干部人事檔案管理業(yè)務(wù)

PAGEPAGE30《干部人事檔案管理業(yè)務(wù)》講義第一章

干部檔案材料的收集第一節(jié)

收集工作的依據(jù)、概念、意義、原則及種類一、收集工作的政策法規(guī)依據(jù)一是《干部檔案工作條例》，二是《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》。中組部、國家檔案局1990修訂下發(fā)的《干部檔案工作條例》是我們現(xiàn)在從事的干部人事檔案工作包括干部檔案材料收集工作的總的指導(dǎo)性法規(guī)；而中組部1996年修訂下發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，則對干部人事檔案材料的收集范圍、收集方法、歸檔要求、監(jiān)督檢查等都作了具體明確的規(guī)定，是我們從事干部人事檔案材料收集整理工作的具體法規(guī)依據(jù)和行動指南。二、收集工作的概念干部人事檔案的收集工作，是干部人事檔案管理部門，根據(jù)本單位干部人事管理權(quán)限范圍及干部人事檔案材料的收集歸檔范圍，向有關(guān)部門收集所管理的干部人事檔案及形成的干部人事檔案材料，集中起來，統(tǒng)一管理的工作。概括起來說，就是干部人事檔案管理部門取得干部人事檔案及材料的工作。包含三層含義：一是收集本部門管理干部的人事檔案，有協(xié)管任務(wù)的單位，還要收集協(xié)管干部的檔案副本及材料，以保證干部人事工作的基本需求；二是收集形成的符合歸檔范圍的檔案材料；三是只有干部人事檔案管理部門才有權(quán)收集干部檔案材料，非干部人事部門不得以任何理由扣留和收集干部人事檔案材料。三、收集工作的意義收集干部檔案材料，不斷充實干部檔案內(nèi)容，為組織上歷史地、全面地考察、了解和正確使用干部提供依據(jù)，是干部檔案工作的根本任務(wù)，因此，干部檔案材料收集工作在干部檔案工作中處于特殊地位，它的意義可以從三方面來理解：１、收集工作是干部檔案工作的首要環(huán)節(jié)。干部檔案工作分為收集、鑒別、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞工作等環(huán)節(jié)，收集工作是首要環(huán)節(jié)。干部檔案材料不是由干部檔案管理人員編寫形成的，而是產(chǎn)生于和干部有一定關(guān)系的各有關(guān)組織的現(xiàn)實工作中。將有關(guān)組織過去和新近形成的干部檔案材料收集到干部檔案管理部門，既是干部檔案工作的起點，又是貫穿于干部檔案工作始終的一項經(jīng)常性工作，干部檔案工作的其他各個環(huán)節(jié)都是在收集工作的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。干部檔案工作正是通過收集這個環(huán)節(jié)把干部的檔案材料收集起來，為整個干部檔案管理和建設(shè)工作提供客觀物質(zhì)對象的。因此可以說，沒有收集工作，便沒有干部檔案工作。２、收集工作是干部檔案工作的基礎(chǔ)。干部檔案管理部門只有將干部檔案材料及時、全面、準(zhǔn)確的收集起來，按《干部檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行認(rèn)真鑒別、整理，干部檔案信息資源才能得到開發(fā)和利用。如果收集工作不扎實，收集的材料殘缺不全或者只收集到一些零散雜亂、價值不大的干部檔案材料，就會直接影響到干部檔案工作的其他環(huán)節(jié)。（收集工作好比工業(yè)生產(chǎn)中的原材料供應(yīng)，沒有足夠的符合質(zhì)量的原材料，工業(yè)生產(chǎn)就不能進(jìn)行。）從整理工作來看，如果是成套材料，收集不全（如有頭無尾或者有尾無頭，缺結(jié)論或缺批復(fù)）就會給整理工作帶來很大困難，甚至無法進(jìn)行整理。從保管工作來看，如果一個干部的檔案材料分散在幾個單位沒有收集起來，就無法做好集中統(tǒng)一保管工作。從利用工作來看就更為重要，如果材料收集不齊，就不能全面、準(zhǔn)確地反映干部的真實面貌，就會給檔案的利用造成很大的不便。干部檔案工作人員必須花大氣力做好收集工作，將該收集的材料統(tǒng)統(tǒng)收集齊全，才能幫助組織上全面了解干部和正確使用干部。３、收集工作是實現(xiàn)干部檔案集中統(tǒng)一管理的基本途徑。干部檔案材料是各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)等單位在干部、人事工作中動態(tài)形成的，具有來源渠道多、零星、分散的特點。而干部檔案的利用則要求相對的集中，即一個人的材料必須集中在一起。通過收集，就可以解決分散和集中的矛盾，實現(xiàn)干部檔案的集中統(tǒng)一管理。四、收集工作的原則《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》明確規(guī)定：“干部人事檔案材料收集歸檔，要本著實事求是的原則。著重收集反映干部政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、學(xué)識水平、工作實績等材料充實干部檔案，有效地為干部人事工作服務(wù)，為人事決策服務(wù)，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。”同時，我們收集檔案材料，還受國家有關(guān)法律、法規(guī)的保護(hù)和監(jiān)督。五、收集工作的種類收集工作分普遍收集與定向收集兩種。普遍收集是指干部檔案管理部門對實際工作中批量產(chǎn)生的干部檔案材料，集中力量來進(jìn)行收集。如統(tǒng)一布置填寫的《干部履歷表》，還有整黨期間形成的《黨員登記表》，調(diào)整工資的晉升工資審批表、《年度考核表》等，可定期通知有關(guān)單位限定日期上交。定向收集是指隨著干部情況不斷發(fā)生變化，分散地不定時地形成的干部檔案材料，如干部評、聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)、入黨、出國、獎懲、審計等材料，要經(jīng)常性地及時向有關(guān)單位索要。

第二節(jié)

