公司文書(shū)處理制度

公司文書(shū)處理制度1.引言公司文書(shū)作為企業(yè)日常工作中不可或缺的一部分，對(duì)于企業(yè)的日常管理具有重要的意義。一個(gè)良好的公司文書(shū)處理制度可以保證企業(yè)日常的工作順暢、高效。本文將為您介紹公司文書(shū)處理制度的相關(guān)要點(diǎn)。2.應(yīng)用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門(mén)和職員。3.目的本制度旨在規(guī)范公司文書(shū)的處理流程，保證公司文書(shū)管理的順暢和高效，防止出現(xiàn)文書(shū)遺失、錯(cuò)誤等問(wèn)題，同時(shí)提高公司內(nèi)部的協(xié)調(diào)性和工作效率。4.文書(shū)處理的基本要求文書(shū)的處理應(yīng)當(dāng)快速、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)便。文書(shū)在完成后應(yīng)立即送達(dá)、送往相關(guān)部門(mén)、文件柜、檔案室等處。文書(shū)處理應(yīng)嚴(yán)格按照公司的相關(guān)規(guī)定和流程進(jìn)行，禁止擅自改變文書(shū)內(nèi)容和意圖。對(duì)于復(fù)雜的文書(shū)，需要經(jīng)過(guò)主管部門(mén)審核后再進(jìn)行處理。關(guān)于營(yíng)業(yè)秘密或者個(gè)人隱私的文書(shū)，必須嚴(yán)格保密，妥善保管，不得外泄。5.文書(shū)管理的流程文書(shū)的管理包括新建、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)交和銷毀四個(gè)階段。在這些階段中，每個(gè)人的職責(zé)和權(quán)限必須清晰明確。5.1新建所有的文書(shū)新建應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)下列程序：根據(jù)文書(shū)種類，填寫(xiě)相應(yīng)文書(shū)表格；編號(hào)，按照公司規(guī)定的格式進(jìn)行編號(hào)；審核，由主管部門(mén)進(jìn)行審核；簽字，由相關(guān)人員進(jìn)行簽字；復(fù)印，所有文書(shū)都應(yīng)當(dāng)制作兩份，一份存放到檔案室，一份由相關(guān)部門(mén)保留。5.2存儲(chǔ)所有文書(shū)都需要存放在文件柜或檔案室中，禁止將文書(shū)隨意存放在辦公桌面或其他隨意地方。文書(shū)的存儲(chǔ)應(yīng)當(dāng)按照文件的類別、日期和編號(hào)進(jìn)行歸檔。5.3轉(zhuǎn)交文書(shū)轉(zhuǎn)交需要經(jīng)過(guò)下列流程：根據(jù)核實(shí)的文書(shū)內(nèi)容和目的，確定文書(shū)應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)交到的部門(mén)；需要將文書(shū)在文書(shū)上蓋章，表示以轉(zhuǎn)交；可以同時(shí)送到兩個(gè)及以上部門(mén)。5.4銷毀文書(shū)銷毀的條件包括：文書(shū)已經(jīng)過(guò)期；文書(shū)涉及公司機(jī)密，已經(jīng)不再需要；文書(shū)出現(xiàn)錯(cuò)誤，已經(jīng)徹底無(wú)法使用。文書(shū)銷毀應(yīng)該通過(guò)多人程序來(lái)進(jìn)行，確認(rèn)徹底銷毀后，才能將文書(shū)進(jìn)行焚燒或其他方式銷毀。6.檔案管理檔案管理是公司日常管理的重要組成部分，對(duì)于公司內(nèi)部管理和對(duì)外開(kāi)展業(yè)務(wù)起到至關(guān)重要的作用。6.1檔案歸檔所有文件歸檔應(yīng)當(dāng)按照文件的種類、日期和編號(hào)進(jìn)行歸檔，必須分類歸檔，不允許混雜使用。對(duì)于機(jī)密文書(shū)，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)監(jiān)管，進(jìn)行保密歸檔。6.2檔案查詢公司內(nèi)部部門(mén)和人員有查詢檔案的權(quán)利，但必須按照指定的程序進(jìn)行。管理檔案的人員，在接到查詢申請(qǐng)后，必須核查查詢者的身份和權(quán)限，并將查詢結(jié)果及時(shí)反饋給申請(qǐng)者。6.3檔案借閱和歸還部門(mén)和個(gè)人需要?dú)w還已經(jīng)借出的文件或檔案，若臨時(shí)需要加急，則應(yīng)該提前請(qǐng)示，得到管理人員的同意后方可借閱。借閱后，必須做到認(rèn)真維護(hù)，不得污損、遺失、散失甚至私自傳遞給他人。7.文書(shū)管理的常用術(shù)語(yǔ)管理臺(tái)賬：文書(shū)處理流程中生成的記錄，用于管理人員對(duì)文書(shū)的監(jiān)督和審查；經(jīng)手人：文書(shū)處理流程中處理文書(shū)的職員；審核人：對(duì)文書(shū)內(nèi)容進(jìn)行審核的職員；簽發(fā)人：對(duì)文書(shū)簽名的職員；批準(zhǔn)人：對(duì)文書(shū)進(jìn)行批準(zhǔn)的職員；有效文件：文書(shū)內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，經(jīng)審核人員審核的文件；作廢文件：該文件內(nèi)容失效、過(guò)期或者不再需要的文件；機(jī)密文件：涉及到本公司的商業(yè)秘密或者個(gè)人隱私的文件。8.結(jié)論本公司文書(shū)處理制度旨在規(guī)范公司文書(shū)的處理流程，保證公司文書(shū)管理的順暢和