時(shí)間管理四象限

時(shí)間管理一重要緊急四象限法則62018.07,2317:11:04字?jǐn)?shù)3883閱讀61834很多時(shí)候我們都只知道四象限法則，卻不知道“猴子法則”以及對(duì)第二象限進(jìn)行任務(wù)分解。一、什么是四象限法則四象限法則（有別于數(shù)學(xué)函數(shù)象限）究竟是什么占據(jù)了員工、企業(yè)的時(shí)間？美國(guó)著名管理學(xué)家科維提出的一個(gè)時(shí)間管理的理論：時(shí)間“四象限”法，把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的程度進(jìn)行了劃分，基本上可以分為四個(gè)“象限”：既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。按處理順序劃分：先是既緊急又重要的，接著是重要但不緊急的，再到緊急但不重要的，最后才是既不緊急也不重要的?！八南笙蕖狈ǖ年P(guān)鍵在于第二和第三類的順序問(wèn)題，必須非常小心區(qū)分。另外，也要注意劃分好第一和第三類事，都是緊急的，分別就在于前者能帶來(lái)價(jià)值，實(shí)現(xiàn)某種重要目標(biāo)，而后者不能。四象限的關(guān)系第一象限和第四象限是相對(duì)立的，而且是壁壘分明的，很容易區(qū)分。第一象限是緊急而重要的事情，每一個(gè)人包括每一個(gè)企業(yè)都會(huì)分析判斷那些緊急而重要的事情，并把它優(yōu)先解決。第四象限是既不緊急，又不重要的事情，有志向而且勤奮的人斷然不會(huì)去做。第二象限和第三象限最難以區(qū)分，第三象限對(duì)人們的欺騙性是最大的，它很緊急的事實(shí)造成了它很重要的假象，耗費(fèi)了人們大量的時(shí)間。依據(jù)緊急與否是很難區(qū)分這兩個(gè)象限的，要區(qū)分它們就必須借助另一標(biāo)準(zhǔn)，看這件事是否重要。也就是按照自己的人生目標(biāo)和人生規(guī)劃來(lái)衡量這件事的重要性。如果它重要就屬于第二象限的內(nèi)容；如果它不重要，就屬于第三象限的內(nèi)容。投資第二象限第一象限的事情重要而且緊急，由于時(shí)間原因人們往往不能做得很好。第二象限的事情很重要，而且會(huì)有充足的時(shí)間去準(zhǔn)備，有充足的時(shí)間去做好。可見(jiàn)，投資第二象限，它的回報(bào)才是最大的。走出毫無(wú)意義的第三象限，把有限的時(shí)間投入到最具收益的第二象限去，不要再在第三象限做那些緊急但是不重要的無(wú)聊事情了。上面是一個(gè)普通人和高效能人士時(shí)間安排的一個(gè)比較圖。高效能人士的時(shí)間安排是，把65%-80%的時(shí)間安排在重要但不緊急的工作，由于他們把大部分工作都提前統(tǒng)籌和規(guī)劃好了，其余象限的工作自然而然就減少了。第二象限重要但不緊急的工作包括問(wèn)題的發(fā)掘與預(yù)防、持續(xù)學(xué)習(xí)、關(guān)于團(tuán)隊(duì)的建設(shè)、真正有效的授權(quán)、確定自己的個(gè)人使命、長(zhǎng)期的職業(yè)生涯規(guī)劃、個(gè)人使命等。案例：一個(gè)價(jià)值2.5萬(wàn)美元的建議曾經(jīng)有位效率研究專家艾伊貝李，他給當(dāng)時(shí)的美國(guó)史卡魯鋼鐵公司的總裁查魯斯一個(gè)時(shí)間管理的建議，結(jié)果查魯斯因?yàn)檫@個(gè)建議給了艾伊貝李一張價(jià)值2.5萬(wàn)美元的支票，那是為了感激李給他的這個(gè)神奇的建議，那么這個(gè)建議是什么？讓我們來(lái)揭開(kāi)這個(gè)謎底。原來(lái)，查魯斯每天忙于公司中繁復(fù)的事務(wù)，他是一個(gè)追求完美的人，但是事無(wú)巨細(xì)，他一個(gè)人怎么可能管得過(guò)來(lái)，于是很多事情最后都不能有效地做下去。而李的這個(gè)建議正是：.不要想把所有事情都做完。.手邊的事情并不一定是最重要的事情。.每天晚上寫(xiě)出你明天必須做的事情，按照事情的重要性排列。.第二天先做最重要的事情，不必去顧及其他事情。第一件事做完后，再做第二件，依此類推。.到了晚上，如果你列出的事情沒(méi)有做完也沒(méi)關(guān)系，因?yàn)槟阋呀?jīng)把最重要的事情都做完了，剩下的事情明天再做。于是，查魯斯按照李給他的建議試了一段時(shí)間，誰(shuí)知效果非常驚人。當(dāng)然，你也可以試一下李的建議！