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文檔簡介
計(jì)算機(jī)賬務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程第一節(jié)賬務(wù)處理子系統(tǒng)的工作原理及功能結(jié)構(gòu)一、賬務(wù)系統(tǒng)的手工處理方式手工會計(jì)核算方法:包括設(shè)置會計(jì)科目及賬戶、復(fù)式記賬、填制與審核憑、設(shè)置與登記賬簿、成本核算、財(cái)產(chǎn)清查、編制會計(jì)報(bào)表。使用下面幾種會計(jì)核算組織程序:記賬核算組織程序、科目匯總核算組織程序和匯總記賬憑證核算組織程序等。手工核算方法的弊?。簲?shù)據(jù)處理大量重復(fù)、信息提供不及時、容易出現(xiàn)錯誤、會計(jì)人員工作強(qiáng)度大等。二、賬務(wù)系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)處理方式j(luò)基本的賬務(wù)處理程序并沒有發(fā)生變化:根據(jù)原始憑證編制記賬憑證、根據(jù)記賬憑證按科目分類生成有關(guān)的日記賬和明細(xì)賬、根據(jù)賬簿記錄編制會計(jì)報(bào)表等。計(jì)算機(jī)賬務(wù)系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理流程:如圖3--1編制審核記賬輸出期末業(yè)務(wù)處理編制臨時憑證文件憑證文件發(fā)生額余額文件會計(jì)報(bào)表總賬明細(xì)帳輔助賬記賬憑證原始憑證圖3-1計(jì)算機(jī)賬務(wù)系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理流程54321三、計(jì)算機(jī)賬務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程(與業(yè)務(wù)流程差不多,主要體現(xiàn)數(shù)據(jù)流程)記賬憑證機(jī)制憑證銀行對賬單輸入記賬輸出審核銀行對賬報(bào)表子系統(tǒng)記賬憑證明細(xì)賬日記賬多欄賬總賬輔助賬余額調(diào)節(jié)表已達(dá)賬未達(dá)賬科目余額/發(fā)生額文件臨時憑證文件憑證文件銀行對賬單文件編輯輸入輸入期末業(yè)務(wù)處理部門、項(xiàng)目等輔助文件往來業(yè)務(wù)文件企業(yè)對賬文件往來核銷計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理數(shù)據(jù)流程賬務(wù)處理子系統(tǒng)期末處理輔助核算管理帳簿輸出出納管理憑證處理系統(tǒng)初始化圖3-3賬務(wù)系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)示意圖四、通用賬務(wù)系統(tǒng)的基本功能結(jié)構(gòu)簡單介紹1.系統(tǒng)初始化:系統(tǒng)工作環(huán)境設(shè)置,賬套設(shè)置,科目、憑證種類、初始余額錄入,系統(tǒng)的人員管理,初始銀行末達(dá)賬,初始末核銷往來賬等設(shè)置。
2.憑證處理:嚴(yán)密的制單控制保證填制憑證的正確性。提供資金赤字控制、支票控制、預(yù)算控制、外幣折算誤差控制以及查看最新余額等功能,加強(qiáng)對發(fā)生業(yè)務(wù)的及時管理和控制。完成憑證的錄入、審核、記賬、查詢、打印,以及出納簽字等。
3.出納管理:為出納人員提供一個集成的辦公環(huán)境,加強(qiáng)對現(xiàn)金及銀行存款的管理。查詢和打印現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬、資金日報(bào)表。進(jìn)行支票登記和管理,進(jìn)行銀行對賬并編制銀行余額調(diào)節(jié)表。
