.2一般的短期25本級行組織沿革、大事記及反映本級行重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄像帶、錄音帶、影片等永久26本級行關(guān)于組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、撤銷、合并、名稱更改、組織簡則、工作條例、人員編制、啟用印信等文件材料永久27本級行關(guān)于干部任免的文件材料27.1本級行領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料永久27.2本級行內(nèi)部機(jī)構(gòu)人員任免的文件材料長期28本級行干部和工人錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、退職、退休、離休、復(fù)轉(zhuǎn)、死亡、．撫恤等文件材料長期29本級行關(guān)于干部評定職稱、職務(wù)聘任的文件材料長期30干部職工名冊材料永久31本級行先進(jìn)單位、先進(jìn)個(gè)人、勞動(dòng)模范等的文件材料31.1省級以上的永久31.2地、縣級以下的長期32本級行關(guān)于對有關(guān)人員處分的文件材料32.1有重大問題的永久32.2一般問題的長期33本級行對重大案件、事故的調(diào)查、處理的文件材料永久34本級行干部職工轉(zhuǎn)移工資、行政關(guān)系及黨團(tuán)組織關(guān)系的介紹信和存根長期35本級行與有關(guān)國家簽訂的合同、協(xié)議、協(xié)議書及意向書、備忘錄等文件材料35.1有歷史意義和長遠(yuǎn)價(jià)值的永久35.2重要的長期35.3一般的短期36本級行關(guān)于出國考察、友好往來參加會(huì)議等外事活動(dòng)形成的文件材料36.1重大活動(dòng)的主要文件永久36.2一般活動(dòng)的審批手續(xù)、考察報(bào)告長期36.3其它文件材料短期37本級行與有關(guān)部門、有關(guān)單位或個(gè)人簽訂的各種合同、協(xié)議書、聘書等文件材料37.1重要的永久37.2一般的短期38人民代表大會(huì)和政協(xié)委員會(huì)交由本級行辦理（包括與其它部門會(huì)同辦理）的提案及其辦理情況的有關(guān)文件材料38.1重要的永久38.2一般的短期39本級行處理人民來信來訪中形成的有關(guān)文件材料39.1有省以上領(lǐng)導(dǎo)人重要批示和處理結(jié)果的永久39.2有上級行、黨政機(jī)關(guān)或本級行領(lǐng)導(dǎo)人重要批示和處理結(jié)果的長期39.3沒有處理結(jié)果的短期40本級行財(cái)產(chǎn)、設(shè)備、物資的購置、建設(shè)、租賃、管理、使用、移交、報(bào)廢、出賣等有關(guān)文件材料長期41本級行移交檔案、銷毀檔案的清冊及有關(guān)憑證等文件材料永久42本級行文電收發(fā)登記簿、登記卡片和銷毀不歸檔文書材料的登記簿及有關(guān)憑證長期43本級行主辦的各種業(yè)務(wù)、技術(shù)及文化、體育等競賽活動(dòng)的文件材料43.1通知、日程、領(lǐng)導(dǎo)人講話及其它重要的材料永久43.2事務(wù)性文件材料短期44本級行與有關(guān)部門、有關(guān)單位協(xié)商工作的來往文書短期45同級機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本級行主管業(yè)務(wù)，但需要貫徹執(zhí)行的條例、規(guī)定、通知等文件材料短期46有關(guān)部門、有關(guān)單位或有關(guān)人士對本級行工作的重要意見和建議長期47中外知名人士給本級行的信函、為本級行的題詞及被采用的有關(guān)人士為本級行題寫的行名、設(shè)計(jì)的行徽等長期（二）基建檔案保管期限表重大的建設(shè)項(xiàng)目按國家檔案局、國家計(jì)委國檔發(fā)(1988)4號(hào)《關(guān)于印發(fā)＜基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定＞的通知＝的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般的工程項(xiàng)目可按此表執(zhí)行。