支持管理過程-《文件記錄控制程序》

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,文件名稱,,文件記錄控制程序,,,,,,文件編號：LK-SP-01,,,,,版本：A0,,,,,,

,編制部門,,體系部,,,,,,編制日期：2013-10-30,,,,,頁碼：1/6,,,,,,

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,1.目的,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,為使本公司質(zhì)量管理體系相關(guān)文件的編制、評審、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、再次批準(zhǔn)、,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,標(biāo)識、回收和作廢等相關(guān)過程得到規(guī)范與管理，特制定本程序。,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,2.適用范圍,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,適用于本公司質(zhì)量管理體系所需文件和外來文件的管理和控制。,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

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,3.定義,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,3.1質(zhì)量手冊:規(guī)定組織架構(gòu)、職責(zé)與權(quán)限、界定范圍和質(zhì)量管理體系的總要求，向組織內(nèi),,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,部和外部提供質(zhì)量管理體系的一致信息的文件。,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,3.2程序文件:規(guī)定過程的職責(zé)、使用資源、運(yùn)作的方法和衡量指標(biāo)的信息的文件。,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,3.3作業(yè)指導(dǎo)文件:規(guī)范具體作業(yè)活動的文件。如操作標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書等。,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,3.4記錄:為完成的活動或達(dá)到的結(jié)果提供客觀證據(jù)的文件。,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,3.5外來文件:與質(zhì)量體系有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、手冊，與產(chǎn)品有關(guān)的法律法規(guī)，客戶提供的,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,標(biāo)準(zhǔn)等文件。,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,4.文件控制過程烏龜圖,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

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,5.作業(yè)內(nèi)容（分：文件控制作業(yè)流程與記錄作業(yè)控制流程）(下頁),,,,,,,,,,,,,,,,,,,

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,文件名稱,,文件記錄控制程序,,,,,,文件編號：LK-SP-01,,,,,版本：A0,,,,,,

,編制部門,,體系部,,,,,,編制日期：2013-10-30,,,,,頁碼：2/6,,,,,,

,序號,文件控制作業(yè)流程,,,,權(quán)責(zé)部門/人,,作業(yè)要求,,,,,,參考文件/使用表單,,,,,,

,5.1,,,,,申請部門,,"5.1.1文件制定提出:

公司質(zhì)量管量體系建立時所需的文件由管理者代表和推行小組統(tǒng)一策劃制定,當(dāng)體系運(yùn)行后因產(chǎn)品或作業(yè)控制需要新增文件時由需求部門提出《文件制定/修訂/廢止申請單》。

5.1.2文件修訂提出:

當(dāng)出現(xiàn)下列情形時,文件可能需要提出修訂:

a.在質(zhì)量管理工作體系運(yùn)行過程中,某個文件不充分或不適宜面需要增刪內(nèi)容時；b.外部要求變更時；

c.當(dāng)現(xiàn)有作業(yè)流程或方式變更時；

d.糾正預(yù)防措施提出修訂時；e.專案改善或持續(xù)改進(jìn)提出修訂時，由需求部門提出《文件制訂/修訂/廢止申請單》。

5.1.3文件廢止提出:

由于產(chǎn)品或過程的更改,文件若不再使用需廢止時,由現(xiàn)有權(quán)責(zé)單位提出《文件制訂/修訂/廢止申請單》，注明廢止原因。",,,,,,《文件制訂/修訂/廢止申請單》,,,,,,

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,5.2,,,,,相關(guān)部門管理代表,,5.2申請部門提出的《文件制訂/修訂/廢止申請單》統(tǒng)一交給體系文控，由文控員交與文件運(yùn)行相關(guān)的部門進(jìn)行評審，評審?fù)ㄟ^則呈管理者代表批準(zhǔn)。評審不通過則退回申請部門。,,,,,,《文件制訂/修訂/廢止申請單》,,,,,,