4.賬簿輸出:查詢和打印各種已記賬憑證、總賬、日記賬、明細(xì)賬及各種匯總表。5.輔助核算管理:往來管理、部門管理、項(xiàng)目管理等輔助核算項(xiàng)目的管理。
6.期末處理:主要完成期末結(jié)轉(zhuǎn)工作。包括月末的“月結(jié)”及年末的“年結(jié)工作”。
第二節(jié)賬務(wù)處理系統(tǒng)的初始化一、賬務(wù)處理系統(tǒng)的初始化設(shè)置概述系統(tǒng)初始化:根據(jù)本單位的具體情況,利用賬務(wù)處理系統(tǒng)的初始化的功能進(jìn)行設(shè)置,以滿足本單位會計(jì)業(yè)務(wù)處理的需要。系統(tǒng)初始化的內(nèi)容:類似手工方式下選定記賬方式,確定會計(jì)科目和帳戶,設(shè)計(jì)記賬憑證,制定記賬規(guī)則,結(jié)轉(zhuǎn)期初余額等初始建賬工作二、初始化設(shè)置前的準(zhǔn)備工作(一)仔細(xì)閱讀使用手冊理解并掌握系統(tǒng)提供的功能及其使用方法。(二)會計(jì)科目、憑證類型等的確定根據(jù)《會計(jì)法》,《企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則》及《企業(yè)會計(jì)制度》的要求,結(jié)合本企業(yè)會計(jì)核算和管理的需要及軟件的特點(diǎn),確定會計(jì)科目體系和憑證類型。1.會計(jì)科目的確定確定會計(jì)科目體系應(yīng)考慮以下幾方面的要求:必須滿足會計(jì)核算的要求(所設(shè)的科目體系應(yīng)反映全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù))必須滿足管理的要求(要為企業(yè)管理提供各種信息)必須滿足報(bào)表的要求(表的各項(xiàng)數(shù)據(jù)能方便地從機(jī)內(nèi)賬中自動生成)必須保持相對穩(wěn)定性(系統(tǒng)使用后,不能對科目進(jìn)行修改和刪除)必須滿足會計(jì)制度的要求(會計(jì)制度規(guī)定的一級科目不能修改)2.記賬憑證類型的確定記賬憑證是賬務(wù)系統(tǒng)最基本的數(shù)據(jù)來源。記賬憑證一旦設(shè)置和使用,就不允許修改和刪除。因此必須根據(jù)單位會計(jì)核算和管理的需要確定好記賬憑證的類別。(三)會計(jì)數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)備1.往來賬戶數(shù)據(jù)準(zhǔn)備(整理往來賬戶的有關(guān)資料)2.銀行賬數(shù)據(jù)準(zhǔn)備(整理調(diào)整前的余額及未達(dá)賬項(xiàng))3.科目余額的準(zhǔn)備(列出期初余額或明細(xì)科目的發(fā)生額、余額清單)4.憑證摘要的規(guī)范化(對摘要表述和長度進(jìn)行規(guī)范)(四)會計(jì)組織和人員分工的確定會計(jì)組織:根據(jù)會計(jì)信息系統(tǒng)的工作特點(diǎn)進(jìn)行工作崗位的重新劃分并確定每一崗位的工作權(quán)限,以便在系統(tǒng)初始設(shè)置時進(jìn)行操作權(quán)限設(shè)置。人員分工:避免與業(yè)務(wù)無關(guān)的人員或無權(quán)限的人員對系統(tǒng)進(jìn)行非法操作。三、系統(tǒng)控制參數(shù)設(shè)置(菜單總帳-設(shè)置-選項(xiàng))(制單、外幣、憑證、編號方式、往來方式)制單控制:制單序時控制、資金及赤字往來控制、可使用其他系統(tǒng)受控科目、支票控制、制單權(quán)限控制到科目外幣核算控制憑證控制:打印憑證頁腳姓名、憑證審核控制到操作員、出納憑證須由出納簽字賬簿設(shè)置(位數(shù)寬度、輸出方式、賬頁行數(shù)、查詢權(quán)限控制到科目)明細(xì)權(quán)限設(shè)置(制單、審核、查詢權(quán)限控制到科目)四、會計(jì)科目設(shè)置科目編碼:全編碼(按其級次的先后次序建立)且必須唯一??