的整理與保管

第八章檔案的整理與保管

了解檔案保管的重要性、檔案保管的物質(zhì)條件及檔案庫管理的有關(guān)內(nèi)容。理解全宗、案卷目錄的含義、檔號的含義，全宗案的含義。掌握檔案分類常用的方法和復(fù)式分類法，檔案編號、編目的方法，檔案代理卡和檔案存放位置索引的編制方法等。熟悉檔案整理和檔案保管工作的主要內(nèi)容，檔案整理和檔案保管在整個檔案管理工作中的地位。會用檔案分類、編號的有關(guān)知識要求對全宗內(nèi)的檔案進行分類、編號和排列。42513第一節(jié)檔案的整理第二節(jié)檔案的排架與編目第三節(jié)檔案保管第一節(jié)檔案的整理

一、檔案整理工作的內(nèi)容

二、檔案整理工作的原那么三、機關(guān)檔案室檔案整理的內(nèi)容和方法一、檔案整理工作的內(nèi)容歸檔文件的排列方法檔案整理工作的內(nèi)容歸檔文件的整理主要有文書部門和文秘人員來承擔(dān)。二、檔案整理工作的原那么檔案整理工作的原那么主要包括三方面的內(nèi)容:

便于保管和利用三、機關(guān)檔案室檔案整理的內(nèi)容和方法〔一〕編制檔案分類方案檔案分類方案又叫檔案分類大綱，是進行檔案整理的一個依據(jù)和前提，就是標列各個類目名稱，表示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要。檔案分類方案的具體內(nèi)容Ａ.綜合類；政策、法規(guī)會議方案、統(tǒng)計外事城建檔案工作某市城建檔案館的分類方案是這樣的；B.城市勘測類；工程地質(zhì)水文地質(zhì)控制測量地形測量攝影測量地圖寶能集團檔案分類方案一、編制說明1、本方案依據(jù)?中國檔案分類法?、?工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)那么?并結(jié)合寶能集團文件材料形成的實際情況編制而成。2、分類號碼的組號采用字母—數(shù)字混合制的標記符號與層累制的標記方式。3、本方案適用于寶能投資集團各部門及所屬二級公司的檔案分類。二、分類方案大類說明A類—行政管理類；B類—人力資源管理、企業(yè)文化類；C類—財務(wù)及審計類；D類——法律事務(wù)類；E類——工程工程類；F類——物流管理類；G類——實物管理類寶能集團檔案分類方案一、編制說明1、本方案依據(jù)?中國檔案分類法?、?工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)那么?并結(jié)合寶能集團文件材料形成的實際情況編制而成。2、分類號碼的組號采用字母—數(shù)字混合制的標記符號與層累制的標記方式。3、本方案適用于寶能投資集團各部門及所屬二級公司的檔案分類。二、分類方案大類說明A類—行政管理類；B類—人力資源管理、企業(yè)文化類；C類—財務(wù)及審計類；D類——法律事務(wù)類；E類——工程工程類；F類——物流管理類；G類——實物管理類A類—行政管理類：包括機構(gòu)組建、撤并等涉及資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變動方面的材料；股東會、董事會、監(jiān)事會、高層會議等形成的會議紀要、重大決策類材料；公司規(guī)章制度、通知、報告等；上級下達的有關(guān)批復(fù)、決定或各部門上報的材料；公司與外部交流合作形成的來函類、發(fā)函類文件材料；公司各類資格證書、資質(zhì)證書；房地產(chǎn)證書；樓宇商鋪預(yù)售、買賣、租賃合同。B類—人力資源管理、企業(yè)文化類：包括人員聘任、解聘、薪資、福利、獎勵懲辦等人力資源管理工作的方案、實施、總結(jié)報告、考核培訓(xùn)等各類文件材料；在離職員工人事檔案；人事任免材料；人事統(tǒng)計報表；企業(yè)形象設(shè)計、理念宣傳、企業(yè)文化特色、內(nèi)部活動、對外宣傳報道、企業(yè)榮譽材料、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人講話及文章等材料。

