秘書理論與實務和秘書工作全套手冊

PAGE前言本課程名稱為《管理文秘》。它涉及管理學和秘書學兩大學科的諸多內(nèi)容。關于管理學的相關內(nèi)容，在管理學等有關學科中已經(jīng)作了系統(tǒng)的介紹。這里則是根據(jù)本專業(yè)的特征和需要，側重介紹秘書工作的理論和實務方面的知識。秘書工作是一種職業(yè)行為，在社會分工尚不明確的時代，秘書行為與其他職業(yè)行為混為一體。隨著社會分工的逐漸明晰化，秘書行為就逐漸從其他職業(yè)行為中分離出來，產(chǎn)生了秘書職業(yè)。當秘書活動固定在部分人員身上時，就產(chǎn)生了專職的秘書人員；當秘書活動以集團的方式進行時，就有了秘書機構；當秘書活動的職責被授予個人時，就有了秘書職務；當秘書活動與其他社會職業(yè)活動相結合時，就形成了各種行業(yè)秘書；當社會對秘書活動提出各種要求時，就有了秘書職業(yè)的各種規(guī)范；當秘書活動的特點逐漸被人們所認識并加以探討研究時，就產(chǎn)生了一門新興的學科——秘書學。本課件所闡述的內(nèi)容，包括兩大部分。第一部分即理論篇，主要介紹秘書及秘書工作的概念、特點、作用、規(guī)律等基本理論；第二部分即實務篇，主要介紹秘書工作的具體內(nèi)容及其要求。通過對本課程的學習，使大家能夠對秘書工作的性質(zhì)、職能、地位、作用等有一個系統(tǒng)的了解，并為從事秘書工作的人員提供有效的“技術”指導和智力支持。上編理論篇本編側重闡述秘書工作的基本理論，包括秘書及秘書工作的概念、原則、特點、作用和一般規(guī)律；秘書活動的管理；秘書人員的素養(yǎng)等內(nèi)容，共包括3章。第一章緒論秘書，是我國黨政機關、企事業(yè)單位普遍設置的一個行政職務。近幾年來，隨著鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)和非公有制經(jīng)濟的蓬勃發(fā)展，秘書又成為鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)和私有企業(yè)主的得力助手。每一個正在從事或準備從事秘書工作的人，都應該了解秘書工作的規(guī)律，以提高自己從事秘書工作的自覺性和科學性?！锬康囊笸ㄟ^本章內(nèi)容的學習，了解“秘書”一詞的涵義、秘書的類別和層次以及秘書工作的沿革；了解秘書工作的特點、作用、指導思想、工作方針、基本原則和一般規(guī)律，以便對秘書工作有一個總體上的認識，為將來從事秘書工作作好心理上的準備?！镏攸c問題1．“秘書”的涵義及秘書工作的沿革2．秘書工作的特征、作用3．秘書工作的指導思想、工作方針、基本原則和一般規(guī)律——————————————————————————————————第一節(jié)秘書及秘書工作的沿革一、秘書1、秘書的涵義《辭?！分?，“秘書”一詞有5種涵義：一指職務名稱之一，是領導的助手。二指官名。中國自秦漢以來，歷代封建王朝曾設有尚書、秘書監(jiān)、秘書令、秘書郎等官職，掌管官員向皇上奏事的奏章函牘、皇帝宣布命令的宣示以及宮禁的圖書等工作。三指使館中介于參贊和隨員之間的外交人員，分一等秘書、二等秘書、三等秘書。四指宮中的藏書。五指讖緯（chenwei讀作襯偉，漢代流行的宗教迷信）等書。我們現(xiàn)在所說的秘書，取《辭海》的第一種涵義，是指人，即秘書人員。但光把它解釋為職務名稱，又顯得空泛。嚴格地講，秘書是指為政府機關、企事業(yè)單位、團體或個人提供輔助管理和綜合服務的人員，是領導的助手。2、秘書的類別秘書是一個廣泛復雜的社會群體。從軍內(nèi)到軍外，從中央到地方，從黨政機關到工礦企業(yè)，從國有到私營，到處都需要秘書。因此，從不同的角度出發(fā)，我們可以把秘書分為不同的類別。（1）從服務對象和經(jīng)濟來源來劃分，可把秘書分為公務秘書和私人秘書兩大類。公務秘書泛指為各級機關、企事業(yè)單位、社會團體服務，由組織和人事部門選調(diào)，從國家或集體領取薪金，在編制上屬于該機關、該單位的國家工作人員。少數(shù)為一定級別的領導干部和專家服務的秘書，雖然其服務對象是個人，但仍從國家或集體領取薪金，是國家編制的正式工作人員，故仍屬于公務秘書。這類秘書，盡管有時被稱為領導人的專職秘書或私人秘書，但不同于下面所說的私人秘書。私人秘書指為民辦集體企業(yè)、農(nóng)民專業(yè)戶、個體戶以及外資企業(yè)等服務，由他們聘請并支付薪金，不屬于國家編制的個人。私人秘書在經(jīng)濟上是社會主義初級階段以公有制為主體多種所有制經(jīng)濟共同存在和發(fā)展的產(chǎn)物，在政治上是深化改革的結果。雖然它目前的數(shù)量還不多，但發(fā)展趨勢十分可觀。在國外，私人秘書十分普遍。（2）從工作的分工或業(yè)務的側重點來劃分，可把秘書分為文字秘書、機要秘書、通訊秘書、信訪秘書、外文秘書、生活秘書、教學秘書、科研秘書等。文字秘書是指以文字工作為主的秘書。在黨政機關和企事業(yè)單位中，文字秘書負有起草公文、綜合情況、參與政策研究、協(xié)助領導進行公文把關等重要任務。機要秘書的主要職責是管理領導人的文電材料和密碼，負責領導人辦公處的保密工作，承辦領導交辦的機密事項，為領導提供必要的幫助和服務。通訊秘書的主要任務是管理通訊事務以及各種通訊設備，如電話總機、電傳、傳真等。信訪秘書的主要職責是通過辦信、接訪，溝通領導機關和人民群眾的聯(lián)系，加速政策的貫徹落實。外文秘書的主要任務是從事口頭或書面的翻譯工作。生活秘書的主要任務是在生活上給領導提供幫助和服務。一般在較大的機關為較高級的領導人設置。教學秘書的主要職責是協(xié)助領導安排教學計劃、落實教學任務、計算教學工作量等。3、秘書的層次秘書不僅從橫向上可以分為不同的類別，而且從縱向上可以劃分為不同的層次。一方面，秘書人員所在的機關、單位，其級別有高有低，可分為中央、省市和基層三個層次，因此相應地有三個層次的秘書。若把中央機關級別較高的秘書視為高級秘書，省市機關和基層機關的秘書就可視為中級秘書和初級秘書。但需要明確的是，高級、中級、初級之分是相對的而不是絕對的：在中央機關里也有從事一般事務工作的初級秘書，相反，基層工作有的秘書，雖然從全國范圍來看算不上高級或中級秘書，但他們的工作對基層領導起著舉足輕重的作用，也可視為小機關的或小單位內(nèi)的高級或中級秘書。另一方面，即使在同一機關單位，秘書人員的職位也有高低之分，顯現(xiàn)出不同的層次。以一個省市級政府機關為例，高級秘書指秘書長、辦公廳（室）主任。他們參政議政，深入到?jīng)Q策全過程，是領導的重要助手。中級秘書一般指文字秘書。他們負責起草文稿、辦理公文、調(diào)查研究、整理信息等工作，其工作好壞對領導決策起重要作用。初級秘書指從事一般日常工作的秘書，如聯(lián)絡、接待、會務、印校、收發(fā)及財務等。他們與人民群眾的聯(lián)系最密切，其工作態(tài)度和作風，往往影響整個機關的形象。二、秘書工作的沿革秘書工作在我國有著悠久的歷史。大約在人類進入有組織的社會之后，即使還很不完善，但只要有公務，有掌管公務的頭目，就需要有幫辦公務的助手。這助手，就相當于今天的秘書。早在春秋戰(zhàn)國時期，許多新興的國家都設置了管理文書的職務，如趙國的御使、齊國的掌書、魏國的立書、秦國的尚書。這些官員，侍從在國君左右，草擬公文，記錄大事，起著秘書的作用。秦漢以來，國家一統(tǒng)，諸事繁雜，逐步加強了這方面的工作。秦代尚書一職還是少府的屬官。漢武帝提高了皇權，讓尚書在皇帝跟前辦理要務。到了東漢時期，尚書竟成為協(xié)助皇帝政務的重臣，削弱了三公的權勢，超越了秘書的范圍。后來曹操稱帝興魏，在丞相府設秘書令，掌管機要文書和奏議事宜，秘書一職又有了明確的責任。曹丕繼位，改秘書令為中書令和中書監(jiān)，做中書省的長官，略似現(xiàn)在的秘書長。西晉以后，中書省的事務繁多，下設中書科，由中書舍人負責草擬詔令，書寫和分發(fā)公文，完全履行秘書的職務。南北朝始設秘書省，主官為秘書監(jiān)，下設秘書丞和秘書郎，各司其職。唐朝改秘書郎為蘭臺郎并擴大其工作范圍。封建社會的這些官職，與我們所講的秘書，既有一定的聯(lián)系，又有一定的區(qū)別，從中可以看出秘書工作的歷史沿革。