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文檔簡介
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,文件名稱,,文件記錄控制程序,,,,,,文件編號:LK-SP-01,,,,,版本:A0,,,,,,
,編制部門,,體系部,,,,,,編制日期:2013-10-30,,,,,頁碼:1/6,,,,,,
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,1.目的,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,為使本公司質(zhì)量管理體系相關(guān)文件的編制、評審、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、再次批準(zhǔn)、,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,標(biāo)識、回收和作廢等相關(guān)過程得到規(guī)范與管理,特制定本程序。,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,2.適用范圍,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,適用于本公司質(zhì)量管理體系所需文件和外來文件的管理和控制。,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
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,3.定義,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,3.1質(zhì)量手冊:規(guī)定組織架構(gòu)、職責(zé)與權(quán)限、界定范圍和質(zhì)量管理體系的總要求,向組織內(nèi),,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,部和外部提供質(zhì)量管理體系的一致信息的文件。,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,3.2程序文件:規(guī)定過程的職責(zé)、使用資源、運(yùn)作的方法和衡量指標(biāo)的信息的文件。,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,3.3作業(yè)指導(dǎo)文件:規(guī)范具體作業(yè)活動的文件。如操作標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書等。,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,3.4記錄:為完成的活動或達(dá)到的結(jié)果提供客觀證據(jù)的文件。,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,3.5外來文件:與質(zhì)量體系有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、手冊,與產(chǎn)品有關(guān)的法律法規(guī),客戶提供的,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,標(biāo)準(zhǔn)等文件。,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,4.文件控制過程烏龜圖,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
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,5.作業(yè)內(nèi)容(分:文件控制作業(yè)流程與記錄作業(yè)控制流程)(下頁),,,,,,,,,,,,,,,,,,,
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,文件名稱,,文件記錄控制程序,,,,,,文件編號:LK-SP-01,,,,,版本:A0,,,,,,
,編制部門,,體系部,,,,,,編制日期:2013-10-30,,,,,頁碼:2/6,,,,,,
,序號,文件控制作業(yè)流程,,,,權(quán)責(zé)部門/人,,作業(yè)要求,,,,,,參考文件/使用表單,,,,,,
,5.1,,,,,申請部門,,"5.1.1文件制定提出:
公司質(zhì)量管量體系建立時所需的文件由管理者代表和推行小組統(tǒng)一策劃制定,當(dāng)體系運(yùn)行后因產(chǎn)品或作業(yè)控制需要新增文件時由需求部門提出《文件制定/修訂/廢止申請單》。
5.1.2文件修訂提出:
當(dāng)出現(xiàn)下列情形時,文件可能需要提出修訂:
a.在質(zhì)量管理工作體系運(yùn)行過程中,某個文件不充分或不適宜面需要增刪內(nèi)容時;b.外部要求變更時;
c.當(dāng)現(xiàn)有作業(yè)流程或方式變更時;
d.糾正預(yù)防措施提出修訂時;e.專案改善或持續(xù)改進(jìn)提出修訂時,由需求部門提出《文件制訂/修訂/廢止申請單》。
5.1.3文件廢止提出:
由于產(chǎn)品或過程的更改,文件若不再使用需廢止時,由現(xiàn)有權(quán)責(zé)單位提出《文件制訂/修訂/廢止申請單》,注明廢止原因。",,,,,,《文件制訂/修訂/廢止申請單》,,,,,,
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,5.2,,,,,相關(guān)部門管理代表,,5.2申請部門提出的《文件制訂/修訂/廢止申請單》統(tǒng)一交給體系文控,由文控員交與文件運(yùn)行相關(guān)的部門進(jìn)行評審,評審?fù)ㄟ^則呈管理者代表批準(zhǔn)。評審不通過則退回申請部門。,,,,,,《文件制訂/修訂/廢止申請單》,,,,,,
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,5.3,,,,,各相關(guān)部門體系文控,,"經(jīng)評審和批準(zhǔn)通過后,按以下進(jìn)行作業(yè):5.3.1文件制定作業(yè):文件制定由申請部門負(fù)責(zé),程序文件按公司標(biāo)準(zhǔn)格式編制,三階作業(yè)指導(dǎo)類文件和表單可根據(jù)實(shí)際使用情況不拘格式。
