選品與采購（于邢香）課件 7.2采購業(yè)務(wù)流程

選品與采購—采購業(yè)務(wù)流程山東商務(wù)職業(yè)學院12345目錄Contents采購業(yè)務(wù)流程6確定考核指標，采購績效評估

確定采購需求，編制采購計劃市場資源分析，選擇供應(yīng)商進行采購談判，簽訂采購合同采購定單跟蹤，貨物檢驗入庫控制庫存商品，計劃進貨補貨

確定采購需求，編制采購計劃

1.連鎖企業(yè)需求分析的內(nèi)容分析地區(qū)商品市場的銷售量、潛在需求量，分析企業(yè)的市場占有率及變化分析消費者的愛好變化，根據(jù)消費者需求開發(fā)產(chǎn)品，細分并確定新的目標市場競爭對手分析引起市場商品銷售變化的客觀因素2.影響采購計劃編制的因素社會經(jīng)濟發(fā)展水平人口增長情況市場競爭狀況

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2.影響采購計劃編制的因素一個國家或地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展水平直接影響到居民的收入水平，經(jīng)濟越發(fā)達，居民的購買力越強，對商品的需求量就越大，對商品種類和質(zhì)量的要求也越高在收入水平不變的情況下，人口的增長會增加社會總體的購買力，增加對商品的需求量。因此，連鎖企業(yè)在制定采購計劃時，應(yīng)根據(jù)商業(yè)圈內(nèi)人口的增長情況加以變化調(diào)整。市場商品供應(yīng)資源連鎖企業(yè)的供應(yīng)商群體的質(zhì)量好壞直接關(guān)乎企業(yè)商品采購的質(zhì)量和效率，也直接影響著采購計劃的制定。同時，市場商品供應(yīng)的形勢及走向，也使連鎖企業(yè)的采購計劃做出相應(yīng)的反應(yīng)。連鎖企業(yè)制訂采購計劃還受到競爭企業(yè)的影響，為了在競爭中保持相應(yīng)的地位，在擬定計劃時，應(yīng)在商品結(jié)構(gòu)、進貨成本和商品價格、服務(wù)水準及商品質(zhì)量等方面與競爭企業(yè)取得平衡01影響采購計劃編制的企業(yè)外部環(huán)境因素2.影響采購計劃編制的因素企業(yè)銷售情況商品標準成本的設(shè)定

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02影響采購計劃編制的企業(yè)內(nèi)部環(huán)境因素如果市場未出現(xiàn)供不應(yīng)求的狀況，連鎖企業(yè)的經(jīng)營計劃就多以銷售計劃為起點，而銷售計劃又受到銷售預(yù)測的影響。年度生產(chǎn)計劃根源于銷售計劃，銷售計劃過于樂觀，將使產(chǎn)量變成存貨，造成企業(yè)的財務(wù)負擔；生產(chǎn)效率的高低，將使預(yù)計的物料需求量與實際的耗用量產(chǎn)生誤差。庫存數(shù)量由于應(yīng)購數(shù)量必須扣除庫存數(shù)量，因此，企業(yè)中的商品庫存一般采用庫存管理卡進行，商品庫存管理卡的記載是否正確，將是影響商品采購計劃科學與否的因素之一。連鎖企業(yè)在制訂商品采購預(yù)算時，因為不容易準確預(yù)測商品的價格，所以多以標準成本代替擬購商品的價格。標準成本與實際購入價格的差額是采購預(yù)算準確性的評估指標。年度生產(chǎn)計劃和生產(chǎn)效2.影響采購計劃編制的因素010203043.編制采購計劃的流程準備訂單需求評估訂單需求訂單容量確定制定訂單計劃

確定采購需求，編制采購計劃

01準備訂單需求準備訂單需求主要分為四個方面的內(nèi)容：了解市場需求。市場需求是啟動商品供應(yīng)程序的基礎(chǔ)，要想制定比較準確的訂單計劃，首先必須了解市場需求。市場需求的進一步分解便得到商品需求計劃；了解商品需求。商品需求的時間是根據(jù)商品銷售計劃而產(chǎn)生的，通常商品銷售計劃是商品采購計劃的主要來源。編制商品需求計劃的主要步驟包括：決定毛需求；決定凈需求；對訂單下達日期及訂單數(shù)量進行計劃；準備訂單背景資料。準備訂單背景資料是非常重要的一項內(nèi)容。訂單背景是在訂單商品的認證完畢后形成的，制定訂單計劃說明書。即準備好訂單計劃需要的資料，其主要包括：訂單計劃說明書；附件，如市場需求計劃、商品需求計劃、訂單背景資料等。

