外聯(lián)部工作具體流程及方法樣本

資料內(nèi)容僅供您學(xué)習(xí)參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系改正或者刪除。外聯(lián)部工作具體流程及方法高校間聯(lián)合活動Q1:如何與高校取得聯(lián)系?A:能夠經(jīng)過進(jìn)入對方官網(wǎng)得到聯(lián)系方式。另一種方式是充分利用自己的新老同學(xué),經(jīng)過一層層人際網(wǎng)取得對方聯(lián)系方式。Q2:如何與高校進(jìn)行聯(lián)系?A:一般是先發(fā)短信,短信內(nèi)容根據(jù)不同的活動目的、活動需求而定。如果對方?jīng)]有任何回應(yīng),再打電話過去。聯(lián)系時,一定要注意稱謂、措辭等。之后(一直到活動全部結(jié)束之前),與之保持緊密聯(lián)系。Q3:短信應(yīng)該怎么寫?A:尊敬的XX大學(xué)XX學(xué)院主席/部長您好!N月N日將在我校舉行……,我們衷心期盼貴校……組織/貴協(xié)會(如果不知具體組織名字,要查或問下全稱)能來我校出席活動。請于N月N日星期N之前告知能否來參加(或告知與會人數(shù)),收到煩請您回復(fù)我們謝謝!北師大地遙學(xué)院學(xué)生會外聯(lián)部XX。我方作為主辦方的接待事宜Ｑ4:活動即將開始,對方臨時告訴我們她們出席不了活動。之前該如何避免這種現(xiàn)象的發(fā)生?Ａ:我們聯(lián)系的一般是外聯(lián)部長,她們一般比較忙,可能是忘記了這件事。這就需要我們在之前一直與她們保持緊密聯(lián)系,強(qiáng)調(diào)此處活動的重要性,并不斷提醒對方安排出席人員,還要列出各校出席人員的聯(lián)系方式表,并與之取得聯(lián)系。在活動前一天再次提醒對方活動的時間、地點以及注意事項。以保證對方準(zhǔn)時出席。Q5:與高校代表打電話注意什么?A:開頭先自我介紹:”您好,我是北京師范大學(xué)地遙學(xué)院外聯(lián)部的XX(最好告訴她們你的姓名,以便日后聯(lián)系),請問您是XX學(xué)校XX組織的XX嗎?”接下來說正事兒~打電話前先把自己要說的話想清楚,盡量用最簡短的話表示最多的意思!交談過程中時刻注意禮貌與自信,對方?jīng)]說清楚的要追問,對方問到自己不了解的問題,也能夠?qū)嵤虑笫?問清楚后盡快發(fā)短信告訴對方。Q6:接待高校代表入會場時注意什么?A:提前告訴她們快要到站或校門時通知自己。在引導(dǎo)她們走向會場時最好交流一下,能夠問她們學(xué)校的情況,或者介紹咱們學(xué)校,最好別沒話說?；顒咏Y(jié)束后如果需要的話,再送她們出校門,至少客氣一下?？赡軙Y(jié)交到好朋友哦~名家邀請準(zhǔn)備階段如何尋找名家聯(lián)系方式?名家講壇的名家不拘于任何一種形式,既能夠是作家等文化名人,也能夠是體育明星、企業(yè)家,但須具備一定知名度和社會影響力?；蛘呙覀饔涀珜懻?名家身邊的人等。名家聯(lián)系方式可經(jīng)過以下幾種途徑獲得:網(wǎng)絡(luò)查找相關(guān)信息:入門時常采用,搜索范圍廣,但虛假信息多經(jīng)過往屆積累的聯(lián)系人查找:效率較高,目標(biāo)性強(qiáng)關(guān)注舉辦校園活動的劇組、欄目和名人:一般以高效巡講的形式進(jìn)行,成功率較高人際關(guān)系:利用親朋好友的關(guān)系查找,操作較方便,也較易成功中介機(jī)構(gòu):費用較高,但工作量小,成功率高,特殊情況下采用與名家聯(lián)系應(yīng)注意什么?