合同審批管理辦法

4-內(nèi)蒙古蒙東現(xiàn)代能源有限公司合同審批管理辦法 第一章總則第一條目的為規(guī)范內(nèi)蒙古蒙東現(xiàn)代能源有限公司(以下簡(jiǎn)稱公司)合同審批管理工作，明確合同審批權(quán)限和責(zé)任，建立規(guī)范、有效的合同審批流程，降低公司交易風(fēng)險(xiǎn)，完善公司的內(nèi)部控制制度，根據(jù)國(guó)家的有關(guān)法律，特制定本合同審批管理辦法(以下簡(jiǎn)稱本辦法)。第二條適用范圍(一)公司對(duì)外簽訂合同、協(xié)議(包括變更和解除，以下相同)均適用本辦法，本辦法另有規(guī)定的除外。(二)勞動(dòng)合同、培訓(xùn)協(xié)議等與人事管理相關(guān)的合同由公司其他規(guī)范性文件另行規(guī)定，不屬于本辦法的適用范圍。 第二章合同的規(guī)范第三條合同的定義本辦法所稱合同是指公司在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中以公司名義對(duì)外簽訂或依法由公司承擔(dān)責(zé)任的，旨在設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的合同或協(xié)議。第四條合同的形式(一)合同的簽訂、變更與解除應(yīng)當(dāng)采取合同書的形式。如情況緊急或條件限制不能簽訂合同書的，可以采取其他書面形式，并應(yīng)當(dāng)在情況和條件允許時(shí)盡快補(bǔ)簽合同書。合同書須經(jīng)各方簽字、蓋章后方能成立。(二)書面形式是指合同書、信件和數(shù)據(jù)電文(包括電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件)等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式。(三)在公司經(jīng)營(yíng)中發(fā)生的經(jīng)常性交易(經(jīng)常性交易是指一定期限內(nèi)與相對(duì)固定的合同相對(duì)方進(jìn)行的相對(duì)穩(wěn)定、內(nèi)容重復(fù)的交易，以下相同)，如果公司與對(duì)方已簽訂基本合同、長(zhǎng)期合同或其他形式的合同書(以下簡(jiǎn)稱基本合同等)，約定了雙方交易相關(guān)的基本原則和條件的，承辦部門可以以訂單/定單的形式訂立具體合同。銷售公司產(chǎn)品類經(jīng)常性交易可直接以訂單/定單的形式訂立合同。但需要特殊的交易條件或交易目的的實(shí)現(xiàn)具有不確定性或存在風(fēng)險(xiǎn)隱患的應(yīng)當(dāng)簽訂合同書。(四)合同書的首頁(yè)應(yīng)標(biāo)明合同的編號(hào)。合同編號(hào)的管理適用公司《合同編號(hào)辦法》。采用訂單／定單方式進(jìn)行交易的，訂單／定單的編號(hào)方法另行制定規(guī)范性文件予以執(zhí)行和管理。第五條合同的附件合同有附件的，應(yīng)當(dāng)在合同正文中明確規(guī)定附件名稱，(二)對(duì)于公司董事、高級(jí)管理人員及各部門負(fù)責(zé)人的授權(quán)及確有必要的其他授權(quán)，由行政事務(wù)部統(tǒng)一出具授權(quán)委托書文本。(三)代理人必須忠實(shí)履行職責(zé)，維護(hù)公司的合法權(quán)益，依據(jù)授權(quán)的權(quán)限范圍處理合同相關(guān)事宜。(四)未經(jīng)授權(quán)或超越權(quán)限簽訂合同的，由承辦人和簽字人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。第四章各部職責(zé)第十一條合同承辦部門負(fù)責(zé)合同的簽訂。合同承辦部門指承擔(dān)具體業(yè)務(wù)，提出、簽訂和履行合同的部門，其負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)指定合同承辦人。