備注:“四象限時(shí)間管理”的目標(biāo)不是鼓勵(lì)用戶將日程安排的極其飽滿，每天完成N多事情才覺(jué)得有成就感，而是要讓您學(xué)會(huì)將時(shí)間、精力更多地分配到那些對(duì)于達(dá)成人生目標(biāo)有重要價(jià)值的事情上，即關(guān)注那些“重要不緊急”象限里的任務(wù)。不同的價(jià)值觀，對(duì)于同一件事情的事務(wù)象限劃分也會(huì)不一致。二、如何對(duì)事項(xiàng)進(jìn)行四象限歸類既然是按照重要程度和緊急程度來(lái)進(jìn)行區(qū)分，那如何評(píng)估一件事情的重要程度以及如何得知一件事情的緊急程度呢？很多書(shū)在介紹完什么是四象限法則后，就開(kāi)始說(shuō)要減少第一象限和第三象限的時(shí)間，多把時(shí)間放在第二象限諸如此類。卻不知道很多人在了解四象限概念后并不知道如何對(duì)事項(xiàng)進(jìn)行四象限歸類，雖然小強(qiáng)老師關(guān)于這方面的篇幅也不多，卻給出了一個(gè)指導(dǎo)性意見(jiàn)。評(píng)估一件事情時(shí)，重要程度的標(biāo)準(zhǔn)是按照職業(yè)價(jià)值觀來(lái)判斷的，緊急程度是按照時(shí)間底限來(lái)確定的。當(dāng)我們手上的待辦事項(xiàng)清單已經(jīng)列好一堆事情時(shí)，大部分人并不知道如何對(duì)事項(xiàng)進(jìn)行分類，小強(qiáng)老師給出的建議是：1）給所有的待辦事項(xiàng)后面增加兩列，分別是“重要程度”和“緊急程度”；2）先對(duì)事項(xiàng)進(jìn)行“輕重”區(qū)分，給所有事項(xiàng)以職業(yè)價(jià)值觀為標(biāo)準(zhǔn)區(qū)分為是重要還是不重要；3）再對(duì)事項(xiàng)進(jìn)行“緩急”區(qū)分，給所有事項(xiàng)以時(shí)間截止期限為標(biāo)準(zhǔn)區(qū)分是緊急還是不緊急。如此簡(jiǎn)單幾步，就基本可以把所有待辦事項(xiàng)分類歸集到對(duì)應(yīng)四象限中。三、處理四象限事務(wù)的法則其實(shí)可以看出我們?cè)趦?yōu)化清單時(shí)是按照先輕重再緩急的思路，所有我們?cè)诎才殴ぷ鲿r(shí)應(yīng)該把主要的精力放在重要的事項(xiàng)，首先重要且緊急的優(yōu)先級(jí)肯定最高，對(duì)于重要不緊急或者緊急不重要的事情，我們應(yīng)該把更多的精力放在重要不緊急的事項(xiàng)上。以我個(gè)人為例，同樣一件事情，如果有時(shí)間截止日期的要求，處理起來(lái)的時(shí)候就會(huì)特別煩躁而且不能靜下心來(lái)進(jìn)行處理。1、第一象限：立即去做重要且緊急，立即去做，類似于孩子填報(bào)志愿、處理媒體對(duì)公司的負(fù)面報(bào)道等等，無(wú)可否認(rèn)，肯定是第一優(yōu)先級(jí)進(jìn)行處理，否則后果非常嚴(yán)重，不過(guò)在立即去做的同時(shí)得思考真的有那么重要且緊急的事情嗎。我們工作中的主要壓力和生活的主要壓力就是來(lái)自于第一象限的任務(wù)，但第一象限中80%的任務(wù)都是來(lái)自于第二象限中沒(méi)有被很好處理的事務(wù)。比如孩子填報(bào)志愿，如果把填報(bào)志愿前100天的時(shí)候，就是一項(xiàng)第二象限的工作，然后可以有計(jì)劃的考慮，是否要了解孩子的興趣，是否要聽(tīng)長(zhǎng)輩的說(shuō)法，是否要知道專業(yè)的發(fā)展情況，如果在填報(bào)志愿當(dāng)天或者前兩三天考慮，那就是第一象限的工作，然后你就會(huì)火急火燎的做出一個(gè)決定，很明顯這個(gè)決定肯定不會(huì)比納入第二象限時(shí)就開(kāi)始處理來(lái)的周全。2、第二象限：有計(jì)劃的去做重要但不緊急，有計(jì)劃的去做。比如編寫(xiě)下個(gè)季度的工作計(jì)劃、指定家庭投資理財(cái)策略。這些事情雖然看起來(lái)不緊急，但如果不處理的話隨時(shí)都會(huì)發(fā)展成為重要而且緊急的事情。對(duì)于這類事情，也要制定一份時(shí)間計(jì)劃表，持續(xù)推進(jìn)，避免進(jìn)入第一象限。