充分查閱名家的資料,避免不必要的錯誤明確學(xué)聯(lián)的性質(zhì)(直屬學(xué)聯(lián)),了解這個組織,準(zhǔn)備好簡要為名人介紹我們。使用敬語,有禮貌的溝通電話聯(lián)系以表示誠意堅持不屑的努力,經(jīng)常性的溝通當(dāng)名家表示最近檔期已滿時,不放棄聯(lián)系,為以后的工作尋找機(jī)會不卑不亢,樹立北師大學(xué)聯(lián)的良好形象名家講壇活動流程●講壇主題及名家:●活動時間:●活動地點:●活動前期準(zhǔn)備工作和宣傳工作人員安排表:

如有合作社團(tuán),先分配工作,后統(tǒng)一調(diào)度注:如活動有合作單位,要確定協(xié)調(diào)好雙方負(fù)責(zé)部分,開場前也要仔細(xì)確認(rèn)。以防活動中出現(xiàn)不必要的麻煩和紕漏。一、前期準(zhǔn)備批教室及派票場地、桌椅在確定論壇時間后2天內(nèi)完成畫海報在活動舉辦3天前完成傳單(制作后,活動3天前印好)制票,蓋章,制作觀眾信息登記表名家講壇宣傳視頻的制作,內(nèi)容擴(kuò)充接待人員明確學(xué)聯(lián)及師大的歷史及特色,準(zhǔn)備好向名家介紹我們。也能夠談大學(xué)生生活現(xiàn)狀。充分了解名家的資料,避免出現(xiàn)不尊重對方的錯誤。注:批場地流程1)審批教室(一般教室、敬文講堂、教九502)A社聯(lián)審查考評補(bǔ)登記領(lǐng)表、填表經(jīng)審考部審核送往主席團(tuán)審核簽字蓋章B送往團(tuán)委邱季端體育館122柏老師處簽字,120葛老師處蓋章C送往保衛(wèi)處106審核簽字蓋章(需要嘉賓的簡歷)D送往主樓A102教務(wù)處教學(xué)服務(wù)中心審批合適教室E教室審批表一式三份,審批結(jié)束后第一聯(lián)(白)留在教務(wù)處,第二聯(lián)(綠)交回保衛(wèi)處,第三聯(lián)(黃)交回社團(tuán)聯(lián)合會審查考評部,并補(bǔ)登活動地點。22)審批大型活動場地(中北樓后、圖書館、食堂、操場)A社聯(lián)審查考評補(bǔ)登記領(lǐng)表、填表經(jīng)審考部審核送往主席團(tuán)審核簽字蓋章B送往團(tuán)委邱季端體育館122柏老師處簽字,120葛老師處審核蓋章a中北樓后學(xué)五對面到校長辦公室(主樓A403)審核b圖書館到圖書館辦公室審核c食堂到餐飲中心(學(xué)子二樓)審核d操場到體育學(xué)院(邱季端101)審核C送到保衛(wèi)處106審核簽字蓋章D大型活動審批表一式四份,審批結(jié)束后,第四聯(lián)(黃)由社團(tuán)自行留存,第二聯(lián)(粉)交回保衛(wèi)處,第三聯(lián)(藍(lán))交到相應(yīng)校辦,圖書館,餐飲中心工體辦公室,最后將第一聯(lián)(白)交回社團(tuán)聯(lián)合會審查考評部,并補(bǔ)登活動舉辦地點。