采購部基本程序和制度

一、職位任務(wù)TOC\o"1-5"\h\z采購經(jīng)理崗位職責(zé) (2)采購員崗位職責(zé) (3)倉庫主管崗位職責(zé) (4)倉管員崗位職責(zé) (6)二、采購全然程序和制度采購審批程序 〔8〕采購貨品的分類 〔9〕物品采購程序 〔10〕審核采購申請單 〔13〕報價單 〔15〕其它 〔-18〕采購交貨延遲檢討表 〔19〕采購驗收制度 〔20〕倉庫治理制度 〔24〕物品、原材料盤查制度 〔27〕物品、原材料損耗處理制度 〔28〕倉庫物資治理制度 〔29〕倉庫平安治理制度 〔31〕倉庫防火制度 〔32〕崗位職責(zé) 編號：DT-PRO-001采購經(jīng)理崗位職責(zé)職能概述在負責(zé)酒店物資采購工作，充分發(fā)揚采購部的工作職能?！惨弧?、日常性工作內(nèi)容：1、依據(jù)采購申請單采購各部門所需的物品和食品，部門采購申請單需經(jīng)部門負責(zé)人審核，帶著采購員按照采購申請單上注明的所需物品、食品數(shù)量、規(guī)格、要求，在規(guī)定的到貨時刻內(nèi)完成采購任務(wù)。2、指導(dǎo)采購員晚上聯(lián)系己定需求商下翌日的采購單；保證及時需求廚房所需原材料。3、督導(dǎo)倉庫對物品進行驗收，確保物品符合申購要求。4、督導(dǎo)倉庫做好收發(fā)貨、倉儲、盤點等日常性工作。5、熟悉和把握酒店所需物資的名稱、型號、規(guī)格、價格、用途。6、及時處理產(chǎn)品質(zhì)量咨詢題和督促需求商及時送貨。7、審核需求商的發(fā)票、送貨單、報價或訂購單等。8、負責(zé)屬下職員培訓(xùn)，檢查職員紀律，完成上級分配的其他工作。9、對比需求商的報價和整理需求商資料檔案?！捕场⒅芷谛缘墓ぷ鲀?nèi)容：1、編制己確定的需求商每月市場價格表，把握新的產(chǎn)品需求來源和季節(jié)性產(chǎn)品資料，及時提需求上司參考。2、關(guān)心采購員完成倉庫補倉任務(wù)，倉庫補倉單由倉庫提出，具體補倉時刻視營業(yè)情況而定。3、采集采購樣本或安排需求商示范。崗位職責(zé) 編號：DT-PRO-002采購員崗位職責(zé)職能概述在酒店采購主管的領(lǐng)導(dǎo)下，負責(zé)對酒店用品、食品等物資的采購工作，充分發(fā)揚采購部的工作職能。一、操作職責(zé)：1、依據(jù)采購申請單或倉庫單采購各部門所需的物品和食品。2、力爭使酒店所購的產(chǎn)品價平物美。3、對不符合要求的產(chǎn)品，負責(zé)辦理退貨補貨或調(diào)換。4、與有關(guān)需求商維持良好關(guān)系。5、負責(zé)到機場或火車站裝運進口或外埠的來貨。6、協(xié)助倉庫搞好物品進庫的驗收工作。7、及時向上司報告有關(guān)產(chǎn)品的價格的最新行情。8、做好天天現(xiàn)金或支票采購的報銷工作和結(jié)算工作。9、做市場行情調(diào)查10、積極參加培訓(xùn)，遵守酒店紀律，維持與酒店有關(guān)部門的良好關(guān)系，完成上級分配的其他工作任務(wù)。二、協(xié)調(diào)職責(zé)：1、和采購部門做相關(guān)協(xié)調(diào)工作。2、和需求商做相關(guān)協(xié)調(diào)工作。崗位職責(zé) 編號：DT-PRO-003倉庫主管崗位職責(zé)職能概述在負責(zé)酒店因此用品、食品等物資的驗收、派發(fā)工作，按照酒店需求、驗貨標準檢驗所有物品規(guī)格、質(zhì)量、價格、到貨時刻等，充分發(fā)揚采購部的工作職能。一、操作職責(zé):〔一〕物品庫：1、嚴格遵守酒店各種規(guī)章制度，特殊是?物品庫工作程序和物品庫平安消防治理制度?。2、確保所負責(zé)的庫房潔凈、整潔，天天都要檢查水、電、氣是否有跑漏現(xiàn)象，處理不了的立即向上級主管匯報，一定要把事故消滅在萌芽狀態(tài)中。3、對庫房物品的使用要做到心中有數(shù)，量少的要及時補充，對長期積壓的物品〔即三個月未領(lǐng)用的物品〕于每月底編制“倉庫物品積壓表〃〔食品、日用各一張，其格式如“急需處理食品報告單〃〕，并提出處理意見，供主管考慮。關(guān)于質(zhì)次價高的物品或訂貨不符的物品應(yīng)及時通知采購及上級領(lǐng)導(dǎo)進行處理。4、出庫時，一律憑領(lǐng)料單,沒有領(lǐng)料單的不予發(fā)貨。〔二〕食品庫：1、負責(zé)酒店所有食品、飲品的后勤需求工作。要將發(fā)放物資記錄與本鈔票核算賬核對，做到帳物相符,無過失。2、認真檢查進庫的食品、飲品的品名、數(shù)量、外瞧包裝、生產(chǎn)廠家、質(zhì)量是否符合要求，如有咨詢題不予以進庫。3、對進庫的物資，要堆放整潔，平安擺放。4、出庫要做到先進先出。5、食品、飲品進庫后要及時登賬，物資發(fā)出要及時減賬，隨時做到賬物相符。6、倉庫主管應(yīng)經(jīng)常檢查食品、飲品的保質(zhì)期，和大廚溝通在現(xiàn)在的倉庫溫度根底上食品是否會提早過期，對將要到期的食品編制“需處理食品報告單〃。二、協(xié)調(diào)職責(zé)：1、和用貨部門溝通協(xié)調(diào)工作。2、和采購部門溝通協(xié)調(diào)工作。3、和需求商溝通協(xié)調(diào)工作。4、協(xié)調(diào)有關(guān)部門做好各類資產(chǎn)和低值消耗品的盤點工作。