收集材料的范圍及途徑

干部人事檔案材料收集的范圍，是指干部人事工作和其他工作中形成的應(yīng)歸檔的干部檔案材料。反映一個干部社會實踐活動的材料是多方面的，但并不是所有的材料都要歸于干部個人檔案，有的屬于文書檔案或其他專業(yè)檔案的歸檔范圍。干部檔案材料的收集有明確的范圍。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，反映干部政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、學(xué)識水平、工作實績等材料就是干部人事材料的收集范圍。也就是我們通常所講的收集反映干部“德、能、勤、績、廉”等方面的檔案材料。劃清干部檔案材料收集范圍，可以避免錯收和漏收。根據(jù)中組部制定的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，干部檔案材料的收集范圍有20項，其內(nèi)容為：1、在干部人事工作中形成的履歷表、簡歷表、各類人員登記表等材料。2、自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。3、考察、考核干部工作中形成的有關(guān)材料：民主評議干部的綜合材料，組織審定的考察材料，定期考核材料，年度考核登記表，鑒定材料，后備干部登記表（提拔使用后歸檔）等材料。4、審計工作中形成的有關(guān)材料：主要涉及干部個人的審計報告或?qū)徲嬕庖姴牧?，離任審計考核材料。5、國民教育、成人教育（大中專）、黨校、軍隊院校學(xué)生（學(xué)員）登記表，考生登記表，學(xué)習(xí)成績表，畢業(yè)生登記表、鑒定表，授予學(xué)位的材料，學(xué)歷證明書；培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績登記表，學(xué)習(xí)鑒定、學(xué)員思想小結(jié)（結(jié)業(yè)），博士后研究人員工作期滿登記表等材料。6、評審（考試）專業(yè)技術(shù)職稱（資格）和聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)工作中形成的有關(guān)材料：專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表，專業(yè)技術(shù)資格考試成績合格登記表，評審高級專業(yè)技術(shù)職務(wù)人員情況簡表，業(yè)務(wù)自傳，評審專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申報表，聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表，套改和晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表等材料。7、創(chuàng)造發(fā)明、科研成果鑒定材料，各種著作、譯著和在重要刊物上發(fā)表的獲獎?wù)撐幕蛴兄卮笥绊懙恼撐牡饶夸洝?、政審工作中形成的材料：調(diào)查報告、審查結(jié)論、上級批復(fù)、本人對結(jié)論的意見、檢查交待或情況說明材料；作為結(jié)論依據(jù)的調(diào)查證明、證據(jù)材料；甄別、復(fù)查結(jié)論（意見、決定）、調(diào)查報告、批復(fù)及有關(guān)的主要依據(jù)材料。9、更改姓名、民族、出生日期、國籍、入黨入團(tuán)時間、參加革命工作時間等工作中形成的有關(guān)材料：個人申請、組織審查報告及所依據(jù)的證明材料、上級批復(fù)等材料。10、黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的有關(guān)材料。①中國共產(chǎn)黨入黨志愿書（已批準(zhǔn)轉(zhuǎn)正的）、入黨申請書（１－２份系統(tǒng)、全面的）、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正申請書、自傳、綜合性政審材料及有關(guān)的證明、考察材料；黨員登記表，民主評議黨員組織意見、登記表；整黨工作中不予登記的決定、組織意見；民主評議黨員中認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要事實的依據(jù)材料；取消預(yù)備黨員資格的組織意見（記載組織意見的入黨志愿書可收集歸檔）；退黨材料；②中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書、申請書，團(tuán)員登記表，優(yōu)秀團(tuán)員事跡材料，退團(tuán)材料；③加入民主黨派的有關(guān)材料。11、表彰獎勵活動中形成的有關(guān)材料：勞動模范、先進(jìn)工作者、有突出貢獻(xiàn)優(yōu)秀專家、國家科技獎（含國家發(fā)明獎、自然科學(xué)獎、科技進(jìn)步獎）、中國青年科技獎、優(yōu)秀黨務(wù)工作者、優(yōu)秀黨、團(tuán)員等審批（呈報）表，先進(jìn)事跡材料、先進(jìn)事跡登記表，立功、受勛、嘉獎、通報表揚等以及在其他工作中形成的表彰材料。12、紀(jì)律檢查、監(jiān)察、法院和行政管理等部門工作中形成的有關(guān)材料：處分決定，免予處分的意見，上級批復(fù)，核實（調(diào)查）報告，本人檢查、交待、對處分決定的意見，撤銷處分的有關(guān)材料，通報批評材料；法院判決書；復(fù)查甄別報告、決定（結(jié)論），上級批復(fù)，離婚材料等。13、干部任免、調(diào)動、軍隊干部轉(zhuǎn)業(yè)安置等工作中形成的有關(guān)材料：干部任免審批表（包括所附的考察、表現(xiàn)情況材料）；干部調(diào)動鑒定、組織審定的表現(xiàn)情況材料、考察材料；公務(wù)員過渡登記表，軍隊轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表、授予（晉升）軍（警）銜審批表、轉(zhuǎn)業(yè)鑒定、定級定工資材料，退（離）休審批表等材料。14、考試錄用和聘用干部工作中形成的有關(guān)材料：報考登記表和錄用審批表，考察材料，聘用審批表和合同書，政審結(jié)論和有關(guān)證明材料，考核考察材料，續(xù)聘、解聘和辭退材料，辭職審批材料等。15、辦理工資、待遇等工作中形成的材料：轉(zhuǎn)正定級審批表、各種工資變動審批表、登記表、提職晉級和獎勵工資審批表；享受專家特殊津貼的呈報表；解決各種待遇問題的審批表、批復(fù)材料等。16、辦理出國（出境）審批工作中形成的有關(guān)材料：因公出國（出境）審批表、備案表，在國外表現(xiàn)情況材料或鑒定材料，因私出國（出境）審批表等材料。17、黨代會、人代會、政協(xié)會議和工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會，以及民主黨派代表會議工作中形成的有關(guān)材料：代表登記表、委員簡歷、政績材料等。18、健康檢查和處理工傷事故工作中形成的有關(guān)材料：有嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的體檢表，工傷致殘診斷書，確定致殘等級的有關(guān)材料，新錄用干部體檢表和畢業(yè)生分配工作體檢表等材料。19、辦理喪事形成的有關(guān)材料：悼詞、生平、報紙報道消息、訃告，非正常死亡的調(diào)查報告及遺書。20、其他對考察了解使用干部有參考價值的材料。明確了干部檔案材料的收集范圍，我們就可以根據(jù)各種不同的材料找到各種具體的材料收集途徑。例如：我們可以通過組織人事部門收集干部人事工作中形成的各種人事檔案材料；通過籌備黨代會、人代會、政協(xié)會議以及工、青、婦等群眾團(tuán)體會議的部門或臨時機(jī)構(gòu)收集代表登記表、委員登記表等材料；通過教育、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)（部門）收集各種學(xué)習(xí)培訓(xùn)材料；通過評審、聘任專業(yè)技術(shù)職稱、職務(wù)的部門收集評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）的各種材料；通過黨、團(tuán)組織收集各種黨團(tuán)材料；通過審計部門收集干部審計材料；通過紀(jì)律檢查、監(jiān)察、司法及有關(guān)行政部門收集干部的各種處分材料；通過干部本人收集干部的有關(guān)創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、論文等材料的目錄；等等。準(zhǔn)確把握上述檔案材料的收集范圍和途徑，是干部檔案工作人員做好檔案材料收集工作的必要條件。需要特別指出的是：我們在實際工作中發(fā)現(xiàn)，我們的干部檔案中很少有關(guān)于干部各類審計及干部民事、刑事判決書的材料，而領(lǐng)導(dǎo)干部離任審計等審計工作已開展了好幾年了，各級干部的各類民事、刑事案件也時有發(fā)生，說明我們收集這幾類材料的渠道還不暢通，產(chǎn)生這幾類材料的單位還沒有主動送交材料歸檔的意識，管檔單位也沒有積極主動做好新形成的檔案材料收集工作。關(guān)于縣管干部的民事判決材料，希望審判機(jī)關(guān)的及時與相關(guān)單位溝通聯(lián)系，積極主動地做好相關(guān)材料的收集工作，并及時送交管檔單位歸檔。

第三節(jié)