歷史證明，秘書工作是古今中外都被重視的職業(yè)，只是重視的程度不同罷了。從歷代秘書一職演變的過程可以看出，從事秘書工作的官員，在某些朝代，曾得到帝王的相當器重。例如，隋唐時中央政府的三省，權力最大的是尚書省，到宋朝時曾總攬行政大權于一身，成了宰相了。這當然不屬于秘書工作的范疇，但卻證明了秘書一類的官員在朝廷心目中的位置。資產(chǎn)階級登上歷史舞臺，許多國家都喜歡把處理公文事務的人員稱為秘書，諸如國務秘書、省長秘書。各行各業(yè)首腦機關都配備有秘書，以至有些事務繁多的文人和學者也雇傭私人秘書。我國著名的女界領袖、偉大的社會活動家宋慶齡，就是跟隨孫中山當秘書步入政界走上革命道路的。蔣介石雖然熱衷于獨裁，揮手便是命令，出口即是法律，仿佛是“天馬行空”之才，但實際上他也離不開秘書陳布雷。由此可見，秘書是各個階級首腦人物必不可少的得力助手。中國共產(chǎn)黨從誕生之日起，就有了自己的秘書工作。毛澤東同志在黨的“一大”兼做秘書工作，是我們黨成立后第一個做秘書工作的干部。1923年，他又是我們黨中央的第一位秘書。他還主持創(chuàng)建了黨的無線電通訊工作，并且由于他的提議，1931年又由瞿秋白同志起草了《文書處理辦法》。任弼時同志在抗日戰(zhàn)爭時期曾經(jīng)擔任過中央秘書長，直接領導中央秘書處的工作。鄧小平同志在上海期間，曾多年擔任黨中央秘書長，領導秘書處的工作。鄧穎超同志曾兼任蘇區(qū)中央局第一任機要科長（當時是中央局秘書長），到陜北后，又擔任過中央秘書處長、中央機要科科長。老一輩革命家領導廣大秘書工作的同志在艱難的革命斗爭中創(chuàng)建了黨的秘書工作，形成了黨的秘書工作的優(yōu)良傳統(tǒng)。這些優(yōu)良傳統(tǒng)主要包括：兢兢業(yè)業(yè)、埋頭苦干、不怕流血犧牲的獻身精神；緊緊扣住為領導服務和適應革命事業(yè)需要這個大目標，在實際工作中力求簡潔明白、準確迅速；嚴格遵守保密紀律。我黨的文書工作，一開始就樹立了自己的風格，善于創(chuàng)新，一切服從于革命工作需要，服從于指揮靈便，服從于聯(lián)系暢通，服從于保密、準確、迅速。在現(xiàn)代化的社會生活中，秘書工作顯得越來越重要。黨的十一屆三中全會以來，隨著體制改革和社會主義建設的發(fā)展，我國的秘書工作展現(xiàn)了新的局面。特別是1985年1月，中央召開了第三次全國秘書長、辦公廳主任座談會，著重研究了新形形勢下如何更好地發(fā)揮秘書部門的參謀助手作用的問題，提出了新時期秘書工作必須完成的“四個轉變”問題，即從偏重辦文辦事轉變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策；從單憑老經(jīng)驗辦事轉變?yōu)榭茖W化管理；從單純收發(fā)傳遞信息轉變?yōu)榫C合處理信息，從被動服務轉變?yōu)橹鲃臃?，使秘書工作進入了一個新的階段。目前，全國黨政機關、人民團體、部隊、企事業(yè)單位，凡是具備一定規(guī)模者，均有從事秘書工作的機構，配有各種專、兼職秘書。盡管秘書工作在我國已經(jīng)有悠久的歷史，但秘書學作為一門新興的科學在我國還是剛剛興起，，秘書工作也有一個“面向世界、面向未來、面向現(xiàn)代化”的問題。與目前國外的秘書工作相比，我們的秘書工作可謂任重道遠。目前國外的秘書工作有4個特點：一是已經(jīng)職業(yè)化，成為門類眾多、具有廣泛前途的社會職業(yè)。二是辦公設備越來越先進，自動化程度越來越高。三是秘書人員的的文化水平和專業(yè)知識越來越高。四是研究秘書工作的秘書學科已經(jīng)成為一門專業(yè)性很強的獨立學科，不斷發(fā)展和完善。面對這些挑戰(zhàn)，我們的秘書和秘書學工作者必須奮起直追，不斷開創(chuàng)秘書工作和秘書學研究的新局面，以適應加入WTO以后的需要。第二節(jié)秘書工作的特征秘書工作作為一種管理活動，它具有不同于非管理活動的特殊性，例如秘書活動具有普遍存在于黨政機關、企事業(yè)單位、群眾團體等各類組織的廣泛滲透性，具有致力于組織整體功能優(yōu)化的目的特定性，屬于腦力勞動的范疇等。但是，秘書活動又不同于組織中行使組織決策權、直線職權、職能職權的其他管理活動，具有以下幾方面的特征：一、輔助性可以說，輔助性是秘書工作最基本的特征。正因為如此，所以秘書人員被視為輔助管理人員，而秘書部門也被稱為輔助管理部門。秘書工作的輔助性特征，具體體現(xiàn)為以下“四性”：1、主體上的從屬性在各類組織中，秘書人員是直接為領導者服務的工作人員，秘書機構是直接為領導機構服務的直屬部門。與其他組織成員和機構相比，秘書人員和秘書部門最接近領導者和領導機構，從屬性最明顯。2、工作上的被動性秘書工作對于領導工作的從屬性決定了秘書工作具有被動性的特征。在多數(shù)情況下和主要工作中，秘書人員進行工作的出發(fā)點是領導工作的需要“要我做”，而不是“我要做”。因此，秘書人員在工作中必須注意兩點：第一是在工作中只能為領導提供材料、匯報情況、提出建議、提供政策依據(jù)等，決不能越俎代庖，自作主張，強加于領導。第二是不能反客為主，隨意插手干擾職能部門的工作。但是，這同秘書人員在工作中應當而且可以發(fā)揮主動性并無根本沖突，而是相輔相成的。3、權力上的非強制性在秘書工作中，除秘書部門就秘書事務可按規(guī)定自行發(fā)文生效外，非經(jīng)授權或領導批準，秘書部門不得獨立制發(fā)文件，秘書人員在調(diào)研、協(xié)調(diào)、信訪、信息處理、文書處理等活動中也只能行使非強制性的管理權力，沒有獨立的組織決策權和人才物資源的管理分配權。4、績效上的間接性秘書工作的直接任務主要是提供文稿、建議、工作預案、工作計劃等“半成品”，而后經(jīng)過領導者的批準、同意采納，才能產(chǎn)生管理效益。同時，秘書工作的重要成果，如文件、領導講話稿、方案、計劃等，也只能以組織者或勞動者的名義制發(fā)，秘書人員必須甘當“無名英雄”。二、機密性秘書和秘書部門處于機關的樞紐位置，每天直接與領導來往，接觸著大量的機密，這就決定了秘書工作具有機密性的特征。秘書接觸的機密主要有：1、文書管理和公文辦理中接觸到的機密。2、領導同志的談話、指示、會議記錄中的機密。3、領導交辦的工作中的機密事項，比如機構調(diào)整、人事變動、政策修訂等。4、辦理領導者和領導機關電話中的機密。5、重要領導人的活動、領導機關重要的內(nèi)部情況等。三、文牘性從實質(zhì)上說，秘書活動主要是輔助處理管理信息的過程。其中，文字信息的數(shù)量居多，聲像信息和記憶信息也經(jīng)常要轉換為文字信息。因此，秘書人員經(jīng)常被人們稱為“筆桿子”，能說會道被視為秘書人員最重要的基本功。同教師、作家和理論工作者相比，秘書人員的文字工作是其管理工作的重要組成部分。撰寫文稿辦文都是為領導者的工作服務的，其“產(chǎn)品”經(jīng)過領導機關或領導者修改認可后，通常成為有約束力的各種管理文件，或者成為有指導、憑證作用的領導人講話稿、信函或契約，有的則是直接提供給領導者參考的調(diào)研報告、工作匯報等應用性文字材料。因此，文牘性是秘書工作的一個重要特征。四、事務性從整體上看，秘書活動都是為領導者辦事的。盡管秘書人員在撰寫文稿、辦理文件、處理信息、調(diào)研督查等活動中有時要參與決策性或政務性活動，但其功能只能是發(fā)揮參謀作用。同工作的輔助決策性和參與政務性相比，秘書工作的事務性和服務性要顯著得多。一方面，在撰寫文稿、辦理文件、處理信息、調(diào)研督查等過程中要做大量的事務性工作；另一方面，諸如操辦會議、溝通聯(lián)絡、管理檔案、迎來送往、派車訂票、值班記錄、安排領導會議日程等工作，更是繁雜瑣碎的具體辦事過程，以至秘書人員經(jīng)常自己戲稱自己是“打雜的”。五、政策性秘書是領導的助手，秘書部門是領導的輔助性工作部門。秘書人員在輔助領導辦理的各項事務中，都涉及到如何依照黨的政策、法律、法令貫徹執(zhí)行的問題。因此，秘書人員必須熟悉并正確掌握有關方針政策、法律法令，提高自己的政策水平。凡是有關的政策問題決不能粗心大意，更不能不懂裝懂，隨心所欲地解釋有關政策規(guī)定，而必須兢兢業(yè)業(yè)，一絲不茍地處理好涉及到政策性的一切政務、事務工作。