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,5.3,,,,,各相關(guān)部門體系文控,,"經(jīng)評審和批準(zhǔn)通過后，按以下進(jìn)行作業(yè)：5.3.1文件制定作業(yè):文件制定由申請部門負(fù)責(zé),程序文件按公司標(biāo)準(zhǔn)格式編制,三階作業(yè)指導(dǎo)類文件和表單可根據(jù)實(shí)際使用情況不拘格式。

5.3.2文件修訂作業(yè):文件修訂作業(yè)由原文件制定部門負(fù)責(zé),通常在原有文件上進(jìn)行增修,必要時也可改變格式(程序文件除外)。5.3.3文件廢止作業(yè):文件廢止由體系文控將廢止文件統(tǒng)一收回。文件廢止后，原文件編號不再重復(fù)使用。",,,,,,,,,,,,

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,5.4,,,,,體系文控,,"5.4各部門將新制定或修訂的文件電子檔提交給體系文控,按附加說明“6.2文件編號和6.3文件版本”的規(guī)定對新增或修訂文件進(jìn)行編號和版本控制。",,,,,,,,,,,,

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,,,,,,體系文控,,"5.4各部門將新制定或修訂的文件電子檔提交給體系文控,按附加說明“6.2文件編號和6.3文件版本”的規(guī)定對新增或修訂文件進(jìn)行編號和版本控制。",,,,,,,,,,,,

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,文件名稱,,文件記錄控制程序,,,,,,文件編號：LK-SP-01,,,,,版本：A0,,,,,,

,編制部門,,體系部,,,,,,編制日期：2013-10-30,,,,,頁碼：3/6,,,,,,

,序號,文件控制作業(yè)流程,,,,權(quán)責(zé)部門/人,,作業(yè)要求,,,,,,參考文件/使用表單,,,,,,

,5.5,,,,,管理代表總經(jīng)理,,5.5體系文控將文件按附加說明“6.1文件制定、審查、核準(zhǔn)權(quán)責(zé)表”執(zhí)行審批，若審批發(fā)現(xiàn)不符合要求時返回責(zé)任部門重新修訂，直至通過。,,,,,,,,,,,,

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,5.6,,,,,體系文控,,"5.6質(zhì)量管理體系文件均需列管控制,包括質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)類文件及表單；由體系文控登記于《文件受控清單》,原稿由文控保存,不需作任何標(biāo)記。",,,,,,《文件受控清單》,,,,,,

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,5.7,,,,,體系文控各相關(guān)部門,,"5.7.1質(zhì)量手冊、程序文件和表單給各部門及總經(jīng)理和管理代表各分發(fā)一份，三階作業(yè)指導(dǎo)類文件根據(jù)運(yùn)行實(shí)際需要發(fā)給相關(guān)部門，由文控員用原稿復(fù)印所需之份數(shù)，在文件上加蓋“受控文件”章分發(fā)，并記錄于《受控文件簽收記錄表》。

5.7.2相關(guān)部門接到文件后,在《受控文件簽收記錄表》上簽名確認(rèn)。",,,,,,《受控文件簽收記錄表》,,,,,,

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,5.8,,,,,體系文控各相關(guān)部門,,"5.8.1各部門因文件破損、遺失、或因?qū)嶋H需要須增加使用份數(shù)，或須向客戶、供應(yīng)商提供文件，或向外部機(jī)構(gòu)提供文件時，需填寫《文件增領(lǐng)申請單》提出申請，經(jīng)相關(guān)人員核準(zhǔn)后，交文控員辦理補(bǔ)發(fā)，補(bǔ)發(fā)作業(yè)與文件發(fā)行作業(yè)相同。

5.8.2向外發(fā)行的文件不蓋“受控文件”章,且不予以回收與更新,由負(fù)責(zé)外發(fā)之單位確保外發(fā)文件為最新版本。",,,,,,《文件增領(lǐng)申請單》《受控文件簽收記錄表》,,,,,,