收集工作的方法和要求

一、收集工作的方法干部檔案材料的收集工作，是一項政策性強、涉及面廣、艱苦細(xì)致的工作，干部檔案工作人員在把握收集工作的范圍和途徑的基礎(chǔ)上，還必須針對本單位干部檔案工作的實際情況，研究收集工作的基本方法。當(dāng)前來說，做好干部檔案材料收集工作一般方法有：（一）疏通渠道，理順材料形成部門與檔案管理部門的工作關(guān)系。干部檔案材料來源很多，涉及面廣。要完整地收集一個干部的全部檔案材料，首先必須疏通渠道。干部檔案管理部門要主動與有關(guān)單位取得聯(lián)系，建立制度，并向他們進(jìn)行收集工作意義、注意事項及哪些材料應(yīng)歸入干部檔案等的宣傳。材料形成單位應(yīng)把及時送交歸檔材料，當(dāng)作自己的職責(zé)和義務(wù)，按照中央有關(guān)規(guī)定，積極主動，保質(zhì)保量地做好送交材料歸檔工作。（二）研究和掌握材料形成規(guī)律，把握收集工作的主動權(quán)。干部檔案管理部門及其工作人員應(yīng)主動研究各類材料的不同特點，掌握不同材料的不同形成規(guī)律，把握工作的主動權(quán)。一般來說，材料形成有時間規(guī)律、信息規(guī)律。時間規(guī)律。一定的時間形成一定的材料，有相當(dāng)數(shù)量的材料是按一定的時間規(guī)律形成和產(chǎn)生的。比如，各單位每年年底要對干部一年來的工作進(jìn)行考核，形成年度考核材料。每年年終年初都要結(jié)合總結(jié)工作，評選先進(jìn)工作者、先進(jìn)生產(chǎn)者，就必然形成先進(jìn)事跡材料。還有每逢重大紀(jì)念日，如“三·八”節(jié)，縣婦聯(lián)要表彰一批“三·八紅旗手”和婦女模范，就必然要形成一批模范事跡材料，每年“七一”縣委要評選和表彰一批優(yōu)秀黨員，就必然要形成一批黨員先進(jìn)事跡材料，等等。如果我們掌握類似上述的時間規(guī)律，就可以及時地把這些事跡材料收集起來。否則，時過境遷，這些材料就有可能散失，造成不可彌補的損失。信息規(guī)律。所謂信息規(guī)律，就是把一些消息和干部檔案材料的產(chǎn)生聯(lián)系起來，判斷哪些消息所反映的情況可能產(chǎn)生干部檔案材料，從而進(jìn)行收集工作。比如黨代會、人代會、政協(xié)換屆選舉后，就要及時收集會議形成的代表登記表和干部任免呈報表；調(diào)整工資后，就要及時索要調(diào)資審批表；得知一批老同志退休，就要收集他們的退審批表；聽說某干部晉升了專業(yè)技術(shù)職務(wù)，就要有意識地收集其評、聘材料等等。還可以根據(jù)干部情況的變化來推知和收集可能形成相應(yīng)的干部檔案材料，比如新填的履歷表獎勵欄增加了新內(nèi)容，就必然要形成獎勵材料等等。（三）建立和健全材料收集歸檔工作制度，使收集工作制度化、規(guī)范化。干部檔案材料的收集，是一項貫穿干部檔案工作始終的經(jīng)常性工作。而且，干部檔案材料的形成單位比較分散，形成時間也不固定，給全面及時收集干部檔案材料增加了難度。為此，要做好這項工作，必須采取必要的措施使收集工作制度化、規(guī)范化。建立干部檔案材料的收集歸檔制度、主動送交制度、定期檢查索要制度、材料收集登記制度等。使形成干部檔案材料的有關(guān)部門掌握收集歸檔的范圍和要求，把向干部檔案管理部門送交干部檔案材料歸檔作為自己工作的一項重要內(nèi)容，這樣才能保證不斷形成的干部檔案材料及時、全面地集中到干部檔案管理部門。１、建立送交制度。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的要求，“各級組織干部人事、紀(jì)檢監(jiān)察和教育培訓(xùn)、審計、統(tǒng)戰(zhàn)等部門應(yīng)建立和健全送交干部人事檔案材料歸檔的制度，保證干部檔案部門能及時地、源源不斷地從形成單位獲得干部檔案材料。形成材料的部門，在形成正式材料一個月內(nèi)，應(yīng)按要求把應(yīng)歸檔的材料送交干部檔案管理部門歸檔。”２、建立定期檢查索要制度。干部檔案管理部門要建立健全定期檢查索要制度。收集工作有很強的時間性，錯過了時間再收集就比較困難，并且錯過的時間越長，收集的難度就越大。干部檔案工作人員要做到嘴勤、腿勤，經(jīng)常與有關(guān)部門保持密切聯(lián)系，捕捉干部檔案材料的信息，主動索要應(yīng)歸檔的材料，不能坐等有關(guān)單位送材料上門，不送不收，送多少收多少。檢查工作和索要工作要有機(jī)結(jié)合起來，隨時檢查，隨時索要，定期檢查，定期索要，什么時候發(fā)現(xiàn)缺少材料，就什么時候要?？傊獔猿旨皶r的原則，督促有關(guān)部門盡快交轉(zhuǎn)，以避免材料漏收。３、建立登記制度。為了便于了解收集檔案材料情況，避免材料遺失，材料收來后要及時在《接收干部檔案材料登記表》上逐份逐項進(jìn)行登記。為搞好全縣干部檔案材料的收集歸檔工作，我們在總結(jié)近年來干部檔案材料收集歸檔經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，根據(jù)《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案材料歸檔規(guī)定》，1999年已制定了“干部檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)”，指定了各個單位政工股長（人事科長）、鄉(xiāng)鎮(zhèn)組織委員為聯(lián)絡(luò)員，明確了聯(lián)絡(luò)員職責(zé)，并對聯(lián)絡(luò)員單位及聯(lián)絡(luò)員本人分別提出了要求。我們相信，貫徹落實好干部檔案材料收集工作，將使我縣干部檔案材料收集工作進(jìn)一步走向制度化、規(guī)范化。二、收集工作的要求在我們掌握了收集工作的方法后，要切實做好干部檔案材料收集工作，還要注意收集工作的以下幾點要求，這就是：及時、保質(zhì)、按量收集。第一要做到及時。所謂及時，是指干部檔案材料收集工作要有時間觀念，工作不能拖拉，材料不能積壓。干部檔案材料一經(jīng)形成，應(yīng)盡快集中到干部檔案管理部門。中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》規(guī)定：“形成干部人事檔案材料的部門，在形成材料后的一個月內(nèi)，按要求將材料送交主管干部人事檔案的干部歸檔”。收集來的材料要及時歸入干部檔案。這是由干部檔案工作的作用所決定的。只有將新形成的干部檔案材料迅速歸檔，不斷充實完善干部檔案內(nèi)容，才能更好地為了解和使用干部提供依據(jù)。第二要做到保質(zhì)。對收集工作來說，光有及時是不夠的，還必須保證收集工作的質(zhì)量，不能馬馬虎虎，毛毛糙糙。收集來的材料應(yīng)符合下列要求：一是準(zhǔn)確：①必須是辦理完畢的正式材料；②收集材料范圍要準(zhǔn)確；③材料內(nèi)容必須真實可靠，不能似是而非、有水份、與事實不符。二是完整齊全：材料要完整無缺，不得掉頁少份、缺頭少尾；手續(xù)要齊全，該蓋章、簽字的要蓋章、簽字。三是書寫材質(zhì)規(guī)范：材料盡量統(tǒng)一使用16K規(guī)格的辦公用紙，材料左邊應(yīng)留有2-2.5cm的裝訂邊。文字必須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、黑墨水、墨汁書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。第三要做到按量。干部檔案材料要嚴(yán)格按照歸檔需要的數(shù)量來收集，凡是正、副本均要求收集的材料，需收集２份，不建副本的只需收集１份。既不能多也不能少。收多了不僅是種浪費，而且又要登記銷毀；收少了則還得復(fù)制，增加了不必要的工作量。

第四節(jié)

當(dāng)前的干部檔案材料收集工作的主要任務(wù)

當(dāng)前干部檔案材料收集工作，在做好日常性的收集工作的基礎(chǔ)上，主要是要結(jié)合正在開展的全縣干部人事檔案達(dá)標(biāo)升級工作以及干部檔案審核工作，做好以下兩方面工作：一是要理清各自管理的干部檔案家底。將各自管理的干部檔案進(jìn)行一次全面徹底的清理，摸清家底，盡快將該歸本單位管理的、新近調(diào)動、提拔后歸本單位管理的以及其他各種歷史原因造成沒有收集上來的檔案收集起來。應(yīng)該說，這次干部檔案達(dá)標(biāo)升級工作是收集清理歷史欠帳的一次大好時機(jī)，我們應(yīng)抓住這次機(jī)會把所有歸本單位管理的干部檔案材料收集回來。同時，將不歸本單位管理的干部檔案材料堅決轉(zhuǎn)走，當(dāng)然這些干部檔案材料的轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出都要在請示好單位領(lǐng)導(dǎo)，并與對方單位協(xié)商一致的情況下進(jìn)行。二是對所缺干部檔案材料進(jìn)行一次全面收集。在這次干部檔案審核工作中，我們應(yīng)按照審核工作通知要求，對照《干部檔案審核主要檢查驗收標(biāo)準(zhǔn)及處理辦法》，組織力量對所管理干部檔案，逐份逐項進(jìn)行認(rèn)真審核，將每卷干部檔案中材料不齊全、手續(xù)不完備的情況，一一予以登記；整理清楚后，向相關(guān)單位發(fā)出催要檔案材料通知單，盡最大努力把缺少的檔案材料收集上來，為下一步審核整理工作打好基礎(chǔ)?？傊?，干部檔案材料收集工作是一項政策性強、艱苦細(xì)致的工作，干部檔案管理人員必須熟悉業(yè)務(wù)、信息靈通、堅持執(zhí)行有關(guān)制度，并做到手勤、口勤、腿勤、腦勤，充分發(fā)揮自己的主觀能動性，才能及時全面地做好干部檔案材料的收集工作。

第二章

干部檔案的整理

干部檔案整理工作，是干部檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一。關(guān)于干部檔案的整理工作，主要有四個問題。

第一節(jié)

干部檔案整理工作的依據(jù)、概念、類型和方式

一、干部檔案整理工作的政策法規(guī)依據(jù)一是《干部檔案工作條例》，二是《干部檔案整理工作細(xì)則》。為實現(xiàn)干部人事檔案整理工作的規(guī)范化，中組部1991年專門制訂了《干部檔案整理工作細(xì)則》，對干部檔案整理工作的基本要求、檔案材料的鑒別、分類、排序與編目、復(fù)制與技術(shù)加工、裝訂與驗收入庫等環(huán)節(jié)都作了具體明確的規(guī)定，是我們從事干部檔案整理工作具體法規(guī)依據(jù)和行動指南。二、干部檔案整理工作的概念干部檔案整理工作是以干部個人為單位，將收集起來的每個干部的檔案材料，按照有關(guān)規(guī)定和要求，進(jìn)行鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂成卷，使之內(nèi)容條理、順序固定，并在此基礎(chǔ)上，不斷對檔案內(nèi)容進(jìn)行補充的工作，是干部檔案立卷的全部過程。也就是說，干部檔案整理是一種對收集起來的個人材料進(jìn)行加工的過程，是一種使個人材料系統(tǒng)化、條理化為目的的加工，是按照一定規(guī)則方法和步驟進(jìn)行的整理過程。三、干部檔案整理的類型

