會議室使用管理制度

會議室使用管理制度

會議室使用管理制度

為充分發(fā)揮會議室功能，進(jìn)一步規(guī)范會議室的使用和管理，確保各類會議正常召開，特制定本規(guī)定。

第一條會議室（包括局十樓會議室、數(shù)字中心會議室、二樓會議室）由市局統(tǒng)一管理，局辦公室負(fù)責(zé)詳細(xì)調(diào)度。會議室涉及使用的設(shè)備設(shè)施由專人負(fù)責(zé)保管、管理與調(diào)試。其中局十樓會議室由局辦公室負(fù)責(zé)，數(shù)字中心會議室由數(shù)字中心負(fù)責(zé)，二樓會議室由市容支隊(duì)和規(guī)劃支隊(duì)共同負(fù)責(zé)。

其次條為了避開會議時(shí)間發(fā)生沖突，提高會議室使用效率，各部門的工作例會支配，應(yīng)當(dāng)抄告局辦公室統(tǒng)一備案。如召開工作調(diào)度會、推動會等，需用會議室，在會議確定時(shí)，應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間將會議事項(xiàng)、參會人員等狀況，準(zhǔn)時(shí)報(bào)送局辦備案，以便統(tǒng)一支配。

第三條會議室使用遵循領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先，先登記先使用、先緊急后一般、先全局后部門的原則；本著重要、緊急優(yōu)先的原則協(xié)商解決。

第四條如需使用會議室設(shè)備，應(yīng)提前說明，以備提前預(yù)備，確保會議順當(dāng)進(jìn)行。部門牽頭召開的會議，席卡、會務(wù)用品（如：茶葉、投影設(shè)備、音響等）及會務(wù)服務(wù)，由部門詳細(xì)負(fù)責(zé)；市領(lǐng)導(dǎo)出席的會議、或全局性會議，會務(wù)服務(wù)等由局辦公室詳細(xì)承辦，相關(guān)部門和單位予以協(xié)作幫助。

第五條會議期間參會人員要愛惜公共設(shè)施，自覺維護(hù)會議室的環(huán)境衛(wèi)生。

第六條會后使用部門準(zhǔn)時(shí)關(guān)閉投影儀、空調(diào)，桌椅準(zhǔn)時(shí)歸位，確保各種電器斷電、門窗關(guān)閉，室內(nèi)潔凈干凈。如發(fā)覺設(shè)備故障和公物損壞應(yīng)準(zhǔn)時(shí)告知辦公室，以便準(zhǔn)時(shí)修理。

第七條未備案使用會議室，消失會議沖突的，由其自行協(xié)調(diào)處理。

第八條本制度由局辦公室負(fù)責(zé)解釋，自印發(fā)之日起施行。

公司會議室使用管理制度

為進(jìn)一步規(guī)范管理睬議室，提高工作效率，樂觀穩(wěn)妥推動會議系統(tǒng)建設(shè)，特制定本制度。

第一條、會議室設(shè)備應(yīng)由其會議室管理員負(fù)責(zé)日常管理和維護(hù)。如遇設(shè)備故障，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)向各行信息中心報(bào)告并修理。

其次條、會議室管理員必需堅(jiān)持每周一次對相關(guān)設(shè)備進(jìn)行常規(guī)檢查清理工作。在會議召開前一天，應(yīng)按規(guī)定程序?qū)ο嚓P(guān)設(shè)備進(jìn)行全面檢查。

第三條、會議室只能由系統(tǒng)管理員操作，嚴(yán)禁其他無關(guān)人員操作。

第四條、會議召開前，主辦方應(yīng)做好以下相關(guān)預(yù)備工作：

(一)擬定議題議程；

(二)確定主持人、報(bào)告人、記錄人、參會人員、需要共享或爭論的文件以及會議時(shí)間、程序等；

(三)提前一天通知參會單位或個人。

第五條、各參會單位接到會議召開的通知后，必需在會議開頭前2小時(shí)調(diào)試好系統(tǒng)，保證所需儀器設(shè)備提前到位，保障網(wǎng)絡(luò)傳輸效果穩(wěn)定正常。