(審批條幅需要在審查考評部領(lǐng)取登記表,填寫后再交給物業(yè)管理人員,由她們負(fù)責(zé)安排懸掛,懸掛結(jié)束后要做好條幅回收工作)注:所有審批的單子一定在活動前送至活動當(dāng)天負(fù)責(zé)人的手上。二、前期宣傳1)海報:(提前兩天張貼海報,分上下午,共四次,上午十點后,下午四點后)(在海報充分的情況下(每次28張)):地點分配A教二、教四、教九各1(2人)B教八、教七、電子樓各1(2人)C學(xué)五前1、澡堂旁邊1、西南樓1、西北樓1、西西樓1(2人)D研究生路2、東西操場2、藝術(shù)樓1(2人)E中南樓后的那條路2、學(xué)十二等一排宿舍樓2(2人)F中南中北的小院3、立身路5(2人)(注:可根據(jù)海報數(shù)量適當(dāng)增減,如數(shù)量很少,可刪去一些人流不密集的地點,如教八教七電子樓等,并相應(yīng)減少其它地點的海報數(shù)量)2)傳單:派票前1天發(fā),每兩人一棟樓,根據(jù)宿舍的方便程度分配。3)噴繪:提前一周去做提前五~六天掛出來由1人負(fù)責(zé)(好好與對方聯(lián)系后確定)4)橫幅:提一周去做由1人負(fù)責(zé)(好好與對方聯(lián)系后確認(rèn),到底要寫哪些內(nèi)容)外場派票(提前一天或當(dāng)天)地點:邱季端西南角時間:11:30—12:00準(zhǔn)備工作共需4人。將噴繪取下鋪在地上,將宣傳物置好12:00 開始發(fā)票,共6人負(fù)責(zé)2個人負(fù)責(zé)發(fā)票并讓領(lǐng)票的同學(xué)登記,4個人維持秩序,現(xiàn)場發(fā)傳單宣傳

四、活動正式開始1)前期準(zhǔn)備:(共需工作人員7人、主持人1人、攝像或拍照1人:要求拍到與嘉賓的合影,觀眾的照片)以下以活動20:00開始為例19:30—19:45工作人員到場在場內(nèi)外各張貼海報2張確認(rèn)打開嘉賓室或者教工休息室的門確認(rèn)活動使用的設(shè)備(話筒個數(shù),音量,電力,多媒體開啟)等確認(rèn)活動所需物資(礦泉水,紙杯,鮮花,橫幅,座簽等)確認(rèn)拍攝人員到位。19:45—20:00觀眾入場2名工作人員檢票2名工作人員負(fù)責(zé)場內(nèi)秩序 1名工作人員引領(lǐng)嘉賓C20:00活動正式開始(主持人1名、獻(xiàn)花的工作人員1名、多媒體操作人員1名、場內(nèi)機(jī)動人員3名、拍照或攝像(之前確認(rèn)相機(jī)內(nèi)存及電量)1名2)活動流程A開場前主持人提醒一下手機(jī)靜音和不要提前退場B播放名家講壇宣傳視頻(要和合作方交流決定是否播放)C介紹活動主題及嘉賓簡介D嘉賓講座E現(xiàn)場互動(提前與嘉賓溝通好進(jìn)行,設(shè)立托兒數(shù)名)F向嘉賓獻(xiàn)花G活動結(jié)束嘉賓退場,觀眾退場H.工作人員收拾會場I總結(jié)活動,保存照片及資料,向名家發(fā)去感謝信,活動照片。五、活動階段可能出現(xiàn)問題1接待嘉賓有什么注意事項?提前準(zhǔn)備好禮物和名牌提前一個小時到活動現(xiàn)場布置、調(diào)試嘉賓如果初次來我校,盡可能到校門口迎接;若無法到門口迎接,至少在禮堂外或教學(xué)樓前接待服裝得體大方,講話有禮貌,盡可能多的向嘉賓介紹師大及學(xué)聯(lián)活動正式開始前,請嘉賓到休息室休息(教九和敬文有休息室),備好水、水果如果嘉賓提前到達(dá)學(xué)校,盡量批有休息室的教室,如果沒有休息室則盡量與助理溝通使嘉賓不致太早到。