崗位職責(zé)編號：DT-PRO-004倉管員崗位職責(zé)職能概述在酒店倉庫主管的領(lǐng)導(dǎo)下，負責(zé)對酒店用品、食品等物資的收、發(fā)工作，充分發(fā)揚采購部的工作職能。一、操作職責(zé)：1、服從領(lǐng)導(dǎo)的工作安排。2、按程序進行各種物資的收發(fā)，并按標準填制直撥單、驗收單。3、按規(guī)定做好倉庫進銷存帳務(wù)記錄，嚴格執(zhí)行倉庫的平安制度，庫內(nèi)嚴禁吸煙，上下班前后對倉庫的|'門窗、貨架、電源、消防器材等進行平安檢查，發(fā)覺隱患及時處理，保證庫房和物資的平安。4、對庫存缺乏物品需及時補倉，物品補倉規(guī)定如下：〔1〕倉管員應(yīng)天天檢查庫存物品、食品、飲品、香煙的庫存量，缺乏的應(yīng)及時填寫倉庫補倉表，并交給財務(wù)經(jīng)理審批后交給采購進行采購。〔2〕假如積壓物資用完后需要補倉的，倉管員先請示財務(wù)與大廚商討再做補倉的決定。5、食品倉的倉管員應(yīng)定期、不定期的對物品的保質(zhì)期進行檢查，對將要到期的食品做表上報本鈔票會計，以便對將到期的食品進行及時處理，盡早利用杜盡白費。6、物品的驗收程序：〔1〕倉庫補倉的物品由倉管員直截了當收貨?！?〕部門申購的物品應(yīng)由倉管員與部門主管人員一同驗收。〔3〕凡沒有合同及報價的物品倉管員不開驗收單〔直撥單開出后由部門主管簽名認可，但不給需求商〕?！?〕所有直撥單都需由部門主管級以上的人員簽名為準?！?〕倉管員必需按規(guī)定填寫好驗收單、直撥單〔各工程填寫完整，清楚〕?！?〕食品、用品單必需分開單。7、發(fā)貨程序：〔1〕倉管員必需核對發(fā)貨數(shù)量、物品才可將物資發(fā)出?！?〕倉管員要審核各部門的領(lǐng)料單是否符合財務(wù)要求填寫?！踩掌?、部門、品種數(shù)量、食品用品分單填寫〕。〔3〕所有單據(jù)原那么上不許修改確要修改的要求部門領(lǐng)貨人及發(fā)貨人員簽名確認。8、倉管員天天完成業(yè)務(wù)后，應(yīng)整理好當天的單據(jù)〔驗收單、直撥單、領(lǐng)料單夾好登記進賬〕。9、倉管員應(yīng)于次日早晨把所有的單據(jù)財務(wù)聯(lián)送交本鈔票會計處，并登記好號碼要求本鈔票會計簽收。二、協(xié)調(diào)職責(zé)：1、與用貨部門溝通協(xié)調(diào)工作。2、和采購部門做相關(guān)協(xié)調(diào)工作。采購部全然工作程序和制度采購部全然工作程序和制度一、采購審批程序:編號：一、采購審批程序:編號：P&P-PRO-0013、和需求商做相關(guān)協(xié)調(diào)工作。4、月終做好各部門盤點工作。流程表：使用部門經(jīng)理〔申請〕——倉庫主管〔有無存貨或可調(diào)調(diào)撥〕一一采購部經(jīng)理〔組織報價、議價及定價〕——財務(wù)部經(jīng)理〔本鈔票及資金〕——主管副總〔審核〕——總經(jīng)理〔核準〕流程圖：°F丁°F總^經(jīng)理采購部全然工作程序和制度采購部全然工作程序和制度二、采購貨品分類 編號：P&P-PRO-0021、貨倉存貨補充：倉庫治理人員要經(jīng)常檢查庫存貨品的存量的變化，貨品庫存量到達最低界線時，填寫“采購申請單〃。庫存最低線，也稱采購線，是酒店為保證需求，減少資金積壓而確定的訂貨點的庫存量，它要緊依據(jù)各種貨品的每日消耗數(shù)量保留期限，進貨輕易易以及訂貨到進貨進庫時天數(shù)等因素確定。2、部門新增物料：各部門固定業(yè)務(wù)所需要設(shè)備或物料時，由各部門填寫采購申請單，按采購審批程序獲得批準后，由采購部組織實施。3、部門更替舊有設(shè)備或物品：當酒店的經(jīng)營活動至一定周期時，操作設(shè)備、器材、用具、低值易耗品等均要按實際使用情況更新、補充。4、食物和飲料以及煙酒需求：食物和飲料以及煙酒需求品性質(zhì)不同，且受客人流量和消費上下的妨礙，視實際而定，需要廚房部門、酒吧、采購部和本鈔票會計、倉庫主管的合作，以便以最正確的食物，產(chǎn)出最好的菜。