序號(hào)歸檔文件保管期限1可行性研究、任務(wù)書文件材料1.1立項(xiàng)報(bào)告、上級機(jī)關(guān)批復(fù)、批示永久1.2項(xiàng)目評估、環(huán)境預(yù)測、設(shè)計(jì)任務(wù)書永久2設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件材料2.1地質(zhì)、水文勘察化驗(yàn)、試驗(yàn)報(bào)告永久2.2地形、地貌、建筑物、構(gòu)筑物及重要設(shè)備安裝測量定位、觀測記錄等文件材料永久3設(shè)計(jì)文件材料3.1初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、總體規(guī)劃設(shè)計(jì)永久3.2設(shè)計(jì)任務(wù)書永久4工程管理文件材料4.1征地批準(zhǔn)文件及紅線圖、拆遷、補(bǔ)償協(xié)議書永久4.2施工合同、協(xié)議書永久5土建施工文件材料5.1開工報(bào)告、原材料出廠質(zhì)量鑒定長期5.2建筑材料試驗(yàn)報(bào)告、設(shè)計(jì)變更、施工記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄永久5.3工程記錄及測試、沉陷、位移、變形觀測記錄、事故處理報(bào)告永久5.4分項(xiàng)、分部、單位工程質(zhì)量檢查、評定長期5.5竣工驗(yàn)收記錄長期5.6竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收報(bào)告永久6設(shè)備、電器、儀表安裝施工文件材料長期/短期（三）儀器、設(shè)備檔案保管期限表序號(hào)歸檔文件保管期限1購置設(shè)備、儀器的請示、批復(fù)、訂貨合同、協(xié)議書長期2設(shè)備儀器到貨驗(yàn)收記錄、隨貨同行的說明書、裝箱單、合格證、保修卡、線路圖、部件及安裝圖長期3設(shè)備儀器安裝調(diào)試、維修記錄長期（四）會(huì)計(jì)檔案保管期限表序號(hào)歸檔文件保管期限1會(huì)計(jì)報(bào)表類1.1會(huì)計(jì)綜合年度報(bào)表、報(bào)表分析、說明永久1.2會(huì)計(jì)季報(bào)、月報(bào)等短期2會(huì)計(jì)賬簿類2.1現(xiàn)金賬、總賬25年2.2日記賬、明細(xì)賬等15年2.3銀行對賬單25年3會(huì)計(jì)憑證類（傳票類）3.1原始憑證15年3.2記賬憑證15年3.3匯總憑證15年3.4銀行傳票憑證15年4會(huì)計(jì)其他類4.1會(huì)計(jì)移交清冊15年4.2會(huì)計(jì)檔案保管清冊永久4.3會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊永久4.4銀行余額調(diào)節(jié)表5年(五)已故人員檔案保管期限表序號(hào)歸檔文件保管期限1已故人員檔案長期（六）聲像檔案保管期限表序號(hào)歸檔文件保管期限1照片檔案含正片、底片長期2錄音帶長期3錄像帶長期4光盤、VCD、DVD、磁盤、移動(dòng)硬盤等機(jī)讀材料長期5電子文檔長期（七）信貸檔案保管期限表序號(hào)歸檔文件保管期限1有關(guān)貸款通知、可行性報(bào)告、擔(dān)保書、申請書、實(shí)物抵押、展期書、合同、借據(jù)等文件材料短期（八）實(shí)物檔案保管期限表序號(hào)歸檔文件保管期限1上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的錦旗、獎(jiǎng)杯、證書、贈(zèng)送的紀(jì)念品、字畫等1.1重要的永久1.2一般的短期2開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和宣傳活動(dòng)所形成的實(shí)物檔案長期3其他單位或個(gè)人贈(zèng)送本行的錦旗、字畫等3.1重要的長期3.2一般的短期四、檔案管理制度（一）綜合檔案室職責(zé)1、結(jié)合本級行實(shí)際，組織實(shí)施黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策、法規(guī)以及上級行和檔案行政管理部門制定的有關(guān)規(guī)定、2、制定本級行的檔案工作計(jì)劃；3、對本級行各部門文件材料（包括文字、圖表、聲像等）的平時(shí)積累、收集、立卷、歸檔工作進(jìn)行檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)；4、對本級行的全部檔案及有關(guān)資料實(shí)行綜合管理，認(rèn)真做好本級行檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，并積極提供利用，為本級行各項(xiàng)工作服務(wù)；5、嚴(yán)格執(zhí)行國家《保密法》和有關(guān)的保密、保衛(wèi)制度，確保檔案和檔案機(jī)密的安全；6、為黨和國家積累檔案史料，并按規(guī)定向當(dāng)?shù)貒揖C合檔案館移交具有長久保存價(jià)值的檔案；7、收集、整理、保管與本級行檔案有關(guān)的資料，配合檔案提供利用；8、完成本級行領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它有關(guān)工作。