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,5.9,,,,,體系文控各相關(guān)部門,,"5.9當(dāng)文件經(jīng)修訂重新發(fā)行新版時,由文控根據(jù)《受控文件簽收記錄表》原來發(fā)放的部門和份數(shù)將舊版文件全部收回,新版文件重新發(fā)放和簽收。文件作廢時，則將全部作廢文件收回。",,,,,,《受控文件簽收記錄表》,,,,,,

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,5.10,,,,,文控員,,"5.10.1經(jīng)發(fā)行之文件由各部門指定人員管理,文件應(yīng)放于易于取閱場所或掛置于操作臺旁。

5.10.2文件應(yīng)保持清晰易讀,不可涂改、遺失或損壞。

5.10.3正式文件之原稿由文控中心保管,已作廢或舊版文件由文控蓋“作廢章”進(jìn)行保存或填寫《受控文件作廢、銷毀申請單》由管理代表核準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。

5.10.4各部門不得保存已回收或作廢之版本文件,若作廢文件回收再利用,應(yīng)在文件正面打X或蓋“作廢章”。",,,,,,《受控文件作廢、銷毀申請單》,,,,,,

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,文件名稱,,文件記錄控制程序,,,,,,文件編號：LK-SP-01,,,,,版本：A0,,,,,,

,編制部門,,體系部,,,,,,編制日期：2013-10-30,,,,,頁碼：4/6,,,,,,

,序號,記錄控制作業(yè)流程,,,,權(quán)責(zé)部門/人,,作業(yè)要求,,,,,,參考文件/使用表單,,,,,,

,5.11,,,,,各部門,,"5.1根據(jù)質(zhì)量管理體系文件的要求,在體系實(shí)施運(yùn)行過程中必須建立相應(yīng)的記錄,在建立記錄時應(yīng)遵守以下要求:

a.字跡應(yīng)清晰可辨且保持整潔；

b.不可使用鉛筆書寫；

c.內(nèi)容若有涂改應(yīng)于涂改處簽名；d.記錄內(nèi)容應(yīng)真實(shí),可追溯；

e.記錄應(yīng)填寫完整,不可漏填,對無需填寫之空白欄位劃上【/】標(biāo)示；",,,,,,,,,,,,

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,5.12,,,,,各部門,,"5.2記錄應(yīng)按表單設(shè)計(jì)的要求權(quán)限由相關(guān)人員進(jìn)行審核或批準(zhǔn),審核時應(yīng)注意:

a.確認(rèn)記錄內(nèi)容是否正確、真實(shí)；

b.填寫是否完整、規(guī)范，不符合則給予指導(dǎo)修正或重寫。",,,,,,,,,,,,

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,5.13,,,,,各部門,,"5.3各部門對建立的記錄應(yīng)收集和整理歸檔，可參考以下方法：

a.依記錄形成的日期編序入檔；

b.依記錄性質(zhì)類別編序入檔；c.依產(chǎn)品型號編序入檔；d.依表格編號編序入檔；

e.其他形式編序入檔；

f.編序入檔之記錄需歸類并注明檔案名稱",,,,,,,,,,,,

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,5.14,,,,,"體系部

各部門",,5.4體系部根據(jù)記錄的重要性，對每一種記錄制定其保存期限，并建立《記錄總清單》，各部門必須在保存期限內(nèi)妥善保存好相關(guān)記錄，若有客戶或法規(guī)的要求時，則按其規(guī)定的保存期限執(zhí)行。,,,,,,《記錄總清單》,,,,,,

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,5.15,,,,,各部門,,"5.5.1各部門需指定專人以資料柜或紙箱進(jìn)行保存；5.5.2記錄過多時，可裝箱存放，但應(yīng)建立《入箱記錄登記表》，確保可有效快捷地檢索記錄；

5.5.3記錄需保存在無腐蝕、清潔、干燥、防火、防盜的適宜環(huán)境，以防止損壞、變質(zhì)和丟失。",,,,,,《入箱記錄登記表》,,,,,,

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,5.16,,,,,各部門,,5.6跨部門查閱需經(jīng)部門主管同意，合同有要求時，客戶需查閱與其產(chǎn)品有關(guān)的記錄需由管理者代表批準(zhǔn)，記錄的查閱者應(yīng)保持記錄的完整，不得轉(zhuǎn)借，涂改，抽換，損壞或丟失。,,,,,,,,,,,,