六、綜合性秘書工作的綜合性主要體現(xiàn)在以下2個方面：1、從秘書工作的職能范圍來看，秘書并不承擔某一職能部門的具體工作，而是承擔著全面了解、聯(lián)系、溝通各職能部門的任務，起著全局聯(lián)絡和整體協(xié)調(diào)的作用。比如政府部門設有計劃、公交財貿(mào)、教育、衛(wèi)生、司法、治安、民政等專門的工作部門，秘書和秘書部門雖然不直接從事這些具體的業(yè)務工作，但需要了解和掌握這些部門的工作情況，傳遞信息，輔助領導進行全面管理。2、從秘書工作本身的內(nèi)容來看，秘書工作既要“參與政務”，又要“管理政務”，具有明顯的綜合性。秘書要“參與”的政務類任務主要有文件的擬辦承辦、文件的起草核稿、信息的搜集處理、情況的調(diào)查和匯總、對領導批辦事項的催辦和查辦、來信來訪的處理；秘書要“管理”的事務類任務主要有文件的收發(fā)傳遞與管理、文書的立卷和歸檔、文件的清繳和銷毀、機要通訊、承辦會務、印信管理、公務接洽等。秘書工作的六大特征是相互聯(lián)系又相互區(qū)別的，其中最主要的是反映秘書工作的本質(zhì)特征的輔助從屬性，其他五個特征則是由此派生出來的屬性。第三節(jié)秘書工作的作用秘書活動之所以久盛不衰，其根本原因在于隨著生產(chǎn)力的發(fā)展和社會的進步，社會的信息量日益增加，人們的工作節(jié)奏不斷加快。盡管許多領導人博學多才、精明能干，但個人的知識、能力和精力畢竟是有限的。因此，一個高明的領導人必然十分重視發(fā)揮秘書人員的作用。具體地說，秘書工作在領導活動中有以下幾個方面的作用：一、助手作用無論是公務秘書還是私人秘書活動，其主要任務就是為了幫領導辦事。通過秘書的工作，使領導者能夠擺脫繁雜的事務性工作，以便集中精力抓大事，管大局，提高工作的效率和效益。因此，秘書活動首先必須發(fā)揮為領導者辦事的助手作用。秘書人員發(fā)揮助手作用，可以比喻為領導者“手的延長”。這種助手作用的發(fā)揮，幾乎涉及秘書活動的全部內(nèi)容。從大的類別來分，有以下5個方面：1、文書處理。秘書人員要高質(zhì)量、高效率地辦理領導交辦的公文制發(fā)、文書資料的處理。2、篩選文件。秘書人員要及時地把各方面的來文進行篩選加工，把急件、重要文件、確需領導審閱批示的文件送給領導，其余的可稍后辦理或轉送給有關部門辦理。對于篇幅過長的文件，秘書人員可寫出提要，有時還須提出自己的辦理意見供領導參考。3、文字把關。秘書人員要對反映領導意圖的文件、資料進行嚴格審核把關，一個字、一個標點都不能錯。4、事務處理。秘書人員和秘書部門要主動配合領導處理好日常事務，如向領導提醒工作日程和工作內(nèi)容，接待不速之客的來訪，完成領導交辦的臨時性工作等。5、檢查督促。秘書人員要按照領導的意圖對領導管轄的子系統(tǒng)進行催促、查辦和檢查督促已經(jīng)布置的工作。在督促檢查辦理中，主要了解有沒有辦理，辦理的進度如何，在辦理的過程中遇到哪些困難，有沒有出現(xiàn)偏差，辦理的結果怎樣，并將這些情況及時反饋給領導，以便領導能及時做出調(diào)整，改進工作。在各類組織中，擔任領導副職的人員通常被視為“一把手”的“左右手”，也在發(fā)揮助手作用。但是，同秘書活動的助手作用相比，領導副職的活動屬于領導活動，是領導集體內(nèi)部分工意義上的助手作用，而不是輔助管理上的助手作用。二、參謀作用秘書活動的參謀作用，是指秘書人員或秘書部門圍繞領導者的工作需要出謀劃策而起的“智囊”作用，可以比喻為領導者的“腦的延長”。俗話說，“一個籬笆三個樁，一個好漢三個幫”。由于時間和精力的限制，領導者很難做到事無巨細事必躬親。因此，秘書工作的參謀作用就顯得格外重要。秘書工作的參謀作用主要體現(xiàn)在：1、提供依據(jù)。秘書人員必須及時向領導提供真實的情況、可靠的材料、有關政策和法律的規(guī)定，為領導決策和指導工作提供科學的依據(jù)。2、綜合意見。秘書人員在領導作出重大決策或工作布置之前，應將有關部門的意見、設想進行綜合匯總，盡可能列成方案，陳述利弊，供領導酌定。3、出謀劃策。秘書人員要在調(diào)查研究的基礎上，為領導提出解決問題合理化的意見和建議。在發(fā)揮參謀作用的時候，秘書人員要正確處理好“參與”與“參謀”的關系。領導在進行決策時，秘書人員起一定的參謀作用，但不是參與領導決策。參與決策是其他領導成員的權力。一般而言，為領導出主意想辦法，提供多種決策方案供領導選擇，不論是口頭敘述還是文字表達，都是參謀作用。實際上，秘書人員的工作頭緒很多，涉及范圍很廣，政策性很強。秘書人員在完成這些工作時，就以自己的學識和見解，使領導意圖更明確、更全面、更細致、更具體，這就發(fā)揮了領導的參謀與助手作用。所以說，參謀作用與助手作用有時是交叉融合在一起的。三、耳目作用秘書工作的耳目作用主要是指秘書人員要進行調(diào)查研究，要大量采集信息，將聽到和看到的各種情況反映給領導，為領導決策和指導工作提供參考材料。這一作用，實際上是領導者“耳目的延長”。在現(xiàn)代社會中，信息是人類生存和發(fā)展的重要資源之一，也是決策的基礎和一切管理工作的客觀依據(jù)。但是，由于領導者的時間和精力的限制，所有信息不可能都做到“自給自足”。于是，提供信息支持便成為秘書人員的重要職責。為此，秘書人員要做到眼尖、耳靈、心細、腿勤。不僅要多渠道收集信息，而且要善于對信息進行鑒別和提煉，并及時將有參考價值的信息提供給領導者。不僅要對各方面交流的大量信息進行“去粗取精、去偽存真”，而且要注意實地調(diào)查研究。在較大的組織中，秘書部門還應該建立調(diào)研機構和信息網(wǎng)絡?？傊?，只有秘書工作發(fā)揮“眼觀六路、耳聽八方”的耳目作用，領導者才能真正做到目明耳聰，切實保證工作的有效性。四、橋梁作用秘書工作的橋梁作用是指秘書人員和秘書部門在領導者與其他組織成員和社會成員之間充當中介環(huán)節(jié)，發(fā)揮溝通協(xié)調(diào)作用，以使各方建立和諧的關系。這一作用，可以比喻為領導者的“喉舌的延長”。秘書工作發(fā)揮橋梁作用，有著多方面的客觀需要。首先，任何組織都是一定社會環(huán)境下的社會分系統(tǒng)，必須不斷調(diào)整內(nèi)外關系，實現(xiàn)動態(tài)平衡。這一點，對于政府和企業(yè)尤其重要。為此，必須大力加強信訪、公共關系等方面的工作。其次，任何組織內(nèi)部都存在著上下級關系，也必須進行感情交流和信息溝通，以不斷協(xié)調(diào)人際關系。而由于領導者的時間和精力的限制，不可能事必躬親，人人聯(lián)系。因此，秘書工作必須發(fā)揮橋梁作用，不僅要做到下情上達、外情內(nèi)達，使領導者能夠準確地把握內(nèi)外情況變化的脈搏，而且要上情下達、內(nèi)情外達，通過公布信息、制發(fā)文件、信訪協(xié)調(diào)和組織公關等活動，使組織成員和社會成員準確了解領導者的意圖、指示和愿望，以便消除疑慮、化解矛盾，建立和諧的人際關系。五、“不管部”作用秘書部門向來有“不管部”之稱。凡是其他職能部門不管的事情，領導都可以安排給秘書部門去做，其內(nèi)容大致有以下4個方面：1、圍繞中心工作產(chǎn)生的任務，如選舉人民代表的工作、植樹造林活動、文明禮貌月活動等等。這些任務無專門的業(yè)務科室管轄，需要秘書部門或其他部門配合完成。2、臨時發(fā)生的突擊任務，如本部門或下屬單位發(fā)生的天災人禍、與外單位發(fā)生的嚴重糾紛、上級交辦的臨時性緊急任務，也經(jīng)常由秘書部門去調(diào)查、辦理。3、帶全面性的任務或活動，如一個學校舉辦校慶活動、一個單位召開全系統(tǒng)會議等，一般也由秘書部門承辦。4、為領導服務的其他任務，如陪同領導深入基層或看望傷病員，代表領導參加某些活動等。六、“窗口”作用秘書部門是領導機關的“窗口”，一切與外界的聯(lián)系和接待，都首先經(jīng)過秘書部門，群眾對機關的第一印象也是?？疵貢块T的工作面貌、作風和效率。因此，秘書部門是領導機關的門面，秘書部門的工作態(tài)度好不好、工作質(zhì)量和辦事效率高不高，對領導機關和領導者的影響很大。第四節(jié)秘書工作的指導思想、工作方針、基本原則和一般規(guī)律一、指導思想從秘書工作的作用和特征可以看出，秘書工作應堅持“三服務”的思想。