辦公室工作流程（完整版）

辦公室工作流程（完整版）一、發(fā)文辦理工作程序(一）流程圖承辦科室起草文稿→分管領(lǐng)導(dǎo)審稿領(lǐng)導(dǎo)審定或簽發(fā)機(jī)要用印校對(duì)、印刷編號(hào)、登記歸檔并分發(fā)(二）流程圖說明1、承辦科室起草文稿。擬稿人按要求擬出文稿，并送所在科室負(fù)責(zé)人審核簽字后，送分管領(lǐng)導(dǎo)。2、分管領(lǐng)導(dǎo)審稿。由分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文稿內(nèi)容進(jìn)行審改。3、領(lǐng)導(dǎo)審定或簽發(fā)。加貼發(fā)文簽后由承辦科室送局主要領(lǐng)導(dǎo)審定、簽發(fā)。需提交局黨組會(huì)或局長(zhǎng)辦公會(huì)決定的事項(xiàng)，待會(huì)議通過后由局主要領(lǐng)導(dǎo)審定、簽發(fā)。4、編號(hào)、登記。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)審定、簽發(fā)的文稿，經(jīng)辦公室編號(hào)、登記后，由承辦科室直接印制。5、校對(duì)及印制。公文打出清樣后要及時(shí)校對(duì)，重要文稿要進(jìn)行二校。公文校對(duì)由承辦科室負(fù)責(zé);局領(lǐng)導(dǎo)親自草擬的公文由辦公室或領(lǐng)導(dǎo)指定的科室負(fù)責(zé)校對(duì)。一般公文2個(gè)工作日內(nèi)完成印刷和裝訂。6、機(jī)要用印。凡打印發(fā)出的文件需加蓋印章的，由承辦科室送辦公室辦理。蓋章時(shí)要嚴(yán)格按局機(jī)關(guān)印章使用管理規(guī)定辦理，無領(lǐng)導(dǎo)簽批的公文不得蓋章。7、歸檔并分發(fā)。各種文件材料蓋好印章后，由承辦科室負(fù)責(zé)分發(fā)，并將底稿和正件3份留辦公室存檔。需要通過郵政寄發(fā)的文件，由承辦科室裝封后寫清收件單位、收件人，由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)出;急件要加蓋急件章。一般情況下，發(fā)文時(shí)限為5個(gè)工作日﹔屬急件范圍，應(yīng)按照公文的緊急程序承到承辦。(三）該項(xiàng)工作依據(jù)1、《市衛(wèi)生局機(jī)關(guān)工作制度匯編》﹔2、《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作的意見》(四）資料歸檔發(fā)文編號(hào)登記本、用印登記本為短期保存，各承辦科室送辦公室存檔的各類發(fā)文為永久或長(zhǎng)期保存，全部存放在局檔案室。二、文件辦理工作程序(一）流程圖承辦科室起草文稿→一分管領(lǐng)導(dǎo)審稿→領(lǐng)導(dǎo)審定或簽發(fā)l機(jī)要用印校對(duì)、印刷編號(hào)、登記!歸檔并分發(fā)(二）流程圖說明1、來文整理。屬個(gè)人收件，交收件人啟封;屬機(jī)關(guān)各室收件交各科室人員啟封;屬局收件由辦公室啟封。2、登記、分類。收文登記后，收發(fā)員將所有公文進(jìn)行分類，屬簡(jiǎn)報(bào)、刊物、群眾來信的按規(guī)定分發(fā)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、各科室﹔屬需要辦理的公文送辦公室人員處理;屬“三密”文件由機(jī)要秘書按規(guī)定送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱;各種會(huì)議通知由機(jī)要秘書直接送交與會(huì)人員。一般情況下機(jī)要秘書應(yīng)在半個(gè)工作日內(nèi)將當(dāng)日收件啟封登記完畢。3、填寫文件處理簽。需要辦理的公文，由機(jī)要秘書附上辦文處理箋并填寫好收文時(shí)間、來文部門、文件編號(hào)，一般傳閱件由機(jī)要秘書附上文件傳閱單后，送辦公室主任提出擬辦意見，然后送局領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員傳閱。4、提出擬辦意見。辦公室主任根據(jù)來文內(nèi)容要求提出相應(yīng)的擬辦意見。5、送局領(lǐng)導(dǎo)閱示。機(jī)要秘書按照所提擬辦意見分送局領(lǐng)導(dǎo)閱批—般情況下，機(jī)要秘書應(yīng)在收件當(dāng)日內(nèi)將已提擬辦意見的公文送達(dá)局領(lǐng)導(dǎo)閱批，局領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)閱批完畢;屬急件范圍，應(yīng)按照公文的緊急程度隨到隨送。6、送承辦科室辦理。