颇棵Q:分為科目中文名稱和科目英文名稱。科目類型:分資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、成本和損益五類。賬頁格式:定義該科目在賬簿打印時的默認(rèn)打印格式。系統(tǒng)提供了金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、外幣數(shù)量式四種賬頁格式供選擇。助記碼:便于用戶記憶而對科目另外編制的代碼,很少用??颇啃再|(zhì)(余額方向):增加登記在借方的科目,科目性質(zhì)為借方;增加登記在貸方的科目,科目性質(zhì)為貸方。只能在一級科目設(shè)置科目性質(zhì)。輔助核算:說明本科目是否有其它核算要求,系統(tǒng)提供部門核算、個人往來核算、客戶往來核算、供應(yīng)商往來核算、項(xiàng)目核算供用戶選用。其他核算:現(xiàn)金科目要設(shè)為日記賬,銀行科目要設(shè)為銀行賬和日記賬。外幣核算:設(shè)定該科目核算的是否有外幣核算,以及核算的外幣名稱。數(shù)量核算:設(shè)定該科目是否有數(shù)量核算,以及數(shù)量計(jì)量單位。科目增加:增加一個新的會計(jì)科目。會進(jìn)行科目合法性和正確性檢查,保持科目代碼唯一性。一個科目可同時設(shè)置兩種專項(xiàng)輔助核算。但個人往來核算不能與其他專項(xiàng)一同設(shè)置,客戶與供應(yīng)商核算不能一同設(shè)置??颇啃薷模簩﹀e誤的屬性進(jìn)行修改。科目查詢:科目查找定位,方便查詢或修改科目。科目刪除:刪除不再使用的科目。已使用的科目不能刪除,非末級科目不能刪除,有余額的科目不能刪除??颇看蛴。嚎颇康暮唵魏兔骷?xì)打印。科目保存:保存科目設(shè)置的內(nèi)容??颇考壌危阂詳?shù)字1、2、3、4、5、6表示,數(shù)字即代表科目級次,如“1”代表一級科目,“2”代表二級科目。一級科目代碼:使用財(cái)政部統(tǒng)一規(guī)定的代碼,符合現(xiàn)行的會計(jì)制度。其他各級科目編碼:按使用單位的實(shí)際情況自行設(shè)定。要注意的問題:應(yīng)全編碼;必須唯一;要適合計(jì)算機(jī)識別和分類處理;簡單明了,便于記憶;要盡量減小位數(shù);具有擴(kuò)展性。例:4-2-2編碼方案:“應(yīng)交稅金-應(yīng)交增值稅-進(jìn)項(xiàng)稅”的全編碼可以為“21710101”。共三級,總長為8。一級科目本級碼二級科目本級碼三級科目本級碼科目的全編碼圖4-3科目編碼示意圖4.會計(jì)科目輔助核算設(shè)置(弄清為什么要設(shè)置輔助核算)設(shè)置:采用輔助核算功能進(jìn)行核算管理時,要將往來單位、個人、部門、項(xiàng)目這些明細(xì)科目的上級科目設(shè)置為末級科目并設(shè)為輔助核算科目,然后將這些明細(xì)科目設(shè)為相應(yīng)的輔助核算目錄。例如:使用輔助核算前使用輔助核算后科目編號科目名稱科目編號科目名稱輔助核算119其他應(yīng)收款119其他應(yīng)收款11901差旅費(fèi)應(yīng)收款11901差旅費(fèi)應(yīng)收款個人往來王堅(jiān)李默11902私人借款11902私人借款個人往來王堅(jiān)李默使用輔助核算,可以減少會計(jì)科目的設(shè)置一個科目設(shè)置了輔助核算后,它所發(fā)生的每一筆業(yè)務(wù)將會記在總賬和輔助明細(xì)賬上。五、憑證類別設(shè)置五種分類:記賬憑證;收款、付款、轉(zhuǎn)賬憑證;現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)賬憑證;現(xiàn)金收款、現(xiàn)金付款、銀行收款、銀行付款、轉(zhuǎn)賬憑證;自定義憑證。若憑證類別只設(shè)置一種,通常為記賬憑證;已使用的憑證類別不能刪除,也不能修改類別字;憑證編號既可以按憑證類別按月自動編號,也可以手工編號。