1、新建檔案的整理。這是比較系統(tǒng)、全面的整理，主要是指對新走上工作崗位的干部的檔案進(jìn)行整理，如對新分配的大學(xué)生等。2、對檔案補充新內(nèi)容的整理。也稱“歸檔”或“歸零散材料”，是將新產(chǎn)生的一些干部人事檔案材料補充到干部檔案的正本或副本中去。3、對檔案進(jìn)行清理的整理。就是按照有關(guān)落實政策的文件規(guī)定，對干部人事檔案材料進(jìn)行清理。這種整理檔案的類型，是在特定歷史條件下產(chǎn)生的，屬于特殊種類，一般不常用。主要目的是落實干部政策。如：十一屆三中全會以來，全國對干部人事檔案普遍進(jìn)行了清理整理，清理“反右派”、“文革”等歷次運動中形成的冤、假、錯案材料。四、干部檔案整理的方式干部檔案整理的主要方式有兩種：一是集中時間、集中人力的整理。這種方式，是管檔單位在一定時間內(nèi)，抽調(diào)或借用部分干部人事檔案管理人員或其他人員，集中在一塊進(jìn)行整理的方式。這也是對干部人事檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)的一種有效方式。我們這次開展全縣范圍內(nèi)的干部檔案達(dá)標(biāo)升級工作就是一次集中整理。二是日常工作中的整理。就是檔案管理人員在日常工作中，對新接收的檔案和檔案材料所進(jìn)行的立卷、歸檔的工作方式。我們更多使用的是日常工作中的整理，因為集中整理不可能經(jīng)常進(jìn)行，即使集中整理好的檔案，更多的是要做好日常維護(hù)工作。

第二節(jié)

整理工作的意義、要求及整理前的準(zhǔn)備一、整理工作意義及要求１、整理工作的作用和意義（1）通過整理，可以使干部檔案材料轉(zhuǎn)化為干部檔案；（2）通過整理，可以使干部檔案材料裝訂成卷，達(dá)到完整與安全之目的；（3）通過整理，可以了解干部檔案材料是否收集齊全，從而促進(jìn)收集工作；（4）通過整理，可以使干部檔案便于利用；（5）通過整理，可以使干部檔案便于保管和統(tǒng)計；（6）通過整理，可以為干部檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化創(chuàng)造條件。2、整理工作的要求和目的根據(jù)中組部《干部檔案整理工作細(xì)則》和有關(guān)規(guī)定，“整理干部檔案，須做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達(dá)到完整、真實、條理、精煉、實用的要求?！彼^完整，一是指整個檔案材料內(nèi)容要完整，每份材料來龍去脈要清楚；二是成套材料要完整；三是材料外形完整無損、整齊美觀。所謂真實，就是材料內(nèi)容要符合干部本人實際情況，通過鑒別，將似是而非、有水份的材料剔除出去，使整理后的檔案能準(zhǔn)確、客觀地反映一個干部的本來面目，真正成為了解和使用干部的可靠依據(jù)。所謂條理，就是通過分類，對干部檔案材料按照一定的順序進(jìn)行編排，使其綱目分明，脈胳清楚。所謂精煉，就是對收集起來的干部檔案材料，進(jìn)行一番去粗取精的工作，清出那些沒有價值的、重復(fù)的材料，在完整真實的前提下，使干部檔案達(dá)到精干、簡潔、集中、凝煉的要求。所謂實用，就是要求分類、排序、復(fù)制、技術(shù)加工、目錄登記、裝訂等工序都要從方便利用和保管出發(fā)。二、整理前準(zhǔn)備工作《干部檔案整理工作細(xì)則》第五條、第六條要求：“整理干部檔案，事先要收集好干部檔案材料，并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機(jī)等必須的物品和設(shè)備。”“整理干部檔案的人員，必須努力學(xué)習(xí)黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識，熟悉整理干部檔案的有關(guān)規(guī)定，掌握整理工作的基本方法和技能，認(rèn)真負(fù)責(zé)做好整理工作?！边@兩條明確了我們做好干部檔案整理前的準(zhǔn)備工作；１、收集好材料。整理前須將所管的干部檔案應(yīng)收集的材料收集齊全。

２、組織并培訓(xùn)好力量。根據(jù)整理的工作量，組織相應(yīng)數(shù)量的人員集中時間、集中精力整理。整檔人員必須是黨員干部，并且政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)好，有一定干部工作業(yè)務(wù)知識，文字書寫工整。一般可在組織人事部門或干審部門中抽調(diào)。人員確定后，應(yīng)先進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其熟悉業(yè)務(wù)，掌握有關(guān)政策和規(guī)定，明確工作要求，熟悉整理工作各道工序和掌握實際操作技術(shù)，并對他們進(jìn)行保密教育。３、整理好場所。干部檔案是國家檔案的重要組成部分，整理工作必須貫徹執(zhí)行黨和國家保密法規(guī)和制度。整理時材料要一份一份攤開，進(jìn)行歸類系統(tǒng)整理。為確保干部檔案的完整和安全，整理工作必須在專門辦公室進(jìn)行。整理場所應(yīng)配備消防器材，門窗要加固。４、備齊用具及表格（1）切紙刀、打孔機(jī)、剪刀、鐵夾、錐子、化學(xué)漿糊或固體膠（一般不要用膠水，因膠水使用不好往往將檔案材料弄壞了）、非金屬包頭的鞋帶等，有條件的可配備復(fù)印機(jī)；（2）干部檔案卷夾(干部檔案袋、卷皮)、檔案目錄、襯紙、正副本及姓名標(biāo)簽、正副本印章（用于目錄上）；（3）收集干部檔案材料登記表、工資變動登記表、銷毀材料登記表、退還本人材料登記表等；（4）微機(jī)和打印機(jī)(用于輸入和打印目錄)。上述準(zhǔn)備工作都涉及到經(jīng)費的支持，因此，在初期謀劃整理工作時就要做好經(jīng)費預(yù)算，申請解決好干部檔案整理專項經(jīng)費問題。只有整理工作的準(zhǔn)備工作做充分了，整理工作才能有條不紊地進(jìn)行，達(dá)到預(yù)期效果。第三節(jié)

干部檔案整理步驟

干部檔案整理工作，按照實際的操作經(jīng)驗來說，可以分為以下八個步驟：一、材料的鑒別鑒別工作是干部檔案管理部門對收集起來準(zhǔn)備歸檔的材料進(jìn)行審查，甄別材料真?zhèn)?，判斷材料保存價值，確定是否歸入干部檔案的工作。是從質(zhì)的方面來保證干部檔案的真實性、完整性、精煉性的工作。它是干部檔案材料進(jìn)入干部檔案前的最后一次檢查。因此，干部檔案工作人員必須按黨的政策辦事，慎之又慎地決定材料的取舍，本著對組織和干部本人負(fù)責(zé)的態(tài)度，認(rèn)真、嚴(yán)肅、細(xì)致地做好鑒別工作?！陡刹繖n案整理工作細(xì)則》專門用了一章來講述鑒別工作，可見鑒別工作也是一項非常重要的工作。

