2023年版采購平臺(tái)的使用：注意事項(xiàng)、辦法

2023年版采購平臺(tái)的使用：注意事項(xiàng)、辦法一、采購平臺(tái)使用注意事項(xiàng)電子商務(wù)的迅猛發(fā)展，深刻影響著采購行業(yè)的發(fā)展，不僅為采購方帶來了諸多的便利，也為供應(yīng)商提供了客源。采購平臺(tái)成為連接供應(yīng)商和采購方的工具，但是企業(yè)在使用采購平臺(tái)時(shí)應(yīng)注意以下4個(gè)事項(xiàng)，具體如表12-1所示。表12-1采購平臺(tái)使用注意事項(xiàng)表注意事項(xiàng)具體內(nèi)容平臺(tái)方面確定好采購需求后，要選擇采購的平臺(tái)。在搜集采購平臺(tái)的信息時(shí)，要綜合衡量多個(gè)采購平臺(tái)，查看采購平臺(tái)的資質(zhì)、規(guī)模、口碑、信用等，從中挑選幾個(gè)符合條件的采購平臺(tái)供應(yīng)商方面采購平臺(tái)選定后，在相應(yīng)的采購平臺(tái)上搜集需采購的物資信息，對(duì)符合采購要求的多名供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、供貨能力、售后評(píng)價(jià)、物資質(zhì)量、財(cái)務(wù)能力、管理能力等，選擇合適的供應(yīng)商價(jià)格談判方面與選定的供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判。采購方可就大批量或者集中采購，與供應(yīng)商進(jìn)行談判，獲取供應(yīng)商的價(jià)格優(yōu)惠，或者與供應(yīng)商建立長期的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，獲取相對(duì)的價(jià)格優(yōu)勢(shì)與長期合作的機(jī)會(huì)采購方面◆物資信息。確定需要采購的物資的基本信息，包括規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、包裝等內(nèi)容◆運(yùn)費(fèi)問題。與供應(yīng)商協(xié)商運(yùn)費(fèi)的支付方，協(xié)調(diào)達(dá)到一定的條件的話，給與一定的運(yùn)費(fèi)優(yōu)惠◆運(yùn)輸問題。與供應(yīng)商協(xié)商是供應(yīng)商送達(dá)、第三方送達(dá)、還是自提。選擇什么運(yùn)輸方式，陸運(yùn)、海運(yùn)、空運(yùn)等◆支付方式。確定貨款或者運(yùn)費(fèi)的支付方式以及支付時(shí)間◆交期問題。確定物資的交期問題◆售后問題。確定售后的服務(wù)范圍以及服務(wù)期限二、采購平臺(tái)使用暫行辦法為了規(guī)范采購人員在使用采購平臺(tái)過程中的各種行為，保證采購的安全性和準(zhǔn)確性，提高采購效率，降低采購成本，保護(hù)企業(yè)賬戶和資金安全，制定了采購平臺(tái)使用暫行辦法，以供參考。采購平臺(tái)使用暫行辦法第1章總則第1條為了規(guī)范采購平臺(tái)的使用，提高采購效率，保證采購物資的準(zhǔn)確性和實(shí)用性，特制定本辦法。第2條本辦法適用于使用采購平臺(tái)進(jìn)行采購工作的管理。第2章平臺(tái)賬號(hào)管理第3條由采購主管在采購平臺(tái)上為所有采購專員申請(qǐng)所屬企業(yè)的賬號(hào)和密碼。采購主管負(fù)責(zé)分配采購專員的賬號(hào)。第4條采購主管負(fù)責(zé)監(jiān)督采購專員的采購行為，采購經(jīng)理定期檢查采購專員的采購訂單。第5條采購專員的賬號(hào)出現(xiàn)異常，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系采購主管進(jìn)行處理。第6條采購主管及采購專員應(yīng)保護(hù)好相關(guān)賬號(hào)和密碼，不得將賬號(hào)密碼進(jìn)行傳播、出借或轉(zhuǎn)讓給他人進(jìn)行使用，由此造成的損失由相關(guān)人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第7條采購專員不能在采購平臺(tái)隨意進(jìn)行采購，不能利用賬號(hào)購買私人物品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立刻取消采購權(quán)限并進(jìn)行處罰。第8條若有采購專員調(diào)動(dòng)部門或者離職，采購主管應(yīng)將賬號(hào)收回，并及時(shí)對(duì)賬號(hào)及密碼進(jìn)行修改，以防止信息泄露。