其主要職責(zé)是：(一)選擇對(duì)方當(dāng)事人，審查及分析對(duì)方當(dāng)事人的資格、信用，向?qū)Ψ剿饕嚓P(guān)證明材料，特殊項(xiàng)目或特殊行業(yè)應(yīng)審查對(duì)方當(dāng)事人的資質(zhì)證明文件；進(jìn)行上述調(diào)查一般至少要求對(duì)方提供或確認(rèn)如下資料：1、營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本原件或加蓋對(duì)方公章的營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件；2、有關(guān)資質(zhì)證書原件或加蓋對(duì)方公章的資質(zhì)證書復(fù)印件；3、授權(quán)委托書原件（加蓋公章及法定代表人簽字）及代理人身份證復(fù)印件；4、確認(rèn)對(duì)方的實(shí)際辦公地址、通信地址、聯(lián)系電話、傳真、郵政編碼等信息，必要時(shí)由對(duì)方蓋章確認(rèn)；5、根據(jù)財(cái)務(wù)規(guī)定，要求對(duì)方提供財(cái)務(wù)報(bào)表或銀行資信證明；6、其他必要的資料。(二)依據(jù)公司保密制度及相關(guān)制度做好保密工作。合同的內(nèi)容及履行涉及到或可能涉及到公司技術(shù)秘密或商業(yè)秘密的，承辦人應(yīng)當(dāng)根據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定在合同中約定保密條款或簽訂保密協(xié)議。(三)草擬合同文本或?qū)彶閷?duì)方提供的合同文本，與對(duì)方協(xié)商并初步確定合同內(nèi)容。合同尚未簽署生效前，承辦人或承辦部門不得提前履行與該等合同有關(guān)的業(yè)務(wù)。(四)按本辦法的程序，將合同送交審批及簽署。合同審批結(jié)束后，承辦部門應(yīng)積極推進(jìn)合同簽署并追蹤合同相對(duì)方簽署情況，合同簽署應(yīng)當(dāng)規(guī)范。合同相對(duì)方的簽署原則上應(yīng)滿足以下條件：（1）簽字處由其法定代表人或經(jīng)書面授權(quán)的代理人簽字；（2）合同相對(duì)方蓋章處加蓋其公章或者合同專用章；（3）合同有多頁(yè)時(shí)還應(yīng)加蓋騎縫章，或由上述簽字人在每頁(yè)草簽。但合同相對(duì)方為國(guó)外公司的，根據(jù)實(shí)際情況可以不適用上述第(2)項(xiàng)。(五)依法律規(guī)定或雙方約定，合同需辦理批準(zhǔn)、公證、登記的，負(fù)責(zé)辦理相關(guān)手續(xù)；(六)負(fù)責(zé)履行合同及督促對(duì)方當(dāng)事人履行合同；(七)負(fù)責(zé)合同的變更、解除；(八)根據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)收集、送交合同檔案；(九)協(xié)調(diào)公司各部門解決合同疑義、糾紛。第十二條公司法務(wù)部門（或人員）、外聘法律顧問(wèn)的職責(zé)。公司法務(wù)部門（或人員）是公司對(duì)外簽訂合同時(shí)提供法律咨詢、負(fù)責(zé)對(duì)合同條款的形式和內(nèi)容的合法性、完整性、一致性進(jìn)行審查并對(duì)其合理性提出參考意見的專業(yè)管理部門（或人員）。其主要職責(zé)是：(一)在合同簽訂及履行過(guò)程中，為承辦部門提供有關(guān)法律咨詢、提供法律意見；(二)對(duì)合同承辦部門提交的合同進(jìn)行審查或作為項(xiàng)目小組的成員直接參與項(xiàng)目洽談，協(xié)助起草合同書；(三)負(fù)責(zé)對(duì)合同文本進(jìn)行法律上的審查，對(duì)合同中明顯超出一般交易慣例有可能損害公司利益的條款進(jìn)行審核；(四)協(xié)助各部辦理合同的報(bào)批、見證、鑒證和公證等事項(xiàng)；(五)根據(jù)有關(guān)部門的要求出具授權(quán)委托書文本；(六)負(fù)責(zé)合同文檔的管理；(七)出現(xiàn)合同糾紛時(shí)，協(xié)助有關(guān)部門進(jìn)行協(xié)商、調(diào)查，必要時(shí)，經(jīng)公司批準(zhǔn)，啟動(dòng)有關(guān)法律程序。第十三條相關(guān)部門的職責(zé)。相關(guān)部門是指除承辦部門和法務(wù)部門（或人員）外，其業(yè)務(wù)和管理權(quán)限與提出的合同有關(guān)聯(lián)的公司各部門。