（一）、鑒別歸檔材料的原則和要求1、鑒別工作必須以中央有關(guān)文件為依據(jù)，做到取之有據(jù)，舍之有理。鑒別工作總的要以中組部頒發(fā)的《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細(xì)則》、《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定為依據(jù)。干部在政治運動中形成的材料和受處分材料歸檔，應(yīng)依據(jù)下列文件：（1）整風(fēng)和反右斗爭中形成材料的處理，主要依據(jù)中組部（７９）組通字５１號文件和省委組織部組干一（８１）２５８號文件。凡屬“文革”以前其他錯案形成的材料，中央已有規(guī)定的，按規(guī)定辦，中央沒有規(guī)定的，可參照上述原則處理。（2）反右傾斗爭中形成材料的處理，應(yīng)依據(jù)中組發(fā)（８０）３４號文件。（3）“文革”期間形成材料的處理，應(yīng)依據(jù)中組部（７９）組通字５４號文件。（4）歸僑、僑眷、港澳同胞眷屬檔案材料的處理，除依據(jù)上述文件外，還應(yīng)參照國務(wù)院僑辦、中組部、公安部（８１）僑政會字第０３８號文件。（5）“兩案”中受審查人員的材料，其處理應(yīng)依據(jù)中發(fā)（８２）９號文件和中辦發(fā)（８３）４３號文件。（6）整黨工作中形成材料的處理，應(yīng)依據(jù)中整辦（８４）２２號文件。（7）對“文革”中犯一般性錯誤人員審查材料的處理，應(yīng)依據(jù)中指辦（８７）２號、組通字（８７）１５號及皖組字（８７）１５號文件。（8）對犯有錯誤的黨員干部的材料的處理，應(yīng)依據(jù)中紀(jì)發(fā)（８９）１０號文件。（9）民主評議黨員和黨員登記中形成的材料，應(yīng)依據(jù)組通字（８９）１７號文件及１９９１年１０月２７日中組部副部長趙宗鼐同志在全國民主評議黨員工作座談會上的講話。（10）核查“三種人”形成的材料及“記錄在案”人員的審查材料處理，應(yīng)依據(jù)中發(fā)（８４）１７號和中組發(fā)（８３）６號文件。另外，專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、晉升工作中形成材料的處理，應(yīng)依據(jù)省檔案局、省委組織部、省職改領(lǐng)導(dǎo)小組皖檔聯(lián)發(fā)（８９）１號文件。在鑒別工作中一定要把握中央有關(guān)文件精神實質(zhì)，逐份認(rèn)真審閱，做到不該歸檔的一份不歸，該歸檔的一份不舍。上述鑒別工作一般已經(jīng)開展過了，不需我們再去處理，若發(fā)現(xiàn)還存在上述情況，我們可以向組織反映出來，再由干部監(jiān)督部門處理。2、鑒別工作應(yīng)堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點，具體問題具體分析，切忌望題生義，采取“一刀切”。中央有關(guān)文件畢竟比較原則、概括，而干部檔案材料的特點則是因份而異，錯綜復(fù)雜。例如，“文革”期間形成的干部檔案材料很多是無限上綱、誣蔑不實的材料，應(yīng)清理出來，但也有一些在一定程度上反映了干部個人實際情況，并有一定保存價值的材料，則應(yīng)區(qū)別情況對待，妥善處理。如入黨、入團(tuán)志愿書，干部任免呈報表，出國人員審查表，大（中）專畢業(yè)生登記表，吸收錄用干部、工人審批表，應(yīng)征公民政審表，轉(zhuǎn)業(yè)（退伍）軍人登記表，正常調(diào)動時組織所作的鑒定等，應(yīng)歸入干部檔案。另如違紀(jì)問題的材料，按規(guī)定干部檔案不存查證材料，但由于各種原因已經(jīng)收入的，應(yīng)維持現(xiàn)狀。在鑒別工作中遇到疑難問題，應(yīng)請示領(lǐng)導(dǎo)，也可以和上級干部檔案主管部門共同研究，以求穩(wěn)妥。（二）鑒別歸檔材料的具體做法１、判斷材料是否屬所管干部的材料及應(yīng)歸入干部人事檔案的材料。防止同名異人，張冠李戴，或誤將一人多名的材料分開。對同名同姓和一人多名的材料要進(jìn)行認(rèn)真核對。同名同姓材料要核對職務(wù)、籍貫、年齡、入黨（團(tuán)）時間、工資等基本情況是否相同；一人多名的材料，除核對基本情況外，還應(yīng)當(dāng)查看曾用名。另外，應(yīng)將不屬于歸檔范圍的材料和重復(fù)材料清理出來。２、審查材料是否真實，觀點是否明確。發(fā)現(xiàn)與事實不符、自相矛盾、觀點不明確、是非不清的材料，要向有關(guān)部門和干部本人提出，并退回更改。如干部履歷表中的姓名、出生年月、學(xué)歷、參加工作時間等欄目的填寫不符合干部檔案一貫記載，則不能歸檔，應(yīng)退回更正。再如晉升工資審批表，單位意見欄填“同意晉升為五檔”，主管部門的意見是“同意晉升為四檔”，而審批欄填的是“同意”，同意哪一種意見不清楚，也應(yīng)退回重辦。其他材料也如此。３、審查材料是否齊全、完整。例如，政審材料一般應(yīng)具有審查結(jié)論、調(diào)查報告、上級批復(fù)、主要證明材料、本人交待等，處分材料一般應(yīng)有處分決定（包括免予處分的決定）、調(diào)查報告、上級批復(fù)、個人檢討、個人對處分的意見等。上述材料屬于成套的，必須齊全，每份歸檔材料，必須完整。對頭尾不清，來源和時間不明的材料，要查清注明后再歸檔。凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料不能歸檔。４、審查材料是否手續(xù)完備（1）干部本人撰寫的干部檔案材料，應(yīng)有材料形成時間及本人簽字（或蓋章），如自傳、入黨(團(tuán))申請書、本人交待、學(xué)習(xí)總結(jié)等。（2）干部本人填寫的需由組織審查的材料，除個人簽名及注明填寫時間外，還應(yīng)有組織審批意見、時間并蓋印章，如干部履歷表、入黨(團(tuán))志愿書、黨員登記表等。（3）組織審查的需要本人簽署意見的材料，本人要簽署意見及時間或由組織注明經(jīng)過本人見面。如審查結(jié)論、處分決定、組織鑒定、民主評議和考核中形成的綜合材料等。（4）單位出具證明材料，應(yīng)有單位名稱（蓋章）及出具時間；個人出具證明材料，證明人所在單位黨組織應(yīng)簽署證明人的政治情況并注明時間。（5）直接由組織形成的干部檔案材料，要有上級組織的批準(zhǔn)意見及時間并蓋印章，如工資審批表、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評審表等，干部任免審批表還應(yīng)注明批準(zhǔn)文號，或在何時何次會議上當(dāng)選（或決定任免）。凡不符合上述要求的，須補辦手續(xù)后才能歸檔。５、審核材料是否辦理完畢的正式歸檔的材料。鑒別中發(fā)現(xiàn)涉及干部政歷問題或其它重要問題，需要查清而未查清的材料及未辦畢的材料，不能歸入干部檔案，應(yīng)交有關(guān)組織處理。６、鑒別時發(fā)現(xiàn)檔案中缺少有關(guān)材料，要及時進(jìn)行登記并收集補充。（三）對不能歸入干部檔案材料的處理經(jīng)過鑒別后，不能歸入干部檔案的材料，應(yīng)區(qū)別情況予以處理：１、轉(zhuǎn)出：經(jīng)鑒別凡屬錯裝入干部檔案的他人材料或文書檔案，如文件底稿、歷史資料、會議記錄、組織關(guān)系介紹信、獨生子女審批表等，均應(yīng)轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。２、退回：（1）凡近期形成的干部檔案材料，不符合要求的，應(yīng)退回材料形成單位說明原因，提出意見，限期交回。（2）本人寫的一些材料，過去已歸入干部檔案，按后來政策規(guī)定不應(yīng)歸入干部檔案的，如“文革”中違心上綱、不符事實的檢查材料，以及應(yīng)由本人保存的材料，如私人信件、畢業(yè)證書、論文、獎?wù)陋劆睢⑷蚊鼤?、結(jié)婚證、獨生子女證等，應(yīng)退還本人。退還單位的應(yīng)填寫《轉(zhuǎn)遞干部檔案材料通知單》，通過機(jī)要交通發(fā)出。退還本人的材料，要填寫《退還本人材料登記表》，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，一次退給本人。本人清點無誤后，應(yīng)在登記表上簽字或蓋私人印章。登記表由干部檔案管理部門長期保存。３、銷毀：（1）按有關(guān)政策規(guī)定應(yīng)抽出銷毀的材料。（2）“文革”中形成的不能反映干部真實情況的材料，如軍宣隊、工宣隊隊員登記表、鑒定，下放勞動或“五、七”干校的“鑒定”、“思想總結(jié)”等，以及有當(dāng)時組織批注，不宜退還本人的材料。（3）既不屬于干部檔案內(nèi)容，也不屬于個人保管的材料，如審干調(diào)查要點、提綱，從本人檔案中摘抄的材料，未經(jīng)批準(zhǔn)的干部任免表等。（4）重份多余材料（正、副本已有的）。需要銷毀的材料，要分別將每個人的材料逐項登記在《銷毀干部檔案材料登記表》上。銷毀理由應(yīng)填“重份”、“不屬干部檔案歸檔范圍”、“根據(jù)××號文件抽出”等，避免籠統(tǒng)填“內(nèi)容不重要”、“保存價值不大”等。集中銷毀前應(yīng)對列入銷毀材料進(jìn)行一次復(fù)查，并報經(jīng)黨委（黨組）分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。銷毀時要有兩名監(jiān)銷人在場，銷毀后監(jiān)銷人要在銷毀材料登記表上簽名蓋章，注明銷毀日期。銷毀登記表應(yīng)長期保存，以備查考。銷毀方式：送造紙廠當(dāng)場化紙漿；采用焚燒的方法自行銷毀，但必須將材料燒透化為灰燼后方能離開；用粉碎機(jī)將材料破成碎末。注意事項：不準(zhǔn)邀干部本人到場搞當(dāng)面銷毀；哪個單位清理出來材料，由哪個單位負(fù)責(zé)銷毀；材料銷毀前，應(yīng)單獨存放，不得隨干部檔案轉(zhuǎn)遞；嚴(yán)禁將銷毀材料出售給廢品站或個人，也不得留作它用。

二、材料的分類分類，是將反映一個干部情況的材料集中起來，經(jīng)過鑒別、按照材料的內(nèi)容、性質(zhì)以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系，區(qū)分類型、相對集中、進(jìn)行排列組合的過程。是判斷干部檔案材料歸屬類別，使干部檔案條理化、系統(tǒng)化的工作，是整理工作的一道重要工序。分類是否準(zhǔn)確，直接影響到干部檔案利用。《條例》規(guī)定的干部檔案內(nèi)容十類，是劃分類別的準(zhǔn)繩。但在具體分類時，由于材料千差萬別，不可能都簡單地“對號入座”，這就需要對規(guī)定的十大類別不斷學(xué)習(xí)，反復(fù)理解，以求做到融會貫通，分類得當(dāng)。干部檔案分正、副本，正本有十類，副本有七類。干部檔案正本，由歷史地、全面地反映干部情況的材料構(gòu)成。其內(nèi)容及其分類如下：第一類