經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批示后需交由各承辦科室辦理的由機(jī)要秘書送達(dá)承辦科室，并簽收。一般情況下，機(jī)要秘書應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)送達(dá)承辦科室，屬急件范圍，應(yīng)按照公文的緊急程度隨到隨送。7、公文辦理。承辦科室對(duì)局領(lǐng)導(dǎo)批示需要辦理的公文進(jìn)行辦理凡屬承辦室職權(quán)范圍內(nèi)可以答復(fù)的事項(xiàng)，由承辦科室直接答復(fù)呈文機(jī)關(guān);凡涉及其他科室或有關(guān)部門業(yè)務(wù)范圍的事項(xiàng)，承辦科室應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)科室或部門協(xié)商辦理;須報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)或局領(lǐng)導(dǎo)審批的事項(xiàng)'承辦科室應(yīng)當(dāng)提出意見并代擬文稿，送辦公室轉(zhuǎn)上級(jí)機(jī)關(guān)或局領(lǐng)導(dǎo)審批。一般情況下，辦理公文時(shí)限為4個(gè)工作日﹔屬急件范圍，應(yīng)按照公文的緊急程度隨到隨辦。對(duì)答復(fù)的函件或請(qǐng)示件，一般要在15個(gè)工作日內(nèi)批辦完畢，并復(fù)報(bào)文單位;如逾期未能辦完，由承辦人員回告報(bào)文單位。8、督辦和催辦。辦公室對(duì)公文的承辦情況要進(jìn)行督促檢查。對(duì)緊急或者重要公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)催辦，對(duì)一般公文應(yīng)當(dāng)定期催辦，并隨時(shí)或定期向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理情況。轉(zhuǎn)給有關(guān)科室或單位承辦的公乂，果在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)未報(bào)結(jié)果或反饋情況的，應(yīng)發(fā)催辦單或電話催辦并做好催辦情況的記錄。信訪件的批辦時(shí)限和要求按領(lǐng)導(dǎo)批示或有關(guān)規(guī)定處理。(三)該項(xiàng)工作依據(jù)1、《市衛(wèi)生局機(jī)關(guān)工作制度匯編》;(四)資料歸檔各類收文登記本、承辦文件簽收本、辦理結(jié)果登記本為短期存檔,辦理或傳閱完畢的收文為永久或長(zhǎng)期存檔,都存放在局檔案室。三、密級(jí)文件傳閱辦理工作程序(-)流程圖密件清點(diǎn)登記-→領(lǐng)導(dǎo)傳閱或辦理-→密件保管密件清退(二)流程圖說明1、密件清點(diǎn)登記。辦公室機(jī)要秘書對(duì)收到的“三密”文件要認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)登記,注明收文時(shí)間、文件編號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、緊急程度、份數(shù)及每一份的編號(hào)等。2、領(lǐng)導(dǎo)傳閱或辦理。機(jī)要秘書將收到的密件登記后送辦公室主任提出意見。需送領(lǐng)導(dǎo)傳閱的,機(jī)要秘書用專用密級(jí)文件夾送局領(lǐng)導(dǎo)傳閱(重要密件按職務(wù)從高到低傳閱，一般密件可不按職務(wù)高低進(jìn)行傳閱),每位領(lǐng)導(dǎo)傳閱后要及時(shí)退回機(jī)要秘書繼續(xù)傳閱。下班后機(jī)要秘書要及時(shí)將密件收回放專柜保管,不能將密件存放在公開的地方,以防失密、泄密事件發(fā)生。需要辦理的密件,由機(jī)要秘書根據(jù)擬辦意見按《收文辦理工作程序》辦理,辦理過程中要注意檢查督促承辦科室按照保密法規(guī)要求管理好密件。辦理完畢后承辦科室要及時(shí)將密件退回保管。3、密件保管。密件傳閱或辦理完畢后，由機(jī)要秘書收回存放于專用保密柜保管。如有領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)室需借閱密件,要按規(guī)定辦理借閱手續(xù),用后要及時(shí)退回。4、密件清退。密級(jí)文件處理完后,機(jī)要秘書要按照有關(guān)要求及時(shí)做好密件清退工作。清退時(shí)機(jī)要秘書要注意清點(diǎn)密件的份數(shù),核對(duì)編號(hào)、標(biāo)題,列好清單,做到不漏不缺。