禮儀人員應(yīng)如何著裝?穿黑色高跟鞋,化淡妝按要求穿禮服或正裝學(xué)聯(lián)有專門的禮儀隊,一般定期選拔禮儀人員,有需要可聯(lián)系其負(fù)責(zé)人主持人應(yīng)如何著裝?女生化淡妝,穿高跟鞋,最好穿裙裝男生穿西裝,有條件的化淡妝(學(xué)聯(lián)內(nèi)部有主持人的選拔,選上的同學(xué)將有機(jī)會主持學(xué)聯(lián)和社團(tuán)舉辦的各種活動。歡迎大家踴躍報名參加)PPT若無法使用該如何應(yīng)對?提早備份將其上主要內(nèi)容告知支持人,由主持人在串詞中講出若現(xiàn)場觀眾較少該如何處理?讓工作人員入座發(fā)動同學(xué)來捧場到附近人流量大的地方進(jìn)行宣傳觀眾提問時間如果冷場怎么辦?工作人員提問主持人提問如何送嘉賓離席退場?請嘉賓離席要有禮貌可借機(jī)詢問嘉賓是否有其它名家的聯(lián)系方式送嘉賓上車如何清理會場?迅速打掃干凈可回收物品回收與管理員再見、致謝將購買物品的收據(jù)交給部長或者副部長,由她們?nèi)ヘ攧?wù)部報賬再返還。將感謝信發(fā)給名家。萬眾矚目的贊助拉贊助可分為四個階段:策劃、交涉、落實、反饋。一、策劃階段首先,目標(biāo)要明確:說服對方,使之與你建立合作關(guān)系。如何說服?這是問題關(guān)鍵。整個說服過程是建立在雙基礎(chǔ)上的,即在分析雙方利弊后提出一個使雙方受益的合作方案。1)對方需要什么?雖然求各不相同,可是歸根到底,有一點是很明確的,即對方希望經(jīng)過合作產(chǎn)生宣傳效益,進(jìn)而帶來經(jīng)濟(jì)效益;希望投入1塊錢能給她帶來10塊甚至更多利益。2)我方優(yōu)勢何在,如何發(fā)揮?這是對前一問題回答,是說服對方與你而非與她合作的依據(jù)。3)兩者結(jié)合,分析雙方合作的基礎(chǔ),提出使對方宣傳效益有作用的合作方案,即策劃書。在尋找合作伙伴過程中,需特別考慮我方優(yōu)勢與對方的契合點。比如學(xué)?；顒泳哂行麄鞣矫娴膬?yōu)勢;各院系也各有特點,比如計算機(jī)系去找電腦商;體育活動去找體育器材專營,藝術(shù)系、外語系,因女生多,去找美容美發(fā)、時裝化妝等商家,從理論上說成功率比較高。二、交涉階段如果策劃階段是”示愛”,那么交涉階段應(yīng)該”確定關(guān)系”了。因此,該階段的工作重心是化解對方的疑惑,商討合作細(xì)節(jié),最終確定具體的合作模式。首先應(yīng)該注意一些禮儀上的細(xì)節(jié)問題,比如(1)衣著整潔,并盡可能穩(wěn)重些,給對方暗示:我是尊重你的;我是干練的,有經(jīng)驗的;(2)不遲到,向?qū)Ψ奖砻?我是守時的,我是守信的,跟我合作沒錯;(3)無不良習(xí)慣,如摳鼻子,挖耳朵,蹺二郎腿,講粗話問題務(wù)必十分注意,特別是雙方初次見面的時候。當(dāng)然,這就要求我們平時就要培養(yǎng)良好的習(xí)慣。其次,要充分利用語音、語調(diào)、語氣、語速、手勢等說服對方。須知:只有事先說服自己,才有可能說服別人。當(dāng)然,這里涉及一個”度”的把握,否則,過猶不及,適得其反。如何把握”度”的問題,若現(xiàn)對方已被調(diào)動起來,你可適當(dāng)再提一提;若對方稍流露出一絲不耐煩,那么適可而止,策劃書的改寫,或簡要列舉,或重復(fù)強(qiáng)調(diào),也要因人而異。