辦公自動(dòng)化培訓(xùn)

辦公自動(dòng)化培訓(xùn)忻州師范學(xué)院計(jì)算機(jī)系馮素琴1

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3第1頁(yè)，共34頁(yè)。Word文檔處理Word初識(shí)格式編排表格處理高級(jí)編排第2頁(yè)，共34頁(yè)。Word基礎(chǔ)篇一---初識(shí)認(rèn)識(shí)word界面、word文檔圖標(biāo)、文檔擴(kuò)展名新建，保存，打開，另存，重命名word文檔文字編輯（輸入、插入、刪除、復(fù)制、移動(dòng)，輸入法切換，中英文切換，改寫|插入切換，輸入標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和特殊符號(hào)、撤銷、恢復(fù)）選擇文本第3頁(yè)，共34頁(yè)。2013.10.16內(nèi)容總結(jié)認(rèn)識(shí)鍵盤輸入的切換Word文檔新建文檔中文本的選擇文本內(nèi)容的復(fù)制、剪切、移動(dòng)、粘貼幾個(gè)常用的快捷鍵（Ctrl+A,Ctrl+C,Ctrl+X,Ctrl+V）第4頁(yè)，共34頁(yè)。第二節(jié)課內(nèi)容安排打開，保存word文檔。學(xué)會(huì)使用電子郵箱，接受發(fā)送郵件。1、登錄郵箱2、瀏覽郵箱中的各項(xiàng)目（收件箱，草稿箱，已發(fā)送（發(fā)件箱），附件，網(wǎng)盤等）3、收件人的書寫，郵件主題的書寫，郵件正文書寫4、以附件形式上傳word文檔5、發(fā)送6、查看收件箱，接受郵件，下載郵件中的附件到制定位置并打開閱讀。7、回復(fù)郵件8、郵箱的參數(shù)設(shè)置9.上傳下載重要文件到網(wǎng)盤第5頁(yè)，共34頁(yè)。第三節(jié)課安排文件管理（創(chuàng)建，移動(dòng)，復(fù)制，重命名）資源管理器的使用回收站的管理控制面板設(shè)置（顯示，輸入法，日期時(shí)間，用戶帳戶，打印機(jī)，添加刪除程序）第6頁(yè)，共34頁(yè)。認(rèn)識(shí)鍵盤CapsLock鍵為字母大小寫轉(zhuǎn)換鍵。它是一個(gè)開關(guān)鍵。CapsLock燈Backspace(或←─)為退格鍵。使光標(biāo)左移一格,刪除光標(biāo)前字符。Enter(或Return,或←┘)鍵為回車鍵（又稱換行鍵）。用于確認(rèn)或結(jié)束某項(xiàng)操作。(即Shift)為換擋鍵。用于輸入鍵面上方的字符。Ctrl和Alt鍵都為組合鍵。常與其他鍵組合使用。Space(長(zhǎng)的空格棒)為空格鍵。輸入一個(gè)空白字符NumLock為數(shù)字鎖定鍵。當(dāng)打開（NumLock燈亮）時(shí)數(shù)字鍵輸入數(shù)字；當(dāng)關(guān)閉（NumLock燈滅）時(shí)數(shù)字鍵作為控制鍵使用。NumLock燈Esc為放棄鍵。通常定義為“退出”、“結(jié)束”、“返回”。第7頁(yè)，共34頁(yè)。輸入法切換啟動(dòng)或關(guān)閉漢字輸入法：Ctrl+Space切換輸入法：Ctrl+Shift（或Alt+Shift）第8頁(yè)，共34頁(yè)。Word基礎(chǔ)篇二---格式編排字體格式（字體、字號(hào)、字型、格式刷）段落編排（段落分、合，縮進(jìn)，行距，段距，對(duì)齊）頁(yè)面設(shè)置（紙張大小、邊距，插入頁(yè)碼，分頁(yè)）第9頁(yè)，共34頁(yè)。Word基礎(chǔ)三---表格處理插入表格，合并、拆分單元格設(shè)置表格行高、列寬，插入行列單元格對(duì)齊斜線表頭計(jì)算排序第10頁(yè)，共34頁(yè)。Word提高篇---高級(jí)編排分欄公式編排藝術(shù)字插入圖片，繪制圖形，圖文混排文本框文字與段落邊框底紋頁(yè)眉頁(yè)腳樣式與目錄生成第11頁(yè)，共34頁(yè)。Excel電子表格處理Excel初識(shí)格式設(shè)置公式與圖表排序篩選第12頁(yè)，共34頁(yè)。Excel基礎(chǔ)篇---初識(shí)認(rèn)識(shí)Excel工作區(qū)、單元格、活動(dòng)單元格，地址欄、編輯欄，Excel文檔圖標(biāo)、文檔擴(kuò)展名新建，保存，打開，另存，重命名Exce工作簿。添加、刪除、重命名工作表。選定單元格輸入數(shù)據(jù)（文本、數(shù)值、數(shù)字文本、日期時(shí)間、分?jǐn)?shù)、自動(dòng)填充）第13頁(yè)，共34頁(yè)。Excel基礎(chǔ)篇---格式設(shè)置編輯數(shù)據(jù)（移動(dòng)、復(fù)制、選擇性粘貼）單元格設(shè)置行列設(shè)置邊框設(shè)置頁(yè)面設(shè)置第14頁(yè)，共34頁(yè)。Excel提高篇---公式與圖表數(shù)據(jù)的排序與篩選公式的輸入單元格的引用插入圖表格式化圖表第15頁(yè)，共34頁(yè)。Powerpoint演示文稿制作初識(shí)Powerpoint幻燈片中添加各種對(duì)象幻燈片的動(dòng)畫設(shè)置幻燈片的放映幻燈片的美化第16頁(yè)，共34頁(yè)。