5.3.2文件修訂作業(yè):文件修訂作業(yè)由原文件制定部門負(fù)責(zé),通常在原有文件上進(jìn)行增修,必要時也可改變格式(程序文件除外)。5.3.3文件廢止作業(yè):文件廢止由體系文控將廢止文件統(tǒng)一收回。文件廢止后,原文件編號不再重復(fù)使用。",,,,,,,,,,,,
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,5.4,,,,,體系文控,,"5.4各部門將新制定或修訂的文件電子檔提交給體系文控,按附加說明“6.2文件編號和6.3文件版本”的規(guī)定對新增或修訂文件進(jìn)行編號和版本控制。",,,,,,,,,,,,
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,,,,,,體系文控,,"5.4各部門將新制定或修訂的文件電子檔提交給體系文控,按附加說明“6.2文件編號和6.3文件版本”的規(guī)定對新增或修訂文件進(jìn)行編號和版本控制。",,,,,,,,,,,,
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,文件名稱,,文件記錄控制程序,,,,,,文件編號:LK-SP-01,,,,,版本:A0,,,,,,
,編制部門,,體系部,,,,,,編制日期:2013-10-30,,,,,頁碼:3/6,,,,,,
,序號,文件控制作業(yè)流程,,,,權(quán)責(zé)部門/人,,作業(yè)要求,,,,,,參考文件/使用表單,,,,,,
,5.5,,,,,管理代表總經(jīng)理,,5.5體系文控將文件按附加說明“6.1文件制定、審查、核準(zhǔn)權(quán)責(zé)表”執(zhí)行審批,若審批發(fā)現(xiàn)不符合要求時返回責(zé)任部門重新修訂,直至通過。,,,,,,,,,,,,
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,5.6,,,,,體系文控,,"5.6質(zhì)量管理體系文件均需列管控制,包括質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)類文件及表單;由體系文控登記于《文件受控清單》,原稿由文控保存,不需作任何標(biāo)記。",,,,,,《文件受控清單》,,,,,,
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,5.7,,,,,體系文控各相關(guān)部門,,"5.7.1質(zhì)量手冊、程序文件和表單給各部門及總經(jīng)理和管理代表各分發(fā)一份,三階作業(yè)指導(dǎo)類文件根據(jù)運(yùn)行實(shí)際需要發(fā)給相關(guān)部門,由文控員用原稿復(fù)印所需之份數(shù),在文件上加蓋“受控文件”章分發(fā),并記錄于《受控文件簽收記錄表》。
5.7.2相關(guān)部門接到文件后,在《受控文件簽收記錄表》上簽名確認(rèn)。",,,,,,《受控文件簽收記錄表》,,,,,,
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,5.8,,,,,體系文控各相關(guān)部門,,"5.8.1各部門因文件破損、遺失、或因?qū)嶋H需要須增加使用份數(shù),或須向客戶、供應(yīng)商提供文件,或向外部機(jī)構(gòu)提供文件時,需填寫《文件增領(lǐng)申請單》提出申請,經(jīng)相關(guān)人員核準(zhǔn)后,交文控員辦理補(bǔ)發(fā),補(bǔ)發(fā)作業(yè)與文件發(fā)行作業(yè)相同。
5.8.2向外發(fā)行的文件不蓋“受控文件”章,且不予以回收與更新,由負(fù)責(zé)外發(fā)之單位確保外發(fā)文件為最新版本。",,,,,,《文件增領(lǐng)申請單》《受控文件簽收記錄表》,,,,,,
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,5.9,,,,,體系文控各相關(guān)部門,,"5.9當(dāng)文件經(jīng)修訂重新發(fā)行新版時,由文控根據(jù)《受控文件簽收記錄表》原來發(fā)放的部門和份數(shù)將舊版文件全部收回,新版文件重新發(fā)放和簽收。文件作廢時,則將全部作廢文件收回。",,,,,,《受控文件簽收記錄表》,,,,,,
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,5.10,,,,,文控員,,"5.10.1經(jīng)發(fā)行之文件由各部門指定人員管理,文件應(yīng)放于易于取閱場所或掛置于操作臺旁。
5.10.2文件應(yīng)保持清晰易讀,不可涂改、遺失或損壞。
5.10.3正式文件之原稿由文控中心保管,已作廢或舊版文件由文控蓋“作廢章”進(jìn)行保存或填寫《受控文件作廢、銷毀申請單》由管理代表核準(zhǔn)后,進(jìn)行銷毀。
5.10.4各部門不得保存已回收或作廢之版本文件,若作廢文件回收再利用,應(yīng)在文件正面打X或蓋“作廢章”。",,,,,,《受控文件作廢、銷毀申請單》,,,,,,
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,文件名稱,,文件記錄控制程序,,,,,,文件編號:LK-SP-01,,,,,版本:A0,,,,,,
,編制部門,,體系部,,,,,,編制日期:2013-10-30,,,,,頁碼:4/6,,,,,,
,序號,記錄控制作業(yè)流程,,,,權(quán)責(zé)部門/人,,作業(yè)要求,,,,,,參考文件/使用表單,,,,,,
,5.11,,,,,各部門,,"5.1根據(jù)質(zhì)量管理體系文件的要求,在體系實(shí)施運(yùn)行過程中必須建立相應(yīng)的記錄,在建立記錄時應(yīng)遵守以下要求:
a.字跡應(yīng)清晰可辨且保持整潔;
b.不可使用鉛筆書寫;
c.內(nèi)容若有涂改應(yīng)于涂改處簽名;d.記錄內(nèi)容應(yīng)真實(shí),可追溯;
e.記錄應(yīng)填寫完整,不可漏填,對無需填寫之空白欄位劃上【/】標(biāo)示;",,,,,,,,,,,,