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3.編制采購計劃的流程02評估訂單需求評估訂單需求是采購計劃中非常重要的一個環(huán)節(jié)。只有準確地評估訂單需求，才能為計算訂單容量提供依據(jù)，以便制定出好的訂單計劃。它主要包括以下三個方面的內(nèi)容：分析市場需求。市場需求和商品需求是評估訂單需求的兩個重要方面。訂單計劃不僅僅來源于銷售計劃。一方面，訂單計劃首先要考慮的是連鎖企業(yè)的商品需求，商品需求的大小直接決定了訂單需求的大小；另一方面，制定訂單計劃還得兼顧連鎖企業(yè)的市場戰(zhàn)略以及潛在的市場需求等；此外，制定訂單計劃還需要去分析市場資料的可信度。分析商品需求。分析商品需求是評估訂單需求首先要做的工作。要分析商品需求，首先要研究商品需求的產(chǎn)生過程，其次再分析商品需求量和要貨時間。每周都有不同的毛需求量和入庫量，于是就產(chǎn)生了不同的商品需求，連鎖企業(yè)要對不同商品需求進行分析。確定訂單需求。根據(jù)對市場需求和對商品需求的分析結(jié)果，就可以確定訂單需求。訂單需求的內(nèi)容是：通過訂單管理，在未來指定的時間內(nèi)，將指定數(shù)量的合格商品采購入庫。

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3.編制采購計劃的流程03.訂單容量確定計算訂單容量是訂單計劃中的重要組成部分。只有準確地計算好訂單容量，才能對比需求和容量，經(jīng)過綜合平衡，最后制定出正確的訂單計劃。計算訂單容量的主要內(nèi)容有：分析供應(yīng)資料。對于采購工作來說，所要采購商品的供應(yīng)商的信息是非常重要的一項信息資料。如果沒有供應(yīng)商供應(yīng)商品，那么無論是商品需求還是緊急的市場需求，一切都無從談起。計算總體訂單容量?？傮w訂單容量是多方面的內(nèi)容組合，其中主要是兩個方面：一是可供給商品的數(shù)量，另一方面是可供給商品的交貨時間。計算承接訂單容量。承接訂單是指某供應(yīng)商在指定的時間內(nèi)已經(jīng)簽下的訂單。確定剩余訂單容量。剩余訂單容量是指某商品所有供應(yīng)商群體的剩余的可供商品的總量，其計算公式為商品剩余訂單容量＝商品供應(yīng)商群體總體訂單容量－已承接訂單量

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3.編制采購計劃的流程04.制定訂單計劃制定訂單計劃是采購計劃的最后一個環(huán)節(jié)，也是最重要的環(huán)節(jié)。它主要包括：對比需求與容量。對比需求與容量是制定訂單計劃的首要環(huán)節(jié)，只有比較出需求與容量的關(guān)系才能科學地制定訂單計劃。如果經(jīng)過對比發(fā)現(xiàn)需求小于容量，即無論需求量多大，容量總能滿足需求，則連鎖企業(yè)要根據(jù)商品需求來制定訂單計劃。如果供應(yīng)商的容量小于連鎖企業(yè)的商品需求，則要求連鎖企業(yè)根據(jù)容量制定合適的商品需求計劃。這樣就產(chǎn)生了剩余商品需求，需要對剩余商品需求重新制定計劃。綜合平衡。綜合平衡是指綜合考慮市場、銷售、訂單容量等要素，分析商品訂單需求的可行性，必要時調(diào)整訂單計劃，計算容量不能滿足的剩余訂單需求。確定余量計劃。在對比需求與容量的時候，如果容量小于需求就會產(chǎn)生剩余需求，對于剩余需求，要提交計劃制定者處理，并確定能否按照商品需求規(guī)定的時間及數(shù)量交貨。制定訂單計劃。制定訂單計劃是采購計劃的最后一個環(huán)節(jié)，訂單計劃做好后就可以按照計劃進行采購工作了。一份訂單包括的內(nèi)容有下訂單數(shù)量和下訂單時間兩個方面，其計算公式為下訂單數(shù)量＝商品需求量－計劃入庫量－現(xiàn)有庫存量＋安全庫存量下單時間＝要求到貨時間－認證周期－訂單周期－緩沖時間