憑證編號一般按(憑證類別)每月自動編號。五種限制:某些類別的憑證在制單時對科目有一定限制,即限制使用或不能使用哪些科目,系統(tǒng)可提供選擇借方必有、貸方必有、憑證必有、憑證必?zé)o和無限制五種限制類型?,F(xiàn)金或銀行存款可作為收款憑證“借方必有”科目;現(xiàn)金或銀行存款可作為付款憑證“貸方必有”科目;轉(zhuǎn)賬憑證可限定為憑證必?zé)o現(xiàn)金或銀行科目類型。五、設(shè)置項(xiàng)目檔案一個單位項(xiàng)目核算的種類多種多樣,如在建工程,對外投資,課題,在產(chǎn)品的成本等一個單位項(xiàng)目核算的會計(jì)科目可能有多個,定義項(xiàng)目目錄后可以顯示或打印項(xiàng)目帳??梢詫⒕哂邢嗤匦缘囊活愴?xiàng)目定義成一個項(xiàng)目大類。設(shè)置項(xiàng)目時要定義項(xiàng)目大類、指定核算科目、定義項(xiàng)目分類、定義項(xiàng)目目錄,等等六、期初余額錄入期初余額:建賬手工帳目的期初余額或累計(jì)發(fā)生額。余額錄入:包括無輔助核算科目期初余額和有輔核算科目期初余額。1.無輔助核算科目期初余額錄入在最末級科目余額欄上直接輸入數(shù)據(jù),上級科目自動累計(jì);有數(shù)量、外幣核算的科目,先錄入本幣金額,再錄入數(shù)量、外幣金額;若期初余額有外幣、數(shù)量余額,則必須有本幣余額;紅字余額用負(fù)數(shù)輸入。2.有輔助核算科目期初余額錄入雙擊輔助核算科目的余額欄,進(jìn)入輔助核算科目期初余額錄入窗口,在輔助賬頁錄入明細(xì)期初余額;往來科目(個人往來、客戶往來、供應(yīng)商往來)應(yīng)錄入期初未達(dá)項(xiàng);由系統(tǒng)自動累計(jì)總賬科目余額;期初余額錄入完畢要試算平衡,否則不能記賬,不能結(jié)轉(zhuǎn)上年余額;若已記賬,將不能再錄入和修改期初余額。七、其他設(shè)置功能:建立和管理用戶在經(jīng)營活動中所涉及到的結(jié)算方式。內(nèi)容:結(jié)算方式編碼(最多分為2級);結(jié)算方式名稱;票據(jù)管理標(biāo)志。功能:定義賬套所使用外幣的匯率,以便制單時調(diào)用。內(nèi)容:通常有浮動匯率和固定匯率設(shè)置。使用固定匯率的用戶,要在填制每月的憑證前,應(yīng)預(yù)先在此錄入該月的記賬匯率;使用變動匯率的用戶,要在填制該天的憑證前,應(yīng)預(yù)先在此錄入該天的記賬匯率。七、其他設(shè)置3.常用憑證定義:功能:定義常用會計(jì)憑證的模板,供填制憑證時調(diào)用,可修改。內(nèi)容:可錄入常用憑證的主要信息:編號、說明,憑證類別;可對常用憑證的憑證分錄內(nèi)容進(jìn)行定義。要求:編號和憑證類別必須輸入;編號不能重復(fù);憑證的主要信息和憑證分錄內(nèi)容要一同定義。4.常用摘要定義功能:定義常用會計(jì)憑證的摘要,供填制憑證時調(diào)用,可修改補(bǔ)充。內(nèi)容:可錄入常用摘要的主要信息:編號、摘要內(nèi)容、相關(guān)科目。要求:常用摘要的編碼不能重復(fù)輸入,也不能為空;如果某條常用摘要對應(yīng)某科目,則可在“相關(guān)科目”處輸入,那么,在填制憑證時,在調(diào)用常用摘要的同時,也被調(diào)入,提高憑證錄入效率。第三節(jié)賬務(wù)處理子系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理一、憑證管理(一)憑證填制填制方式:直接使用審核無誤的原始憑證或先人工制單后集中輸入。憑證分錄:一張憑證可以有多個分錄,但只能同一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。憑證內(nèi)容:包括憑證頭(類型、編號、日期)、憑證體(摘要、科目、輔助信息、金額)。(二)憑證審核審核內(nèi)容:對制單員填制的記賬憑證進(jìn)行檢查核對,主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符,會計(jì)分錄是否正確等。