那么,如何觀察?觀察臉部神情,特別是觀察眼睛,是最有效的。有人說,處處留心皆學(xué)問,如果我們把人際交往當(dāng)作是一門學(xué)問,那么這門學(xué)問的治學(xué)捷徑正是:心細(xì)。當(dāng)然,這里又涉及一個”度”的問題,即是”注視”而非”逼視”,否則會使對方惱火,使雙方尷尬。如何把握這個”度”,還是老方法,觀察對方的反應(yīng),靈活處理。以上談的都是一些交往過程中應(yīng)該注意的問題,事實上,該階段的重要任務(wù)是與對方商討合作細(xì)節(jié)問題,真正目標(biāo)是確立合作關(guān)系。當(dāng)然,前提是態(tài)度要誠懇。能做什么,準(zhǔn)備如何去做,要求明確而詳盡。特別要注意的是,沒有把握的事項不能隨意答應(yīng)下來,因為這些討價還價將是協(xié)議的條款依據(jù),一旦簽約,白紙黑字,是要負(fù)法律責(zé)任的。交涉過程中,應(yīng)該強(qiáng)調(diào)的是宣傳方式,即你能做什么,準(zhǔn)備如何落實,而不要一味夸大宣傳效益。因為廣告就是一種投資,投資就是要承擔(dān)一定風(fēng)險的。這里有兩層含義:首先,宣傳效益不等于經(jīng)濟(jì)效益,利弊得失的判斷工作應(yīng)該由對方去完成;其次,宣傳效益最終要經(jīng)過宣傳行為來實現(xiàn),因此有哪些宣傳方式準(zhǔn)備如何落實才是我們自始自終要強(qiáng)調(diào)突出的,這實際上是消除對方的后顧之憂,引導(dǎo)對方作出有利于我方的判斷。經(jīng)費預(yù)算,是談判工作的重中之重。如果能夠作價格調(diào)整,該退讓的還是要退讓,以免因小失大。如果無法讓步,那么要特別注意說話技巧。曾有一家商家很有合作意向,只待我在經(jīng)費上作出讓步,而我所列的經(jīng)費是非常實在的,沒有任何的調(diào)整空間了。談了三層意思:1)我方價格是很實在的,而且基本上都用在宣傳方面,我方是有誠意。2)合作雙方要有合作誠意,如果你方在價格上還堅持另有要求,那么,就是你方缺乏合作誠意的表現(xiàn)。3)一起把活動搞好,是我們的共同目標(biāo),必須的經(jīng)費是不能”偷工減料”的;我方價格很實在,因此我們不應(yīng)該把時間花在一二拾、一兩百的討價還價中,而應(yīng)該商討如何保證地把活動做得最好,這才是對雙方都更有利的。其實,整個正面交涉過程實際上就是揣摩對方心理,并有針對性地一一化解矛盾的過程。最后強(qiáng)調(diào)一點,在整個交涉過程中,確確實實要站在對方利益角度考慮問題,理由很簡單:只有對方認(rèn)識到你有為她著想,她能從活動中受益,她才愿意投資,你才能獲得資助。這是整個過程的關(guān)鍵。三、落實階段在很多同學(xué)想象中,拉贊助僅局限在前兩步,以為拿到錢就結(jié)束了。其實這是一種誤解。簽合同,拿到錢,只是合作的開始,真正的工作剛剛展開,比如還要落實協(xié)議條款,還要提供反饋資料。對于協(xié)議條款的落實問題,不但僅是態(tài)度問題,還是性質(zhì)問題,決定了雙方是合作關(guān)系還是欺詐與被欺詐關(guān)系。如果是前者,雙贏;如果是后者,看起來是一贏一輸,實際上是”雙輸”,往往是被欺詐者”一朝被蛇咬,十年怕井繩”,而欺詐者”撿個芝麻,丟了西瓜”。