Powerpoint基礎(chǔ)篇---初識(shí)幻燈片把文本與圖形圖像，聲音、影像結(jié)合在一起起交流和信息宣傳作用。1.Powerpoint的工作窗口2.Powerpoint視圖3.Powerpoint有關(guān)術(shù)語(yǔ)4.演示文稿的創(chuàng)建5.幻燈片的創(chuàng)建，插入，復(fù)制、刪除，調(diào)整次序。第17頁(yè)，共34頁(yè)。

Powerpoint基礎(chǔ)篇---各種對(duì)象的添加文本添加（占位符，文本框，導(dǎo)入）插入圖片，插入相冊(cè)繪制圖形插入聲音，影片第18頁(yè)，共34頁(yè)。

Powerpoint基礎(chǔ)篇---動(dòng)畫設(shè)置設(shè)置幻燈片的切換效果自定義動(dòng)畫（進(jìn)入、退出、強(qiáng)調(diào)和動(dòng)畫路徑）設(shè)置動(dòng)畫選項(xiàng)（開始、方向和速度）調(diào)整動(dòng)畫播放次序添加超鏈接添加動(dòng)作按鈕第19頁(yè)，共34頁(yè)。

Powerpoint提高篇---幻燈片的放映使用繪圖筆定時(shí)放映連續(xù)放映循環(huán)放映排練計(jì)時(shí)打印、打包成pps放映格式第20頁(yè)，共34頁(yè)。Powerpoint提高篇—美化幻燈片編輯母版應(yīng)用模板，選擇配色方案利用“幻燈片版式”只能修改一張幻燈片，如編輯幻燈片上的文本格式，改變文本框的位置等。如果要使演示文稿中所有幻燈片具有一致的外觀可以通過(guò)幻燈片母版、配色方案和應(yīng)用設(shè)計(jì)模版來(lái)控制幻燈片的外觀。第21頁(yè)，共34頁(yè)。選擇文本拖動(dòng)選定。指針定位到文本首，拖動(dòng)到文本尾。Shift+單擊。單擊文本首，在文本尾Shift+單擊。全部選定：Ctrl＋A組合鍵，或“編輯”／全選。選定欄選定。單擊某行的選定欄，則選定該行。雙擊某段的選定欄，則選定該段。拖動(dòng)選定欄連續(xù)的數(shù)行，則選定該連續(xù)數(shù)行。Alt＋拖動(dòng)。Alt＋拖動(dòng)數(shù)行，選定該數(shù)行矩形塊。第22頁(yè)，共34頁(yè)。選定單元格當(dāng)前正在操作的單元格為活動(dòng)單元格，被黑線框住。要操作單元格首先要“標(biāo)記”為活動(dòng)單元格。該單元格的地址顯示在名稱框中，其中的數(shù)據(jù)和公式顯示在編輯欄中?？梢赃x定一個(gè)或多個(gè)單元格。