其職責(zé)是對(duì)合同內(nèi)容中涉及本部門職責(zé)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)進(jìn)行審核。如財(cái)務(wù)部門的職責(zé)(一)財(cái)務(wù)部門的職責(zé)是對(duì)合同標(biāo)的、金額、付款方式、發(fā)票形式、稅費(fèi)及與其業(yè)務(wù)相關(guān)的條款進(jìn)行審核。(二)財(cái)務(wù)部門應(yīng)對(duì)合同是否符合投資預(yù)算進(jìn)行審核，對(duì)超預(yù)算的項(xiàng)目或金額，應(yīng)按總經(jīng)理批準(zhǔn)的相關(guān)資料進(jìn)行審核。第五章合同審批的程序第十四條合同審批程序依據(jù)公司章程、董事會(huì)議事規(guī)則、總經(jīng)理辦公會(huì)議事規(guī)則等規(guī)定應(yīng)當(dāng)經(jīng)股東、董事會(huì)或總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過(guò)后方可執(zhí)行的事項(xiàng)，應(yīng)在審議通過(guò)后履行合同審批流程。合同提交審批應(yīng)依據(jù)以下程序(流程圖見附件1)進(jìn)行：(一)承辦部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出與對(duì)方初步確定的合同文本，指定合同承辦人，填寫《合同審查批閱單》(見附件2)；(二)承辦部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同文本及對(duì)方的書面證明材料進(jìn)行審核后在《合同審查批閱單》上簽署意見；(三)由法務(wù)部門（或人員）對(duì)合同的合法性、完整性、一致性、文字的嚴(yán)密性等進(jìn)行審核，在《合同審查批閱單》上簽署意見；(四)由行政綜合部負(fù)責(zé)人對(duì)合同的審批流程進(jìn)行批辦，批辦由相關(guān)部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批；(五)如批辦意見包括相關(guān)部門，承辦人須提交相關(guān)部負(fù)責(zé)人審核，并在《合同審查批閱單》上簽署意見；(六)部門審批完成后，承辦人應(yīng)將附有《合同審查批閱單》的文本按照批辦意見，逐級(jí)上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)簽領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批，并在必要情況下提交董事長(zhǎng)審批。第十五條審批的形式承辦部門應(yīng)當(dāng)以書面形式(或通過(guò)辦公系統(tǒng))進(jìn)行本辦法第十五條規(guī)定的合同審批程序。第六章附則第十六條解釋權(quán)與修改權(quán)本辦法及附件由行政事務(wù)部負(fù)責(zé)解釋和修改。第十七條生效日期本辦法自下發(fā)之日起生效。第十八條附件1、合同審批流程2、《合同審查批閱單》

附件1公司合同審批流程填寫《合同審查批閱單》填寫《合同審查批閱單》承辦部門負(fù)責(zé)人承承辦部門負(fù)責(zé)人承辦人法務(wù)部門（或人員）法務(wù)部門（或人員）行政綜合部負(fù)責(zé)人行政綜合部負(fù)責(zé)人合同存檔發(fā)存檔證明行政綜合部蓋章董事長(zhǎng)（必要時(shí)）總經(jīng)理會(huì)簽領(lǐng)導(dǎo)分管領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)部負(fù)責(zé)人

附件2合同存檔發(fā)存檔證明行政綜合部蓋章董事長(zhǎng)（必要時(shí)）總經(jīng)理會(huì)簽領(lǐng)導(dǎo)分管領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)部負(fù)責(zé)人存存檔號(hào)合同審查批閱單合同編號(hào)：合同名稱：對(duì)方單位：內(nèi)容摘要：