作者在書(shū)中給出的方法如下：1）對(duì)第二象限的事務(wù)進(jìn)行目標(biāo)描述和任務(wù)分解如果是放在第二象限的事情，那基本上都可以稱之為一個(gè)項(xiàng)目，需要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行任務(wù)分解，然后給出項(xiàng)目及各個(gè)任務(wù)的目標(biāo)，同時(shí)給出計(jì)劃時(shí)間和負(fù)責(zé)人。這樣做的好處：當(dāng)我們開(kāi)始做的時(shí)候，就迫使我們將精力花在第二象限中，再小的一個(gè)動(dòng)作也是一種開(kāi)始；有利于將一個(gè)項(xiàng)目做細(xì)，做的有計(jì)劃，時(shí)刻知道下一步該做什么（這里面有個(gè)小提示，切忌進(jìn)入無(wú)休止的計(jì)劃時(shí)間）明確任務(wù)完成的標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)給任務(wù)設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，就知道什么時(shí)候算達(dá)成任務(wù)；分解后的小任務(wù)有利于進(jìn)度控制，可以隨時(shí)提醒自己截止日期，這也是避免進(jìn)入第一象限的關(guān)鍵。3、第三象限：交給別人去做，用“猴子法則”走出第三象限不重要但緊急，比如客戶的求救電話，臨時(shí)電話會(huì)議，這個(gè)部分的精力開(kāi)銷是不可避免的，但是不能認(rèn)為緊急的就是重要的，需要評(píng)估這件事情相對(duì)于手頭其他事情的重要程度再做決定。作者提出的“猴子法則”是我上次看完這本書(shū)的最大收獲，可能第二象限的工作方法需要長(zhǎng)期修煉，那猴子法則應(yīng)該是比較容易入手的。大部分人發(fā)現(xiàn)時(shí)間不夠的主要原因是將太多不屬于自己的工作攬?jiān)谧约荷砩?。比如一個(gè)同事遇到一個(gè)麻煩，然后跑過(guò)來(lái)跟你抱怨，原本這個(gè)事情是在你同事身上，結(jié)果你開(kāi)始關(guān)切的聽(tīng)他講述，然后這個(gè)問(wèn)題果然很麻煩，你沒(méi)法直接給出答復(fù)，你就說(shuō)“這個(gè)問(wèn)題確實(shí)復(fù)雜，你需要仔細(xì)想想”，結(jié)果原本在你同事頭上的猴子就跳到你身上，你同事就變成監(jiān)督者，時(shí)不時(shí)都有可能會(huì)問(wèn)你思考的怎么樣。雖然你可能會(huì)說(shuō)你只是好心，但我們應(yīng)該避免這種情況，讓他們把你當(dāng)做自己猴子的收容站，收的越多，他們給的就越多，最后你可以光顧著照顧別人的猴子，沒(méi)有精力照顧自己的猴子。上面主要是說(shuō)不要做老好人，另一方面可以應(yīng)用與在團(tuán)隊(duì)協(xié)作時(shí)不要讓工作進(jìn)度停留在自己身上。當(dāng)你手上碰到的事情需要其他同事協(xié)助處理時(shí)，就需要在知道事情時(shí)盡早將事情轉(zhuǎn)交給其他同事，你只是負(fù)責(zé)跟進(jìn)進(jìn)度，而不是一直將事項(xiàng)放在自己這邊，等到最后時(shí)刻才想起轉(zhuǎn)交給同事。這個(gè)習(xí)慣對(duì)我受益非常大，一方面給同事預(yù)留了充足的時(shí)間，另一方面基本上都是我去push別人而不是別人來(lái)push我，整個(gè)人的工作狀態(tài)也會(huì)變好。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是甩掉自己身上的猴子，或者將猴子放回到他主人身上去。下面是書(shū)中給出的幾個(gè)經(jīng)典例子，如果看文字不好理解的話，可以結(jié)合下面的例子進(jìn)行理解。4、第四象限：盡量別去做不重要而且不緊急，比如看無(wú)聊的電視節(jié)目、刷手機(jī)等。這個(gè)象限的事情用來(lái)當(dāng)做前三個(gè)象限的調(diào)劑還差不多，可以通過(guò)做一些不重要且不緊急的事情來(lái)調(diào)整自己的心態(tài)和身體，但如果一直沉迷于第四象限，那我們的產(chǎn)出就會(huì)打折扣，就是在浪費(fèi)生命。比如，當(dāng)身心疲憊的時(shí)候，約上幾個(gè)哥們一起吃飯喝酒，這叫勞逸結(jié)合，但如果每天都這么做，那就是不務(wù)正業(yè)了。四、四象限法則小結(jié)對(duì)以上的內(nèi)容我們來(lái)做個(gè)簡(jiǎn)單的總結(jié)，先把事項(xiàng)分類然后放入四象限中，然后針對(duì)不同象限中的事情各個(gè)擊破，