清退完后要請(qǐng)對(duì)方在清單上簽字，以以負(fù)責(zé)。(三)該項(xiàng)工作依據(jù)市保密局的有關(guān)文件規(guī)定(四)資料歸檔機(jī)要文件登記本短期存放在辦公室。四、辦會(huì)工作程序(一)流程圖確定會(huì)議議題-→←→制定會(huì)議方案→←準(zhǔn)備會(huì)議材料組織簽到、記錄布置會(huì)場(chǎng)通知會(huì)議清理會(huì)場(chǎng)整理會(huì)議材料→制作并印發(fā)會(huì)議紀(jì)要(二)流程圖說明1、確定會(huì)議議題。-般性會(huì)議由領(lǐng)導(dǎo)確定議題后,由承辦科室安排會(huì)議議程和日程。2、制定會(huì)議方案。由承辦科室制定會(huì)議方案,會(huì)議的召開時(shí)間確定后,須提前以書面或口頭的方式將會(huì)議的名稱、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)及應(yīng)注意和準(zhǔn)備的事項(xiàng)通知與會(huì)人員。3、準(zhǔn)備會(huì)議材料。承辦科室根據(jù)會(huì)議需要準(zhǔn)備相應(yīng)的會(huì)議材料。4、會(huì)場(chǎng)布置。承辦科室安排專人按會(huì)議性質(zhì)和規(guī)模進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置。5、組織簽到和記錄。開會(huì)前承辦科室組織與會(huì)人員進(jìn)行簽到,會(huì)務(wù)人員要點(diǎn)清參加會(huì)議的人數(shù);承辦科室對(duì)會(huì)議的內(nèi)容(包括議題、討論發(fā)言、形成決議、主持人結(jié)論性意見等)進(jìn)行詳細(xì)記錄。6、清理會(huì)場(chǎng)。會(huì)議結(jié)束后,承辦科室應(yīng)及時(shí)對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行清理,對(duì)遺漏的材料要注意收集。7、整理會(huì)議材料。在會(huì)議結(jié)束后由承辦科室派員整理會(huì)議記錄和材料。.8、清退會(huì)議保密材料。承辦科室安排專人將會(huì)，上發(fā)放的屬保密性質(zhì)的文件材料及時(shí)收回并送機(jī)要部i]或作其他保密處理。9、承辦科室制作并印發(fā)會(huì)議紀(jì)要。承辦科室根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容和研究確定的事項(xiàng)整理會(huì)議紀(jì)要,并印發(fā)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和與會(huì)單位。(三)該項(xiàng)工作依據(jù)1、《市衛(wèi)生局工作制度匯編》;(四)資料歸檔會(huì)議議程、日程短期存放在承辦科室,會(huì)議通知、會(huì)議材料、簽到記錄、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要簽批單及原件短期存放在局檔案室。五、辦事工作程序(-)流程圖領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)科室交辦事項(xiàng)--------→辦公室登記外單位要求協(xié)助辦理事項(xiàng)反饋辦理結(jié)果←----承辦(二)流程圖說明1、辦事事項(xiàng)。領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)室交辦事項(xiàng)和外單位要求協(xié)助辦理事項(xiàng)。2、辦公室登記。所有辦事事項(xiàng)統(tǒng)一由辦公室登記。3、承辦。本局領(lǐng)導(dǎo)交辦或業(yè)務(wù)科室要求辦理的事項(xiàng),辦公室主任接受任務(wù)后,按職責(zé)權(quán)限交由辦公室(業(yè)務(wù)科室)工作人員具體承辦公室(或轉(zhuǎn)承辦科室)按領(lǐng)導(dǎo)批示和相關(guān)的管理規(guī)定具體承辦。4、反饋辦理結(jié)果。事項(xiàng)辦結(jié)后,工作人員需將辦理結(jié)果逐級(jí)反饋。(三)該項(xiàng)工作依據(jù)1、《市衛(wèi)生局工作制度匯編》(四)資料歸檔辦事登記本、辦理事項(xiàng)簽批件短期存放在局辦公室。六、對(duì)外接待工作程序(一)流程接到函電→←聯(lián)系函電人←擬定接待方案反饋接待情況實(shí)施方案領(lǐng)導(dǎo)審批整理歸檔(二)流程圖說明、接到函電。接到上級(jí)或相關(guān)單位郵寄(或傳真)來關(guān)于到我市檢查指導(dǎo)或?qū)W習(xí)考察的文件。