（二）檔案的保管制度1、本行領(lǐng)導(dǎo)要積極采取措施改善檔案保管條件，安排可容納全部檔案的專用庫房，購置必要的檔案箱柜和其他防護(hù)設(shè)備，庫房不得存放與檔案無關(guān)的其他物品。庫房周圍不得存放危害檔案安全的物品。要經(jīng)常檢查庫房的消防器材及其他的安全設(shè)施、確保其功能完好。2、文書檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、已故人員檔案、聲像檔案、信貸檔案、實(shí)物檔案應(yīng)按有關(guān)規(guī)定保管。3、檔案應(yīng)按年度、類別、檔案號(hào)的順序由左到右，由上到下裝柜保管，并在柜上標(biāo)明檔案的起止號(hào)，以便于查找利用。絕密檔案應(yīng)指定專人保管。4、聲像檔案入庫前要進(jìn)行檢查，對不合格的聲像材料，需要經(jīng)技術(shù)處理后方可入庫，并加注說明。（1）入庫后的底片、錄音帶、錄像帶均放于木柜架上（不準(zhǔn)放在鐵柜鐵箱內(nèi)保管），不能擠壓。錄音帶、錄像帶、每隔六至十二個(gè)月要放像重繞一次，以釋放內(nèi)部壓力，避免產(chǎn)生粘連或復(fù)印現(xiàn)象。如發(fā)現(xiàn)錄音帶、錄像帶發(fā)黃、霉變等現(xiàn)象，要及時(shí)采取措施加以補(bǔ)救。（2）聲像檔案的庫房要密封，設(shè)有專用庫房，用木柜保管的也要放在有窗簾布遮光的庫房，做到防火、防光、防盜、防塵、防磁、防熱、防潮濕和防低溫等。保持溫度在18～24℃、相對濕度在40～60％之間。5、歸檔保存的案卷必須做到材料齊全、排列順序符合立卷歸檔規(guī)定，裝釘整齊美觀，移交手續(xù)完備。對不符合立卷歸檔制度要求的案卷，檔案室有權(quán)不予接收歸檔。6、綜合檔案室每年應(yīng)對檔案進(jìn)行認(rèn)真的檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)案卷丟失、損失、褪變等情況要及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行搶救、追回，以確保檔案的完整與安全。7、檔案庫房必須建立安全保衛(wèi)制度，認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防蟲、防鼠、防潮、防光、防塵、防有害氣體等“八防”措施。每季度要進(jìn)行認(rèn)真的安全檢查。非檔案工作人員不得隨意進(jìn)入庫房或翻閱檔案材料。8、檔案室要認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作。數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確，內(nèi)容要完整，上報(bào)要及時(shí)。檔案員要對檔案資料的入庫、借閱或移出都要嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)定辦理好登記手續(xù)。9、加強(qiáng)庫房門窗管理，平時(shí)對庫房門窗不得隨便打開，以免灰塵或其他有害氣體進(jìn)入庫房，影響檔案的壽命。庫房內(nèi)要保持整齊、清潔、美觀。10、檔案干部（職工）調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)要辦好交接手續(xù)，才能調(diào)離崗位。（三）檔案的利用制度1、本行工作人員因工作需要借檔案，須持所在科室、領(lǐng)導(dǎo)簽字的借卷單，借出的檔案應(yīng)按規(guī)定期限退還。該工作人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)經(jīng)本行檔案室辦理清結(jié)手續(xù)。2、外單位需要查閱本行檔案的，應(yīng)持有有效介紹信，并經(jīng)本行領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能提供檔案利用。3、聲像檔案的利用需經(jīng)有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何部門或個(gè)人不得擅自借出、復(fù)制、消磁和涂改。4、檔案利用人對借出、查閱的檔案，不得拆封、抽取材料、涂改、勾畫、污損，違反者應(yīng)追究責(zé)任。5、本行綜合檔案室設(shè)立有閱卷室、供查檔案者使用，以利于保密和監(jiān)督。6、檔案工作人員要認(rèn)真辦理好檔案的借閱登記、歸還注銷手續(xù)，并做好檔案利用的反饋效果登記。7、檔案工作人員必須遵守紀(jì)律，保守國家機(jī)密，不得擅自擴(kuò)大利用范圍，不得泄露檔案內(nèi)容。（四）檔案的鑒定和銷毀制度檔案是黨和國家的寶貴財(cái)富，為了做好檔案的鑒定銷毀工作，防止人為銷毀有保存價(jià)值的檔案，根據(jù)本行檔案工作情況，制定本制度。1、加強(qiáng)檔案的鑒定和銷毀工作，本行成立檔案鑒定小組。