所謂“三服務”，即為直接的領導服務、為相關的各級領導服務、為人民群眾服務。歸根到底，秘書工作最經(jīng)常最直接的是為直接隸屬的領導服務。至于為相關的各級領導服務，是因為為他們服務，能夠更好地為直接隸屬的領導服務。而為人民群眾服務，那是包含了兩方面的含義：其一為領導服務，從根本上說就是為人民群眾利益服務；其二秘書工作直接與人民群眾利益相關。堅持以“三服務”為指導思想，這是秘書工作的一根支柱。二、工作方針1946年，周恩來率領中共代表團赴重慶談判，對機要人員提出了“第一要保密，第二要準確、第三要迅速”的三項要求。實際上，這三項要求也是秘書工作的基本方針。秘書人員在工作中，必須做到嚴守秘密、準確客觀、迅速快捷。這也是秘書人員做好工作的一根支柱。三、基本原則秘書工作的基本原則，是指秘書人員與領導者相處的基本原則。要了解秘書人員與領導者相處的基本原則，必須正確認識秘書人員與領導者的關系。1、秘書人員與領導者的關系如何正確處理秘書人員與領導班子或者領導者個人的關系，是秘書人員十分關心的實際問題，它滲透到秘書工作的各個方面，在很大程度上影響著秘書功能的充分發(fā)揮，影響者秘書工作的質(zhì)量和效益，也影響著秘書人員的身心健康。因此，必須認真地處理好這個關系。而處理這個關系的首要問題，就是要弄清楚秘書人員與領導者到底是什么關系。在封建社會，領導與秘書人員是主仆關系，在資本主義社會則變?yōu)楣蛡蜿P系。目前，在我國非公有制經(jīng)濟的企業(yè)中，存在著許多私人秘書，他們與業(yè)主的關系，一般還是雇傭關系。而黨政機關、國家企事業(yè)單位，領導與秘書人員的關系卻是一種新型的工作關系。這一關系可以歸納為三點：第一、在組織上，秘書人員與領導者是上下級關系。因此，秘書人員在工作中要自覺遵守組織紀律，嚴格維護領導的權威，努力為領導提供好各方面的良好服務，而不能與領導平起平坐。第二、在工作上，秘書人員與領導者是同志關系，不是主仆關系，無高低貴賤之分，只有分工不同，都是為人民服務。因此，秘書人員與領導者在人格上是平等的，秘書人員不必卑躬屈膝，唯命是從。第三、在職能上，秘書人員與領導是主輔關系。因此，秘書人員的職責是協(xié)助領導工作，而不能越越俎代庖。2、秘書人員與領導班子相處的主要原則（1）單向請示原則我們知道，領導班子中的各位領導人是分工負責的，重大問題由集體研究決定，分頭去辦；一般問題由主管領導人直接處理。秘書要尊重領導人的職權分工，實行單向請示，注意避免多頭請示。遇到綜合性的、涉及到多方面工作的事項，應請示主持全面工作的領導人，并向各有關領導人通報情況。如通報情況后有關領導人有不同意見，秘書則應建議幾位領導人當面研究，而不是往返傳話，以免引起誤會。如果領導人對不屬于他分管的工作下達指示，秘書應建議其向主管此項工作的領導人打個招呼，或者先求得主持全面工作的領導人同意，然后向主管領導人通氣。在事情緊迫時，可先辦完事再報告主管這項工作的領導人。處理此類事項，秘書人員要熟悉有關組織法規(guī)，不可簡單從事，要考慮周密，把工作做細。（2）按章辦事原則長期以來，我國黨政領導層中形成了集體領導民主集中等優(yōu)良傳統(tǒng)。秘書人員應該以黨內(nèi)政治生活的若干準則、國家的法律法規(guī)、本部門本單位的各項規(guī)章制度、各組織機構的職責分工、各項工作任務完成的程序方法等等，作為處理與領導層成員關系的原則和依據(jù)，力求做到說話辦事都有根據(jù)。（3）一視同仁原則秘書人員在工作、生活乃至感情聯(lián)絡方面，應該做到不分親疏、一視同仁，這是秘書人員處理好與領導層關系的一條重要的原則。具體地講，在工作上要做到同等協(xié)助，對每位領導交辦的事項都愉快地接受，并以同等的努力去完成；在生活上同等照顧，如一時辦不到讓所有的領導成員都得到應有的待遇，那么寧可等條件成熟了再辦；在感情上同等尊重，切忌從個人的好惡出發(fā)親近與自己關系深的而疏遠與自己交往淺的。特別是對自己認為“能力強”的或者是自己認為“能力差”的領導，要同等尊重，不能因為自己的主觀印象而分親疏。在職責分工上要同等對待，對一把手和其他成員應一視同仁。（4）維護團結原則秘書人員要自覺維護和增進領導人之間的團結。領導者之間在工作中有不同意見是正?，F(xiàn)象。秘書人員一定要從大局出發(fā)，注意維護團結。領導人彼此之間的議論，秘書人員要做到心中有數(shù)，一般要保持沉默。如果領導者之間有誤會，秘書人員在可能的情況下可以做出必要的解釋，以消除隔閡。對領導者之間的分歧，絕不能外傳，更不能添油加醋搬弄是非，而應該予以緩和調(diào)解。當向一領導匯報另一領導對某項工作的處理時，可在客觀陳述中，不露痕跡地強調(diào)其為工作著想的用心，對雙方矛盾的焦點方面盡量不講，非講不可時，也應該客觀謹慎，言詞緩和，一帶而過。當領導之間就某一個問題發(fā)生爭論時，秘書要實事求是地反映情況，既不含糊其詞，也不添枝加葉。假設兩位領導對某文件的起草觀點不大一致，如此文可寫可不寫，就不寫；如非寫不可，則可求大同存小異，從更高的層次上使二者統(tǒng)一起來。領導班子成員如果因故未能參加例會，秘書應該主動把會議情況向缺席者通氣。如果某位領導要查記錄，秘書應該從維護團結的原則出發(fā)，盡量回避，絕不可陷入領導人之間的矛盾之中，更不能倒向一邊，甚至推波助瀾，以至造成不可收拾的后果。3、秘書人員與具體領導人相處的原則（1）思想體系一致的原則由于秘書人員是領導的參謀和助手，這就決定了秘書的職能活動要以領導者的意圖為轉移，其基點在于隨時正確地領會領導的工作意圖，嚴格遵循、圍繞領導的工作意圖，通過自己的調(diào)查研究、參謀建議、撰寫公文、協(xié)調(diào)處理、接待交往等活動，輔助領導工作，貫徹領導意圖。秘書人員要加強自身修養(yǎng)，提高自身水平，使自己能與領導人保持思想上和行動上的一致，彼此配合默契。秘書人員要能站在領導的角度考慮問題，特別是在管理工作的各個環(huán)節(jié)上，秘書人員要力爭和領導人保持思想體系的一致，如有分歧和爭論，也應該在堅持原則的前提下，努力與領導人取得一致的看法。（2）知識互補的原則俗話說，金無足赤、人無完人。盡管現(xiàn)在的領導人大部分都受過良好的教育，學歷層次比較高，但由于從事領導工作后大部分時間都忙于應付行政事務，接受新知識的時間相對較少，因而有時會覺得知識不夠用。此時，秘書人員應當在不影響領導人威信的前提下巧妙地給以提醒或彌補。這樣，領導人與秘書的知識結合起來，將對工作的順利開展帶來極為有利的方便。但同時也應該看到，一般來說，領導人的政治生素養(yǎng)好，思想水平高，組織能力強，知識較淵博，作為秘書人員，應該不失時機地向領導學習，在長期潛移默化的工作過程中努力提高自身的素養(yǎng)。（3）相互信任的原則領導人與秘書，同是為社會主義現(xiàn)代化事業(yè)奮斗的同志，雖然分工不同，但在政治上是平等的。所以，領導人與秘書應該共同努力建立互相信任的關系，彼此成為互相關心、互相幫助的良師益友。秘書工作中的不足或差錯，領導人應該及時指出并主動分擔責任。領導人在工作安排有誤或批評不當時，秘書應該主動出謀劃策，拾遺補缺，努力維護領導人的威脅。秘書要努力工作，不辜負領導的信任，而領導人則既要做到疑人不用、用人不疑，又要做到經(jīng)常檢查指導秘書的工作，不能把信任當放任。（4）相互適應的原則秘書對領導人的性格、思維方式、工作方法、生活愛好、工作經(jīng)歷等家庭情況，都要有所了解，這樣才能盡力做好服務工作。對于喜歡安靜的領導，當他在考慮問題時，盡量不要去打擾；對于喜歡與秘書商量、征詢意見或要材料的領導，秘書平時要注意收集積累材料，圍繞中心工作勤于思考，以保證給領導滿意的資料服務和合理的建議；有的領導喜歡同大家討論，集思廣益，秘書則應該善于組織有關人員進行討論；有的領導習慣與中午或夜間工作，秘書則應該改變自己的習慣，以適應領導的生活規(guī)律；有的領導性情急躁，秘書則應該善于冷靜思考，侍機多作勸導；有的領導記憶力差，秘書則要細致地安排工作時間表，經(jīng)常予以提醒。總之，秘書人員應該主動適應領導人的工作特點和生活習慣，這是秘書方面貫徹相互適應原則的具體體現(xiàn)。至于領導人方面貫徹相互適應原則，則是矛盾的次要方面。作為一個好的領導人，要注意充分調(diào)動秘書人員的積極性，關心愛護他們，幫助他們解除后顧之憂，讓他們一心一意地投身與秘書工作。