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3.編制采購計劃的流程010203

市場資源分析，選擇供應(yīng)商

1.資源市場調(diào)查分析

資源市場的環(huán)境分析資源市場的規(guī)模、容量和性質(zhì)分析資源市場中各個供應(yīng)分析如資源市場的范圍、資源量，是買方市場還是賣方市場，是完全競爭市場還是壟斷市場，是新興市場還是沒落市場等。就是初步調(diào)查中得到的結(jié)果，通過對初步調(diào)查中得到的供應(yīng)商資料進行分析，就可以得到資源市場的基本情況。如資源市場的生產(chǎn)能力、技術(shù)遂平、管理水平等。如市場的管理制度、法制建設(shè)、市場的規(guī)范化程度、市場的經(jīng)濟環(huán)境、政治環(huán)境和外部條件、市場的發(fā)展前景等。（1）分析市場環(huán)境。企業(yè)一切活動的驅(qū)動源來自于市場需求，建立基于信任、合作、開放性交流的長期合作關(guān)系，必須首先分析市場競爭環(huán)境，必須知道現(xiàn)在的產(chǎn)品需求是什么，產(chǎn)品的類型和特征是什么，以確認消費者的需求。如果已建立合作關(guān)系，則根據(jù)需求的變化確認合作關(guān)系變化的必要性，從而確認供應(yīng)商評價選擇的必要性。同時分析現(xiàn)有供應(yīng)商的現(xiàn)狀，分析、總結(jié)企業(yè)存在的間題。（2）建立供應(yīng)商選擇目標。企業(yè)必需建立實質(zhì)性的目標，而且必須確定供應(yīng)商評價程序如何實施、信息流程如何運作、誰負責。其中降低成本是主要目標之一，供應(yīng)商評價、選擇不僅僅只是一個簡單的評價、選擇過程，它本身也是企業(yè)本身和企業(yè)與企業(yè)之間的一次業(yè)務(wù)流程重構(gòu)過程，實施得好，它本身就可帶來一系列的利益。（3）建立供應(yīng)商評價標準。供應(yīng)商綜合評價的指標體系是企業(yè)對供應(yīng)商進行綜合評價的依據(jù)和標準，是反映企業(yè)本身和環(huán)境所構(gòu)成的復雜系統(tǒng)不同屬性的指標，按隸屬關(guān)系、層次結(jié)構(gòu)有序組成的集合。根據(jù)系統(tǒng)全面性、簡明科學性、穩(wěn)定可比性、靈活可操作性的原則，建立一體化供應(yīng)商的綜合評價指標體系。（4）成立評價小組。企業(yè)必須建立一個小組以控制和實施供應(yīng)商評價。組員以來自采購、質(zhì)量、生產(chǎn)、工程等部門為主，組員必須有團隊合作精神、具有一定的專業(yè)技能。評價小組必須同時得到制造商企業(yè)和供應(yīng)商企業(yè)最高領(lǐng)導層的支持。（5）供應(yīng)商參與。一旦企業(yè)決定進行供應(yīng)商評價，評價小組必須與初步選定的供應(yīng)商取得聯(lián)系，以確認他們是否愿意與企業(yè)建立合作關(guān)系，是否有獲得更高業(yè)績水平的愿望。企業(yè)應(yīng)盡可能最早地讓供應(yīng)商參與到評價的設(shè)計過程中來。（6）評價供應(yīng)商。評價供應(yīng)商的一個主要工作是調(diào)查、收集有關(guān)供應(yīng)商的生產(chǎn)運作等全方面的信息。在收集供應(yīng)商信息的基礎(chǔ)上，就可以利用一定的工具和技術(shù)方法進行供應(yīng)商的評價了。（7）實施合作關(guān)系。在實施合作關(guān)系的過程中，市場需求將不斷變化，可以根據(jù)實際情況的需要及時修改供應(yīng)商評價標準，或重新開始供應(yīng)商評價選擇。在重新選擇供應(yīng)商的時候，應(yīng)給予舊供應(yīng)商足夠的時間適應(yīng)變化。市場資源分析，選擇供應(yīng)商