審核人員:具有審核權(quán)限的審核員且制單和審核不能同為一人。憑證一經(jīng)審核,就不能被修改、刪除;作廢憑證不能被審核,也不能被標(biāo)錯;已標(biāo)錯的憑證不能被審核;審核后的憑證需取消審核才能修改,審核后的憑證才可記賬。(三)憑證匯總匯總功能:按條件對記賬憑證進(jìn)行匯總并生成一張科目匯總表。記賬憑證:已記賬和未記賬的憑證都可以匯總。二、記賬記賬目的:將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)作為正式記錄保存,記錄經(jīng)濟(jì)活動的情況。記帳后,在你的總分類帳\明細(xì)分類帳等帳本上就可看到有關(guān)的數(shù)據(jù)記錄記賬過程:選擇記賬憑證、自動檢測記賬憑證、數(shù)據(jù)保護(hù)、正式記賬。選擇記賬憑證—選擇憑證范圍,要求月份不能為空;自動檢測記賬憑證—進(jìn)行平衡校驗(yàn)和會計(jì)科目等有關(guān)內(nèi)容的校驗(yàn);數(shù)據(jù)保護(hù)—記賬前系統(tǒng)自動備份有關(guān)數(shù)據(jù)庫到硬盤中。在記賬過程中,一旦出現(xiàn)意外,系統(tǒng)自動把硬盤數(shù)據(jù)恢復(fù);正式記賬—將選定的記賬憑證記入機(jī)內(nèi)帳簿(包括部門、往來和項(xiàng)目核算的輔助賬簿),逐級匯總,計(jì)算出各科目的累計(jì)發(fā)生額和余額。注意問題:未經(jīng)審核的憑證不能記賬;有不平衡憑證或錯誤憑證時,系統(tǒng)停止記賬;記賬過程不允許中斷。四、賬務(wù)處理子系統(tǒng)的帳簿輸出帳簿輸出:日報(bào)單、日記賬、明細(xì)賬、總賬和輔助賬輸出輸出方式:均有查詢和打印兩種輸出方式。輸出格式:由科目設(shè)置中的賬類所決定,可以輸出三欄式、數(shù)量金額式、復(fù)幣式、多欄式等用戶需要各種賬簿。也可以輸出各種日報(bào)單。計(jì)算機(jī)賬務(wù)系統(tǒng)在任何一級會計(jì)科目都可以輸出對應(yīng)賬簿。1、總賬可查詢和打印各總賬科目的年初余額、各月發(fā)生額合計(jì)和月末余額。2、余額表可查詢統(tǒng)計(jì)和打印各級科目的本期發(fā)生額、累計(jì)發(fā)生額和余額等。余額表則可以輸出某月或某幾個月的所有總賬科目或明細(xì)科目的期初余額、本期發(fā)生額、累計(jì)發(fā)生額、期末余額。在實(shí)行計(jì)算機(jī)記賬后,建議用余額表代替總賬。3、明細(xì)賬明細(xì)賬:查詢各賬戶的明細(xì)發(fā)生情況,及按任意條件組合查詢明細(xì)賬。查詢格式:普通明細(xì)賬、按科目排序明細(xì)賬、月份綜合明細(xì)賬。普通明細(xì)賬是按科目查詢,按發(fā)生日期排序的明細(xì)賬;按科目排序明細(xì)賬是按非末級科目查詢,按其有發(fā)生的末級科目排序的明細(xì)賬;月份綜合明細(xì)賬是按非末級科目查詢,包含非末級科目總賬數(shù)據(jù)及末級科目明細(xì)數(shù)據(jù)的綜合明細(xì)賬。在查詢過程中可以包含未記賬憑證。4、日記賬查詢除現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬以外的其它日記賬,現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬在出納管理中查詢。5、日報(bào)表輸出某日所有科目的發(fā)生額及余額情況(不包括現(xiàn)金、銀行存款科目)。6、多欄賬用于查詢多欄明細(xì)賬。查詢前先定義查詢格式,系統(tǒng)提供自動編制欄目和手動編制欄目兩種定義方式。建議先進(jìn)行自動編制再進(jìn)行手動調(diào)整。7、綜合多欄賬在原多欄賬的基礎(chǔ)上新增的一個賬簿查詢方式,它除了可以以科目為分析欄目查詢明細(xì)賬,也可以以輔助項(xiàng)及自定義項(xiàng)為分析欄目查詢明細(xì)賬,并可完成多組借貸欄目在同一賬表中的查詢。