選定一個(gè)單元格。單擊需選定的單元格。選定一個(gè)區(qū)域。用鼠標(biāo)從左上角單元格拖動(dòng)到右下角單元格選定一個(gè)連續(xù)區(qū)域。單擊左上角單元格，Shift+單擊右下角單元格行首選定。單擊一行首部（顯示行號(hào)的位置）選定該行全部。列首選定。單擊一列首部（顯示列號(hào)的位置）選定該列全部。全部選定。單擊工作表的左上角（行列號(hào)相交的全選按鈕）選定多個(gè)不鄰接區(qū)域。先選定第一個(gè)區(qū)域，按下Ctrl鍵，再選其他的區(qū)域。第23頁(yè)，共34頁(yè)。輸入數(shù)據(jù)-數(shù)據(jù)輸入到活動(dòng)單元格中，按回車鍵或“輸入√”按鈕確認(rèn)，按Esc鍵或“取消×”按鈕則取消本次輸入。雙擊單元格單擊單元格直接在單元格輸入數(shù)據(jù)在編輯欄中輸入數(shù)據(jù)文本超長(zhǎng)，擴(kuò)展到右列；若右列有內(nèi)容，截?cái)囡@示。文本輸入后，默認(rèn)為左對(duì)齊格式。⑴、文本輸入輸入數(shù)值文本，在數(shù)字前加單引號(hào)’。數(shù)值數(shù)據(jù)輸入后，默認(rèn)為右對(duì)齊格式。⑵、數(shù)值輸入數(shù)值輸入超長(zhǎng)，以科學(xué)記數(shù)法顯示。單元格中數(shù)值保留15位有效數(shù)字，超出位四舍五入顯示。第24頁(yè)，共34頁(yè)。自動(dòng)識(shí)別日期格式為“yy/mm/dd”和“yy-mm-dd”，時(shí)間格式為“hh:mm∪(am/pm)”。（∪為空格）⑶、日期和時(shí)間輸入分?jǐn)?shù)輸入時(shí)，要以0和空格開頭。如：0∪3/5正確輸入后，日期和時(shí)間數(shù)據(jù)為右對(duì)齊格式。⑷、分?jǐn)?shù)輸入⑸、自動(dòng)輸入一批有規(guī)律的序列數(shù)據(jù)可自動(dòng)輸入，如等差數(shù)列。依次輸入前2個(gè)數(shù)據(jù)選中這2個(gè)單元格用鼠標(biāo)拖動(dòng)右下角的“復(fù)制柄”到最后單元格文本和數(shù)字混合的序列同樣輸入。相同數(shù)據(jù)是特例。對(duì)系統(tǒng)自動(dòng)填充序列中的數(shù)據(jù)都可自動(dòng)輸入。用戶可通過(guò)工具／選項(xiàng)／自定義序列添加自定義的序列。第25頁(yè)，共34頁(yè)。⑹、填充輸入有選擇地填充輸入序列數(shù)據(jù)：編輯／填充／序列⑺、有效性輸入保證數(shù)據(jù)輸入的正確性，防止不合邏輯的數(shù)據(jù)進(jìn)入。有數(shù)據(jù)輸入信息和出錯(cuò)警告。選定有效性輸入?yún)^(qū)域數(shù)據(jù)／有效性設(shè)置有效性條件，輸入提示信息，出錯(cuò)警告提示。設(shè)置位置設(shè)置類型設(shè)置范圍設(shè)置有效性條件數(shù)據(jù)性質(zhì)數(shù)據(jù)范圍設(shè)置提示和警告確定確定第26頁(yè)，共34頁(yè)。公式與函數(shù)一、公式中的運(yùn)算符⑴、算術(shù)運(yùn)算符：＋、－、*、/、^、%、（）。運(yùn)算對(duì)象是數(shù)值，運(yùn)算結(jié)果也是數(shù)值。⑵、比較運(yùn)算符：＝、＞、＞＝、＜、＜＝、＜＞。結(jié)果是TRUE（真）或FALSE（假）。⑶、文本運(yùn)算符：&（連接）。是把帶引號(hào)的文字或單元格地址中的文本“連接”起來(lái)。⑷、引用運(yùn)算符：:（冒號(hào)，區(qū)域）引用所指的所有單元格。,（逗號(hào)，聯(lián)合）將多個(gè)引用合并為一個(gè)引用。∪（空格，交叉）同屬于兩個(gè)引用單元格區(qū)域的引用。第27頁(yè)，共34頁(yè)。二、公式的輸入與編輯公式形式：=操作數(shù)和運(yùn)算符操作數(shù)：?jiǎn)卧?、?shù)字、字符、區(qū)域名、區(qū)域等。運(yùn)算符（以優(yōu)先級(jí)由高到低）：:(冒號(hào))、,(逗號(hào))、∪(空格)、－(負(fù)號(hào))、%、^、（*、/、）（＋、－、）&(連接)、（＝、＞、＞＝、＜、＜＝、＜＞）。公式舉例：＝C5*1.15＋D5＝C5＋Sheet2！C5＋C6輸入公式：確定單元格，然后在單元格或編輯欄中輸入公式。輸入方法同數(shù)據(jù)輸入。計(jì)算結(jié)果在當(dāng)前單元格。