會議要素培訓(xùn)教材

15W1H原則目標(biāo)議題時間與會者會址為了實現(xiàn)會議目標(biāo)進(jìn)行的會議保障相關(guān)工作第一頁，共三十三頁。第二章會議要素第二頁，共三十三頁。開會時間第三頁，共三十三頁。4開會時間第四頁，共三十三頁。時間的步伐有三種：未來姍姍來遲，現(xiàn)在像箭一般飛逝，過去永遠(yuǎn)靜立不動?！耙粋€人可以學(xué)會更有效地使用多種管理工具，以便在同樣多的時間里使自己更加富有成效?！薄耙淮绻怅幰淮缃穑缃痣y買寸光陰?！?第五頁，共三十三頁。6會議時間有三種含義A一是指會議召開的時間；B二是指整個會議所需要的時間、天數(shù)；C三是指每次會議的時間限度。

第六頁，共三十三頁。7以下幾個會議在什么時間召開比較合適：工作周例會職工代表大會農(nóng)業(yè)生產(chǎn)大會周五下午年初根據(jù)生產(chǎn)的季節(jié)性召開第七頁，共三十三頁。8確定開會時間的依據(jù)1.需要2.適宜3.議題的時效第八頁，共三十三頁。9開學(xué)典禮——開學(xué)一周之內(nèi)召開

第九頁，共三十三頁。10教師節(jié)座談會——9月10日之前1-3天內(nèi)第十頁，共三十三頁。11會議時間管理1.做好會議議程、日程的計劃管理2.時間管理“四象限”法3.考慮不確定性第十一頁，共三十三頁。121．做好會議議程、日程的計劃管理會議議程：是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達(dá)出來。它是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據(jù)議程主持會議。擬定會議議程是秘書人員的任務(wù)，通常由秘書擬寫議程草稿，交上司批準(zhǔn)后，在會前復(fù)印分發(fā)給所有與會者。會議議程是會議內(nèi)容的概略安排，它通過會議日程具體地顯示出來。

會議日程：是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排。一般采用簡短文字或表格形式，將會議時間分別固定在每天上午、下午、晚上三個單元里，使人一目了然，如有說明可附于表后。會議日程需在會前發(fā)給與會者。會議日程是根據(jù)議程逐日作出的具體安排，它以天為單位，包括會議全程的各項活動，它是與會者安排個人時間的依據(jù)。會議日程表的制定

要明確具體，準(zhǔn)確無誤。第十二頁，共三十三頁。會議議程—樣式113中國展覽會組織者業(yè)務(wù)交流會議程表

會議主席：陳峰中國展覽組織者專業(yè)委員會秘書長

參加人員：中外展覽會組織者

研討議題：1.異地辦展的注意事項2.國產(chǎn)品牌展覽會的國際化戰(zhàn)略3.參展商參展知識培訓(xùn)的必要性與操作難點(diǎn)4.專業(yè)觀眾組織與數(shù)據(jù)庫保密問題5.如何讓展覽會網(wǎng)站與展覽會自身實現(xiàn)互動6.大型展覽會的風(fēng)險控制問題7.中國展覽組織者專業(yè)委員會介紹第十三頁，共三十三頁。會議議程—樣式214第十四頁，共三十三頁。15會議日程第十五頁，共三十三頁。16課堂練習(xí)：天地酒店銷售團(tuán)隊會議將在5月25日星期一上午9:00在公司總部的三號會議室舉行。主要討論以下問題：銷售二部經(jīng)理的人選、東部地區(qū)銷售活動的總結(jié)、上次會議記錄、銷售一部關(guān)于內(nèi)部溝通問題的發(fā)言、下季度銷售目標(biāo)、酒店銷售人員的招聘和重組。請編制以上會議的會議議程第十六頁，共三十三頁。17天地酒店銷售團(tuán)隊會議議程表酒店銷售團(tuán)隊會議將在5月25日星期一上午9:00在酒店三號會議室舉行。1.銷售二部經(jīng)理的人選2.東部地區(qū)銷售活動的總結(jié)3.上次會議記錄4.銷售一部關(guān)于內(nèi)部溝通問題的發(fā)言5.下季度銷售目標(biāo)6.酒店銷售人員的招聘和重組第十七頁，共三十三頁。18天地酒店銷售團(tuán)隊會議議程表會議名稱：酒店銷售團(tuán)隊會議會議時間：2014年5月25日星期一上午9點(diǎn)會議地點(diǎn)：酒店三樓會議室舉行

會議議程：1.宣布議程

2.說明有關(guān)人員缺席情況

3.宣讀并通過上次會議的記錄

4.東部地區(qū)銷售情況總結(jié)