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,5.12,,,,,各部門,,"5.2記錄應(yīng)按表單設(shè)計(jì)的要求權(quán)限由相關(guān)人員進(jìn)行審核或批準(zhǔn),審核時應(yīng)注意:
a.確認(rèn)記錄內(nèi)容是否正確、真實(shí);
b.填寫是否完整、規(guī)范,不符合則給予指導(dǎo)修正或重寫。",,,,,,,,,,,,
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,5.13,,,,,各部門,,"5.3各部門對建立的記錄應(yīng)收集和整理歸檔,可參考以下方法:
a.依記錄形成的日期編序入檔;
b.依記錄性質(zhì)類別編序入檔;c.依產(chǎn)品型號編序入檔;d.依表格編號編序入檔;
e.其他形式編序入檔;
f.編序入檔之記錄需歸類并注明檔案名稱",,,,,,,,,,,,
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,5.14,,,,,"體系部
各部門",,5.4體系部根據(jù)記錄的重要性,對每一種記錄制定其保存期限,并建立《記錄總清單》,各部門必須在保存期限內(nèi)妥善保存好相關(guān)記錄,若有客戶或法規(guī)的要求時,則按其規(guī)定的保存期限執(zhí)行。,,,,,,《記錄總清單》,,,,,,
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,5.15,,,,,各部門,,"5.5.1各部門需指定專人以資料柜或紙箱進(jìn)行保存;5.5.2記錄過多時,可裝箱存放,但應(yīng)建立《入箱記錄登記表》,確保可有效快捷地檢索記錄;
5.5.3記錄需保存在無腐蝕、清潔、干燥、防火、防盜的適宜環(huán)境,以防止損壞、變質(zhì)和丟失。",,,,,,《入箱記錄登記表》,,,,,,
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,5.16,,,,,各部門,,5.6跨部門查閱需經(jīng)部門主管同意,合同有要求時,客戶需查閱與其產(chǎn)品有關(guān)的記錄需由管理者代表批準(zhǔn),記錄的查閱者應(yīng)保持記錄的完整,不得轉(zhuǎn)借,涂改,抽換,損壞或丟失。,,,,,,,,,,,,
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,5.17,,,,,各部門,,5.7對保存到期記錄,各部門根據(jù)記錄的重要性確定銷毀方式,對涉及到技術(shù)機(jī)密或商業(yè)機(jī)密的記錄,須用碎紙機(jī)碎掉或燒毀,普通記錄若當(dāng)回收紙利用時,應(yīng)在記錄的正面打“X”或蓋“作廢”章。,,,,,,,,,,,,
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,文件名稱,,文件記錄控制程序,,,,,,文件編號:LK-SP-01,,,,,版本:A0,,,,,,
,編制部門,,體系部,,,,,,編制日期:2013-10-30,,,,,頁碼:5/6,,,,,,
,6、附加說明,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,6.1內(nèi)部文件的制訂/修訂、審核、批準(zhǔn)權(quán)責(zé),,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,文件階層,,,名稱,,,制定/修訂,,審核,,批準(zhǔn),,,收發(fā)管制單位,,,,,,
,一階,,,質(zhì)量手冊,,,體系部,,部門負(fù)責(zé)人,,總經(jīng)理,,,體系文控,,,,,,
,二階,,,程序文件,,,各部門,,部門負(fù)責(zé)人,,總經(jīng)理,,,體系文控,,,,,,
,三階,,,指導(dǎo)書類,,,各部門,,部門負(fù)責(zé)人,,分管領(lǐng)導(dǎo),,,體系文控,,,,,,
,四階,,,表單,,,各部門,,部門負(fù)責(zé)人,,分管領(lǐng)導(dǎo),,,體系文控,,,,,,
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,6.2文件編號,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,6.2.1內(nèi)部文件編號系統(tǒng):,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,□□--□□□--□□□,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
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,"文件流水號,質(zhì)量手冊和程序文件用二碼,作業(yè)指導(dǎo)類文件用三碼",,,,,,,,,,,,,,,,,,,
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,文件類別:QM-TS質(zhì)量手冊COP顧客導(dǎo)向過程SP支持過程,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,MP管理過程作業(yè)指導(dǎo)文件(用WI+部門代碼),,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,公司代號:LK,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,"6.2.2表單編號系統(tǒng):表單編號由文控中心以FN+文件編號+流水號(3碼)組成,在流水號后,加版",,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,本號順序?yàn)锳0、A1、A2…,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,6.3文件版本:,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,文件版本號順序?yàn)锳0、A1、A2…,每修改一次后均需更換版本號。,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,6.4程序文件撰寫格式,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,6.4.1內(nèi)頁格式要求:1.