因此，食物和飲料以及煙酒的采購申請和程序與其他物品不同，除了批量的采購?fù)猓焯煊昧霞慈詹少彙?、燃油和燃料。6、維修零配件和工程物料。7、急用和零星用品、辦公用品。三、物品采購程序 編號：P&P-PRO-0031、貨倉存貨補充采購程序：倉庫的每種存?zhèn)}物品，均應(yīng)設(shè)定合理的采購線，在存量接近或低于采購線時，即需要補充貨倉里的存貨，倉庫主管要填寫一份倉庫補貨”采購申請單〃，采購申請單內(nèi)必須注明以下資料。〔1〕貨品名稱，規(guī)格；〔2〕平均每月消耗量；〔3〕庫存數(shù)量；〔4〕最近一次訂貨單價；〔5〕最近一次訂貨數(shù)量；〔6〕提供本次訂貨數(shù)量建議。送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理應(yīng)把倉庫交來采購申請單上簽字確認，并注明到貨時刻，退一份回倉庫。采購部經(jīng)理初審?fù)夂螅磦}庫”采購申請單〃內(nèi)容要求，選定相應(yīng)需求商，提出采購意見，標明本次申購單每種商品的價格，按采購審批程序報批，經(jīng)總經(jīng)理批準后，采購部立即組織實施，一般物品要求之2天內(nèi)完成。有特殊情況，要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。2、部門新增物品采購程序假設(shè)部門欲增置新物料，部門經(jīng)理或各餐廳總廚應(yīng)查閱年度或月度編制方案,弄清方案是否包括該工程等,如沒有預(yù)算，應(yīng)攢寫有關(guān)報告,連同“采購申請單〃一并送交采購部，采購部按酒店有關(guān)采購程序和審批程序進行辦理，經(jīng)總經(jīng)理批準后，組織實施。3、部門更新替舊設(shè)備和物品采購程序：如部門欲替換舊有設(shè)備或物品，應(yīng)先填寫一份“固定資產(chǎn)、物品遺失或損壞報告〃給主管副總及財務(wù)經(jīng)理審批。經(jīng)審批后，將一份遺失或損壞報告、采購申請單及報廢物資一并送交采購部，采購部按酒店采購程序和審批程序辦理有關(guān)審批，經(jīng)總經(jīng)理批準后，組織采購。4、食品飲料，煙酒的采購程序：酒店中的食品和飲料天天消耗量非常大，其中有些食物能夠存放較長時刻，但有些食物存放卻不能。例如：海鮮、凍品、三鳥、肉類和蔬菜等就不同，有些物料還有有效使用日期限制。因此采購部需要與各出品部、餐飲部，酒吧和本鈔票會計有緊密合作，作出適當?shù)牟少?，就食物飲料而言。天天都有不同種類和數(shù)量的需求。各出品部的用料因營業(yè)情況變化較大，申請購置的手續(xù)也跟其他方法不盡相同。〔1〕蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果及各部門餐飲用料的采購申請，由各餐飲部門總廚或主管、酒吧，依據(jù)當日經(jīng)營情況，猜測改日用量，填寫每日市場購貨表，采購部按每月定價的價格填上，經(jīng)餐飲部門經(jīng)理及質(zhì)量本鈔票監(jiān)督審核后，便能夠落單或直截了當?shù)绞袌鲞x購?！?〕蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮、水果的需求商選定：以上貨品購置可采納合約形式固定價格，并可確保貨源，采購部、餐飲營業(yè)部和本鈔票會計必須合作，進行價格及質(zhì)量的對比，選定需求商。采購部要邀請需求商對酒店經(jīng)常使用的餐飲用料提供一個月的報價，采購部組織市場調(diào)查，根椐市場調(diào)查的價格，與需求商確定固定的一個月需求價，在此確認期間內(nèi)，需求商將按此固定價提供酒店所需的物料，這些報價和需求商的選定必須送交主管副總和總經(jīng)理審核方為有效?！?〕選擇需求商，除考慮其價格是否合理外，亦需考慮到其需求能力和供貨水平的穩(wěn)定性，需要對下面幾點進行對比：A、哪一家需求商的價格最低；B、哪一家的質(zhì)量最高；C、哪一家具備提供相同水平酒店的供貨經(jīng)驗。D、哪一家需求商最誠信。5、燃料采購程序采購部依據(jù)營業(yè)情況與工程部編制每月燃油、石油氣、柴油采購申購方案，填寫采購申請單,按酒店采購審批程序辦理，并組織實施。6、維修零配件和工程物料的采購工作流程：工程倉日常補倉由工程部在方案內(nèi)填寫“采購申請單〃，且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料：〔1〕貨品名稱，規(guī)格；〔2〕平均每月消耗量；〔3〕庫存數(shù)量；〔4〕最近一次訂貨單價；〔5〕最近一次訂貨數(shù)量；〔6〕提供本次訂貨數(shù)量建議。