8、各種輔助核算賬簿管理包括個人往來、部門核算、項(xiàng)目核算賬簿的總賬、明細(xì)賬查詢輸出,以及部門收支分析和項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)表的查詢輸出。當(dāng)供應(yīng)商往來和客戶往來采用總賬系統(tǒng)核算時,其核算賬簿的管理在總賬系統(tǒng)中進(jìn)行。第四節(jié)輔助核算與管理輔助核算與管理功能:有些會計(jì)科目設(shè)置了輔助核算,可以查看輔助帳,包括部門核算與管理、單位往來核算與管理、項(xiàng)目核算與管理等。一、部門核算和管理核算功能:包括輸出部門核算賬(總賬,明細(xì)賬)和核對部門賬。如550205設(shè)置了部門核算,可查看部門明細(xì)帳。管理功能:包括部門收支分析表和部門計(jì)劃執(zhí)行報(bào)告。二、個人往來核算和管理核算功能:包括個人往來明細(xì)賬和余額表。如科目1133的個人往來明細(xì)帳管理功能:包括個人往來(借還款)清理、賬齡分析和催款單。如科目1133,總經(jīng)理辦公室肖劍的個人往來清理個人往來清理包括:自動核銷,手工核銷--對無法自動核銷的個人往來業(yè)務(wù)可采用手工核銷方式;帳齡分析--對個人往來余額的時間分布情況進(jìn)行賬齡分析,以便財(cái)務(wù)人員及時了解個人往來款的資金占用情況。三、項(xiàng)目核算和管理核算功能:包括項(xiàng)目賬輸出(總賬,明細(xì)賬)和核對項(xiàng)目賬如快樂英語的項(xiàng)目總帳和明細(xì)帳管理功能:包括項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)表和項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃報(bào)告。注意問題:一個科目可同時設(shè)置兩種專項(xiàng)核算(管理費(fèi)用可以設(shè)置部門和項(xiàng)目核算)個人往來核算不能與其他輔助核算一同設(shè)置客戶往來與供應(yīng)商往來核算不能一同設(shè)置輔助核算賬類必須設(shè)置在末級科目已有數(shù)據(jù)不能設(shè)置或修改輔助核算類型已使用的項(xiàng)目不能刪除,不能修改編碼,不能修改項(xiàng)目分類編碼。第六節(jié)賬務(wù)處理子系統(tǒng)期末業(yè)務(wù)處理主要工作:期末的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)的處理、對賬、結(jié)賬等工作。一、期末的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)處理期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù):每個會計(jì)期間結(jié)賬之前都要進(jìn)行的固定業(yè)務(wù),業(yè)務(wù)的憑證摘要、會計(jì)科目、會計(jì)分錄中資金的來源和計(jì)算方法也是固定的。這些轉(zhuǎn)賬憑證的生成:由計(jì)算機(jī)調(diào)用事先設(shè)置好的轉(zhuǎn)賬憑證模板自動生成??傎~系統(tǒng)轉(zhuǎn)賬定義模板的功能有:提供自動轉(zhuǎn)賬定義、對應(yīng)轉(zhuǎn)賬設(shè)置、銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置、期間損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置等功能的定義。注意問題:轉(zhuǎn)賬憑證模板必須事先進(jìn)行設(shè)置;在調(diào)用模板生成轉(zhuǎn)賬憑證前必須把本月發(fā)生的各種業(yè)務(wù)登記入賬;期末的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)具有嚴(yán)格的處理順序;轉(zhuǎn)賬生成的記賬憑證必須進(jìn)行審核和記賬。