目的2.范圍3.定義4.過程烏龜圖5.作業(yè)內(nèi)容6.附加說明,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,7.參考文件8.使用表單,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,6.4.2流程圖的表示:,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,開始和結(jié)束用《》、作來步驟用《》、,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,審核、核準(zhǔn)、判定用《》、流程方向用《》、,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,通過用《OK》、未通過用《NG》。,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,6.4.3程序文件首頁及內(nèi)頁格式以本文件格式為準(zhǔn)。,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,6.5質(zhì)量手冊、作業(yè)指導(dǎo)書/標(biāo)準(zhǔn)書、表單類文件依實(shí)際需要定格式。,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
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,文件名稱,,文件控制程序,,,,,,文件編號:LK-SP-01,,,,,版本:A0,,,,,,
,編制部門,,體系部,,,,,,編制日期:2013-10-30,,,,,頁碼:6/6,,,,,,
,6.6部門代碼規(guī)定:,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,體系部-TX人力資源部-XZ銷售部-SH生產(chǎn)部-SC物控部倉庫-CK物控部PMC-PM,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,品管部-PG研發(fā)工程部-GC設(shè)備部-SB財(cái)務(wù)部-GL物控部采購-CG,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,6.7外來文件管制:,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,6.7.1外來文件之接收、購入視同制訂,更新視同修訂,廢止為不再使用。,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,"6.7.2各部門在接收外來文件時,統(tǒng)一交由文控騙號登記,再加蓋“外來文件”章,其原稿由文管",,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,中文管中心保存。外來文件亦須登入《受控文件清單》,并按使用部門需要分發(fā),分發(fā)時,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,填寫《受控文件簽收記錄表》。,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,6.7.3外來文件的編號為LK-WL-□□(流水號01、02……)。,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,6.8記錄保存年限的特別規(guī)定:,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,6.8.1所有內(nèi)部審核記錄、客戶審核記錄、認(rèn)證審核記錄,至少保存3年;,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,6.8.2其他若有客戶要求和法律法規(guī)要求則按其執(zhí)行;,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,6.8.3本公司之相關(guān)記錄依“記錄總清單”執(zhí)行。,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,7、參考文件,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,無,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,8、使用表單,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,8.1《文件制訂/修訂/廢止申請單》,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,8.2《受控文件清單》,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,8.3《受控文件簽收記錄表》,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,8.4《文件增領(lǐng)申請單》,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,8.5《受控文件作廢、銷毀申請單》,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,8.6《記錄總清單》,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,8.7《入箱記錄登記表》,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,9.0過程衡量目標(biāo)、指標(biāo)及計(jì)算方法,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,序號,過程衡量目標(biāo)、指標(biāo),,,計(jì)算方法,,,,統(tǒng)計(jì)周期,,統(tǒng)計(jì)部門,,責(zé)任部門,,監(jiān)督部門,,,,,