1.檔案分類方案的作用

〔一〕編制檔案分類方案2.編制檔案分類方案的要求〔二〕全宗內(nèi)檔案的分類檔案分類就是把檔案按一定的標準劃分為假設(shè)干類別，使其進一步條理化、秩序化。這是在檔案管理過程中形成的行之有效的方法。按照國家檔案局頒發(fā)的中華人民共和國行業(yè)標準?歸檔文件整理規(guī)那么〔ＤＡ／Ｔ22—200〕?〔下稱?規(guī)那么?，參見附錄〕的有關(guān)規(guī)定，我們主要介紹常用的幾種分類方法。1.檔案常用分類方法

〔1〕年度分類法年度分類法就是按照檔案文件形成的自然年度或?qū)I(yè)年度進行分類，每一年度內(nèi)的檔案文件為一個類別。

使用年度分類法有以下五點需要注意的問題〔2〕組織機構(gòu)〔問題〕分類法組織機構(gòu)分類法就是按照立檔單位的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)設(shè)置對檔案進行分類，每一個具體的內(nèi)部組織機構(gòu)就是一個具體的類別。

問題分類法就是按照文件內(nèi)容所說明的問題進行分類，每一問題為一類別?！?〕保管期限分類法工作人員把文書檔案分類保管期限分類法就是根據(jù)劃定的同保管期對檔案文件進行分類。這種方法，可將不同價值的文件從實體上區(qū)分開來，從而有針對性地采取保護措施，為庫房管理、檔案移交館和到期鑒定提供了便利條件。在實際工作中，單純采用一種分類法的情況是比較少見的，通常是選用幾個級次，將幾種分類法結(jié)合起來使用，這種劃分方法就叫做復(fù)式分類法。按?規(guī)那么?提出的年度、機構(gòu)〔問題〕、保管期限三種分類方法，可以組合成七種方式分類法。2.復(fù)式分類法

文書檔案分類法〔1〕保管期限-年度-組織機構(gòu)分類法這種方法是指先按保管期限進行類，然后在每個保管期限下按年度分類，再在年度下面按機構(gòu)進行分類。這種方法適用于內(nèi)部機構(gòu)雖有變化但不復(fù)雜的立檔單位，現(xiàn)行機關(guān)常采用這種分類法?！?〕保管期限-年度-問題分類法這種方法是指先按保管期限分類，然后在每個保管期限下面按年度分類，再在年度下面按問題分類。這種方法適用于不宜按機構(gòu)分類的機關(guān)。

永久；2003年黨委辦公室校長辦公室……

……2004年黨委辦公室校長辦公室……

……

長期；2003年黨委辦公室校長辦公室……

……2004年黨委辦公室校長辦公室……

……

短期；2003年黨委辦公室校長辦公室……

……2004年黨委辦公室校長辦公室……

……某高校全宗分類的情況某公司全宗分類的情況永久；2005年黨群類行政類…………2006年黨群類行政類…………長期；2005年黨群類行政類…………2006年黨群類行政類…………短期；2005年黨群類行政類…………2006年黨群類行政類…………某公司全宗分類的情況某立檔單位全宗分類的情況一、檔案編號與排架

二、文件與案卷目錄的編制三、編制檔號

第二節(jié)檔案的排架與編目

檔案編號就是對已整理好的檔案編寫序號，檔案排架就是把檔案按一定的次序進行排列。一、檔案編號與排架

1.歸檔文件的排列。歸檔文件的排列是指在分類方案最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程?！惨弧硻z查歸檔文件的排列、編號

2.歸檔文件的編號。歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號。編號方法是在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章。機關(guān)檔案室在接收到文書部門移交的檔案以后，在沒有上架之前應(yīng)按上述要求仔細檢查裝盒的文件排列是否合理，對不合要求的要進行調(diào)整。

全宗是指一個具有會獨立性的組織或個人在其社會實踐中所形成的全部檔案。〔二〕全宗編號與排列開平市檔案局全宗排列順序表開平市檔案局全宗排列順序表

1.案盒排列。案盒排列就是將各案盒按一定的順序排放在一起，并將這種順序固定下來?！踩嘲负械呐帕信c編號

案盒排列的方法主要有：按保管期限—時間順序排列，即內(nèi)容有密切聯(lián)系的案盒排在一起，形成時間早的案盒排在前面依次類推。按保管期限—重要程度排列，即保管期限相同的案盒排在一起，重要的排在前面，依次類推。方案生育內(nèi)容的案盒可按2000年度-2001年-20022年度……依次排列。長期保管的案盒，可按上級-本級-同級-下級進行排列。人事檔案等專門案卷一般按姓氏筆畫或拼音字母等邏輯順序排列。人事檔案方案生育內(nèi)容的案卷

