檔案設(shè)備管理制度

檔案設(shè)備管理制度1.背景和目的隨著信息化的發(fā)展和檔案管理的必要性，各單位需要規(guī)范其檔案設(shè)備的管理。本文檔的目的是規(guī)范檔案設(shè)備的使用和管理，保障檔案管理的順利進(jìn)行。2.適用范圍本制度適用于我單位的檔案室、檔案庫房以及涉及檔案管理的部門。3.檔案設(shè)備分類根據(jù)檔案管理需要，我們將檔案設(shè)備分為三類：3.1.傳統(tǒng)設(shè)備傳統(tǒng)設(shè)備主要包括文件柜、書架、櫥柜等。3.2.電子設(shè)備電子設(shè)備主要包括電腦、打印機(jī)、掃描儀、多功能一體機(jī)等。3.3.保護(hù)設(shè)備保護(hù)設(shè)備主要包括防火柜、液壓升降器、抽屜柜等。4.檔案設(shè)備交接對(duì)于任何涉及檔案設(shè)備交接的操作，操作人員必須經(jīng)過授權(quán)，并嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行操作。如需要進(jìn)行檔案設(shè)備借用，應(yīng)經(jīng)過檔案管理負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請(qǐng)。5.檔案設(shè)備管理責(zé)任各部門負(fù)責(zé)本部門所使用檔案設(shè)備的管理。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)制定、完善檔案設(shè)備管理制度，并對(duì)各部門落實(shí)執(zhí)行情況進(jìn)行督促檢查和管理。6.檔案設(shè)備保養(yǎng)各部門應(yīng)當(dāng)對(duì)自己所使用的檔案設(shè)備定期保養(yǎng)，并定期檢查設(shè)備的運(yùn)行情況和使用效果，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理設(shè)備故障。7.檔案設(shè)備更新各部門使用的檔案設(shè)備如出現(xiàn)嚴(yán)重故障或不能滿足新的管理要求，須經(jīng)過檔案管理部門審核同意，按照規(guī)定程序進(jìn)行更新或更換。8.安全環(huán)境保護(hù)各部門應(yīng)當(dāng)保證檔案設(shè)備的使用環(huán)境安全，杜絕突發(fā)事件的發(fā)生。應(yīng)當(dāng)做好消防安全工作，保障檔案設(shè)備的安全存儲(chǔ)。9.制度的實(shí)施本制度的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)公開，各部門員工應(yīng)當(dāng)接受培訓(xùn)，并按照本制度的規(guī)定進(jìn)行操作。如有違反規(guī)定情況發(fā)生，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并報(bào)告有關(guān)管理人員。10.結(jié)束語本制度是為了規(guī)范檔案設(shè)備的使用和管理，保障檔案管理的順利進(jìn)行而制定的，是我單位檔案管