,1,文件未更新及時次數(shù),,,"1、當(dāng)月接到書面投訴文件未及時更新次數(shù)總和,
2、當(dāng)月糾正報(bào)告、制程異常因文件未及時更新導(dǎo)致異常的次數(shù)之和",,,,每月,,體系部,,體系部,,各相關(guān)部門,,,,,
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,文件制訂/修訂/廢止申請單(格式)LK-TX-01A0,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,□新制訂□修訂□廢止,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,文件名稱,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,編號,,,,,,,,申請部門,,,,,,,,,,,
,制定/修訂/廢止原由:,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,申請人:日期:,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,主要修訂內(nèi)容說明:(文件修訂時填寫),,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,修訂人:日期:,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,相關(guān)部門評審意見:,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,□財(cái)務(wù)部,,□研發(fā)工程部,,□銷售部,,□生產(chǎn)部,,□品管部,,□物控部,,,□人力資源部,,,,,,
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,簽名:,,簽名:,,簽名:,,簽名:,,簽名:,,簽名:,,,簽名:,,,,,,
,擬分發(fā)部門及份數(shù):,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,部門,□財(cái)務(wù)部,,□研發(fā)工程部,,□銷售部,,□生產(chǎn)部,,□品管部,,□物控部,,□人力資源部,,,,,,
,份數(shù),,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,批準(zhǔn)意見:,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,管理者代表:日期:,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
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,受控文件清單,,,,,,,,,,,,,LK-TX-02A0,,,,,,
,,,,,,,,,,,,,,編號:,,,,,,
,序號,文件編號,,,文件名稱,,,版本狀態(tài),,,,,,備注,,,,,,
,,,,,,,,版本,生效日期,,版本,生效日期,,版本,生效日期,,,,,
,1,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,2,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,3,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,4,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,5,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,6,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,7,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,8,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,9,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,10,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,11,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,12,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,13,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,14,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,15,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,16,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
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,,,,,受控文件簽收記錄,,,,,,,,,,,LK-TX-03A0,,,,
,,,,,,,,,,,,,,,,第頁,,,,
,序號,文件編號,,,文件名稱,,分發(fā)號,版本,部門,新版,,,,,,舊版,,,,備注
,,,,,,,,,,份數(shù),簽收人,,,簽收日期,,歸退日期,,份數(shù),簽收人,
,1,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,2,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,3,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,4,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,5,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
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