大型改造工程或大型維修活動,工程部須做工程預(yù)算，并依據(jù)預(yù)算表工程做審批報告后,填寫采購申請單（工程預(yù)算表附在采購申請單下面）,且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料：〔1〕貨品名稱，規(guī)格；〔2〕庫存數(shù)量；〔3〕最近一次訂貨單價；〔4〕最近一次訂貨數(shù)量；〔5〕提供本次訂貨數(shù)量建議。以上采購申請單送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理初審?fù)夂螅础安少徤暾垎巍▋?nèi)容要求，在至少三家供貨商中對比，選定相應(yīng)需求商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經(jīng)董事會批準后，采購部立即組織實施.采購部全然工作程序和制度、審核采購申請單編號：P&P-PRO-004、審核采購申請單1所有的采購申請必須填寫一式四聯(lián)，采購申請單經(jīng)部門經(jīng)理核簽后，整份共四聯(lián)交給倉庫，經(jīng)倉庫主管復(fù)核送采購部。2、采購申請單一共四聯(lián)，在經(jīng)審批批準后：第一聯(lián)作倉庫收貨用，第二聯(lián)采購部存檔并組織采購，第三聯(lián)財務(wù)部應(yīng)付會計存檔核實，第四聯(lián)部門存檔。3、審定采購申清單：當采購部收到采購申請單后、應(yīng)作出以下復(fù)查以防錯漏。〔1〕簽置核對：檢查采購申請單是否部門經(jīng)理簽置，核對其是否正確。〔2〕數(shù)量核對，復(fù)查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗，決定采購申請單上的數(shù)量是否正確。4、選定需求商?！?〕聯(lián)絡(luò)需求商，能夠利用。或其他通訊途徑向需求商索要資料，報價及樣品，需求商資料可從以下來源獲得。A、營業(yè)代表的來訪；B、需求商名目及郵寄小冊子；C、刊物或黃頁，報刊的廣告；D、網(wǎng)上查詢?！?〕有關(guān)部門的介紹。選擇需求商是一項為哪一項十分重要的環(huán)節(jié)，因此要考慮以下條件：A、穩(wěn)固財政；最好選擇有穩(wěn)固財政能力的需求商，因如此對維持酒店貨品的水準、數(shù)量及交貨期有一定的保障；B、品質(zhì)的統(tǒng)一，所選擇的需求商必須能需求符合酒店要求的物品，令酒店維持一貫穩(wěn)定水平；C、地區(qū)假設(shè)品質(zhì)或數(shù)量上能夠同意的話，最好選擇本地的需求商，從而節(jié)約運什費，且聯(lián)系方便，易于隨時檢查合同的執(zhí)行情況；D、價格：如所有需求商需求貨品、品質(zhì)、數(shù)量及交貨期都能符合酒店要求，選擇需求商要選擇價格最低的一個，假設(shè)品質(zhì)條件不同那么應(yīng)與申購部門共同考慮，協(xié)商核定最符合酒店要求的需求商；E、維護保養(yǎng)：如所購置的物品是需要日后維修保養(yǎng)的，選擇需求商便需要注重這一項，對設(shè)備等工程的購置，采購員要向工程部咨詢有關(guān)自行維護的可能性及日后保養(yǎng)維修方法。同時，事先一定要向工程部了解所購物品能否與酒店的現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容，以免造成不能配套或無法安裝的情況。五、報價單： 編號：P&P-PRO-005報價單需要最少三家作出對比，但要視采購物品質(zhì)量和種類、貨源需求而定。對采購價格的操縱是整個采購操縱最重要和最困難的工作，這是因為酒店所用的物品，與其他行業(yè)相比，價格變化最大、最快、實難把握和操縱。特殊是那些易于過期變質(zhì)的貨品，其售價幾乎天天都在變化，有時上午和下午的價格就有差異，采購價格操縱的目的是：保證采購物品價格的合理性。為了到達那個目標，酒店采取三方報價的方法進行采購工作，即在訂貨前，必須征詢3個或3個以上需求商報價，然后確定選用那家需求商的物品，具體做法是：1、采購部按照采購申請單的要求組織進貨，簽訂訂單時，著手向有關(guān)需求單位詢價并填制報價單，包括：①填寫報價單中所需要的物品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、型號、數(shù)量、包裝、價格、質(zhì)量標準及交貨時刻，郵寄或送交需求商〔至少選擇3個需求商〕，要求需求商填寫價格并簽名退回。②關(guān)于交通不便或外地的需求商，假如采購期限較短，可用或詢價。用詢價時，應(yīng)把詢價結(jié)果填在報價單上并記下報價人的姓名，職務(wù)等。③寫個簡單的報告，講明詢價方式及其全部過程，并提出采購部的選擇意見和理由，連同報價單一起送交給主管副總和總經(jīng)理審批。