履歷材料（以基本情況、簡歷為主要內(nèi)容）1、干部、工人、教師、醫(yī)務(wù)人員、軍人、學(xué)生等各類人員履歷表（書）、登記表、簡歷表；2、黨員、團(tuán)員干部登記表、簡歷表；（注意這里所講的黨員干部、團(tuán)員干部登記表、簡歷表，與后面第六類的黨員登記表、團(tuán)員登記表有區(qū)別，當(dāng)然，這種表格很少見，若有就放一類。）3、土改、鎮(zhèn)反、三反、三查、肅反、社教運動工作隊員登記表；4、以干部經(jīng)歷為主要內(nèi)容的審查表、調(diào)查表和履歷變化補充表；5、已經(jīng)上崗的后備干部登記表；（注意是已經(jīng)提拔上崗的，如以鑒定為主的放在三類，沒有提拔的不歸檔）6、個人參加革命活動簡歷的材料；7、帶有鑒定的履歷表、簡歷表及登記表；（注意是以履歷、簡歷為主要內(nèi)容的）8、干部更改姓名的材料。（注意不要放在五類）兵役登記表（包括招飛行學(xué)員、機(jī)要學(xué)員登記表）或招收工人、聘用干部登記表中如有審批意見、能反映其參加工作時間的放在第九類，無審批意見主要反映干部個人簡歷情況的放在第一類。部隊轉(zhuǎn)業(yè)干部檔案中的《履歷書》，如果可以拆分，應(yīng)在保持各類材料相對完整（有落款，獨立成文）的前提下將它拆開，按履歷、自傳、鑒定、政歷問題結(jié)論四部分分別歸入一、二、三、五類。第二類

自傳材料１、干部所寫的自傳、小傳、小史；２、帶有自傳的履歷表或簡歷表；３、有自傳內(nèi)容的“歷史反省”材料；４、干部所寫的敘述自己經(jīng)歷、思想變化過程、家庭情況、社會關(guān)系等內(nèi)容的材料；５、入黨、入團(tuán)申請書中能分開的自傳內(nèi)容材料；６、其他屬于自傳性質(zhì)的材料。第三類

鑒定、考察、考核材料（以鑒定為主要內(nèi)容）1、干部、職工、學(xué)生（學(xué)員）、軍人、黨員、團(tuán)員等各類人員的鑒定表及材料；2、畢業(yè)、結(jié)業(yè)、出國（出境）、勞動、住院（療養(yǎng)）、調(diào)動等鑒定表及材料；3、以鑒定為主要內(nèi)容的各類人員登記表；4、組織正式出具的鑒定性的干部表現(xiàn)情況材料；5、考核、考察登記表，組織正式考核和民主評議的綜合材料，尤其是1994年以來的年度考核表；考察材料如是與任免表一起形成的則與干部任免審批表一起放在九類，否則放在三類。6、應(yīng)屆畢業(yè)生重點培養(yǎng)對象（選調(diào)生）選拔審批表；7、一般性離任審計、年度審計材料；8、其他屬于鑒定性質(zhì)的材料。不該歸入本類的材料：從本人檔案中摘錄的優(yōu)缺點材料，個別談話記錄或個人寫的干部一般表現(xiàn)材料，鑒定會上發(fā)言記錄，學(xué)生社會實踐登記表、軍訓(xùn)小結(jié)、體育達(dá)標(biāo)卡等。第四類

學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)情況的材料1、報考高等學(xué)校學(xué)生登記表、審查表；2、畢業(yè)生登記表、審批表、分配表；3、推薦選拔的學(xué)生（留學(xué)生）登記表、審批表；4、各級黨校、各類培訓(xùn)班、進(jìn)修班、文化補習(xí)班學(xué)員登記表，如省委黨校的干部學(xué)員考核表；5、黨校函授大專班學(xué)員畢業(yè)資格審查表；6、各類學(xué)習(xí)成績表、成績單、記分冊；7、教育部門出具的學(xué)歷證明（根據(jù)國家教委辦公廳、人事部辦公廳（1993）4號文件規(guī)定精神，有些院校為1970—1976年畢業(yè)生出具享受本科待遇的學(xué)歷證明一律無效，不予歸檔）；8、套改、晉升、聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表、登記表，專業(yè)技術(shù)任職資格申請表；9、專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績材料（專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)考核登記表）10、教師資格過渡審批表、申請表；11、創(chuàng)造發(fā)明、科研成績、著作及有重大影響論文（如獲獎或全國報刊發(fā)表的）的目錄；12、專業(yè)技術(shù)方面的優(yōu)秀論文獲獎通知書、證書；13、青年教師學(xué)科帶頭人或骨干教師審批表，專業(yè)技術(shù)拔尖人才登記表；14、反映干部學(xué)歷、才識、專業(yè)技術(shù)方面情況的其他材料。社會力量辦學(xué)而教育部門不承認(rèn)學(xué)歷的學(xué)歷證明，須注明“不承認(rèn)學(xué)歷”字樣后歸檔。不該歸入本類材料：各種考試卷、設(shè)計方案、圖紙、論文、著作、推薦上大學(xué)的座談會記錄、普法考試成績表、專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)考績檔案（注意與本類第9條有區(qū)別，歸于文書檔案）等。第五類

政治歷史情況審查材料1、政治歷史情況（包括黨籍問題）的審查、甄別、復(fù)查結(jié)論（意見、決定）、調(diào)查報告、上級黨委批復(fù)、本人對結(jié)論決定的意見及重要申訴材料，作為依據(jù)的主要證明材料、本人檢查交待或說明情況的材料；2、入黨、入團(tuán)、參軍、出國等調(diào)查政審材料；3、入黨、入團(tuán)申請書中能分開的家庭成員、社會關(guān)系材料；4、更改干部的民族、年齡、國籍、軍籍、入黨、入團(tuán)、參加工作時間的組織審查意見、上級批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料；5、家庭出身、本人成份、社會關(guān)系的組織審查意見、上級批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料；6、有組織審查意見的政治歷史情況調(diào)查表、審查表；7、干部愛人情況登記表；8、入伍時間批注、入伍證明材料；9、家庭成員、主要社會關(guān)系的政治歷史情況的有關(guān)問題的平反改正通知、決定。不該歸入本類的材料：未經(jīng)查證核實的有關(guān)干部政歷問題的檢舉材料（應(yīng)轉(zhuǎn)有關(guān)部門處理），在政治審查中形成的審理報告及結(jié)論報告底稿，從干部本人檔案中摘抄的材料等。第六類

加入黨團(tuán)的材料1、入團(tuán)志愿書、申請書、退團(tuán)和超齡離團(tuán)的材料、團(tuán)員登記表；2、入黨志愿書、申請書（多份的，可歸入1－2份全面系統(tǒng)的）、轉(zhuǎn)正申請書和黨組織對入黨、轉(zhuǎn)正報告的意見（尚未轉(zhuǎn)正的入黨志愿書應(yīng)由支部保管，待轉(zhuǎn)正后歸檔）；3、中國共產(chǎn)黨黨員登記表，不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料，緩期登記材料及認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和組織審批材料；4、延長入黨預(yù)備期的有關(guān)材料及取消預(yù)備黨員資格的組織意見（沒有單獨形成處理意見、處分等材料，只在入黨志愿書上注明取消黨員資格，經(jīng)有關(guān)黨委批準(zhǔn)蓋章后，其入黨志愿書應(yīng)收集歸檔，并在六類目錄上注明“已取消預(yù)備黨員資格”。凡單行材料中已明確取消預(yù)備黨員資格的，只收集單行材料，不再收集“入黨志愿書”歸檔）；5、開除黨籍、團(tuán)籍處分的材料可按政歷問題或違紀(jì)案件分別歸入五類和八類，其入黨（團(tuán)）志愿書仍放第六類，但須在封面注明：“×年×月×日經(jīng)××黨委（團(tuán)委）批準(zhǔn)開除出黨（團(tuán)）”的字樣；6、退黨材料；7、加入民主黨派的登記表之類的材料；8、1985年黨員登記表；9、1990年形成的民主評議黨員材料。不該歸入本類材料：入黨、入團(tuán)過程中由組織召開的群眾座談會和黨小組、支部大會會議記錄，培養(yǎng)對象考察表，一般性的入黨思想?yún)R報，入黨時調(diào)查的一般表現(xiàn)材料，黨員重新登記申請書等。第七類