第六條、主會場在會前半小時(shí)開頭對各分會場進(jìn)行點(diǎn)名登記，并將結(jié)果上報(bào)會議主持人；對沒有準(zhǔn)時(shí)登陸系統(tǒng)的分會場，將追究其相關(guān)人員的責(zé)任。參會人員應(yīng)提前到會，因故中途離場的領(lǐng)導(dǎo)同志應(yīng)發(fā)送消息至?xí)h主持人。

第七條、系統(tǒng)管理員在會前和會中必需按正確的方法操作，會議中嚴(yán)禁插拔話筒電源、關(guān)閉終端電源等非法操作。會議召開期間，管理人員要保證隨時(shí)有人監(jiān)控，確保會議正常進(jìn)行。管理人員還要作好有關(guān)工作，組織參會，保持會場寧靜，將隨身通訊工具置于關(guān)機(jī)或靜音狀態(tài)，不得在鏡頭前走動，不得隨便離開會場。當(dāng)會場不需要發(fā)言時(shí)，將麥克風(fēng)置于靜音狀態(tài)。作為分會場，在召開會議期間，在主會場呼叫時(shí)應(yīng)快速回應(yīng)，不得與其他分會場相互呼叫。會議室管理人員，要做好會議室內(nèi)的資產(chǎn)管理，嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)程管理維護(hù)設(shè)備。

第八條、參會人員均應(yīng)保持良好的會風(fēng)，不得通過語聊、發(fā)送信息等方式打斷或干擾他人的發(fā)言，影響會議的正常進(jìn)行。參會人員要遵守會議紀(jì)律，聽從管理人員支配，愛惜設(shè)施，不準(zhǔn)擅自調(diào)動設(shè)備。

第九條、各分會場未得到主會場允許，不得擅自退出系統(tǒng)。會議結(jié)束后，各分會場應(yīng)準(zhǔn)時(shí)將會議效果上報(bào)各行信息中心。主會場、每個分會場都應(yīng)預(yù)備《會議室使用狀況登記薄》，用于記錄會議室使用狀況及運(yùn)行狀態(tài)（包括會議時(shí)間、會議名稱、召集單位、參與人員及系統(tǒng)運(yùn)行是否正常等）?！稌h室使用狀況登記薄》由系統(tǒng)管理員本人填寫并簽名。

第十條會議召集者對會議內(nèi)容隱秘事項(xiàng)的保密工作負(fù)總責(zé)。參會人員及記錄員對會議內(nèi)容隱秘事項(xiàng)負(fù)有保密的義務(wù)。

學(xué)校會議室使用管理制度

學(xué)院會議室是接待上級領(lǐng)導(dǎo)及召開各種會議的場所，為提高會議室的使用效率，特制定本管理方法。

一、學(xué)校會議室由黨政辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)使用管理，由保潔公司負(fù)責(zé)衛(wèi)生清掃。

二、凡以學(xué)校名義接待外來客人以及召開的相關(guān)會議，由黨政辦統(tǒng)籌支配，并提前做好各項(xiàng)預(yù)備工作，包括會場布置、音響設(shè)備的調(diào)試、茶水和水果的購買、攝像及錄音等要工作到位，責(zé)任到人。

三、凡學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)召集的系（院、部）、處（室）特地會議，由黨政辦公室統(tǒng)一支配使用時(shí)間，承辦部門應(yīng)提前一天到黨政辦公室辦理睬議室使用申請登記手續(xù)，填寫《會議室使用申請表》，并準(zhǔn)時(shí)領(lǐng)取和交還會議室鑰匙。

四、凡各系（院、部）、處（室）召集的小型會議或活動，承辦部門應(yīng)提前到黨政辦公室辦理申請登記，并準(zhǔn)時(shí)領(lǐng)取和交還會議室鑰匙。若預(yù)定的會議支配與學(xué)校臨時(shí)支配的重大會議發(fā)生沖突，以學(xué)校的會議優(yōu)先。

五、會議室嚴(yán)禁吸煙，特別會議及活動除外。

六、借用單位要愛惜會議室的一切公共設(shè)施，在使用儀器設(shè)備時(shí)，要嚴(yán)格根據(jù)儀器設(shè)備的操作規(guī)范操作，如有損壞或丟失，由借用單位負(fù)責(zé)；使用結(jié)束后，要仔細(xì)檢查各類儀器的