律師事務(wù)所關(guān)于檔案管理的規(guī)定

律師事務(wù)所關(guān)于檔案管理要求

律師事務(wù)所關(guān)于檔案管理要求

事務(wù)所設(shè)置檔案管理制度。檔案管理制度是統(tǒng)計(jì)和保留事務(wù)所發(fā)展歷史、事務(wù)所行政及人事情況、客戶信息資料、案件／項(xiàng)目卷宗不可缺乏制度，也是輔助事務(wù)所律師承接案件／項(xiàng)目標(biāo)主要管理制度。

一、事務(wù)所設(shè)置專職檔案管理員職位。任職檔案管理員人員，應(yīng)具備相關(guān)檔案管理專業(yè)知識(shí)，并具備認(rèn)真、負(fù)責(zé)、細(xì)致和可靠品質(zhì)。

二、事務(wù)所檔案分三大類。即業(yè)務(wù)檔案、人事檔案及行政檔案。業(yè)務(wù)檔案包含事務(wù)所律師承接案件／項(xiàng)目標(biāo)全部文件資料，以及與案件／項(xiàng)目關(guān)于客戶資料；人事檔案是指事務(wù)所全部專職律師、法律助理、行政人員關(guān)于資料，也包含兼職律師、顧問等資料，還包括應(yīng)聘者、實(shí)習(xí)人員及曾經(jīng)以不一樣形式在事務(wù)所工作人士關(guān)于資料；行政檔案則通常指上級(jí)主管部門下發(fā)文件、記載事務(wù)所行政工作行政規(guī)章相關(guān)文件

、事務(wù)所與外界交往聯(lián)絡(luò)文件等。

三、檔案管理員負(fù)責(zé)管理已結(jié)或待結(jié)案件／項(xiàng)目標(biāo)卷宗，并負(fù)責(zé)在該案件／項(xiàng)目標(biāo)主管律師和承接律師完成“結(jié)案記錄表”和結(jié)案匯報(bào)后，進(jìn)行裝訂歸檔；檔案管理員負(fù)責(zé)管理由事務(wù)所人事主管交來人事檔案，并設(shè)置存檔統(tǒng)計(jì)；檔案管理員負(fù)責(zé)管理由事務(wù)所辦公室主任按要求定時(shí)交來行政檔案，并設(shè)置存檔統(tǒng)計(jì)。

四、檔案管理員接收案卷或其余存檔文件時(shí)，應(yīng)按照《律師業(yè)務(wù)檔案立案歸檔方法》及本要求清點(diǎn)案卷或存檔文件，并辦理歸檔登記手續(xù)。

五、檔案管理員應(yīng)將管理全部檔案分門別類、設(shè)置目錄和清單，業(yè)務(wù)案卷應(yīng)依照事務(wù)所立案員已設(shè)置案件／項(xiàng)目編號(hào)按次序排列。熟悉檔案資料、管理有序、查找迅捷是檔案管理員職責(zé)。

六、事務(wù)所律師查閱／借用業(yè)務(wù)案卷，應(yīng)經(jīng)該案件／項(xiàng)目主管律師同意；事務(wù)所律師或行政人員查閱業(yè)務(wù)案卷以外其余存檔文件，須經(jīng)事務(wù)所辦公室主任同意，必要時(shí)應(yīng)經(jīng)事務(wù)所主任同意。

七、查閱／借用檔案必須推行要求登記手續(xù)，填寫查閱／借用記錄表。借用檔案文件應(yīng)在要求期限內(nèi)償還。通常情況下，借用檔案應(yīng)在當(dāng)日償還。因特殊情況不能按時(shí)償還，應(yīng)辦理申請(qǐng)延期手續(xù)。

八、檔案管理員負(fù)有對(duì)其負(fù)責(zé)管理檔案保密責(zé)任。嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱／借用制度，不與無關(guān)人員討論檔案情況，不向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容／存檔資料。

九、律師或行政人員對(duì)其所查閱／借用檔案負(fù)有保密、妥善保管及時(shí)償還責(zé)任，不得向無關(guān)人員泄露檔案／存檔資料。

十、檔案室是事務(wù)所主要工作場(chǎng)所，無關(guān)人員無故不應(yīng)進(jìn)入檔案室。

十一、檔案管理員應(yīng)定時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行檢驗(yàn)和清點(diǎn)，對(duì)于破損檔案要及時(shí)采取防治方法，并進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。發(fā)覺因任何原因檔案丟失，應(yīng)立刻向事務(wù)所辦公室主任匯報(bào)，主動(dòng)查找并采取防范方法。

十二、檔案管理員離職或調(diào)開工作時(shí)，應(yīng)在離職或調(diào)開工作前做好檔案移交工作，辦理交接手續(xù)。

十三、本要求將依照事務(wù)所發(fā)展需要及其余相關(guān)規(guī)章制訂、修正和完善，