編輯公式：與數(shù)據(jù)的編輯方法相同。同工作表地址直接引用。同工作簿不同工作表地址加上“工作表標(biāo)簽！”，如Sheet3!D4。不同工作簿地址加上“[工作簿名]工作表標(biāo)簽！”，如[Book2]Sheet!C3。第28頁(yè)，共34頁(yè)。三、函數(shù)簡(jiǎn)介函數(shù)是Excel提供的用于數(shù)值計(jì)算和數(shù)據(jù)處理的現(xiàn)成公式。Excel提供了大量的函數(shù)，可分為以下幾類：①、常用函數(shù)。求和SUM，求平均值A(chǔ)VERAGE，求最大值MAX，求最小值MIN，統(tǒng)計(jì)個(gè)數(shù)COUNT，舍入ROUND(),條件求和SUMIF，求積PRODUCT，邏輯函數(shù)IF()等。②、財(cái)務(wù)函數(shù)。主要進(jìn)行一般的財(cái)務(wù)計(jì)算。③、日期與時(shí)間函數(shù)。主要處理日期和時(shí)間。④、數(shù)學(xué)與三角函數(shù)。主要進(jìn)行數(shù)學(xué)計(jì)算。⑤、統(tǒng)計(jì)函數(shù)。主要對(duì)數(shù)據(jù)區(qū)域進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。此外，還有查找與引用函數(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)函數(shù)、文本函數(shù)、邏輯函數(shù)、信息函數(shù)等。第29頁(yè)，共34頁(yè)。函數(shù)語(yǔ)法形式：函數(shù)名（參數(shù)1，參數(shù)2，……）參數(shù)是：常量、單元格、區(qū)域、區(qū)域名或其他函數(shù)。1、使用自動(dòng)求和按鈕選取求和的行或列單擊“求和”按鈕“求和”結(jié)果存放于選定行的右方單元格、選定列的下方單元格，雙擊該單元格，看到計(jì)算公式。自動(dòng)計(jì)算：求和、均值、最大值、最小值、計(jì)數(shù)。選取計(jì)算區(qū)域在狀態(tài)欄單擊右鍵/選擇一項(xiàng)計(jì)算功能在狀態(tài)欄顯示計(jì)算結(jié)果2、自動(dòng)計(jì)算功能3、函數(shù)的輸入⑴、直接輸入法。在=號(hào)后面直接輸入函數(shù)名和參數(shù)。第30頁(yè)，共34頁(yè)。⑵、粘貼函數(shù)法。不必記憶，引導(dǎo)用戶正確輸入函數(shù)。選定函數(shù)輸入位置粘貼函數(shù)按鈕插入／函數(shù)“粘貼函數(shù)”對(duì)話框選擇函數(shù)類別選擇函數(shù)名稱幫助按鈕確定接著在彈出的“參數(shù)”對(duì)話框中輸入對(duì)應(yīng)參數(shù)，確定。第31頁(yè)，共34頁(yè)。單元格的引用在公式中參與運(yùn)算的是存放數(shù)據(jù)的單元格地址。引用單元格，計(jì)算結(jié)果會(huì)隨原始數(shù)據(jù)的變化自動(dòng)發(fā)生變化，公式的復(fù)制也可避免重復(fù)輸入工作1、相對(duì)引用單元格地址是相對(duì)位置。當(dāng)公式所在單元格位置變化時(shí)，單元格引用會(huì)隨變化自行調(diào)整。描述：列坐標(biāo)行坐標(biāo)。如：B6，A4，C5:F8。2、絕對(duì)引用單元格地址是絕對(duì)位置。當(dāng)公式所在單元格位置變化時(shí)，單元格引用不會(huì)隨變化而改變。描述：$列坐標(biāo)$行坐標(biāo)。如：$B$6，$C$5:$F$8。第32頁(yè)，共34頁(yè)。4、引用方式的相互轉(zhuǎn)換描述：列坐標(biāo)$行坐標(biāo)。或：

$列坐標(biāo)行坐標(biāo)。如：B$6，A$4，C$5:F$8。$B6，$A4，$C5:$F8。選定單元格中的引用部分反復(fù)按F4鍵3、混合引用混合引用是相對(duì)引用與絕對(duì)引用的結(jié)合。當(dāng)公式所在單元格位置變化時(shí)，單元格引用中只有相對(duì)地址部分會(huì)自行調(diào)整，而絕對(duì)地址部分不變化。在相對(duì)地址、絕對(duì)地址、混合地址1、混合地址2，之間依次轉(zhuǎn)換。第33頁(yè)，共34頁(yè)。Powerpoint有關(guān)術(shù)語(yǔ)1.演示文稿演示文稿就是PowerPoint創(chuàng)建的文件，其擴(kuò)展名為.ppt。2.幻燈片