組長由分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)兼任，副組長由辦公室主任兼任，小組成員由檔案員、保密員及有關(guān)科室人員組成。負(fù)責(zé)對本行的各門類檔案的鑒定和銷毀工作。2、文件級的鑒定工作，在每年立卷歸檔時(shí)，應(yīng)按照各門類檔案保管期限的規(guī)定對每個(gè)案卷劃定保管期。3、檔案工作人員應(yīng)對所保管的全部檔案，按照各門類檔案保管期的規(guī)定，對已超過保管期的，應(yīng)作出鑒定，已失去保存價(jià)值的檔案應(yīng)編制出銷毀清冊，提交檔案鑒定小組進(jìn)行鑒定，再報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能銷毀。不經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得銷毀檔案。4、銷毀檔案時(shí)，對有的檔案雖然超過保管期限，但在一段時(shí)間內(nèi)還有一定利用價(jià)值的，可延長保管期限。5、銷毀檔案時(shí)，應(yīng)由鑒定小組派出兩人以上的成員負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)和銷毀方式，并要等到檔案完全銷毀后才能離開現(xiàn)場。6、對未到滿保管期的檔案，任何單位和個(gè)人不得以任何借口隨意銷毀檔案，違反本制度造成損失的要追究責(zé)任。（五）檔案的保密制度為加強(qiáng)檔案的保密工作，根據(jù)國家《保密法》和《檔案法》的規(guī)定，結(jié)合本行檔案工作實(shí)際，制定本制度。1、檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)國家《保密法》和《檔案法》，熟悉保密業(yè)務(wù)知識(shí)，遵守保密規(guī)定，嚴(yán)守國家機(jī)密，確保檔案的安全。2、檔案庫房應(yīng)有保密安全設(shè)施，安裝有鐵窗、鐵門。3、檔案室保存秘密級以上的檔案，不準(zhǔn)向外提供利用；本行及各科室工作人員，因工作需要借閱秘密級以上的檔案，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，才能利用。4、對秘密以上的檔案材料，不準(zhǔn)擅自翻印、復(fù)印，如確因工作需要必須報(bào)市保密局批準(zhǔn)后才能翻印、復(fù)印，并在使用完畢后及時(shí)收回檔案室銷毀。5、檔案工作人員不得在檔案室接待親戚、朋友，不準(zhǔn)向親友談?wù)摍n案材料的秘密內(nèi)容。6、利用者要自覺遵守保密制度，對違反制度的要給予批評，造成失泄密事故的，要追究失密者責(zé)任。（六）檔案資料統(tǒng)計(jì)與檢查制度檔案資料統(tǒng)計(jì)是檔案工作的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，是了解和掌握檔案資料的形成、管理、利用情況的重要手段。因此檔案人員應(yīng)做好工作記錄、登記和統(tǒng)計(jì)工作，為各項(xiàng)工作服務(wù)，制定本制度。1、對檔案資料的收進(jìn)、移出情況，每一年統(tǒng)計(jì)一次并向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)；2、對檔案案卷數(shù)量、資料數(shù)量、整理、利用、復(fù)印、計(jì)算機(jī)著錄、編目、消毒、修復(fù)、聲像檔案等情況，每次都要登記記錄，每年綜合統(tǒng)計(jì)一次，有關(guān)情況向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)；3、對庫房內(nèi)溫濕情況，每日要有記錄，每一年統(tǒng)計(jì)一次并向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)；4、對檔案管理技術(shù)設(shè)備：微機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、溫濕度記錄儀、裝訂機(jī)、空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)等做好保養(yǎng)維護(hù)、使用的登記工作，每一年進(jìn)行一次綜合統(tǒng)計(jì)檢查，報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)。5、對于各門類檔案在歷年的整理、借閱、利用方面都需要進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。6、各門類檔案在各自統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)上還需要進(jìn)行匯總。7、統(tǒng)計(jì)表所填的數(shù)字必須真實(shí)、實(shí)事求是。