2、采購審定小組依據(jù)采購部提供的有關(guān)報價資料，參考采購部的意見，對幾個需求商報來的貨品價格以及質(zhì)量，信譽等進行評估后，報主管副總和總經(jīng)理審核，確定其中一家信譽好、品質(zhì)高、價格低的需求商。3、采購審定小組。A、餐飲部物品：主管副總經(jīng)理、采購部經(jīng)理、中西餐經(jīng)理、中西餐總廚、財務(wù)部經(jīng)理B、客房部物品：主管副總經(jīng)理、客房部經(jīng)理、采購部經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理C、工程部物品：主管副總經(jīng)理、工程部經(jīng)理、采購部經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理D、辦公室物品：主管副總經(jīng)理、行政部經(jīng)理、采購部經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理4、需求單位確定后，由于酒店物品的價值和數(shù)量較大時，采購部能夠和需求商作議價，以進一步達成對酒店較為有利的協(xié)議。而且議價方式不僅能夠在價鈔票方面洽談，甚至物品的質(zhì)量、交貨期或一切細節(jié)都能夠商磋。落低價格對酒店有直截了當?shù)睦?。在以下情況下，儀價是沒有多大作用的，但盡力嘗試。A、小數(shù)額的購置；B、唯一需求的來源；C、國家或行業(yè)規(guī)定的價格；D、己定折扣之價目表；E、緊俏的市場商品。當一切步驟完成后，采購部便可將有關(guān)資料填寫在采購申請單的適當欄目內(nèi)，連同所有報價單和推舉需求商的報價，交給主管副總和總經(jīng)理批準。5、定購：采購申請單一經(jīng)總經(jīng)理審核批準后，交回采購部，采購部便安排分派采購申請單給有關(guān)的部門，而采購員應(yīng)連忙預(yù)備采購單給需求商，及時進行采購。采購單是酒店正式給予需求商的授權(quán)文件，此份定單一式四份，而其中所列的需求商、貨品內(nèi)容質(zhì)量、數(shù)量及價格必須與己批準之采購申請單相同。采購單一式四聯(lián)：第一聯(lián)需求商；第二聯(lián)采購部；第三聯(lián)財務(wù)應(yīng)付帳款聯(lián)；四聯(lián)用貨部門。采購定單要注明資料：A、貨品需求商的名稱、地址及有關(guān)資料：8、采購申請單的號碼；C、訂單日期；D、需求部門；E、品名、規(guī)格、型號、產(chǎn)地、數(shù)量、單價、包裝要求、交貨日期、運輸方式及驗收標準；F、總值；G、付款方法。6、合同：有關(guān)效勞性質(zhì)的需求，工程工程或高總值及數(shù)量大的物品的定購，采購部要以采購合同代替采購訂單。采購合同是一份互相協(xié)定的有效法律文件，一經(jīng)簽置，雙方便需遵守合同上的細那么?！?〕、合同的目的：A、買賣雙方通過合同確認雙方的責(zé)任，保障雙方利益；B、合同經(jīng)雙方蓋章及簽置后，彼此各執(zhí)一份以作為憑證，完善合同的效力；C、合同足以約束買賣雙方的行為，減少違約事件發(fā)生，保障合同的有效執(zhí)行。〔2〕、工程合同細那么應(yīng)具體列明4工作范圍一一■物料需求，安裝家私設(shè)備B、規(guī)格、質(zhì)量標準及驗收標準和方法；匚其他費用——雜項開支、超時、工人工資、保險費等的擔當；口、完成工期和工程進度界定方法；E、延期完工的賠償；F、保養(yǎng)期及維修事項的規(guī)定；6、工程進度款，保證金等的付款方法和規(guī)定?！?〕物品或效勞性采購合同細那么應(yīng)列明：A、具體采購工程標明的：名稱、產(chǎn)地、型號、規(guī)格、數(shù)量、價格、質(zhì)量標準、包裝的規(guī)定。B、交貨期限，運輸方法及交貨地點；C、付款細那么和驗收方法；D、維修保養(yǎng)方法及收費；E、保修的年限；F、同意或拒盡貨品程序和處理方法;G、什么情形下可取消合同；H、合法的權(quán)利及義務(wù)。采購部全然工作程序和制度六、其他1、采購定單的跟催當定單發(fā)出后，采購部需要跟催整個過程直至收貨進庫。以下情況采購部需要跟催的：〔1〕物品未能依期交貨；〔2〕交負數(shù)量或品質(zhì)與訂單有出進;〔3〕新定的需求商或改變需求商；〔4〕唯一來源但有咨詢題的需求商;需求商未能履行合同責(zé)任。2、采購定單取消〔1〕酒店取消定單：如因某種緣故，酒店需要取消己發(fā)出之定單，需求商可能提出取消的賠償，故采購部必須預(yù)先提出有可能的咨詢題及可行解決方法，以便報總經(jīng)理作出決定?！?〕需求商取消定單：如因某種緣故，需求商取消了酒店已發(fā)出的訂單，采購部必須能尋到另一需求商并立即通知需求部門。為保障酒店利益，需求商必須賠償酒店人力、時刻及其他經(jīng)濟損失。〔3〕違反合同：合同上應(yīng)載明具體細那么，如有違反，便應(yīng)依合同上所載處理。〔4〕檔案儲存：要有完善的采購資料，必須有完善之檔案儲存制度，以便快捷存查資料。為防止資料遺失，借出之資料必須登記及催還。采購部全然工作程序和制度七、采購交貨延遲檢討表凡未能按時、按量采購所需物品，并妨礙申購部門正常經(jīng)營活動的，需填寫?采購交貨延遲檢討表？，講明緣故及跟進情況。