2.供應(yīng)商評價選擇的步驟進行采購談判，簽訂采購合同自愿原則有獨立行為能力的交易各方能夠按照自己的意愿來進行談判并做出決定。只有自愿，談判的雙方才能有合作的誠意，取得雙方滿意的成果。平等的原則參與采購談判的各方無論其經(jīng)濟力量上是強還是弱，他們對合作交易的項目都具有一定的“否決權(quán)”。談判當事人必須充分認識并尊重對方。合作原則談判應(yīng)使得雙方都得到商務(wù)發(fā)展的機會，即實現(xiàn)雙贏，利益的取得卻不能以破壞或傷害談判各方的關(guān)系為代價。合法原則合法原則是采購談判中的重要原則。所謂合法，包括兩個方面：一是談判各方所從事的交易項目必須合法，二是談判各方在談判過程中的行為必須合法。利益共享原則利益共享原則在采購談判中非常重要，它告誡人們在采購談判中，談判的任何一方都要讓渡一定的、合理的利益給合作伙伴，而不能獨自占用過的的經(jīng)濟利益；進行采購談判時，談判各方一定要綜合考慮談判的合作項目對全社會的影響。都強調(diào)經(jīng)濟活動主體的社會角色和社會責任1.采購談判的原則社會效益原則品質(zhì)條件價格條件數(shù)量條件包裝條件進行采購談判，簽訂采購合同2.采購談判的內(nèi)容交貨條件貸款的支付條件貨物保險條件商品的檢驗與索賠條件不可抗力條件仲裁采購合同概念采購合同是經(jīng)濟合同的一種，是供需雙方為執(zhí)行供銷任務(wù)，明確雙方權(quán)利和義務(wù)而簽訂的具有法律效力的書面協(xié)議。采購合同的特征1.采購合同是當事人之間的經(jīng)濟法律行為，而不是一般的行為2.采購合同是當事人之間的合法行為。3.采購合同具有明確的目的性。4.采購合同的當事人必須是具有法人資格的社會組織。5.采購合同必須是等價有償?shù)?，簽訂采購合同?yīng)當遵守等價交換的原則。進行采購談判，簽訂采購合同3.采購合同概念和特征進行采購談判，簽訂采購合同4.采購合同的內(nèi)容0１商品的名稱；0２質(zhì)量條款；0３數(shù)量和計量單位；0４商品的價格；0５交貨的期限、地點和方式；0６產(chǎn)品的包裝標準和包裝物的供應(yīng)與回收；0７商品的驗收方法；0８違約責任0９結(jié)算方式：根據(jù)《中國人民銀行結(jié)算辦法》的規(guī)定，企業(yè)各項結(jié)算業(yè)務(wù)，除國家規(guī)定可以使用現(xiàn)金支出外，一律通過銀行辦理轉(zhuǎn)帳結(jié)算。中國人民銀行為適應(yīng)不同的經(jīng)濟活動和支付的需要，規(guī)定了七種不同的銀行結(jié)算方式，即支票、匯兌、委托收款、銀行匯票、商業(yè)匯票、銀行本票和異地托收承付等。必備條款包括采購定單跟蹤，貨物檢驗入庫采購訂單的跟蹤是對采購訂單所做的例行跟蹤，以便確保供應(yīng)商能履行其貨物發(fā)運的承諾。采購定單的跟蹤是采購人員的重要職責。訂單跟催是對供應(yīng)商施加壓力，以使其按期履行最初所做出的發(fā)運承諾。采購訂單的跟蹤和跟催其目的是促進合同正常執(zhí)行；滿足企業(yè)的物料需求供應(yīng)；保持合理的庫存水平。1.采購訂單的跟蹤采購定單跟蹤，貨物檢驗入庫01供應(yīng)商投單。指供應(yīng)商持總部或門店采購部所發(fā)訂單遞交收貨窗口。02核單。當收貨員接到訂單后，對訂單上所列各項仔細核對，核查其中包括供應(yīng)商編號、供應(yīng)商地址、電話、傳真、送貨地址、送貨日期、訂單號碼、總頁數(shù)、采購、貨品名稱、貨號、訂購單位、訂購數(shù)量等項目是否清楚，是否是快訊商品，同時檢查文件檔案中是否有待退商品，然后填寫收貨清單，分發(fā)卸貨卡號，等待卸貨。03打印驗貨清單。經(jīng)核對無誤后，在電腦上通過訂單上訂單號碼打印出驗貨清單一式二聯(lián)，再填寫門店收貨號碼，將供應(yīng)商聯(lián)貼在驗貨清單第一聯(lián)，收貨聯(lián)貼在驗貨清單第二聯(lián)。04外箱辨識。檢查外包裝是否有破損，再詳細檢查外箱上商品描述、含量、規(guī)格是否與訂單內(nèi)容相符。05檢查數(shù)量品質(zhì)。抽箱拆封檢查某一箱內(nèi)商品單品的條形碼、包裝、商品標識、保質(zhì)期限、重量，并做數(shù)量統(tǒng)計，收貨員在完成以上工作后在驗貨清單驗貨員處簽字。06復查數(shù)量品質(zhì)。同一商品再由另一位收貨員做復查，經(jīng)核實無差異后，收貨員與供應(yīng)商分別在驗貨清單上簽字，收貨員蓋收貨章。將驗貨清單供應(yīng)商聯(lián)交給供應(yīng)商，供應(yīng)商的送貨單附于驗貨清單收貨聯(lián)其后。07輸入電腦。完成上述驗貨工作后，將驗貨清單收貨聯(lián)交給電腦錄入員，錄入員仔細核查驗貨清單上所列項目，特別是數(shù)量填寫是否清楚，再做電腦錄入。08單據(jù)復核。每天收貨工作結(jié)束后，錄入員應(yīng)核對每一筆驗貨清單上所填數(shù)量與電腦錄入數(shù)量是否相同，之后收貨部主管復查收貨報表數(shù)量與驗貨數(shù)量是否相同。09歸檔。收貨部主管依據(jù)日期、商品類別將驗收單據(jù)分類保管。2.收貨作業(yè)基本流程商品品質(zhì)檢驗的項目包括如下內(nèi)容：01.商品之外箱是否完好，堆放是否安全、整齊。02.包裝、品名、規(guī)格是否正確。03.條碼/貨號是否正確。04.商品開箱查驗（整箱銷售之商品、單一規(guī)格之商品，大家電等除外）。05.品質(zhì)是否良好。06.數(shù)量是否正確。07.保質(zhì)期限是否符合收貨標準。08.中文標示是否完整。采購定單跟蹤，貨物檢驗入庫3.采購商品的品質(zhì)檢驗01保證2-3周的庫存水平對于快速消費品，一般保持2-3周的庫存，這是在所有商品銷售的基礎(chǔ)上定的一個平均數(shù)，而對于食品（生鮮食品除外）因為保持期相對其他商品短，對這樣的商品要有一個合理庫存。02提高商品流動速度如果庫存管理的好，商品在貨架上流通的就快，不僅提高周轉(zhuǎn)率，同時也提高了資金的流動速度，減少資金的占用率。沒有大的庫存，也減少了清倉降價的可能性，增加毛利，進而增加效益。03采購員按顧客需要采購商品