雙方共同貫徹相互適應的原則，將對領導工作的順利開展發(fā)揮積極作用。秘書人員在處理與具體領導人之間的關系時，應該注意既要堅持原則性，又要堅持靈活性。原則性是靈活性的靈魂，靈活性為原則性服務。只有堅持原則性與靈活性的有機統(tǒng)一，才能達到促進團結、促進工作的目的。四、一般規(guī)律秘書工作的一般規(guī)律就是為領導服務。不管你承認不承認，秘書部門、秘書人員總是要圍繞領導的要求和需要來進行工作，堅持為領導工作服務。領導工作的要求在不斷提高，秘書工作也要不斷提高水平，以滿足領導工作的要求?！飶土暸c練習關鍵術語秘書秘書工作秘書學練習題一、選擇題（不定項選擇，即下列每題的選項中，至少有一項是符合題意的。少選、多選、錯選，該題均不得分。）（注：以后各章的選擇題，如無說明，均為不定項選擇題）1．我黨成立后第一個做秘書工作的干部是(A)A．毛澤東B．瞿秋白C．鄧小平D．任弼時2．1985年1月，中央提出的新時期秘書工作必須完成的“四個轉變”是(ABCD)A．從偏重辦文辦事轉變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策B．從單憑老經(jīng)驗辦事轉變?yōu)榭茖W化管理C．從單純收發(fā)傳遞信息轉變?yōu)榫C合處理信息D．從被動服務轉變?yōu)橹鲃臃?．秘書工作最基本的特征是（C）A．機密性B．事務性C．輔助性D．文牘性4．秘書工作的作用是（ABCD）A．助手作用B．參謀作用C．橋梁作用D．耳目作用５．秘書工作的基本方針是（ABC）A．嚴守秘密B．準確客觀C．迅速快捷D．主動強制６．秘書人員與具體領導人相處的原則（ABCD）A．思想體系一致的原則B．知識互補的原則C．相互信任的原則D．相互適應的原則二．判斷題（答題要求：先回答“對”或“錯”，再說明理由）１．我國的秘書工作起源于新中國成立（錯）２．國家領導人的生活秘書屬于公務秘書（對）３．秘書工作的主要特點在于參與執(zhí)政（錯）三．問答題１．秘書人員如何處理與領導者的關系？２．為什么秘書部門被稱為“不管部”？３．如何理解秘書工作的指導思想？４．在今后的工作中你如果和領導關系緊張，你將怎樣處理？第二章秘書人員的素養(yǎng)秘書人員要勝任工作，起到應有的作用，必須具有一定的馬克思主義理論修養(yǎng)、政策修養(yǎng)、良好的思想和作風修養(yǎng)；具備相當?shù)幕A知識、專業(yè)知識和適應各種工作的能力；還必須遵守本行業(yè)的職業(yè)道德。這些修養(yǎng)、知識、能力和職業(yè)道德，有些可以在走上工作崗位之前，即在學校中學到，但只是初步的認識；更重要的是在工作實踐中加深體會，不斷鞏固、完善和提高。有一定實踐經(jīng)驗而缺乏系統(tǒng)理論學習的秘書人員，則應該通過自學或參加專業(yè)培訓，把自己的局部經(jīng)驗上升為科學的理論，從而獲得比較全面的知識?！锬康囊笸ㄟ^本章內(nèi)容的學習，了解秘書人員必須具備的政治修養(yǎng)、情感意志修養(yǎng)、工作能力、職業(yè)道德以及秘書人員的知識結構，明確提高秘書人員基本素養(yǎng)的的主要途徑。★重點內(nèi)容1．秘書人員的修養(yǎng)2．秘書人員的知識結構3．秘書人員的工作能力4．秘書人員的職業(yè)道德——————————————————————————————————第一節(jié)秘書人員的政治修養(yǎng)政治修養(yǎng)是指秘書人員在政治組織觀念、馬克思主義理論知識方面應達到的水平。具體要求如下：1、具有強烈的事業(yè)心秘書人員強烈的事業(yè)心，首先表現(xiàn)在秘書工作的獻身精神上。合格的秘書人員，應安心從事秘書工作，不朝三暮四，不計較個人名利得失。只有熱愛秘書工作，并為之傾注全部心血，才能在這項工作中發(fā)揮參謀助手作用。其次，秘書人員的強烈事業(yè)心，表現(xiàn)在積極進取的精神上。秘書工作繁雜辛苦，默默無聞。秘書人員應保持一種積極向上的精神狀態(tài)，不辭勞苦，不畏艱難，不挑肥揀瘦，不拈輕怕重。無論工作多么繁重，始終保持精神飽滿，心情愉快。而且，一個優(yōu)秀的秘書人員不能僅僅滿足于一般地完成任務，他還要努力探索秘書工作的規(guī)律，刻苦鉆研秘書工作的業(yè)務知識，對工作精益求精，在實踐中不斷提高自己的業(yè)務水平，使自己成為秘書工作的行家、專家。第三，秘書人員的強烈的事業(yè)心，還表現(xiàn)在開拓創(chuàng)新的精神上。秘書工作直接介入現(xiàn)實生活，而現(xiàn)實生活隨著科學技術的發(fā)展而日新月異，秘書人員每時每刻都會遇到新的課題。一個優(yōu)秀的秘書人員不能僅僅滿足于被動地應付事務，他應該面對新情況新問題，勤于學習，善于思考，不斷開拓，大膽創(chuàng)新，不斷接受新事物，樹立新觀念，努力使新時期的秘書工作更主動、更科學、更規(guī)范，做到與時代同步前進。2、具有堅定的信念與現(xiàn)代秘書工作關系密切的信念主要有兩個：第一是堅持四項基本原則和改革開放的信念。秘書部門是領導機關的重要組成部分，秘書工作首先是政治工作。這就要求每個秘書人員對四項基本原則有堅定不移的信念，不受“左”的或右的思潮的影響，堅持改革開放，在任何情況下都保持堅定的政治立場，具有鮮明的政治態(tài)度。第二是堅持“三服務”的信念。這一點在前面已經(jīng)說過，這里就不再重復了。3、要有較高的思想理論水平秘書是領導的助手，既輔佐領導決策，又要協(xié)助領導處理復雜多變的事務。因此，秘書人員的思想理論水平要比一般機關干部人員高，以適應領導工作的需要。秘書工作的特點要求秘書人員必須具備系統(tǒng)的馬克思主義哲學、政治經(jīng)濟學、科學社會主義的理論知識，掌握馬克思主義科學的世界觀和方法論，有準確深刻地領會各項方針政策的能力。要了解時事政治，熟悉黨和國家的方針政策。在工作中要善于把握要點，抓住本質(zhì)。要不斷接受新鮮事物，樹立與時代發(fā)展相適應的新的觀念。只有這樣，秘書在工作中才能得心應手、游刃有余，在處理實際問題時才能站得高，看得遠，吃得準。第二節(jié)秘書人員的情感意志修養(yǎng)情感和意志屬于人的心理活動范疇。加強秘書人員情感意志的修養(yǎng)，可使其在自己的崗位上更能充分發(fā)揮作用，尤其有利于協(xié)調(diào)人際關系，使秘書適應各種環(huán)境，克服困難，完成各項任務。1、秘書人員的情感修養(yǎng)秘書人員應首先具備正直的人應有的基本情感素質(zhì)，如強烈的愛國主義、國際主義情感和正義感，集體主義意識和責任感、使命感、義務感，對人類、對自然、對生活、對工作的愛，以及對高尚情操、對真善美的自覺追求等。秘書人員要從自己的職業(yè)特點出發(fā)，進行情感修養(yǎng)，達到情感健康、穩(wěn)定的要求。秘書人員的情感修養(yǎng)要注意三個方面：（1）內(nèi)向與外向的結合。秘書人員每天要送往迎來，處理各種人際關系和偶發(fā)事件，這就要求秘書人員要能說能干，情感類型上要求具有外向型的優(yōu)點，要開朗活潑、敏銳大膽、善于交際；同時，秘書人員每天還要接觸大量機密，處理復雜繁多的事務，這又要求秘書人員能坐得住，情感類型上則要求具有內(nèi)向型的優(yōu)點，要沉著、冷靜、謹慎、細心、穩(wěn)健、持重。合格的秘書要內(nèi)外兼修，能動能靜。（2）熱情與沉穩(wěn)的結合。秘書要熱愛自己的工作，對領導、對同志、對群眾要滿腔熱情，只有這樣才能工作好服務好。秘書工作煩瑣雜亂，有時需要突擊加班加點，有時需要做大量的“返工”工作，這就要求秘書人員保持情感的沉穩(wěn)平靜，不急不躁，避免情緒波動導致工作失誤。（3）寬廣與容忍。秘書人員需要接觸各種人和事，日常工作紛繁復雜，千頭萬緒，難免有不順心的時候。例如，被誤解、挨批評、受非議，甚至遭打擊、受屈辱。面對這些情況，秘書人員要有寬廣的胸懷，要能容忍，既不感情沖動，勃然大怒，也不自暴自棄，消極沉默。心地坦蕩的容忍是與積極的反省結合在一起的，在忍耐中反省，可以對自己的思想和行為進行再認識。只要認識到自己的行為是正確的，就不怕別人誤解；如果感到自己有什么處理不妥或言語不遜之處，可以主動找對方承認自己的不足。這樣，可以使自己的情感趨向成熟，提高自己對環(huán)境的適應能力。