第3條職責(zé)〔1〕采購部負責(zé)進行菜品原料采購?！?〕財務(wù)部負責(zé)對菜品原料采購方案進行審核?！?〕倉庫治理人員會同餐飲部相關(guān)人員負責(zé)菜品原料驗收。第2章菜品原料驗收第4條菜品原料驗收由倉庫治理人員會同餐飲部人員具體負責(zé)，采購員天天應(yīng)向倉庫收貨人員了解食品的到貨情況。第5條當供貨單位送來菜品原料時，驗收員首先將供貨單位的送貨發(fā)票與事先拿到的相應(yīng)的“訂購單〃核對?！?〕驗收人員首先應(yīng)核對送貨發(fā)票上的供貨單位的名稱與地址，防止錯收貨和同意本酒店未訂購的物資?！?〕核對送貨發(fā)票上的價格。假設(shè)發(fā)票上的價格高于訂購單上的價格，驗收人員要詢咨詢送貨員提價的緣故，并將情況反映給采購部經(jīng)理、本鈔票操縱員或廚師長，不管退貨依然不予退貨，都要有廚師長和本鈔票操縱員在物資驗收單上簽字，表示責(zé)任。假設(shè)供貨單位送貨時的價格低于訂購單上的價格，驗收員應(yīng)請廚師長檢查食品原料的質(zhì)量,質(zhì)量合格，廚師長在驗收單上簽名，驗收員可按此價同意這批原料。第6條檢查食品原料質(zhì)量〔1〕檢驗人員檢驗的依據(jù)是菜品原料采購規(guī)格標準和采購申請單。因為在這些表中均有對采購的食品原料質(zhì)量要求的描述。一套完整的“采購規(guī)格表〃應(yīng)貼在墻上或特殊的大塊批示牌上，以便到貨時核對參考。〔2〕假設(shè)發(fā)覺質(zhì)量咨詢題,如食品原料的腐爛、變色、氣味怪異、袋裝食品有效期過期、水果有明顯斑痕等現(xiàn)象，驗收員有權(quán)當即退貨。第7條檢驗菜品原料數(shù)量。驗收員依據(jù)訂貨單對比送貨單，通過點數(shù)、稱量等方法，對所有到貨的數(shù)量進行核對。數(shù)量檢查核對應(yīng)注重以下事項?！?〕關(guān)于密封的箱或其他容器的物品，應(yīng)翻開一只做抽樣調(diào)查，查瞧里面的物品數(shù)量與重量是否與容器上標明的一致，然后再計算總箱數(shù)。但對高規(guī)格的食品原料仍需全部翻開逐箱點數(shù)。〔2〕關(guān)于未密封的箱裝食品原料，仍應(yīng)按箱認真點數(shù)或稱重?！?〕檢查單位重量。除了稱到貨的重量之外，還應(yīng)抽查單位重量，檢查單位重量是否在驗收規(guī)格規(guī)定的范圍之內(nèi)。第8條在送貨發(fā)票上簽名〔1〕所有送貨應(yīng)有送貨發(fā)票。送貨員呈現(xiàn)給驗收員的送貨發(fā)票有兩聯(lián)，送貨員要求驗收員在送貨發(fā)票上簽名，將第二聯(lián)還給送貨員以示購貨單位收到了物資。上聯(lián)交給付款人員?！?〕發(fā)票上面應(yīng)該有價格，驗收員要檢查發(fā)票上的價格，防止產(chǎn)生錯誤，不管是有意依然無意的。第9條填寫驗收單驗收員確定他所驗收的這批食品原料的價格、質(zhì)量、數(shù)量全部符合訂購單或采購申請單后，可填寫物品驗收單。驗收單一式四份：第一聯(lián)交驗收處；第二聯(lián)交貯躲室；第三聯(lián)交本鈔票操縱室；第四聯(lián)交財會部。第10條退貨處理〔1〕假設(shè)送來的食品原料不符合采購要求，應(yīng)請求餐飲部經(jīng)理或廚師長；假設(shè)因生產(chǎn)需要決定不退貨時，應(yīng)由廚師長或有關(guān)決策人員在物品驗收單上簽名；假設(shè)決定退〔換〕貨的話，應(yīng)填寫退〔換〕貨單。〔2〕在退貨單上填寫所退物資名稱、退貨緣故及其他信息，要求送貨員簽名。退〔換〕貨單一式三聯(lián)：一聯(lián)留驗收部，一聯(lián)交送貨員帶回供貨單位；一聯(lián)交財務(wù)部?！?〕設(shè)法通知供貨單位，本飯店已退貨，假如供貨單位補發(fā)或重發(fā)，新送來的物資按常規(guī)處理?！?〕交貨中有腐爛食品原料，退貨之后，應(yīng)向采購部有關(guān)人員報告，以便盡快尋到可替代的需求來源或可能的生產(chǎn)方法，以減少生產(chǎn)部門的不便。