獎勵（包括科技業(yè)務(wù)和業(yè)務(wù)獎勵、英雄模范先進(jìn)事跡）材料1、創(chuàng)造發(fā)明獎勵材料；2、各種業(yè)務(wù)獎勵材料；3、正式命名授予勞動模范、先進(jìn)工作者、特級教師、優(yōu)秀黨（團(tuán)）員、“三八”紅旗手、戰(zhàn)斗英雄、新長征突擊手等各種稱號的登記表、審批表、授獎決定和事跡材料；4、立功受勛和通報表揚、嘉獎材料；5、從事專業(yè)工作三十年人員登記表、審批表；6、縣團(tuán)級以上單位各種積極分子登記表。7、高等學(xué)校品學(xué)兼優(yōu)畢業(yè)生審批表不該歸入本類的材料：獎學(xué)金登記表等。第八類

干部違犯黨紀(jì)、政紀(jì)、國法等材料1、處分決定、查證核實報告、上級批復(fù)、本人對處分的意見、本人檢查、交待材料（包括違紀(jì)黨員受紀(jì)律處分的有關(guān)材料）；2、免于處分的處理意見及個人檢查；3、撤銷處分的決定、報告；4、組織上未給予處分但確有錯誤（如道德品質(zhì)、生活作風(fēng)、經(jīng)濟(jì)問題）的證明材料和本人的檢查材料；5、通報批評材料；6、法院判決書，撤銷判決的通知書，勞動教養(yǎng)審批表；7、復(fù)查、甄別、報告、決定、上級批復(fù)、本人意見及申訴；8、反右斗爭中錯定右派經(jīng)復(fù)查改正的：復(fù)查結(jié)論、報告和所依據(jù)的主要證明材料及原結(jié)論（或決定）；9、反右傾斗爭中受處分后復(fù)查平反的：甄別平反材料；10、“文革”中犯有嚴(yán)重錯誤或經(jīng)審定為“三種人”的：結(jié)論、決定、上級批復(fù)、報告及本人檢查材料；11、“文革”中犯有一般性錯誤的：上級批復(fù)、決定、調(diào)查報告、專題考察材料及所依據(jù)的證明材料；12、經(jīng)過核對的“記錄在案”的材料；13、有處分結(jié)論的審計材料。第九類

錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國（境）、退（離）休、退職、各種代表會代表的審批表、呈報表、登記表等材料1、錄用、聘用干部審批表，聘用干部合同書，解聘、辭退材料；2、招工、以工代干人員轉(zhuǎn)干、民辦教師轉(zhuǎn)正審批表；3、干部任免（呈報）審批表（包括專題考察材料或現(xiàn)實表現(xiàn)材料）；4、入伍（兵役）、復(fù)員、退伍、轉(zhuǎn)業(yè)軍人、軍（警）官、文職干部轉(zhuǎn)服預(yù)備役登記表、審批表，軍銜審批表（包括評定軍銜鑒定），5、國家公務(wù)員資格審查表或過渡審批表；6、干部轉(zhuǎn)正定級、調(diào)資、升級等各種工資變動審批表和解決待遇問題審批材料；7、浮動工資、取消保留工資審批表；8、關(guān)于工齡津貼年限說明（包括工齡連續(xù)計算、更改工齡的成套材料）；9、退職、退（離）休、提高待遇審批表；10、出國（境）人員審查表和因公出國(境)人員備案表；11、出席縣團(tuán)級以上單位的黨代會、人代會、政協(xié)會議，工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會，民主黨派代表會的代表登記表。九類第一份材料應(yīng)為組織填寫的《工資變動登記表》，任免通知不歸檔（1995年以前的老材料中只有任免通知而無任免呈報表的，可不取出，但1995年之后職務(wù)變動必須歸干部任免審批表和考察材料）。我省調(diào)整工資標(biāo)準(zhǔn)審批表不歸檔(可以單獨保存好，以備以后查考)。第十類

其他可供組織參考、有保存價值的材料1、體檢合格的最新一份體檢表；體檢有殘疾的體檢表、殘廢等級材料、因公負(fù)傷證明材料；2、干部逝世后，報紙報道的消息或訃告、悼詞（生平）、干部死亡的報告表、非正常死亡的調(diào)查報告及有關(guān)情況的遺書等；3、干部本人歷次所寫的思想、工作、學(xué)習(xí)總結(jié)和檢查，如大學(xué)期間的學(xué)生學(xué)年小結(jié)；4、干部思想改造登記表；5、民事糾紛判決書、調(diào)解書；（刑事判決書放第八類，注意區(qū)別）6、家屬隨軍報告表；（注意與第五類中的“干部愛人情況登記表”相區(qū)別）關(guān)于同一份材料視具體情況歸類問題，除《干部檔案整理工作細(xì)則》第十四條規(guī)定的幾種情況以外，我們在實踐中還遇到以下情況，分別按以下辦法處理：學(xué)習(xí)材料，一般采取四類優(yōu)先的辦法，如各級黨校學(xué)習(xí)結(jié)束后的考核表（鑒定表）一般歸四類；各類畢業(yè)生鑒定登記表也屬交叉歸類，一般是四類，但如四類中已有畢業(yè)生登記表等相應(yīng)學(xué)歷材料，畢業(yè)生鑒定表可歸三類；學(xué)生入學(xué)政審表也屬交叉歸類，如四類已有入學(xué)報名表，入學(xué)登記表等材料，則入學(xué)政審表放五類，否則放四類。領(lǐng)導(dǎo)干部的審計材料，無處分結(jié)論的一般性離任審計、年度審計材料，歸入三類，有處分結(jié)論的則歸八類。1990年以后的黨員登記表只歸兩頭，優(yōu)秀的歸入七類，不合格的歸入八類，其它的不歸檔。干部檔案副本內(nèi)容，是由正本以下類別主要材料構(gòu)成：第一類的近期履歷材料；第三類的主要鑒定、干部考核材料；第四類的學(xué)歷、學(xué)位、評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)的材料；第五類的政治歷史情況的審查結(jié)論（包括甄別、復(fù)查結(jié)論）材第七類的獎勵材料；第八類的處分決定（包括甄別、復(fù)查結(jié)論）材料；第九類的干部任免審批表和工資、待遇的審批材料。正本其它類別多余的重要材料，也可歸入副本。副本材料的整理按正本十類內(nèi)容分類、次序排列。干部檔案副本所反映的干部情況較為概括。從正本和副本的構(gòu)成成分可以看出，副本是在正本基礎(chǔ)上建立的。正本所包含的材料，副本不一定都包含，但副本的材料必須是正本部分材料的重復(fù)件和復(fù)制件。正本中沒有的材料，副本中不應(yīng)有。干部檔案副本建立范圍：在我縣一般是擔(dān)任縣（處）級以上(含縣處級)職務(wù)的干部才建副本。考慮到縣處級以下干部情況不盡相同，我縣除縣人事局、縣教育局科級領(lǐng)導(dǎo)干部需建副本，其他科級領(lǐng)導(dǎo)干部一般不建副本，已有副本的應(yīng)保留，沒有的可以不建立。為方便干部所在單位的組織人事部門使用，因干部管理權(quán)限變動，提拔為上一級組織管理的干部后，干部檔案轉(zhuǎn)往上級主管部門前，原管理單位應(yīng)先建立副本，然后再轉(zhuǎn)出檔案。

三、干部檔案材料的排序干部檔案材料的排序，是指在整理干部檔案過程中，對各類材料進(jìn)行排列順序和編號的工作。干部檔案每類材料，都要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時間排列順序。干部檔案材料共分十類，各類材料都有自己的特點，要做好這一工作，就要從實際出發(fā)，總的要求是“編排有序”。排序的基本方式：１、按干部檔案材料形成時間排序的有：第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第九類、第十類材料。注意：我們原來在第一類材料的處理上，雖然是按時間順序登記，但為了使用方便，將第一類中的最新《干部履歷表》排在類首，去年中組部要求改正過來，仍嚴(yán)格按照時間順序登記并排序。第九類中工資變動登記表排在類首，登記目錄也在類首。其他幾類材料完全按時間先后排列。在這里還要強調(diào)一點，我們要根據(jù)干部職務(wù)和工資的變動，不斷地續(xù)填最新的《干部履歷表》和《工資變動登記表》。《干部履歷表》的履歷部分不能斷檔；《工資變動登記表》的職務(wù)工資和級別工資既要寫清幾檔幾級，又要填寫具體金額，即使職務(wù)工資和級別工資只有一項變動，另一項不變，也要在相應(yīng)欄里填寫清楚，不能寫“同上”或空著不填。２、按干部檔案材料內(nèi)容的主次關(guān)系排序的有：第五類、第六類、第八類材料。(１)第五類材料的排序為：上級批復(fù)、結(jié)論、本人對結(jié)論的意見、調(diào)查報告、證明材料（根據(jù)每份材料所證明的主要問題相應(yīng)集中排列），本人交待材料。有復(fù)查結(jié)論的，應(yīng)排在原結(jié)論的前面。不同問題分別作了結(jié)論的，可將每個問題的有關(guān)材料按上述順序排在一起。同一問題多次審查的，應(yīng)將每次審查形成的材料排在一起。并將最后一次審查的全部材料排在最前面，其余材料按形成時間順序排列。(２)第六類入黨、入團(tuán)材料應(yīng)分別按主次集中排列，先排入團(tuán)材料，再排入黨材料。順序為：入團(tuán)志愿書、入團(tuán)申請書、團(tuán)員登記表（不是團(tuán)員干部登記表）、退團(tuán)材料，入黨志愿書、入黨申請書、組織上對入黨的意見、對轉(zhuǎn)正的意見、本人轉(zhuǎn)正申請、延長預(yù)備期材料、入黨的其他材料、黨員登記表（不是黨員干部登記表）、民主評議黨員登記表（按時間順序排列），加入民主黨派材料。(３)第八類材料排序為：上級批復(fù)、處分決定、本人對處分的意見、調(diào)查報告、本人檢討。有撤銷處分和甄別平反決定的，將全部材料排在處分材料之前。老材料有證明材料的，可排在調(diào)查報告之后，其他材料與五類排列方法相同。以上五、六、八類材料排列例表說明：（見《手冊》39頁—45頁）1、“一次”或“多次”審查（處分），按作了組織審查結(jié)論（處分決定）意見的次數(shù)算。