2.案盒編號。案盒編號就是給每個案盒編一個固定的代碼。

案盒編號的方法是用阿拉伯?dāng)?shù)字按案盒排列的順序依次編寫。排在最前面的案盒是1號盒，排在第二位的是2號盒，依次類推。

案盒編號的方式有兩種，一種是統(tǒng)編，即一個全宗所有的案盒只編一個從1號盒開始的號序系統(tǒng)；一種是分編，即按全宗內(nèi)所分類別〔年度、保管期限〕分別編從2號盒開始的號序系統(tǒng)。二、文件與案盒目錄的編制

〔一〕匯編歸檔文件目錄歸檔文件目錄應(yīng)一式二份，除一份放到檔案盒里面?zhèn)浯嫱?，另外一份就是最后裝上封面集中成冊，起到方便檢索的作用。

檔案經(jīng)過分類、裝盒、排列、以后，為固定案盒的位置，知曉每一案盒內(nèi)的文件內(nèi)容應(yīng)該編制案盒目錄。1.案盒目錄的作用

〔二〕編制案盒目錄2.案盒目錄的編制方法3.案盒目錄的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容案盒目錄應(yīng)一式三份，一份存檔，一份備用，一份隨檔移交。案盒目錄由五局部組成。以封面和案盒目錄表為主體。三、編制檔號

檔號是檔案館〔室〕在整理和管理檔案的過程中，對檔案的編號，也就是全宗號、案盒目錄號、案盒號、盒內(nèi)文件所在頁號或件號的合稱，常簡稱為全宗號、目錄號、盒號、頁號或件號。檔號是檔案實體最根本的秩序號，是檔案整理成果的一種客觀記錄，反映了分類與排列的次序?！惨弧硻n號的結(jié)構(gòu)中國科學(xué)院院屬檔案管理信息系統(tǒng)〔二〕檔號的編寫要求二、檔案保管的物質(zhì)條件

一、檔案保管的重要性三、檔案的庫房管理

第三節(jié)檔案保管一、檔案保管的重要性檔案保管的物質(zhì)條件是指檔案保管所需的一切物質(zhì)裝備，主要有以下幾種：〔一〕檔案庫房檔案庫房即存放檔案的建筑物。二、檔案保管的物質(zhì)條件

檔案庫房有條件的檔案館〔室〕應(yīng)設(shè)有資料庫，收集和保存與檔案有關(guān)的圖書資料，以補充檔案充分提供利用的需要。〔二〕資料庫裝具指存放檔案的檔案箱、檔案柜、檔案架。檔案裝具應(yīng)鞏固耐用，密封良好，存取方便，并有利于防水、防火，因此最好用金屬材料制成。〔三〕裝具檔案架檔案柜檔案箱〔四〕案盒案盒的外形尺寸為310ｍｍ×220ｍｍ〔長×寬〕，厚度分別為20ｍｍ、30ｍｍ、40ｍｍ三種〔根據(jù)?規(guī)那么?規(guī)定〕。案盒須有繩帶等扣緊裝置。技術(shù)設(shè)備指的是那些具有“固定資產(chǎn)〞性質(zhì)的機械、儀器、儀表、器具等設(shè)備。報警器消毒滅菌設(shè)備滅火器加濕器閉路電視監(jiān)控空調(diào)〔五〕技術(shù)設(shè)備這里的消耗品指的是易耗低值物品，如枯燥劑、防蟲劑、各種管理性辦公用品等。防蟲劑干燥劑〔六〕消耗品〔一〕進出庫制度和“八防〞措施1.進出庫制度。庫房是保管檔案的重要場所，因此必須有嚴格的進出庫制度。三、檔案的庫房管理