（七）檔案員的崗位職責(zé)和考核辦法1、檔案員崗位職責(zé)（1）貫徹執(zhí)行黨和國家關(guān)于檔案工作的方針、政策、法律、法規(guī)，以及上級銀行和本市檔案局制訂的有關(guān)檔案管理的規(guī)定、辦法、細(xì)則。（2）制訂實(shí)施本行檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃。做好檔案材料的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定和提供利用工作。編制檢索工具，逐步使用電子計(jì)算機(jī)管理檔案，提高檔案工作效率。（3）對接收的檔案材料要嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)，不符合案卷質(zhì)量的要退回原部門重做，直至達(dá)標(biāo)才能接收；要認(rèn)真做好接收登記，及時(shí)整理和分類排架。并按照規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求，指導(dǎo)各兼職檔案員做好材料的收集、整理和裝釘工作。（4）要作好檔案的統(tǒng)計(jì)鑒定工作，及時(shí)準(zhǔn)確地按要求做好檔案的統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作。對已達(dá)到保管期限和超過保管期限的檔案，應(yīng)及時(shí)提請分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)組織鑒定小組進(jìn)行鑒定，并按規(guī)定做好檔案的銷毀工作。（5）要積極做好檔案的開發(fā)利用工作。為本行的各項(xiàng)工作提供服務(wù)；要結(jié)合本行工作實(shí)際，積極做好檔案資料的匯編工作，編纂一些利用價(jià)值高的檔案資料為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，充分發(fā)揮檔案的作用。（6）切實(shí)做好檔案的保護(hù)工作，認(rèn)真做好“八防”工作（防塵、防光、防潮、防火、防盜、防高溫、防蟲鼠、防有害氣體），保持庫房清潔和整齊，確保檔案材料的完整與安全。（7）嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家有關(guān)保密工作規(guī)定，執(zhí)行本行檔案的保密制度，維護(hù)檔案的完整與安全。（8）要加強(qiáng)政治和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高自身的政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高工作水平。2、檔案員的考核辦法（1）檔案員的崗位職責(zé)考核工作以崗位職責(zé)為依據(jù)，納入本行工作人員年度考核進(jìn)行，考核的內(nèi)容包括政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平、工作質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度、工作實(shí)績等幾個(gè)方面。（2）對檔案員進(jìn)行考核時(shí)，應(yīng)對各方面的具體內(nèi)容，參照完成崗位職責(zé)的總量和質(zhì)量進(jìn)行全面的考核。（3）考核的辦法按照本行工作年度的考試做法統(tǒng)一進(jìn)行。（4）檔案員的崗位職責(zé)考核工作，由辦公室負(fù)責(zé)，采用先由檔案員進(jìn)行自我總結(jié)，寫出鑒定、自報(bào)等次。然后由干部職工評定，再由辦公室提出考核意見，交考評小組審定，再報(bào)行領(lǐng)導(dǎo)確定考評等次。五、檔案分類編號(hào)方案為了搞好我行檔案的綜合管理工作，統(tǒng)一檔案實(shí)體分類，實(shí)現(xiàn)檔案分類整理、排列、管理、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，促進(jìn)我行檔案業(yè)務(wù)管理水平的提高，充分發(fā)揮檔案為銀行工作服務(wù)。根據(jù)國家檔案局印發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》和《中國農(nóng)業(yè)銀行檔案管理辦法》及《廣東省機(jī)關(guān)檔案分類辦法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我行的實(shí)際情況，制定本方案。（一）分類原則1、檔案的分類原則，是以我行形成的全部檔案為對象，依據(jù)我行的工作職能，結(jié)合檔案的不同內(nèi)容和檔案載體形態(tài)特點(diǎn)，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。