控制庫存的好處就是讓采購員根據(jù)銷售情況采購商品，按顧客的要求把顧客喜歡的商品采購進來?？刂茙齑嫔唐罚媱澾M貨補貨1.庫存控制原則訂貨和送貨時間訂貨和送貨時間必須確定。連鎖企業(yè)可以要求供應(yīng)商簡化訂單處理作業(yè)，縮短送貨時間，減少訂貨費用，從而降低訂貨成本。每種商品的存貨周轉(zhuǎn)率也必須計算清楚。存貨周轉(zhuǎn)率表示特定時期內(nèi)（通常為一年）現(xiàn)有存貨平均銷售次數(shù)，用以衡量一企業(yè)存貨周轉(zhuǎn)速度，暗示者企業(yè)推銷商品的能力與經(jīng)營績效。不同購買方案下的財務(wù)支出必須考慮。連鎖企業(yè)的資金是有限的，因此常會遇到大訂單與小訂單的選擇，從而影響到商品的再訂購。連鎖企業(yè)在執(zhí)行再訂購時，還必須權(quán)衡庫存成本、訂貨成本。一般來說連鎖企業(yè)總是設(shè)法權(quán)衡這兩種成本，一方面保持充足的存貨滿足顧客需求，一方面避免存貨過多。控制庫存商品，計劃進貨補貨2.影響庫存商品再訂購的因素存貨周轉(zhuǎn)率財務(wù)支出庫存訂貨成本業(yè)務(wù)績效考核1.采購成本是否降低?賣方市場的條件下是事維持了原有的成本水平?2.采購質(zhì)量是否提高?質(zhì)量事故造成的損失是否得到有效控制?3.供應(yīng)商的服務(wù)是否增值?4.采購是否有效地支持了其他部門，尤其是營運部門?5.采購管理水平和技能是否得到提高?個人素質(zhì)考核對個人采購能力的評價相對就會靈活一些，因為它不僅包括現(xiàn)有的能力評價，還包括進步的幅度和潛力。主要內(nèi)容包括：談判技巧、溝通技巧、合作能力、創(chuàng)新能力、決策能力等等。這些能力評價都是與業(yè)績的評價聯(lián)系在一起的，主要是針對業(yè)績中表現(xiàn)不盡如人意的方面，如何進一步在個人能力上提高。