5.銷售一部經(jīng)理關(guān)于加強(qiáng)團(tuán)隊溝通問題的發(fā)言

6.公司銷售人員的招聘和重組

7.銷售二部經(jīng)理的人選

8.下季度銷售目標(biāo)

第十八頁，共三十三頁。19安排會議議程的原則盡量避免安排重復(fù)的環(huán)節(jié)和重復(fù)的內(nèi)容嚴(yán)格規(guī)定發(fā)言時間合理銜接各個環(huán)節(jié)第十九頁，共三十三頁。20第二十頁，共三十三頁。重要21重要不重要緊急不緊急馬上執(zhí)行制定計劃不必理會交由下屬完成2.時間管理“四象限”法第二十一頁，共三十三頁。有關(guān)時間管理的技巧，大約可以分為高、中、低三個層次。低層次的管理技巧著重利用便條和備忘錄，在忙碌中自行調(diào)配時間和精力。中層次的管理技巧強(qiáng)調(diào)行事歷與日程表，反映時間管理已注意到規(guī)劃的重要性。高層次的管理技巧講究對事務(wù)的分類處理，按輕重緩急進(jìn)行優(yōu)先解決。22第二十二頁，共三十三頁。3.考慮不確定性第一是為每件計劃都留有多余的預(yù)備時間。第二是努力使自己在不留余地，又飽受干擾的情況下，完成預(yù)計的工作。這并非不可能，事實上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精確些。第三是另準(zhǔn)備一套應(yīng)變計劃。23第二十三頁，共三十三頁。為意外事件預(yù)留充足時間波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市的黎明大酒店召開大型的新產(chǎn)品定貨會。參加的有本單位、外單位的人員。總經(jīng)理讓秘書部門負(fù)責(zé)安排，會上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機(jī)。租借放映機(jī)的任務(wù)交給了總經(jīng)理秘書劉小姐。會議召開的時間是8月9日上午十點(diǎn)整，而資料放映的時間是十點(diǎn)十五分。劉小姐打電話給租聘公司，要求租聘公司在9日上午九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時把放映機(jī)送到黎明大酒店的會議廳。9日上午，會議開幕前，波揚(yáng)公司的秘書們正在緊張到做著最后的準(zhǔn)備工作。劉小姐一看表，呀，已經(jīng)九點(diǎn)五十分了，放映機(jī)還沒有送到。劉小姐馬上打電話去問，對方回答機(jī)器已送出。眼看著各地來賓以陸續(xù)進(jìn)廠，劉小姐心急如焚``````24第二十四頁，共三十三頁。被遺忘的國歌——做兩手準(zhǔn)備一次某地黨代表大會的開幕式上，會務(wù)人員未能按大會主持人宣布的程序播放國際歌，雖然得到補(bǔ)救，但終是一件憾事，并受到批評。事情發(fā)生的過程是，會務(wù)組會前起草的“大會開幕式程序（送審稿）”中列有“奏（或播放）國際歌”的一項。大會秘書處一位負(fù)責(zé)人審稿時，擬把此項放在大會閉幕式時進(jìn)行，于是把此項目在開幕式的程序中刪掉了。后來大會秘書處主要負(fù)責(zé)人定稿時，又把該項圈了回來。會務(wù)組的同志，憑印象只知道已經(jīng)刪掉了奏國際歌這項程序，而對后來又被圈了回來一事，未加注意，因此對于在大會開幕式上“奏國際歌”一項事前未做準(zhǔn)備，當(dāng)主持人在大會上宣布“奏國際歌”時，無法奏出，一時形成了冷場。幸好會務(wù)組長急中生智，立即上臺揮拍領(lǐng)唱，這樣才圓了場。會后領(lǐng)導(dǎo)同志說，這一事故該予以批評，吸取教訓(xùn)。但在關(guān)鍵時刻能得到及時補(bǔ)救，這是好的，這一點(diǎn)值得表揚(yáng)。25第二十五頁，共三十三頁。每次會議，會前都應(yīng)充分做好準(zhǔn)備工作，以保證會議能順利進(jìn)行。上面提到的例子，事前如能做好以下幾點(diǎn)，是可以避免事故發(fā)生的。（1）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)信息交流，上下協(xié)調(diào)行為。如會務(wù)組的同志會前能主動掌握大會程序的最后定稿，就可避免工作疏漏。