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,5.17,,,,,各部門,,5.7對保存到期記錄，各部門根據(jù)記錄的重要性確定銷毀方式，對涉及到技術(shù)機(jī)密或商業(yè)機(jī)密的記錄，須用碎紙機(jī)碎掉或燒毀，普通記錄若當(dāng)回收紙利用時，應(yīng)在記錄的正面打“X”或蓋“作廢”章。,,,,,,,,,,,,

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,文件名稱,,文件記錄控制程序,,,,,,文件編號：LK-SP-01,,,,,版本：A0,,,,,,

,編制部門,,體系部,,,,,,編制日期：2013-10-30,,,,,頁碼：5/6,,,,,,

,6、附加說明,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,6.1內(nèi)部文件的制訂/修訂、審核、批準(zhǔn)權(quán)責(zé),,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,文件階層,,,名稱,,,制定/修訂,,審核,,批準(zhǔn),,,收發(fā)管制單位,,,,,,

,一階,,,質(zhì)量手冊,,,體系部,,部門負(fù)責(zé)人,,總經(jīng)理,,,體系文控,,,,,,

,二階,,,程序文件,,,各部門,,部門負(fù)責(zé)人,,總經(jīng)理,,,體系文控,,,,,,

,三階,,,指導(dǎo)書類,,,各部門,,部門負(fù)責(zé)人,,分管領(lǐng)導(dǎo),,,體系文控,,,,,,

,四階,,,表單,,,各部門,,部門負(fù)責(zé)人,,分管領(lǐng)導(dǎo),,,體系文控,,,,,,

,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,6.2文件編號,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,6.2.1內(nèi)部文件編號系統(tǒng):,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,□□--□□□--□□□,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

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,"文件流水號,質(zhì)量手冊和程序文件用二碼,作業(yè)指導(dǎo)類文件用三碼",,,,,,,,,,,,,,,,,,,

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,文件類別:QM-TS質(zhì)量手冊COP顧客導(dǎo)向過程SP支持過程,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,MP管理過程作業(yè)指導(dǎo)文件(用WI+部門代碼),,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,公司代號:LK,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,"6.2.2表單編號系統(tǒng):表單編號由文控中心以FN+文件編號+流水號(3碼)組成,在流水號后,加版",,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,本號順序?yàn)锳0、A1、A2…,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,6.3文件版本:,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,文件版本號順序?yàn)锳0、A1、A2…，每修改一次后均需更換版本號。,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,6.4程序文件撰寫格式,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,6.4.1內(nèi)頁格式要求:1.目的2.范圍3.定義4.過程烏龜圖5.作業(yè)內(nèi)容6.附加說明,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,7.參考文件8.使用表單,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,6.4.2流程圖的表示:,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,開始和結(jié)束用《》、作來步驟用《》、,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,審核、核準(zhǔn)、判定用《》、流程方向用《》、,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,通過用《OK》、未通過用《NG》。,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,6.4.3程序文件首頁及內(nèi)頁格式以本文件格式為準(zhǔn)。,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,6.5質(zhì)量手冊、作業(yè)指導(dǎo)書/標(biāo)準(zhǔn)書、表單類文件依實(shí)際需要定格式。,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

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,文件名稱,,文件控制程序,,,,,,文件編號：LK-SP-01,,,,,版本：A0,,,,,,