二、期末結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)的兩個步驟:自定義轉(zhuǎn)賬憑證:把期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)這類相對固定的特殊憑證,定義為憑證模板,在使用時按規(guī)則調(diào)用。這種憑證模板又稱自定義憑證。(只要定義一次,每個月調(diào)用這個模板就會生成憑證)要自定義轉(zhuǎn)賬憑證的業(yè)務(wù):費(fèi)用分配(如:工資分配等)、費(fèi)用分?jǐn)偅ㄈ纾褐圃熨M(fèi)用等)、稅金計(jì)算(如:增值稅等)、提取各項(xiàng)費(fèi)用(如:提取福利費(fèi)等)、部門核算、項(xiàng)目核算、個人核算、客戶核算、供應(yīng)商核算的結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)。例如:轉(zhuǎn)帳序號:0001轉(zhuǎn)帳說明:計(jì)提短期借款利息借:財(cái)務(wù)費(fèi)用(6603)JG()貸:應(yīng)付利息(2231)QM(2001月轉(zhuǎn)賬生成:每月月末調(diào)用自定義憑證由計(jì)算機(jī)快速生成轉(zhuǎn)賬憑證,轉(zhuǎn)賬生成的記賬憑證必須進(jìn)行審核和記賬才能真正完成結(jié)轉(zhuǎn)工作。注意問題:在進(jìn)行月末轉(zhuǎn)賬之前,必須將所有未記賬憑證全部記賬;對于一組相關(guān)轉(zhuǎn)賬分錄,必須按順序依次進(jìn)行轉(zhuǎn)賬生成、審核、記賬三、試算平衡和對賬對賬:對賬簿數(shù)據(jù)進(jìn)行核對,以檢查記賬是否正確,以及賬簿是否平衡。它是通過核對總賬與明細(xì)賬、總賬與輔助賬數(shù)據(jù)來完成賬賬核對。試算平衡:將所有科目的期末余額按會計(jì)平衡公式“借方余額=貸方余額”進(jìn)行平衡檢驗(yàn),并輸出科目余額表及是否平衡信息。在對賬功能中,按[Ctrl+H]鍵可激活或隱藏【恢復(fù)記賬前功能】菜單。四、結(jié)賬結(jié)賬:計(jì)算和結(jié)轉(zhuǎn)各個會計(jì)科目的本期發(fā)生額和期末余額,同時結(jié)束本期的賬務(wù)處理工作。1.通用賬務(wù)系統(tǒng)結(jié)賬工作的一般處理步驟停止本月的記賬工作;進(jìn)行數(shù)據(jù)保護(hù),數(shù)據(jù)保護(hù)的過程與記賬基本相同;進(jìn)行試算平衡;將本月各賬戶的期末余額結(jié)轉(zhuǎn)下月,成為下月的期初余額。
2.期末結(jié)賬時應(yīng)注意的問題各科目的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)工作必須在結(jié)賬以前完成;當(dāng)月輸入的記賬憑證必須全部記賬,如有未記賬的當(dāng)月憑證,系統(tǒng)將不能結(jié)賬。結(jié)賬后就不能再輸入該月憑證;上月未結(jié)賬,本月無法結(jié)賬;結(jié)賬后產(chǎn)生的賬簿和報(bào)表才是完整的,結(jié)賬前產(chǎn)生的賬簿和報(bào)表不一定能反映該月的全部業(yè)務(wù);每月只能結(jié)賬一次,結(jié)賬前應(yīng)作數(shù)據(jù)備份,結(jié)賬不正確可以恢復(fù)重作;有些通用賬務(wù)系統(tǒng)初始設(shè)置中需要設(shè)定每月的結(jié)賬日期,使用這些軟件必須在規(guī)定的日期進(jìn)行結(jié)賬,否則系統(tǒng)將不予結(jié)賬;結(jié)賬過程同樣不允許無故中斷系統(tǒng)運(yùn)行或關(guān)機(jī)。如何反結(jié)賬操作:在
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