確定考核指標，采購績效評估 1.采購績效考核評價的內(nèi)容確定考核指標，采購績效評估 01歷史績效。當采購部門，無論是組織、職責或人員等均沒有重大變動的情況下，可選擇企業(yè)或公司歷史績效作為評估日前績效的基礎(chǔ)。02標準績效。當歷史績效難以取得或采購業(yè)務(wù)變化較大的情況下，可以使用標準績效作為衡量的基礎(chǔ)。標準績效設(shè)定要遵循三個原則：

標準要固定。標準績效一旦建立，就不能隨意變動，要有持續(xù)性和連續(xù)性。標準要富有挑戰(zhàn)性。標準的實現(xiàn)具有一定的難度，采購部門和人員必須經(jīng)過努力才能完成。標準是可實現(xiàn)的?？蓪崿F(xiàn)是指在現(xiàn)有內(nèi)外環(huán)境和條件下，經(jīng)過努力，確實應(yīng)該可以達到的水平。一般依據(jù)當前的績效加以衡量設(shè)定。03行業(yè)平均績效?？梢越梃b與本企業(yè)采購組織、職責以及人員等方面相似的同行或其他企業(yè)或公司的績效標準，也可以應(yīng)用整個行業(yè)績效的平均水平。04目標績效。標準績效是代表在現(xiàn)狀下“應(yīng)該”可以達成的工作績效；而目標績效則是在現(xiàn)狀下，必須經(jīng)過一番特別的努力，否則無法完成的較高目標。目標績效代表企業(yè)或公司管理者對工作人員追求最佳績效的“期望值”。2.采購績效考核評價的標準確定考核機構(gòu)制定考核方案準備考核資料進行評價計分形成考核結(jié)論傳遞考核信息做好考核總結(jié)3.供應(yīng)商考核步驟確定考核指標，采購績效評估 （1）產(chǎn)品質(zhì)量。檢查可分為兩種：一種是全檢，一種是抽檢。全檢工作量太大，一般采用抽檢的方法。質(zhì)量的好壞可以用質(zhì)量合格率來描述。如果在一次交貨中一共抽檢了n件，其中有m件是合格的，則質(zhì)量合格率為p，其公式為：

顯然，質(zhì)量合格率p越高越好4.供應(yīng)商績效評價指標體系設(shè)計確定考核指標，采購績效評估

有些情況下，企業(yè)采取對不合格產(chǎn)品退貨的措施。這時質(zhì)量合格率也可以用退貨率來描述。所謂退貨率，是指退貨量占采購進貨量的比率。如果采購進貨n次(或件、個)，其中退貨r次(或件、個)，則退貨率可以用公式表示：

顯然，退貨率越高，表明其產(chǎn)品質(zhì)量越差。確定考核指標，采購績效評估

（2）交貨期考察交貨期主要是考察供應(yīng)商的準時交貨率。

交貨準時率確定考核指標，采購績效評估 （3）交貨量考察交貨量主要是考核按時交貨量，按時交貨量可以用按時交貨量率來評價。