,編制部門,,體系部,,,,,,編制日期：2013-10-30,,,,,頁碼：6/6,,,,,,

,6.6部門代碼規(guī)定:,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,體系部-TX人力資源部-XZ銷售部-SH生產(chǎn)部-SC物控部倉庫-CK物控部PMC-PM,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,品管部-PG研發(fā)工程部-GC設(shè)備部-SB財(cái)務(wù)部-GL物控部采購-CG,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,6.7外來文件管制:,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,6.7.1外來文件之接收、購入視同制訂，更新視同修訂，廢止為不再使用。,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,"6.7.2各部門在接收外來文件時,統(tǒng)一交由文控騙號登記,再加蓋“外來文件”章，其原稿由文管",,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,中文管中心保存。外來文件亦須登入《受控文件清單》，并按使用部門需要分發(fā)，分發(fā)時,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,填寫《受控文件簽收記錄表》。,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,6.7.3外來文件的編號為LK-WL-□□(流水號01、02……）。,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,6.8記錄保存年限的特別規(guī)定:,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,6.8.1所有內(nèi)部審核記錄、客戶審核記錄、認(rèn)證審核記錄，至少保存3年；,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,6.8.2其他若有客戶要求和法律法規(guī)要求則按其執(zhí)行；,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,6.8.3本公司之相關(guān)記錄依“記錄總清單”執(zhí)行。,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,7、參考文件,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,無,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,8、使用表單,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,8.1《文件制訂/修訂/廢止申請單》,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,8.2《受控文件清單》,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,8.3《受控文件簽收記錄表》,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,8.4《文件增領(lǐng)申請單》,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,8.5《受控文件作廢、銷毀申請單》,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,8.6《記錄總清單》,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,8.7《入箱記錄登記表》,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,9.0過程衡量目標(biāo)、指標(biāo)及計(jì)算方法,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,序號,過程衡量目標(biāo)、指標(biāo),,,計(jì)算方法,,,,統(tǒng)計(jì)周期,,統(tǒng)計(jì)部門,,責(zé)任部門,,監(jiān)督部門,,,,,

,1,文件未更新及時次數(shù),,,"1、當(dāng)月接到書面投訴文件未及時更新次數(shù)總和，

2、當(dāng)月糾正報(bào)告、制程異常因文件未及時更新導(dǎo)致異常的次數(shù)之和",,,,每月,,體系部,,體系部,,各相關(guān)部門,,,,,

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,文件制訂/修訂/廢止申請單（格式）LK-TX-01A0,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,□新制訂□修訂□廢止,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,文件名稱,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,編號,,,,,,,,申請部門,,,,,,,,,,,

,制定/修訂/廢止原由：,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,申請人：日期：,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,主要修訂內(nèi)容說明：（文件修訂時填寫）,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,修訂人：日期：,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,相關(guān)部門評審意見：,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,□財(cái)務(wù)部,,□研發(fā)工程部,,□銷售部,,□生產(chǎn)部,,□品管部,,□物控部,,,□人力資源部,,,,,,

,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,簽名：,,簽名：,,簽名：,,簽名：,,簽名：,,簽名：,,,簽名：,,,,,,

,擬分發(fā)部門及份數(shù)：,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,部門,□財(cái)務(wù)部,,□研發(fā)工程部,,□銷售部,,□生產(chǎn)部,,□品管部,,□物控部,,□人力資源部,,,,,,

,份數(shù),,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,批準(zhǔn)意見：,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,管理者代表：日期：,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

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,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

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,受控文件清單,,,,,,,,,,,,,LK-TX-02A0,,,,,,

,,,,,,,,,,,,,,編號：,,,,,,

,序號,文件編號,,,文件名稱,,,版本狀態(tài),,,,,,備注,,,,,,

,,,,,,,,版本,生效日期,,版本,生效日期,,版本,生效日期,,,,,

,1,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,2,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,3,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,4,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,5,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,6,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,7,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,8,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,9,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,10,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,11,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,12,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,13,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,14,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,15,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,16,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

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,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,,,,,受控文件簽收記錄,,,,,,,,,,,LK-TX-03A0,,,,

,,,,,,,,,,,,,,,,第頁,,,,

,序號,文件編號,,,文件名稱,,分發(fā)號,版本,部門,新版,,,,,,舊版,,,,備注

,,,,,,,,,,份數(shù),簽收人,,,簽收日期,,歸退日期,,份數(shù),簽收人,

,1,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,2,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,3,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,4,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,5,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,6,,,,,,