第11條驗收章使用〔1〕驗收員檢查完食品原料的價格、數(shù)量、質(zhì)量及辦理完必要的退貨之后，可在獲準同意的食品原料的送貨發(fā)票上蓋驗收章，并把蓋了驗收章的送貨發(fā)票貼在驗收單上，以便送往會計部。〔2〕驗收章內(nèi)容有：飯店名稱；驗收員簽名；驗收日期及本鈔票進賬部門。第12條在物資包裝上注明發(fā)票上的信息注在物資包裝上要緊有以下信息〔1〕收貨日期，有助于判定存貨流轉(zhuǎn)方法是否有效?！?〕購價，在存貨時就不必再查尋驗收日報表或發(fā)貨票。第13條所收到的肉類和海產(chǎn)品加上存貨標簽〔1〕所有冷躲室的肉類和海產(chǎn)品這些本鈔票費非常高的食品原料渚B必須系上“冷躲魚肉食品標簽〃。〔2〕肉類標簽有正、副兩聯(lián)〔也可上下或左右兩聯(lián)〕，正聯(lián)由驗收員用繩子扎在食品外包裝或者直截了當拴在食品原料上。副聯(lián)與物品驗收單一起交財務(wù)本鈔票操縱人員?！?〕廚房領(lǐng)料之后，解下標簽，加鎖保管。原料用完之后將標簽送食品會計師，核算當天魚肉本鈔票?！?〕食品本鈔票操縱師核對由其保管的標簽和和廚房送來的副標簽，依據(jù)未使用的標簽，盤點存貨。發(fā)覺存貨短缺，應(yīng)分析是否存在偷盜，或者記錯了金額。第14條將到物資品送到貯躲室、廚房?！?〕所收到的食品原料一局部被直截了當送到廚房或銷售地點，稱做"直拔原料〃，另一局部被送到貯躲室，稱做“進庫原料〃?！?〕出于質(zhì)量和平安方面的緣故，驗收員應(yīng)負責(zé)保證把物資送到貯躲室。由需求單位的送貨員直截了當把物資送進倉庫置放的做法是不可取的。當送貨員離往后，驗收人員或本單位其他工作人員應(yīng)把物資迅速搬到平安可靠的貯躲室?！?〕驗收員把物品驗收單中規(guī)定的一聯(lián)交給貯躲室治理員，后者依據(jù)驗收單再次驗收，最后進庫貯存?！?〕為了便于進行食品本鈔票核算，驗收員在發(fā)票上明顯的地點逐項注明哪一項為哪一項直截了當送廚房的，哪一項為哪一項送倉庫的；或者依據(jù)不同的送貨地點，使用不同顏色的發(fā)票，以方便送貨，并憑此編制“驗收日報表〃。第15條填寫驗收日報表和其他報表?！?〕驗收完畢后，大多數(shù)大型企業(yè)要求驗收員完成一張列明所有收貨工程的表格,這張表格通常以供貨商分類,以驗收的順序排列?！?〕表格之一是驗收日報表。除了每種食品原料的價格欄目外，該表將本鈔票分為直拔、貯躲室和雜項三類。雜項指不是菜品原料的工程,如紙張和清潔用品，不屬于食品原料的本鈔票。第16條將各種驗收記錄呈交給有關(guān)部門，并標明過期到達的物資。〔1〕驗收員在所有發(fā)票上蓋章簽字,并把發(fā)票貼在物品驗收單上,然后將貼著發(fā)票的物品驗收單送至治理人員，治理員在發(fā)票上簽字后送至本鈔票操縱師，由本鈔票操縱師核對發(fā)票數(shù)字的正確性。〔2〕本鈔票操縱員檢查完畢后，送交會計部，會計部會將有關(guān)數(shù)字填進采購日志內(nèi)。第3章驗收操縱第16條在驗收工作中，還應(yīng)做好防盜工作。防盜工作有以下全然原那么?！?〕指定專人負責(zé)驗收工作，應(yīng)盡可能將交貨時刻安排在驗收員對比空的時候。〔2〕驗收工作和采購工作分不由專人負責(zé)?！?〕假如驗收兼管其他工作，那么誰有空誰驗收。〔4〕商品應(yīng)運送指定驗收區(qū)域?！?〕驗收之后，及時將商品送進貯躲室，防止食品變質(zhì)和職工偷盜?！?〕不答應(yīng)推銷員、送貨員等進進貯躲室或食品生產(chǎn)區(qū)域。驗收、檢查區(qū)域靠近進口處。采購部全然工作程序和制度九、倉庫治理制度編 號 ：P&P-PRO-0071、倉庫的分類:酒店的總倉分有用品倉和食品倉2、物品驗收：(1)倉管員對采購員購回的物品不管多少,大小等都要進行驗收，并做到：①發(fā)票與實物的名稱，規(guī)格，型號,數(shù)量等不相符時不驗收；②發(fā)票上的數(shù)量與實物數(shù)量不相符，但名稱，規(guī)格，型號相符可按實際驗收；③對購進的食品原材料，油味料不鮮不收，味道不正不收.④對購進品已損壞的不驗收.⑵驗收后,要依據(jù)發(fā)票上列明的物品名稱，規(guī)格，型號，單價，單位，數(shù)量和金額填寫驗收單,一式四份,其中一份自存一份留倉庫記賬一份交采購員報銷一份交材料會計3、進庫存放：⑴驗收后的物資，除直撥的外，一律要進倉保管；(2)進倉的物品一律按固定的位置堆放；⑶堆放要有條理，注重整潔美瞧,不能擠壓的物品要平放在層架上.⑷凡庫存物品麋逐項建立登記卡片，物品進倉時在卡片上按數(shù)加上，發(fā)出時按數(shù)減出，結(jié)出余數(shù)卡片固定在物品正前方.4、保管與抽查：⑴對庫存物品要勤于檢查肪蟲蛀扇咬肪霉爛變質(zhì),將物資的損耗率落到最低限度.