2、秘書人員的意志修養(yǎng)秘書人員要提高自己工作的質(zhì)量和效率，成為工作的骨干和行家，就必須充分發(fā)揮自己的主觀能動性。人的意志力就是主觀能動性的一種體現(xiàn)。秘書人員意志的強弱，主要體現(xiàn)在自覺性、果斷性、堅韌性、自控性等方面。因此，必須由四個方面加強秘書人員的意志修養(yǎng)。（1）培養(yǎng)自覺性。自覺性是指行為主體對自己行為的目的有清醒的認識。秘書人員的自覺性即對應達到的服務目標有深刻的理解，變被動服務為主動服務，及時處理日常事務，適時為領導提供各種所需要的信息，正確估計工作發(fā)展趨勢，提前做好各項準備工作。盲從和屈從，是缺乏自覺性的表現(xiàn)，這種人是無法成為領導的得力助手與參謀的。（2）培養(yǎng)果斷性。果斷性是指行為人能夠當機立斷、雷厲風行的意志品質(zhì)，它要求行為人能夠迅速判斷出行動的目的、方法、可能出現(xiàn)的問題及對策、最后的結果等，它常常表現(xiàn)為正確的判斷、勇敢的行動。秘書人員工作繁雜，面對多種多變的和突發(fā)的情況，要抓住時機，果斷地恰倒好處地給以處理，避免猶豫不決、躊躇不前，否則會坐失良機，貽誤大事。（3）培育堅韌性。堅韌性是指執(zhí)行正確決定時堅持到底、不達目的誓不罷休的毅力。秘書人員經(jīng)常會遇到棘手的問題或新的課題，很難順利處理，需要以堅韌不拔的毅力去面對。最后的勝利，往往就在再堅持一下的努力之中。一次次的成功，又會給秘書人員帶來工作水平的提高。（4）培養(yǎng)自控性。自控性通過自制力表現(xiàn)出來。自制力指個人在行動中善于控制情感、約束言行的意志品質(zhì)。秘書人員有了較強的自制力，就能夠使自己無論是在順境還是逆境、順利還是挫折、成功還是失敗中，始終從容面對各種考驗。同時，有了較強的自制力，秘書人員就能時刻以工作為重，以黨和人民的利益為重，不因一時的沖動而感情用事，給工作帶來不應有的損失。3.秘書人員的作風修養(yǎng)秘書人員的作風，包括思想作風、工作作風、生活作風三個方面。秘書人員的作風修養(yǎng)，主要有以下要求：（1）踏實、細致、一絲不茍。秘書工作切忌粗枝大葉、馬馬虎虎。事無巨細，都要準確細致、穩(wěn)妥辦好。也就是說，處理事務要井井有條，考慮問題要詳盡周到，要養(yǎng)成一絲不茍的良好作風。例如，對文件材料，從收文登記開始，經(jīng)分送批辦，最終到存檔銷毀，各個環(huán)節(jié)都要認真對待，嚴格各種手續(xù)，不能搞信任交接。再如，秘書反映問題不能走樣，要力求準確具體，不能“大概”、“可能”、“也許”、“差不多”。在定性分析的基礎上，還要求定量分析。（2）敏捷、干練、勤快、主動。秘書人員辦事要講效率，要有雷厲風行的作風。秘書人員或秘書部門承辦的事務往往具有很強的時效性。例如，會議文件的草擬就必須限時限刻，否則就會影響整個會議的召開。秘書工作講究一個“快”字。只要做到“快”，才能使工作變被動為主動，從而提高秘書工作的質(zhì)量。秘書部門處在機關的樞紐地位，起著溝通上下、聯(lián)系左右的作用，因此秘書人員辦事能否敏捷、迅速、雷厲風行，直接關系到整個機關工作效率的高低。所以，秘書人員必須勤快，工作中做到手勤、腿勤、腦勤：即文字工作要及時、外勤聯(lián)絡要主動、遇到疑難要勤問、政策文件要勤看。熟能生巧，勤快會使人老練和精干。（3）聯(lián)系群眾，深入實際，實事求是。秘書工作起著上情下達、下情上報的橋梁作用。秘書人員要樹立牢固的群眾觀念，才能使秘書工作發(fā)揮好橋梁作用。秘書人員開展任何一項各種，要時時刻刻心里有群眾，了解群眾的想法，為群眾排憂解難。秘書人員通過自己的工作，要讓群眾知道，我們的領導機關確實是在為人民服務，我們的領導同志確實是人民的公務員。秘書工作的一個重要任務就是為領導收集、處理、傳遞信息，并力求信息的可靠準確。這也要求尊重客觀事實，堅持一切從實際出發(fā)，注重調(diào)查研究，實事求是地反映問題，不能靠道聽途說，或憑想當然的主觀臆斷和猜想，向領導提供虛假的信息。（4）文明禮貌，謙虛謹慎，不卑不亢。秘書人員溝通上下、會集左右，言談舉止要注意文明禮貌，說話要和氣，待人要謙虛，處事要誠懇。要懂得基本的禮儀知識，以禮待人，要創(chuàng)造秘書工作好的職能環(huán)境，提高工作效率。要注意秘書人員的氣質(zhì)風度，對上不阿諛奉承，對下不傲慢自大。要自然瀟灑、大方爽朗，翩翩大度。這樣的秘書形象，讓人感到真誠、正派、可信、可靠。第三節(jié)秘書人員的知識結構秘書工作的特點，決定了秘書人員應該具有淵博的基礎知識、扎實的專業(yè)知識和廣泛的相關輔助知識。一、基礎知識秘書人員應具有的基礎知識包括這樣幾大類：1、政治哲學類。主要包括哲學、政治經(jīng)濟學、邏輯學等知識。學習這類知識，目的在于使秘書人員樹立正確的世界觀和方法論。這是培養(yǎng)德才兼?zhèn)涞拿貢藛T的需要，是秘書才能的靈魂。2、語言文學類。主要指漢語、文學、藝術、寫作等知識，重點是語言知識和基本寫作知識。另外，秘書人員還應該一些美學知識，樹立健康的審美觀。同時，還要學習一些心理學知識，了解人的心理活動特點，掌握人的心理活動規(guī)律，提高人際交往與公關的能力。3、數(shù)學統(tǒng)計類。主要指高等數(shù)學、管理數(shù)學、統(tǒng)計學等知識，這是適應現(xiàn)代化管理培養(yǎng)新型秘書人員的需要。4、歷史地理類。主要指中國近代史、世界近代史、中國經(jīng)濟地理、本地的近代歷史與地理等知識。5、法律知識類。主要指法律學概論以及人大、國務院頒布的一系列法律規(guī)定，如經(jīng)濟法基礎、經(jīng)濟合同法、專利法、中外合資經(jīng)營企業(yè)法實施條例等。二、專業(yè)知識扎實的專業(yè)知識是秘書知識結構中具有職業(yè)特征的主要部分，是形成秘書專業(yè)特長的主要知識。沒有扎實的專業(yè)知識，就不可能做好秘書工作，也不可能成為一個合格的專業(yè)秘書。秘書的專業(yè)知識主要包括兩個方面的內(nèi)容：一方面，是作為所有秘書人員都應具有的秘書業(yè)務知識；另一方面，是秘書人員所在工作部門的專業(yè)知識。1、秘書業(yè)務知識（1）秘書學知識秘書人員對秘書學要有較深的研究。秘書學不僅對秘書、秘書部門、秘書工作等一系列理論建設有較科學全面的論述，而且對秘書專業(yè)的實踐具有重要的指導作用。因此，秘書學知識就成為秘書專業(yè)知識中的核心部分。（2）秘書寫作知識秘書必須精通公文寫作和各類應用文體寫作，其寫作知識同秘書學一樣，是秘書專業(yè)特長的標志，是從事秘書工作的重要技能。（3）文書檔案知識文書檔案工作是秘書工作的重要組成部分，秘書人員必須熟練正確地掌握、運用這項工作的有關知識。要在文書檔案管理的綜合分析、開發(fā)利用上下功夫，以便更好地為領導者和群眾提供各類有價值的信息資料。（4）調(diào)研、信訪、會務、人際關系等知識秘書人員要經(jīng)常進行調(diào)查研究，組織會務，處理來信來訪，同上下左右各方人士打交道，必須熟悉這些相關的知識。2、秘書所在工作部門的專業(yè)知識秘書人員不僅要熟習秘書業(yè)務知識，而且還要熟悉自己所在工作部門的專業(yè)知識，如在政府機關部門工作的必須具有行政管理知識，在工商企業(yè)部門工作的必須具有企業(yè)管理知識，在文藝、體育、教育、軍事、科學、出版、外事、醫(yī)療等等行業(yè)系統(tǒng)工作的秘書都應該分別具有各自的專業(yè)基礎知識，否則也難以搞好本職工作。三、相關的輔助知識如果說基礎知識是秘書人員知識結構中的最低層次，專業(yè)知識是秘書人員知識結構中的基本層次，那么相關的輔助知識則是秘書人員知識結構中的較高層次。秘書人員有了這些知識，就可以更好地發(fā)揮作用。相關的輔助知識包括的內(nèi)容非常非常的廣泛，這里主要講以下幾個方面是內(nèi)容：1、管理知識秘書人員雖然不是直接的管理者，但卻是管理者的參謀和助手。因此，秘書人員應該學些行政管理、經(jīng)營管理方面的知識，學些信息論、系統(tǒng)論、控制論方面的知識。這些知識在管理工作中的作用日益被人們所重視。秘書人員掌握了這些知識，對輔助領導工作，提高領導水平是大有幫助的。2、外語知識隨著我國對外開放步伐的日益加快，秘書人員參與外事活動的機會越來越多，需要收集和翻譯的外文資料也越來越多。