2.“八防〞措施

山東淄川盜竊檔案

收廢品時看到附近破產(chǎn)企業(yè)的留守人員較少，竟乘虛而入盜竊企業(yè)財務(wù)、文書檔案變賣，跑進企業(yè)“撿破爛〞的王某被淄川警方依法治安拘留。2003年8月25日，昆侖派出所接警：轄區(qū)內(nèi)一破產(chǎn)企業(yè)的檔案室被盜，自1996年建廠以來的財務(wù)檔案和文書檔案全部被洗劫一空。民警對現(xiàn)場進行詳細勘查后，立即對周邊地區(qū)展開了排查，最后在一廢品收購站內(nèi)發(fā)現(xiàn)了已被變賣的18編織袋檔案。變賣人是從平邑縣來淄川收廢品的王某26日7:00許，民警將王某當(dāng)場抓獲。原來，王某在收購廢舊物品期間，發(fā)現(xiàn)該破產(chǎn)企業(yè)留守人員較少，遂于25日7:00許，乘人不備撬門破鎖進入檔案室，分幾次把所有檔案裝進編織袋，當(dāng)廢紙變賣了現(xiàn)金300元。目前，淄川公安分局依法對王某治安拘留10日。水淹紙質(zhì)檔案的搶救方法

水淹后的檔案需要得到迅速而準確的搶救，目的是防止檔案繼續(xù)受損。紙質(zhì)檔案如不及時搶救，會使紙張機械強度下降，并易滋生霉菌，在霉菌代謝物作用下，紙張酸度增加，甚至粘連成“磚〞。應(yīng)根據(jù)具體受災(zāi)情況，選用適當(dāng)?shù)膿尵确椒ā?/p>

1、去污泥處理法

由于水淹檔案上往往帶有泥沙、污物等，需用軟毛刷蘸以潔凈的清水清洗。(1)針對泥沙處小心清洗，防止因過多的蘸水和清洗導(dǎo)致紙張起皺變形；(2)對染有顏色、油污類等污染物的檔案，需單獨處理并分開放置，防止污染相臨檔案；(3)將去污處理后的檔案展平放置于塑料筐內(nèi)，待進一步減濕枯燥處理。2、減濕枯燥法

去濕機枯燥法是為水浸檔案創(chuàng)造一個持續(xù)低濕的環(huán)境并適當(dāng)增加環(huán)境溫度，使檔案中的水分迅速蒸發(fā)以到達去濕枯燥的目的。

選用木架擺放檔案。將檔案展平放置，為了加快枯燥，可在木架上先鋪上吸水紙，并在檔案內(nèi)夾入吸水紙用于吸收紙張中的水分，然后開啟去濕機除濕，當(dāng)被淹沒檔案紙張含水量降至手感稍潮時，進行壓平處理。在平展?fàn)顟B(tài)下枯燥至正常含水量。這種方法速度快，操作方便，室內(nèi)溫度、濕度條件可控，檔案不易起皺變形，非常適用于珍貴檔案文獻的搶救，為了確保減濕枯燥的工作的順利進行，要求工作間密閉條件好，配備足夠的去濕機。3、自然涼干法

此法適用于受災(zāi)程度較輕的檔案。

準備軟毛刷、排筆、毛氈、吸水紙等材料，將檔案瀝去明水，放在通風(fēng)條件好的房間內(nèi)展平放置；或采用吸水紙反復(fù)撤潮，盡量去除明水。在自然涼干過程中，每天定時翻動兩次以上。此法枯燥速度很慢，假設(shè)檔案受災(zāi)嚴重，含水量過高，不宜采用。

水淹后檔案由于含水量過高，容易生霉。因此災(zāi)后搶救過程中要嚴密監(jiān)測工作間溫濕度及檔案的含水情況，以便及時采取措施。

檔案工作者應(yīng)牢固樹立防災(zāi)意識，尤其是易發(fā)生洪澇災(zāi)害的地區(qū)，要實行專人負責(zé)，與氣象部門保持密切聯(lián)系，及時了解當(dāng)?shù)奶鞖忸A(yù)測情況及汛情通報，以便制訂有效的應(yīng)急反響方案，力爭把突然性災(zāi)害造成的損失控制在最低程度。

摘自?中國檔案報?2