如何做好落實工作,我以為最佳方式即與對方經(jīng)常溝通,一起探討,并付諸實施。這里還涉及到積極反饋的問題。四、反饋階段先回答一個問題:為什么要反饋?首先,要求反饋,這就鞭策你把承諾落實到位,把工作做到家;其次,從學(xué)習(xí)和鍛煉的角度來看,只有反饋,與商家多溝通,才能總結(jié)經(jīng)驗,吸取教訓(xùn),從而得到提高。廣告就是投資,投資就有風(fēng)險,因主客觀原因,誰也不可能做每一次每一項都讓商家百分之百地滿意(更何況有些商家的期望值過高),那么,在反饋過程中與商家探討問題何在,有無補(bǔ)救辦法……一般說來,只要你的工作確實到位甚至基本到位,商家一般是不會太為難學(xué)生的。商家最恨的是拿錢之前軟磨硬泡,拿錢之后不見蹤影;商家最怕的是被騙的感覺,特別是被”學(xué)生娃”騙的感覺,這種感覺可能比丟了幾個錢更讓她們難受。第一,好的服務(wù)方能招來”回頭客”;第二,這些”回頭客”往往樂于從中穿針引線,幫你介紹她人,大家能夠想象這類合作的成功率極高;第三,如果你善于交際,你們能夠探討一些其它共同感興趣的話題,往往能夠建立良好的人際關(guān)系,而對方往往是有著豐富生活閱歷的長者,你能夠從中學(xué)到許多為人之道,在筆者看來,這比什么都重要。更何況,一旦對方信任你,欣賞你,她們就將全力支持你。最后,作一點小結(jié)。拉贊助的要訣是”膽大、心細(xì)、臉皮厚”。膽大——超越與陌生人打交道的心理障礙問題。心細(xì)——處處留心皆學(xué)問。臉皮厚——臉皮,像手繭,越磨越厚。譬如,筆者之因此能敢自不量力,班門弄斧,皆歸功于長期磨練的成果——臉皮夠厚。一位手機(jī)商說,校內(nèi)大學(xué)生具有相當(dāng)大的消費潛力。利用組織的各種活動向?qū)W生進(jìn)行宣傳,不但能節(jié)省很多廣告成本,而且還省去了很多審批手續(xù)上的麻煩.因此,我們在拉贊助的過程中一定要有信心,要有堅持不懈的精神,只要我們做好了以上這些何患不嬴何憂不勝。備注一:如何取得公司的聯(lián)系方法:1.114查公司號碼。2.經(jīng)過協(xié)會或師兄師姐獲得已聯(lián)系過公司的聯(lián)系資料。3.逛街的時候,注意一下各個商家的聯(lián)系電話,她們可能成為你下一個贊助商。4.經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)得到公司的聯(lián)系方式。5.經(jīng)過商品得到公司的聯(lián)系方式。6.經(jīng)過朋友,同學(xué),親人得到公司聯(lián)系方式。備注二:聯(lián)系公司注意的小問題。1.不要在前臺小姐那里浪費太多時間,她沒有決定權(quán)。2.當(dāng)公司叫你傳真過去的時候,不要理她,最好說送上門或直接見面會談。因為傳真的價格不是你能夠承擔(dān)的,而且大部分都是沒有結(jié)果的。3.去一家公司,無論你如何失敗,對方如何沒有誠意和興趣都好,你一定要拿到其中一個人的聯(lián)系方式(卡片)。4.拉贊助的時候,除了介紹的話,其它的少說,讓你的贊助商多說話,并認(rèn)真仔細(xì)回答她的問題。并記錄她的觀點和看法。5.拉贊助的時候注意提及具體、細(xì)節(jié)的東西。這樣的話公司會覺得我們是準(zhǔn)備充分和認(rèn)真對待的。關(guān)于拉贊助指導(dǎo)教材1．熟悉自己的學(xué)校