這就對秘書人員的外語知識提出了較高的要求。因此，秘書人員應當掌握一至兩門外語。發(fā)達國家對秘書人員的外語水平要求是很高的，我們的秘書人員應該有這樣的戰(zhàn)略意識，努力提高自己的外語水平。3、地方志知識秘書人員作為領導的助手，應當具有一定的地方志知識。要能夠從當?shù)氐木唧w情況出發(fā)，協(xié)助領導考慮如何利用本地的自然條件，合理地開發(fā)資源，發(fā)展地方經(jīng)濟；如何利用當?shù)氐奈奈锕袍E、風土人情、民俗習慣，開發(fā)旅游資源，提高本地的知名度，帶動本地經(jīng)濟的發(fā)展。4、導游和禮賓接待知識現(xiàn)在秘書人員陪同內(nèi)外賓參觀游覽的機會較多，因而必須掌握一定的導游和禮賓接待知識。否則，可能會在陪同中出洋相、鬧笑話，甚至會貽誤工作，影響交往?？傊A知識、專業(yè)知識、輔助知識，構成了秘書較理想的知識結構體系。一個合格的秘書，具備以上知識是必不可少的條件。第四節(jié)秘書人員的工作能力能力是完成一定活動的本領。知識只有轉化為能力，對秘書人員才有實際意義。秘書人員的能力素質(zhì)，一般應包括以下幾個方面：一、表達能力所謂表達能力，是指通過言語、文字、身勢等形式溝通思想、交流信息、表達情感的能力。在秘書人員的能力結構中，表達能力有著重要的地位和作用?？梢哉f，秘書人員在完成任何一項工作中，都離不開表達能力的運用。秘書人員的表達能力由三個部分構成：1、口頭表達能力口頭表達能力，簡單地說，就是說話的本領。這是秘書表達能力的基本形式之一。秘書人員匯報情況、提供建議、傳達指示、聯(lián)絡接待等等，在大多數(shù)情況下都需要借助于口頭表達?？陬^表達能力的基本要求是：一要條理分明，層次清楚，使聽者易于把握表達者的意思。二要語言生動，風趣幽默，善于抓住聽者的心理。三要思維敏捷，應變性強，隨時掌握表達的主動權。因此，秘書人員必須加強口頭表達能力的訓練，以練就一口好口才，做到說話目的明確、中心突出，語言規(guī)范、口齒清楚，條理清楚、邏輯性強，語氣溫和、富有感情，言詞得體、態(tài)度從容。2、書面表達能力書面表達能力，就是寫作能力。這也是秘書人員表達能力的基本形式之一。它要求秘書人員不僅要懂得語法、邏輯、修辭和一般的寫作知識，掌握各種文體的寫作技巧，而且還要具備一定的理論修養(yǎng)、政策水平、業(yè)務知識、科學的思維方法，以及理解領導意圖和獲取信息的能力。書面表達能力是秘書人員的基本能力之一，也是秘書人員最基本的專業(yè)特長。書面表達能力的最基本的要求有兩點：一是邏輯嚴密，思路清晰，能給人以邏輯是的征服力量。二是要語言準確，概念清楚，能確切地描繪客觀事物的情態(tài)狀貌，表達作者的思想感情。所以秘書人員應特別注意加強著方面的訓練，努力把自己鍛煉成為公文寫作的“快手”、“能手”、“高手”?！翱焓帧本褪俏乃济艚?，行文迅速，有應急應變的能力?！澳苁帧本褪巧瞄L秘書工作中一些常用文體的寫作，寫作時能做到得心應手?！案呤帧本褪俏淖止Φ咨詈?，善于畫龍點睛，能夠錦上添花。3、身勢表達能力身勢表達能力，就是運用表情、動作、聲音、服飾和距離等非語言手段表達思想和情感的本領。在人際交往中，身勢表達能力是對口頭表達能力的重要補充，能起到強化口頭表達的作用。因此，身勢表達能力也是秘書人員必須具備的能力之一。身勢表達能力要求恰當、得體，切忌矯揉造作。二、辦事能力所謂辦事能力，就是指秘書人員有效地處理各種日常事務的本領。秘書人員的辦事的范圍非常廣泛，如文書事務、會議事務、信訪事務、值班事務、接待事務、電話事務、生活管理事務以及領導交辦的其他事務等。這就要求秘書人員有較強的辦事能力。良好的辦事能力包括：首先，要明白職權范圍，不越權，講實效；其次，要熟悉辦事程序，工作中能夠區(qū)別輕重緩急；再次，要善于交往，能同各種人打交道；最后，要掌握擋駕藝術，對于那些不必要由領導者親自接見的來訪者和親自出面處理的公務，秘書人員要能夠巧妙地進行擋駕，以設法減輕領導者的負擔。三、管理能力決策與管理是領導者的基本職能。秘書作為領導者的參謀和助手，理應輔助領導者做好決策和管理中的日常工作。因此，秘書人員必須具備一定的輔助決策與管理能力，才能稱職。秘書人員應從輔助領導決策、計劃、溝通、協(xié)調(diào)、控制等五個方面來提高自己的組織管理能力。四、應變能力所謂應變能力，就是適應變化著的環(huán)境和事物、完成原定任務的本領。應變能力是秘書人員的一種綜合能力，屬于智慧和才干的范圍。有了這種能力，就能夠創(chuàng)造性地做好秘書工作。秘書人員的應變能力主要表現(xiàn)在這樣幾個方面：一是善于觀察，能夠周密、詳盡而又準確地捕捉變化著的新情況、新問題；二是思維敏捷，能夠對新情況新問題迅速作出判斷、分析、綜合和概括；三是多謀善斷，遇事能夠拿出辦法，采取對策；四是預見力強，能夠把握事物發(fā)展的趨勢和可能出現(xiàn)的結果；五是隨機應變，能夠在不喪失原則的前提下，靈活變通地處理各種非常性工作。五、社交能力所謂社交能力，就是與他人進行社會交往的本領。社交能力是秘書工作能力的核心部分之一，是秘書人員做好工作的基礎和源泉。在現(xiàn)代社會中，隨著人際交往日益廣泛深入，秘書人員的社交能力更具有強烈的現(xiàn)實意義。秘書人員要培養(yǎng)和發(fā)展自己的社交能力，應該努力做到以下幾個方面：一是要正確認識自己，正確認識他人，學會理解、尊重、謙讓和寬容；二是要善于與同事相處，彼此要相互信任，真誠合作，不要貌合神離，互相利用；三是要講究禮貌和儀表，言談舉止和服飾要得體、文雅，做到彬彬有禮；四是要能夠根據(jù)不同的交往對象、場合和目的，采取不同的交際手段和方法，講究交際藝術；五是當交往中出現(xiàn)糾紛或沖突時，要善于緩和、化解和消除矛盾。六、操作能力所謂操作能力，就是掌握和使用與工作有關的設備、工具和技術的本領。由于秘書工作具有務實性的特點，又直接受到辦公日趨自動化的影響，秘書人員必須有較強的操作能力。這是提高秘書工作質(zhì)量和效率的重要條件之一。秘書人員的操作能力，主要是指對于打字機、電話機、電傳機、復印機、錄音機、錄象機、照相機、文字處理機、和電子計算機等設備的使用和保管，以及對于書法、速記、編輯、校對等技術的掌握和運用。第五節(jié)秘書人員的職業(yè)道德道德是一種社會意識形態(tài)，是人們調(diào)整自身及相互關系的思想意識和行為準則。職業(yè)道德是同人們的職業(yè)活動相聯(lián)系、具有自身職業(yè)特征的道德準則和規(guī)范。各行各業(yè)都有自己特殊的職業(yè)道德規(guī)范，如審判員要秉公執(zhí)法、鐵面無私；醫(yī)生要救死扶傷、治病救人；教師要誨人不倦、循循善誘；售貨員要文明經(jīng)商、公平買賣等等。秘書工作的特點，決定了秘書人員必須遵守以下的職業(yè)道德：一、忠于職守秘書應該忠于職守，在是秘書首要的職業(yè)道德規(guī)范。秘書人員忠于職守，大而言之，是忠于國家、民族和人民的利益；小而言之，是忠于本機關、本單位的政治、經(jīng)濟利益。秘書人員在領導人身邊工作，要辦理許多重大而機密的事務，必須對組織高度負責，對領導忠心耿耿。具體來說，要樹立高度的責任感，工作認真負責，積極主動。不管領導是否在身旁，都應及時主動地工作，按質(zhì)按量地完成任務。要甘當助手和配角，甘做無名英雄，既不見風使舵，陽奉陰違，也不狐假虎威，以首長自居，而是做一個可靠可信賴的人。二、恪守信用秘書工作嚴謹慎密，責任重大。秘書人員要忠于職守，必須在工作中、人際交往中于恪守信用。主要包括會晤、會議安排、組織會議、收發(fā)函件、傳遞文件都要準時；接受任務如果不能按期完成，必須及時匯報，不能拖延或擅自改變。恪守信用還包括決不輕易答允別人所托而自己又無力完成的事情，一旦答應就應該盡一切力量去辦。三、嚴守秘密陳毅同志曾經(jīng)說過，做秘書嘛，一要能“秘”，二要會“書”。秘書人員接觸的機密文件多，參加的重要會議多，在領導身邊的機會多，總而言之，接觸機密多。與其他公務員相比，秘書人員知密早，知密多，知密深。因此，秘書人員往往是保密重點對象，是一些人打聽消息的重要渠道，甚至成為敵人竊取情報的主要對象。20世紀70年代，西德總理勃蘭特的一位秘書是克格勃特務，待發(fā)現(xiàn)時已經(jīng)使用了10多年。80年代，西德政府的幾位部長級領導人的秘書又被查知是東德特務。