⑵抽查：①倉管員要經(jīng)常對所管物資進行抽查,檢查實物與卡片或記賬是否相符，假設(shè)不相符要及時查^對；②材料會計或有關(guān)治理人員也要經(jīng)常對倉庫物資進行抽查，檢查是否賬卡相符，賬物相符,賬賬相符.5、領(lǐng)發(fā)物資⑴領(lǐng)用物品方案或報告：①凡領(lǐng)用物品，依據(jù)規(guī)定須提早做方案，報庫存部門預(yù)備；②倉管員將報來的方案按天天發(fā)貨的順序編排好，做好名目，預(yù)備好物品，以便取貨人領(lǐng)??；⑵發(fā)貨與領(lǐng)貨①各部門的領(lǐng)貨一般要求專人負責(zé)；②領(lǐng)料員要填好領(lǐng)料單(含日期名稱，規(guī)格，型號，數(shù)量，單價，用途等)并簽名部門經(jīng)理簽字后，倉管員憑單發(fā)貨③領(lǐng)料單一式三份，領(lǐng)料部門自留一份，部門負責(zé)人憑單驗收;倉管員一份，憑單進賬;材料會計一份,憑單記明細賬④發(fā)貨時倉管員要注重物品先進的先發(fā),后進的后發(fā).⑶物資計價：①物資一般按進價發(fā)出②需調(diào)出酒店以外的單位的物資一般按原進價調(diào)出.6、盤點：⑴倉庫物資要求每月月底大盤點，半年和年終完全盤點；⑵將盤結(jié)果列明細表報財務(wù)部審核；⑶盤點期間停止發(fā)貨.7、記賬：(1)設(shè)立賬簿和登記賬，賬簿要整潔，全面，一目了然；(2)賬簿要分類設(shè)置，物資要分品種，型號，規(guī)格等設(shè)立賬戶；⑶記賬時要先審核發(fā)票和驗收單,無誤后再進賬，發(fā)覺有過失時及時解決,在未弄清和更正前不得進賬⑷審核驗收單，領(lǐng)料單要手續(xù)完善后才能進賬，否那么要退回倉管員補齊手續(xù)后才能進賬；⑸發(fā)出的物資用加權(quán)平均法計價，月終出現(xiàn)的發(fā)貨計價差額分品種列表一式三份，記賬員部門，財務(wù)部各一份⑹直撥物資的收發(fā),同其他進庫物資一樣進賬；⑺調(diào)出本酒店的物資費用，應(yīng)由財務(wù)部沖減往來費用⑻進口物資要按發(fā)票的數(shù)量，金額,稅金,檢疫費等如實折為單價人民幣進賬，發(fā)出時按加權(quán)平均法計價⑼關(guān)于發(fā)票,稅單,檢疫費等尚未到的進口物資，于月底估價發(fā)放特發(fā)票,稅單，檢疫費等收到,沖減估價后,再按實進賬,并調(diào)整暫估價，報財務(wù)部材料會計調(diào)整三級賬(10)月底按時將材料會計報表連同驗收單，領(lǐng)料單等報送財務(wù)部材料會計；(11)與倉管員校對實物賬，每月與財務(wù)部材料會計對賬,保證賬物相符，賬賬相符.8、建立檔案制度：⑴倉庫檔案應(yīng)有驗收單,領(lǐng)料單和實物賬簿；⑵材料會計的檔案有驗收單，領(lǐng)料單，材料明細賬和材料會計報表.

采購部全然工作程序和制度十、物品、原材料盤查制度編 號 ：P&P-PRO-0081、物品,原材料，物料在盤點中發(fā)生的溢損，應(yīng)對自然溢損和人為溢損分不作出處理.2、自然溢損：⑴物品，原材料，物料采購進倉后，在盤點中出現(xiàn)的干耗或吸潮升溢,如食品中的米面及其制品，干雜貨等,在升損率合理的范圍內(nèi)可填制升損報告羥經(jīng)理審查后，視"營業(yè)外收進"或“治理費”科目內(nèi)處理(2)超出合理升損率的損耗或溢余,應(yīng)先填制升損報告書，查明緣故，講明情況，報部門經(jīng)理審查，按規(guī)定在"營業(yè)外收進"或"治理費”科目內(nèi)處理.3、人為溢損：人為溢損應(yīng)查明緣故，依據(jù)單據(jù)報部門經(jīng)理審查,按有關(guān)規(guī)定在"待處理收進"或"待處理費用科目處理.

1、物品及原材料，物料發(fā)生變質(zhì)，霉壞，失往使用（食用）價值,需要作報損，報廢處理.2、保管人員填報"物品，原材料變質(zhì)霉壞報損，報廢報告表"，據(jù)實講明壞，廢緣故,并經(jīng)業(yè)務(wù)部門審查提出處理意見報部門經(jīng)理或財務(wù)部審批3、對核實并核準報損,報廢的物品,原材料的殘骸，由報廢部門送交廢舊物品倉庫處理.4、報損，報廢由有關(guān)部門會同財務(wù)部審查，提出意見,并呈報總經(jīng)理審批.5、在"營業(yè)外支出"科目處理報損，報廢的損失金額.采購部全然工作程序和制度十二、倉庫物資治理制度 編號P&P-PRO-0101、酒店倉庫的倉管人員應(yīng)嚴格檢查進倉物料的規(guī)格，質(zhì)量和數(shù)量，發(fā)覺與發(fā)票數(shù)量不符,以及質(zhì)量,規(guī)格不符合使用部門的要求，應(yīng)拒盡進倉，并立