2、分類后的檔案，分別用英文字母按順序排列編大類代字。3、本分類方案適宜我行全部檔案實(shí)體分類組卷和排列，檔案的分類按有類設(shè)類，無類空類的辦法設(shè)置。（二）類別設(shè)置1、我行檔案原則上分設(shè)八大類，即：黨政工團(tuán)文書檔案（代字A）；基建檔案（代字B）；設(shè)備、儀器檔案（代字C）；會(huì)計(jì)檔案（代字D）；已故人員檔案（代字E）；聲像檔案（代字F）；信貸檔案（代字G）；實(shí)物檔案（代字H）。2、大類以下的屬類用阿拉伯?dāng)?shù)字作代號(hào)，從左至右依次為一級屬類，二級屬類。（三）分類方法A、黨政工團(tuán)文書檔案（其屬類按內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)結(jié)合問題設(shè)置）1、黨務(wù)工作類1.1黨務(wù)綜合1.2組織工作1.3紀(jì)檢工作1.4宣傳教育1.5其它2、行務(wù)工作類2.1行務(wù)工作會(huì)議2.2行務(wù)工作綜合2.3規(guī)章、制度2.4秘書信訪、保密、檔案2.5編研、簡報(bào)2.6機(jī)關(guān)事務(wù)3、人事勞資類3.1人事勞資工作綜合3.2機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制3.3干部職工管理3.4專業(yè)技術(shù)職稱管理3.5工資晉升、調(diào)資、工資關(guān)系轉(zhuǎn)移3.6干部職工福利3.7計(jì)劃生育工作4、稽核審計(jì)類4.1稽核工作綜合4.2專項(xiàng)稽核工作4.3審計(jì)工作綜合4.4專項(xiàng)審計(jì)工作5、保衛(wèi)工作類5.1安全保衛(wèi)工作綜合5.2案件調(diào)查5.3槍械配備管理5.4其他6、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作類6.1財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)綜合6.2帳務(wù)票匯管理6.3財(cái)產(chǎn)物資管理6.4其他7、計(jì)劃工作類7.1計(jì)劃工作綜合7.2信貸現(xiàn)金計(jì)劃管理7.3社會(huì)調(diào)查7.4統(tǒng)計(jì)7.5其他8、儲(chǔ)蓄工作類8.1儲(chǔ)蓄工作綜合8.2貨幣儲(chǔ)蓄管理8.3儲(chǔ)蓄利率8.4債券、證券發(fā)行、兌付9、信貸工作類9.1信貸工作綜合9.2信貸調(diào)查9.3信貸發(fā)放回收9.4其他10、群團(tuán)工作類10.1工會(huì)工作(職代會(huì))10.2婦女工作10.3共青團(tuán)工作B、基建檔案1、辦公樓2、營業(yè)所3、干部職工宿舍C、設(shè)備、儀器檔案設(shè)備、儀器檔案數(shù)量較少，因此不再分屬類，只按購置時(shí)間的先后整理排列、編號(hào)。D、會(huì)計(jì)檔案1、報(bào)表2、帳簿3、憑證、4、其他會(huì)計(jì)移交、保管、銷毀清冊E、已故人員檔案考慮這部分檔案不多，不設(shè)屬類，可按1人1卷，并按死亡時(shí)間的先后編號(hào)排列。F、聲像檔案一級屬類，按照片、錄音帶、錄像帶、機(jī)讀材料、電子文檔設(shè)置。1、照片2、底片3、錄音帶4、錄像帶5、機(jī)讀材料6、電子文檔G、信貸檔案信貸檔案，不再設(shè)屬類，其整理方法，按年度、按系統(tǒng)和貸款時(shí)間的先后整理。H、實(shí)物檔案實(shí)物檔案，不再設(shè)屬類，按時(shí)間形成順序排列。包括本行獲得的各種獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、字畫、紀(jì)念品等榮譽(yù)和實(shí)物的照片。（四）編號(hào)方法1、黨政工團(tuán)文書檔案的編號(hào)，（1）立卷方法（1999年及1999年以前實(shí)行立卷歸檔）其結(jié)構(gòu)模式為：大類代字＋保管期限代號(hào)＋目錄順序號(hào)＋案卷順序號(hào)組成。保管期限代號(hào)：永久1、長期2、短期3；永久、長期合編為12、長期、短期合編為23；永久、長期、短期合編為0。本行黨政工團(tuán)文書檔案的編號(hào)采用永久，長期合編保管期限代號(hào)，以年度立卷編制目錄號(hào)。例：Ａ１２.１－１（2、……）│││└案卷順序號(hào)（第１、2、……號(hào)卷）││└───目錄順序號(hào)（第1本目錄，1994年為1、1995年為2、1996年為3、……）│└──────保管期限代號(hào)（永久、長期）└─────────大類代字（黨政工團(tuán)文書檔案）（2）立件方法（從2000年開始立卷改革，實(shí)行單件歸檔）排列編號(hào)方法：分年度、按保管期限（永久、長期/30年、短期/10年）分別排列