（2）會務(wù)工作，在會前應(yīng)按會議議程、程序逐項做好準(zhǔn)備。其中有的項目還要有兩手準(zhǔn)備，如會場的音響設(shè)備，應(yīng)有現(xiàn)用的和備用的兩套，萬一現(xiàn)用的出了故障，備用的即可接上，確保工作正常進(jìn)行。上面所提到的奏國際歌的問題是屬會場音響的一部分，如能在會前準(zhǔn)備好這首歌的唱片或錄音帶等，急需時就能保證不會失誤。（3）組織會務(wù)的同志，會前、會中都應(yīng)加強(qiáng)對各項準(zhǔn)備工作的督促檢查，發(fā)現(xiàn)疏漏及時補(bǔ)救。26第二十六頁，共三十三頁。27把問題放進(jìn)停車場——確保會議按時開始結(jié)束第二十七頁，共三十三頁。28提高會議時間管理的有效措施1.采取時間記錄分析法2.會議成本分析制度3.不要把會議場所布置得過于舒適4.試一下站著開會5.讓與會者面對大門第二十八頁，共三十三頁。時間記錄分析法記錄：詳細(xì)記錄自己每周、每月或每季一個區(qū)段時間的使用情況，再加以分析綜合，作出判斷，從而了解哪些時間內(nèi)的工作是必要的、有用的，哪些是不必要的、無用的、浪費(fèi)的，加以改進(jìn)，就可以提高時間的管理和使用效率。分析（1）哪些工作是自己根本不必要做的，結(jié)果浪費(fèi)了多少時間（2）哪些工作應(yīng)當(dāng)由其他領(lǐng)導(dǎo)者或管理人員去做，或者由他們?nèi)プ龈线m，而由于自己未能授權(quán)浪費(fèi)了多少時間（3）哪些工作由于安排不合適，而浪費(fèi)了其他領(lǐng)導(dǎo)者和管理者多少時間（4）哪些工作在過去的記錄中就有浪費(fèi)時間的現(xiàn)象，而這次又出現(xiàn)，浪費(fèi)了多少時間。29第二十九頁，共三十三頁。日本太陽工業(yè)公司會議成本分析制度即每次開會時，總是把一個醒目的會議成本分析表貼在黑板上，會議成本的算法是：會議成本=每小時平均工資×3×2×開會人數(shù)×開會時間（小時）。公式中，平均工資之所以乘以3，是因為勞動價值高于平均工資；乘以2是因為參加會議要中斷經(jīng)常性工作，損失要以2倍來計算。因此，參加會議的人越多，成本就越高。有了成本分析制度，該公司開會極為慎重，會議效果也比較好。30第三十頁，共三十三頁。美國某一公司的董事長賴福林在科學(xué)管理時間資源上，稱得上是一位成功的榜樣。他每天清晨６點(diǎn)之前準(zhǔn)時來到辦公室，先是默讀１５分鐘經(jīng)營管理哲學(xué)的書籍，然后便全神貫注地開始思考本年度內(nèi)不同階段中必須完成的五六件重要工作以及所需采取的措施和必要的制度。接著就是重點(diǎn)考慮一周的工作。他把本周內(nèi)所要做的幾件事情一一列在黑板上。大約在８點(diǎn)鐘左右，他在餐廳與秘書共進(jìn)咖啡時，就把這些考慮好的事情，小至職工的孩子入托問題，大到公司的大政方針和計劃，幾乎他認(rèn)為重要的事情都要一起商量一番，然后作出決定，由秘書具體操辦。賴福林的時間管理法，極大地提高了公司工作效率，引起了美國各公司的高度重視和贊揚(yáng)。31第三十一頁，共三十三頁。32課堂練習(xí)：該會議時間可以做何優(yōu)化聘請兼職教授典禮程序：2:45參加典禮的人員入場3:00校領(lǐng)導(dǎo)、處領(lǐng)導(dǎo)、名譽(yù)教授及顧問入場；介紹到會各級領(lǐng)導(dǎo)3:05宣布大會開始1.X院長講話6分鐘2.X校長向各位名譽(yù)教授頒發(fā)名譽(yù)教授證書、證牌（逐位拍照）3.X書記向各位顧問贈送獅頭印章（逐位拍照）4.名譽(yù)教授代表XX集團(tuán)董事長XX講話5分鐘5.第一屆顧問委員會輪值主席XX教授講話5分鐘6.X校長致詞3分鐘7.與XX房地產(chǎn)公司簽訂辦學(xué)基地協(xié)議書5分鐘8.XX房地產(chǎn)公司總經(jīng)理講話5分鐘9.宣布大會結(jié)束，請顧問退席到貴賓廳召開第一次全體會議第三十二頁，共三十三頁。內(nèi)容總結(jié)1。第二章會議要素。開學(xué)典禮——開學(xué)一周之內(nèi)召開。教師節(jié)座談會——9月10日之前1-3天內(nèi)。5.如何讓展覽會網(wǎng)站與展覽會自身實現(xiàn)互動。天地酒店銷售團(tuán)隊會議將在5月25日星期一