2、例表中左邊注的“第一次審查”、“第二次審查”、“復(fù)查結(jié)論部分”、“原結(jié)論部分”、“撤銷處分材料”、“原處分材料”、“入團(tuán)材料”、“入黨材料”等，只表示排列順序，登記目錄時不用寫，按順序號往下登記即可。另外，干部檔案材料備考表的排序：單項材料備考表是備考哪份材料就排在那份材料所在類的最后；總的備考，可歸入第十類，排列在最后。材料排序后，用鉛筆在每份材料第一頁的右上角編上類號和順序號，并在每類第一份材料右上角貼上分類角（不用類、號、頁小戳子）（原有類、號、頁小戳子要用白紙粘上）。在正面的右下角和反面的左下角編寫頁碼。例如，第一類第４份材料共13頁，可在右上角編“１—４”，用圖書編頁法，從前至后在每一頁右下角或左下角標(biāo)上1、2……13。四、干部檔案材料的復(fù)制復(fù)制就是根據(jù)干部檔案材料收集和保護(hù)的需要，使用一定的技術(shù)手段，按照干部檔案材料原件內(nèi)容和式樣重新制作一份或數(shù)份材料。１、復(fù)制的原因(１)建立檔案副本的材料不夠時，可選擇正本中的材料進(jìn)行復(fù)制。(２)字跡不清的材料，墨水褪色的材料要進(jìn)行復(fù)制。(３)凡用鉛筆、圓珠筆書寫或復(fù)寫的以及用復(fù)寫紙打印的重要材料都要重新復(fù)制，如自傳、審查結(jié)論、調(diào)查報告、處分決定等。為減少復(fù)制工作量，接收材料時應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。凡是近期形成的不符合要求的材料，要退回材料形成單位重新制作或補正。２、復(fù)制的方式和要求復(fù)制一般可采用手描、打印、抄寫、復(fù)印等方式。(１)手描。手描是用藍(lán)黑墨水、黑墨水或墨汁的鋼筆在材料的原件字跡模糊不清的地方，按原字跡進(jìn)行描摹。手描要一絲不茍，力求保持材料的原貌。(２)抄寫、打印。抄寫、打印是用藍(lán)黑墨水或黑墨水鋼筆（毛筆）或打字機(jī)按材料內(nèi)容復(fù)制一份或數(shù)份。手抄的材料應(yīng)字跡清楚，工整，文字規(guī)范。復(fù)制的材料必須仔細(xì)校對，做到絕對無誤，并要注明材料原件存于何處、復(fù)制單位、復(fù)制人、核對人、復(fù)制時間。復(fù)制時，嚴(yán)禁在原件和復(fù)制件上勾、抹、涂、劃。(３)復(fù)印機(jī)復(fù)制。復(fù)印機(jī)復(fù)印時，廢頁應(yīng)帶回干部檔案管理部門銷毀，不要散失，以防失密。復(fù)制后，原件應(yīng)及時歸入正本，正本中的原件是用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙作書寫材料的，應(yīng)將復(fù)制件和原件同時歸入正本，原件附在復(fù)制件之后。因建立副本所需而復(fù)制的材料，復(fù)制件只存副本。五、干部檔案材料的技術(shù)加工技術(shù)加工是指在不損壞文字內(nèi)容的前提下，利用裱糊、剪裁、折疊等技術(shù)手段，對紙張不符規(guī)格、破損、卷角、折皺的干部檔案材料進(jìn)行技術(shù)處理，使其外表達(dá)到“四邊整齊”，便于裝訂、保管和利用，壽命得以延長。其主要方法有：1、裱糊。對破損、卷角、過簿、折皺和小于16開規(guī)格（26×18.4cm）的干部檔案材料，進(jìn)行托裱和托補，使其折皺和卷角平整，破損復(fù)原，且符合16開規(guī)格紙張。根據(jù)每份材料不同的情況通常采用單邊、單面托裱、夾面托裱、魚鱗形或梯形托裱，還有膠紙粘貼等。對紙面過窄或無裝訂線的檔案材料，須進(jìn)行托補，有左側(cè)加邊和周圍加邊（又稱開窗法）等方法。對一些破損、多頁零散的材料，在裝訂線的一邊要用白紙包邊，主要作用是為了保護(hù)材料，防止失散，使檔案材料立卷裝訂后整齊美觀。根據(jù)中組部的要求，所有干部檔案材料左邊不能出現(xiàn)兩個洞眼交叉情況。如有交叉洞眼，應(yīng)裱糊。襯紙要用白紙，不宜過厚或過簿，不可采用有字的廢紙、廢目錄或報紙湊合。漿糊和膠水須能防蟲蛀，不腐蝕紙張。裱糊后的檔案材料應(yīng)壓平晾干，不得在陽光下暴曬或高溫熨烤。2、剪裁。對大于16開的檔案材料，在不影響材料完整和不損傷字跡的前提下，可酌情剪裁，使其符合16開規(guī)格。為防止把材料文字、印章切掉，剪裁必須一頁一頁地切，絕對不可圖省事多頁一刀切，并應(yīng)在左側(cè)留2.5厘米裝訂線，盡量做到材料上邊和下邊空白處相等。3、折疊。適用于對經(jīng)過剪裁處理后仍大于16開的材料，或?qū)^寬過長而又不宜剪裁的材料進(jìn)行技術(shù)處理，使其符合16開規(guī)格要求。折疊處要盡量避開文字，折疊后的材料要保持整個案卷的平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。折疊形式有橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等。4、拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘倨?，以防止氧化銹毀材料。5、無論材料是否需要托表，材料一律正裝，橫寫的材料名稱在上，豎寫的材料名稱在右。六、目錄登記目錄登記，是在干部檔案材料經(jīng)過分類、排序、技術(shù)加工之后，按照固定的欄目和要求，將應(yīng)歸入檔案材料名稱逐份進(jìn)行記載的工作。目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引，每卷干部檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄。目錄登記要清晰、確切、精煉，目錄應(yīng)放在干部檔案卷首，正、副本都要有各自的目錄。具體要求如下：1、類號和順序的登記要按照類別排列順序號及檔案材料目錄格式，逐份逐項進(jìn)行填寫，無論材料題目長短，都要獨占一行。先從第一類開始，以份為單位，類號用漢字碼，順序號、時間、份數(shù)、頁號一律用阿拉伯?dāng)?shù)字。如第一類第一份材料，類號為“一”，順序號為“１”，登記在目錄上為“一／１”。2、材料名稱的登記(１)根據(jù)材料標(biāo)題填寫材料名稱，一般要登記全稱，名稱較長的可以縮寫，如“關(guān)于××同志參加革命工作時間的批復(fù)”可以簡化為“參加工作時間的批復(fù)”?？s寫的題目，必須能確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點。(２)對標(biāo)題與內(nèi)容不相符的材料，登記時要按實際內(nèi)容重新擬題，標(biāo)題是材料內(nèi)容的概括和提示，因此要求擬訂的標(biāo)題不但要準(zhǔn)確、精練，而且要有“個性”，比如第五類材料中，證明材料居多，不能都寫成“證明材料”，而應(yīng)寫成“XXX關(guān)于XXX的證明”，這樣寫，叫人一看就對材料的大概內(nèi)容有一基本了解，否則就失去了目錄登記的意義。有的材料也可按材料原名稱登記目錄，但須在備注欄內(nèi)注明材料的實際內(nèi)容。如學(xué)習(xí)總結(jié)，內(nèi)有組織鑒定，并作為鑒定材料歸三類的，登記時應(yīng)記“學(xué)習(xí)總結(jié)（鑒定）”。(３)沒