第3章供應(yīng)商管理第9條挑選供應(yīng)商的時(shí)候，要選擇有一點(diǎn)規(guī)模、實(shí)力雄厚、口碑良好、供應(yīng)能力強(qiáng)、售后服務(wù)質(zhì)量優(yōu)的供應(yīng)商進(jìn)行采購?？稍诓少徠脚_(tái)查看供應(yīng)商的資質(zhì)，搜索供應(yīng)商的售后評(píng)價(jià)，與供應(yīng)商進(jìn)行線上的交流。第10條管理采購平臺(tái)上合作過的供應(yīng)商，根據(jù)線上訂單對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估、分級(jí)，將優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商列入到合格的供應(yīng)商名單中，與優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商的建立長期的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，信息互通，信息共享。第11條評(píng)估供應(yīng)商的績效，主要從供應(yīng)商供貨的質(zhì)量、供貨的價(jià)格、交期、售后的及時(shí)性以及合作的可持續(xù)性等方面進(jìn)行評(píng)估。第4章訂單管理第12條采購訂單下達(dá)后，采購專員要催促供應(yīng)商盡快發(fā)貨，要時(shí)刻監(jiān)督采購訂單的物流情況，確定物資到達(dá)時(shí)間，及時(shí)通知倉儲(chǔ)部做好接貨準(zhǔn)備。第13條采購主管定期對(duì)采購專員的訂單進(jìn)行檢查和監(jiān)督，對(duì)照各部門的采購需求，查看采購訂單是否符合采購需求，是否多訂或者少訂，訂單的出錯(cuò)率占比多少。第14條將采購數(shù)據(jù)從采購平臺(tái)內(nèi)導(dǎo)出，定期對(duì)采購訂單進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，分析采購的頻率、采購偏好、供應(yīng)商、采購支出等信息。第15條對(duì)采購訂單進(jìn)行保密管理，各個(gè)采購專員只能看見自己的采購訂單，采購主管只能看到自己下屬的采購訂單，采購經(jīng)理有權(quán)限看到所有的采購訂單。第5章在線采購管理第16條采購申請(qǐng)經(jīng)過批準(zhǔn)后，由采購專員在采購平臺(tái)進(jìn)行搜索，對(duì)多家供應(yīng)商的物資進(jìn)行比質(zhì)比價(jià)，經(jīng)過比價(jià)后，綜合考慮質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、運(yùn)費(fèi)、運(yùn)費(fèi)險(xiǎn)等條件選擇最優(yōu)的供應(yīng)商。第17條在與供應(yīng)商進(jìn)行咨詢中，要明晰一些事項(xiàng)，如物資的規(guī)格型號(hào)、物資的材質(zhì)、物資保質(zhì)期、物資的退換貨條件、運(yùn)輸費(fèi)用、付款方式等。第18條采購供應(yīng)商及采購價(jià)格確定并且審批通過之后，采購人員需根據(jù)審批手續(xù)向財(cái)務(wù)部門辦理請(qǐng)款手續(xù)，物資確認(rèn)收貨并且收到發(fā)票后到財(cái)務(wù)部門報(bào)賬。第19條對(duì)于采購數(shù)量較多金額較大的物資，采購專員可以先在采購平臺(tái)購買部分物資進(jìn)行檢驗(yàn)，驗(yàn)收合格后按照所需進(jìn)行物資采購。第20條采購訂單形成后，在線支付前要認(rèn)真確認(rèn)采購的物資數(shù)量、金額、規(guī)格型號(hào)、地址、聯(lián)系方式、收件人是否正確，是否購買或者供應(yīng)商贈(zèng)送運(yùn)費(fèi)險(xiǎn)，以及協(xié)商的運(yùn)費(fèi)是否正確等。第21條采購過程中，物資存在瑕疵或者發(fā)生損壞的，要及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行退換貨出來，在付款時(shí)要特別注意運(yùn)費(fèi)險(xiǎn)及運(yùn)費(fèi)由誰支付的問題。第6章在線支付管理第22條采購物資的供應(yīng)商確定以后，要提交相關(guān)訂單進(jìn)行支付處理，要選擇企業(yè)規(guī)定的付款方式，支付成功后，確認(rèn)訂單是交易成功。第23條在線支付出現(xiàn)問題的，要及時(shí)將問題進(jìn)行上報(bào)，保證資金安全。第24條在線支付是存在風(fēng)