如何開(kāi)好高效會(huì)議

如何開(kāi)好高效會(huì)議2023/5/302023/5/302021/5/9為什么要開(kāi)會(huì)？2023/5/30研討2021/5/9需要思考的問(wèn)題開(kāi)會(huì)必要性會(huì)議形式會(huì)議目的2021/5/9什么是會(huì)議2023/5/302021/5/9會(huì)議

“會(huì)”從字面含義上講，基本意思是聚、見(jiàn)集等；“議”從字面含義上講，基本意思是討論、商議。

2023/5/302021/5/9

是指有組織、有目的的言語(yǔ)溝通活動(dòng)方式；是有目的性的、有控制性的集會(huì)；是有關(guān)人員聚集在一起，圍繞一個(gè)主題發(fā)言、提問(wèn)、答疑、討論，通過(guò)語(yǔ)言相互交流信息，表達(dá)意見(jiàn)，討論問(wèn)題，解決問(wèn)題。2021/5/92023/5/30為什么會(huì)議低效2021/5/9（一）從會(huì)議要素的角度來(lái)分析會(huì)議的主要要素有：主題、議程、參會(huì)人、主持人、記錄人、時(shí)間、地點(diǎn)等。我們從這些角度，對(duì)會(huì)議低效的原因分析如下：1、無(wú)主題或議題繁多2、沒(méi)有會(huì)議議程2021/5/93、參會(huì)人過(guò)多或缺乏針對(duì)性4、未指定主持人或未有效主持5、未做會(huì)議記錄或記錄的不及時(shí)6、時(shí)間選擇不恰當(dāng)7、地點(diǎn)選擇不恰當(dāng)2021/5/9（二）從會(huì)議過(guò)程的角度來(lái)分析1、會(huì)議前缺乏準(zhǔn)備1）沒(méi)有提前準(zhǔn)備好會(huì)議議題、議程、會(huì)議材料、參與人、主持人、記錄人等；2）開(kāi)會(huì)前沒(méi)有提前通知與會(huì)者相關(guān)事宜及會(huì)議材料；3）沒(méi)有提前準(zhǔn)備好會(huì)場(chǎng)、開(kāi)會(huì)設(shè)施、會(huì)議討論材料、會(huì)議簽到表等。2021/5/92、會(huì)議中缺乏控制1）沒(méi)有嚴(yán)格按照會(huì)議的議程進(jìn)行;2）未能很好地控制時(shí)間，如未能及時(shí)開(kāi)始或拖沓、冗長(zhǎng)，未能及時(shí)結(jié)束;3）會(huì)議氣氛緊張、壓抑，未能很好地鼓勵(lì)大家積極發(fā)言；或領(lǐng)導(dǎo)者一言堂，沒(méi)有發(fā)掘出全體與會(huì)人員的智慧;2021/5/94）與會(huì)者相互間爭(zhēng)吵，未能很好地尊重相互的意見(jiàn)，甚至出現(xiàn)人身攻擊的現(xiàn)象;5）未能很好地圍繞主題進(jìn)行討論或發(fā)言，出現(xiàn)閑談或跑題現(xiàn)象;6）議而不決，沒(méi)有形成有效的決策。2021/5/93、會(huì)議后缺乏跟蹤會(huì)議結(jié)束后，未對(duì)形成的決策或待完成的工作指定責(zé)任人、時(shí)限并進(jìn)行追蹤，這樣的會(huì)議也幾乎是無(wú)任何意義的！2021/5/9無(wú)效的會(huì)議不僅是一種管理成本的浪費(fèi)，同時(shí)也會(huì)引起與會(huì)者對(duì)會(huì)議和公司管理現(xiàn)狀的不滿(mǎn)，使大家心生倦怠感，從而降低團(tuán)隊(duì)的凝聚力。會(huì)議成本2021/5/92023/5/30如何開(kāi)好高效會(huì)議2021/5/9一、會(huì)議作用二、會(huì)議時(shí)機(jī)三、會(huì)議分類(lèi)四、會(huì)議流程五、注意事項(xiàng)2021/5/9一、會(huì)議作用2021/5/9開(kāi)展有效溝通信息交流與分享協(xié)調(diào)工作矛盾解決工作問(wèn)題決策與實(shí)施2021/5/9二、會(huì)議時(shí)機(jī)1、適于開(kāi)會(huì)的情況2、不適于開(kāi)會(huì)的情況2021/5/9三、會(huì)議分類(lèi)A、全體大會(huì)B、研討會(huì)C、技術(shù)論壇D、座談會(huì)F、工作例會(huì)G、總結(jié)會(huì)議……2023/5/302021/5/9四、會(huì)議流程

會(huì)議準(zhǔn)備開(kāi)始展開(kāi)歸納結(jié)束會(huì)后追蹤會(huì)議進(jìn)行2021/5/9人員落實(shí)會(huì)場(chǎng)布置儀器設(shè)備交通飲食其它會(huì)議準(zhǔn)備2021/5/9主題與議程：確定主題時(shí)需考慮：

主題內(nèi)容與目的密切相關(guān)針對(duì)主題涉及內(nèi)容合理分類(lèi)重要內(nèi)容專(zhuān)人負(fù)責(zé)專(zhuān)項(xiàng)主題預(yù)先準(zhǔn)備資料2021/5/9

確立議程考慮因素：議程較長(zhǎng)（超過(guò)2小時(shí)）或議題過(guò)多，可安排多次短會(huì)。工作匯報(bào)，可提供書(shū)面資料（PPT），會(huì)議只討論最重要主題。注意重要主題排列順序。2021/5/9會(huì)議主持參與會(huì)議準(zhǔn)備宣布會(huì)議開(kāi)始提出會(huì)議議題控制引導(dǎo)進(jìn)程評(píng)價(jià)會(huì)議效果會(huì)議結(jié)果追蹤會(huì)議進(jìn)行中……2021/5/9時(shí)間控制控制開(kāi)始/結(jié)束時(shí)間提醒發(fā)言時(shí)間調(diào)整會(huì)議進(jìn)度安排休息時(shí)間2021/5/9

會(huì)議記錄準(zhǔn)確記錄會(huì)議要點(diǎn)核實(shí)重要信息撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要2023/5/302021/5/9會(huì)議跟蹤目的：

落實(shí)會(huì)議效果，確保安排如期進(jìn)行，達(dá)成會(huì)議目標(biāo)。注意事項(xiàng)：會(huì)議紀(jì)要行動(dòng)方案落實(shí)檢查監(jiān)控措施2021/5/9

一：會(huì)議一言堂二：會(huì)議跑題三：會(huì)議延時(shí)四：議而不決

五、會(huì)議注意事項(xiàng)2021/5/92021/5/9會(huì)議模擬2021/5/9會(huì)議主題