秘書失密、泄密的情況，不外乎有意泄密和過失泄密兩種類型。前者屬于政治品質(zhì)問題，后者屬于職業(yè)道德問題。因此，秘書人員要有極強的保密觀念和保密習慣，嚴守黨和國家的機密，不得泄露或出賣本單位和本部門的經(jīng)濟情報。秘書人員還應該做到不泄領導尚未決定的關系群眾切身利益的事項，不得議論別人的隱私，以免制造矛盾，破壞團結。四、善于合作秘書工作千頭萬緒，涉及面廣，又往往環(huán)環(huán)相扣，程序緊密相連，故非單槍匹馬所能完成。秘書人員要善于與他人合作，密切配合，步調(diào)一致，才能順利完成任務。善于合作既要求對同志的尊重和了解，也要求公允地與同事分享勝利的成果，分擔失敗的責任。五、文明禮貌秘書人員接近領導，在領導成員之間周旋，在各界群眾之中活動辦事，人們也常常把秘書人員視為領導的代言人、機關的代表。因此，秘書人員在工作中一定要謙和待人，文明禮貌。一方面，對上級領導要尊敬；另一方面，對下級對群眾要平等。在工作中待人接物一定要文明禮貌，要舉止大方、談吐文雅、面帶微笑。在與人談話時要注視對方，專心傾聽，而不能漫不經(jīng)心、左顧右盼，不能隨便打斷別人的談話，更不能同時做其他工作。在工作中言談舉止要得體，既不傲慢、冷漠，又不阿諛、做作。六、實事求是秘書人員是領導的耳目和助手，要了解、傳遞、綜合各種信息，并根據(jù)實際情況為領導決策提供建議。因此，秘書人員了解情況要實事求是，要深入調(diào)查研究，對了解的情況要全面細致地進行分析。反映情況要真實準確，既不夸大也不縮小。傳達領導意見要確切，不能摻雜個人意見。發(fā)現(xiàn)領導的見解與事實有出入時，不能隨聲附和，要敢于秉公直言（但要注意場合）。同時，秘書人員為領導提供的方案和建議必須切合實際，不能憑空想象。解決問題要扎扎實實，一切從實際出發(fā)，做老實人，說老實話，辦老實事。七、廉潔奉公秘書人員經(jīng)常接觸領導，與領導的關系密切。因此，秘書要秉公辦事，奉公守法、廉潔自律，不以權謀私，不索受賄賂，尤其是不能借領導的名義批條子、寫條子、達電話、拉關系、謀私利。廉潔奉公的秘書既是機關、企事業(yè)單位糾正不正之風的得力干部，又是幫助領導者廉正清明的得力助手。第六節(jié)提高秘書人員素質(zhì)的途徑提高秘書人員素質(zhì)的途徑有兩條，其一是組織途徑，其二是個人途徑。一、組織途徑提高秘書人員的素質(zhì)意義重大，首先不能視為個人行為，而是一個組織管理問題。否則，采取放任的態(tài)度，不可能提高秘書人員隊伍的整體素質(zhì)。從組織管理上說，應提供以下主要組織途徑。1、優(yōu)化組織氛圍實踐證明，人才成長與環(huán)境密切相關。組織環(huán)境惡劣，會壓抑人才，甚至摧殘人才。只有競爭與合作并重的組織氛圍，才最有利于各類人才的成長。因為，競爭意味著優(yōu)勝劣汰，這是工作動力的源泉。但是，組織的本質(zhì)是人的合作系統(tǒng)，如果只講競爭，不講合作，競爭就會變成內(nèi)耗式的爭斗。因此，組織不僅應形成競爭機制，還要形成合作機制。2、提供成長機會作為組織部門來說，首先要重視對秘書人員的崗前培訓、在崗培訓和資格培訓工作，為秘書人員提高素質(zhì)奠定理論基礎。其次，是要提供輪崗機會，以擴大視野，豐富經(jīng)驗。再次，是提供“加擔子”的機會，其中包括臨時“壓擔子”和提供合理晉升的機會。3、加強工作領導幫助秘書人員提高素質(zhì)，也是領導者的責任。因此，領導者要加強對秘書工作的領導。要做好秘書人員的思想工作，注意對秘書工作進行具體的業(yè)務指導，同時要注意發(fā)揚民主，重視吸收、轉化秘書工作的成果，以產(chǎn)生秘書人員不斷努力提高素質(zhì)的聯(lián)動效應。二、個人途徑組織培養(yǎng)只是秘書成才的外部條件。秘書人員的主觀努力才是提高自身素質(zhì)的關鍵。因此，秘書人員必須注重自我培養(yǎng)，以不斷完善自我、超越自我。1、勤于學習，完善知識結構知識是發(fā)展智力和能力的基礎與工具。用培根的話來說，“知識就是力量”。在“知識爆炸”和面臨知識經(jīng)濟挑戰(zhàn)的當代，“終身教育”勢在必行。因此，秘書人員必須從工作需要出發(fā)，勤奮學習，加緊“充電”。學習的內(nèi)容，既包括理論知識，也包括其他秘書人員的工作經(jīng)驗。學習的形式，既可以接受學歷教育或在職培訓，也可以是自學。秘書人員要有強烈的求知欲望，濃厚的學習興趣，高昂的學習熱情和良好的學習習慣，同時也要制定周密的學習計劃，不斷改進學習方法。2、巧于思考，強化認識能力秘書人員能力素質(zhì)的核心是認識能力，“能說會寫”實際是以“會想”為前提的。而在秘書人員的認識能力中，思維能力比感知能力更為重要。大量事實證明，一般人思維有效性的決定因素，常常不是在智商上的差別，而是思維方法的正確與否。因此，秘書人員提高認識能力的重點應當是對思維方法的學習與訓練，使之內(nèi)化為自己的思維能力。有關的思維方法主要有：正向思維與逆向思維、發(fā)散思維與聚斂思維、求同思維與求異思維、系統(tǒng)思維與全息思維、縱向思維與橫向思維、靜態(tài)思維與動態(tài)思維、再現(xiàn)思維與創(chuàng)造思維等?？傊?，關鍵是要打破思維定勢，使思維方法靈活多樣。為此，不僅要勤學，更要苦練，養(yǎng)成做“腦操”的習慣。3、善于修養(yǎng)，優(yōu)化心理素質(zhì)在我國，秘書人員的工作繁重，特別要謹慎處理各種復雜的人際關系，忍受許多無形的壓力，若不注意調(diào)整心態(tài)，就會導致心理失調(diào)和心理疾病。有的人說秘書人員是“政治上的紅人，工作上的忙人，生活上的窮人，身體上的病人”是有一定的道理的。因此，秘書人員必須善于修養(yǎng)，不斷優(yōu)化心理素質(zhì)，尤其是要注意心理健康，重點克服焦慮、壓抑、厭煩、急躁、自卑、嫉妒等心理障礙。4、勇于實踐，不斷總結提高實踐是提高素質(zhì)的最重要的途徑。因為，各種素質(zhì)只有在實踐中才能體現(xiàn)出來，并不斷磨練提高，其中知識素質(zhì)只有通過實踐才能轉化為能力素質(zhì)。“學而不思則罔，思而不學則殆?！睂嶋H上，思而不干、學而不練也不行。毛澤東說得好：“讀書是學習，使用也是學習，而且是更重要的學習”。但是，對于提高素質(zhì)來說，“只干不想”的實踐只會事半功倍，簡單重復的實踐也不會有好結果。因此，秘書人員只有勇于實踐，敢于實踐，并善于總結經(jīng)驗教訓，才能不斷提高自身的素質(zhì)。★復習與練習關鍵術語政治修養(yǎng)情感意志修養(yǎng)知識結構工作能力職業(yè)道德練習題一．選擇題（不定項）1．秘書人員的政治修養(yǎng)包括(ABCD)A．要有堅持“四項基本原則”和改革開放的信念B．要具有強烈的事業(yè)心C．要有較高的思想理論水平D．要有“三服務”的信念2．秘書人員的意志修養(yǎng)，主要體現(xiàn)在培養(yǎng)秘書人員的(ABCD)A．自覺性B．果斷性C．堅韌性D．自控性3．秘書專業(yè)知識的核心部分是（B）A．秘書寫作知識B．秘書學知識C．文書檔案知識D．信訪調(diào)研知識4．秘書人員的知識結構中,屬于較高層次的是(C)A．秘書基礎知識B．秘書專業(yè)知識C．相關輔助知識D．公文寫作知識5．秘書人員最基本的專業(yè)特長是(D)A．口頭表達能力B．身勢表達能力C．情感表達能力D．書面表達能力6．在下列各項中，屬于秘書人員工作能力的有（ABC）A．辦事能力B．應變能力C．操作能力D．執(zhí)政能力7．秘書人員忠于職守，包括（AB）A．忠于國家、民族和人民的利益B．忠于本機關、本單位的利益C．忠于領導人個人的利益D．忠于秘書自己個人的利益8．秘書人員提高自身素質(zhì)的關鍵是（D）A．組織培養(yǎng)B．領導重視C．工作機遇D．主觀努力二、判斷題1．秘書人員在情感修養(yǎng)方面要做到內(nèi)向與外向相結合（對）三、問答題1．為什么要建立合理的秘書人員知識結構？2．秘書人員工作能力包括哪些內(nèi)容？怎樣培養(yǎng)秘書人員的工作能力？3．秘書人員職業(yè)道德包括哪些內(nèi)容？如何培養(yǎng)秘書人員具有這些道德素養(yǎng)？第三章秘書工作的管理由于秘書工作的特殊地位和作用，所以秘書人員的工作好壞對