2、聯(lián)系函電人。由辦公室主動(dòng)與來函電人聯(lián)系,詳細(xì)了解來函電人到我市主要活動(dòng)的具體要求。3.擬定接待方案。辦公室負(fù)責(zé)接待工作的同志根據(jù)了解到的情況草擬接待方案,方案內(nèi)容包括考察項(xiàng)目、住宿安排、宴請(qǐng)接待、陪同人員、考察交流方式及考察參觀路線等。4、領(lǐng)導(dǎo)審批。接待方案必須報(bào)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后實(shí)施。5、實(shí)施方案。根據(jù)方案確定的內(nèi)容派出有關(guān)人員做好接待工作。5、反饋接待情況。在整個(gè)接待過程中,要隨時(shí)保持與分管領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)系,及時(shí)匯報(bào)接待進(jìn)展情況。7、整理歸檔。本次接待工作都應(yīng)認(rèn)真登記,整理歸檔。(三)該項(xiàng)工作依據(jù)1、《市委、市政府接待工作有關(guān)規(guī)定》(四)資料歸檔接待方案短期存放在局辦公室。七、車輛管理使用工作程序(一)流程圖用車告知→派車→出車收車待命(二)流程圖說明1、用車告知。領(lǐng)導(dǎo)用車和各科室用車超過市區(qū)范圍的,由領(lǐng)導(dǎo)和各科室負(fù)責(zé)人告知辦公室(局領(lǐng)導(dǎo)工作用車提前1天,各科室工作用.車提前2天),由辦公室根據(jù)實(shí)際情況安排相應(yīng)車輛和司機(jī)。2、派車。到本市范圍內(nèi)的市屬各縣區(qū)由辦公室批準(zhǔn),超出本市范圍的長(zhǎng)途用車由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并安排專職司機(jī)駕駛。3、出車。專職駕駛員接到出車指示后,在出車前必須檢查“三油一水”,嚴(yán)禁帶故障出車;在行駛中,必須遵守交通規(guī)則,務(wù)必保證安全行駛。4、收車待命。司機(jī)出車回到單位后要按照"有事報(bào)問題,無事報(bào)平安”的原則向辦公室匯報(bào)出車情況,并徊到司機(jī)班休息待命。(三)該項(xiàng)工作依據(jù)《市衛(wèi)生局機(jī)關(guān)工作制度匯編》(四)資料歸檔派車登記表短期存放在局辦公室。八請(qǐng)(銷)假工作程序1、流程圖申請(qǐng)--審批一-備案--銷假2、工作流程說明(1)提出申請(qǐng):請(qǐng)假人提出書面申請(qǐng)。(2)審批:分管局領(lǐng)導(dǎo)審批。-般工作人員請(qǐng)事假1天以內(nèi)(含1天),由科室(單位)主負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);請(qǐng)事假1天以上由科室(單位)負(fù)責(zé)人簽署意見后報(bào)分管局長(zhǎng)批準(zhǔn)。科室(單位)負(fù)責(zé)人請(qǐng)假1天以內(nèi)(含1天)由分管局長(zhǎng)審批;1天以上由分管局長(zhǎng)簽署意見后報(bào)局長(zhǎng)批準(zhǔn)。因公外出的,憑領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的文件、會(huì)議通知。(3)備案:經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后,報(bào)辦公室備案。(4)銷假:假期結(jié)束后及時(shí)到辦公室銷假。3、工作依據(jù)1、《國(guó)家公務(wù)員管理暫行條例》、《亳州市衛(wèi)生局工作制度匯編》4、資料歸檔請(qǐng)假申請(qǐng)短期存放在局辦公室。九、局長(zhǎng)辦公會(huì)議會(huì)務(wù)工作程序收集會(huì)議議題--+局長(zhǎng)確定議題→準(zhǔn)備會(huì)議召開局長(zhǎng)辦公會(huì)←會(huì)場(chǎng)布置←通知與會(huì)人員會(huì)議記錄-→整理記錄、形成紀(jì)要→印發(fā)會(huì)議紀(jì)要整理歸檔←督辦議定事項(xiàng)(二)流程圖說明1、收集會(huì)議議題。由辦公室與相關(guān)科室聯(lián)系,收集和準(zhǔn)備提交局長(zhǎng)辦公會(huì)議討論的議題。2、局長(zhǎng)確定議題。辦公室根據(jù)局領(lǐng)導(dǎo)批示時(shí)間的先后順序,綜合考慮各議題的輕重緩急程序,初步擬定召開局長(zhǎng)辦公會(huì)議各議題及排列順序,凡提交局長(zhǎng)辦公會(huì)議討論的議題均須經(jīng)局長(zhǎng)批示同意。3、相關(guān)科室準(zhǔn)備會(huì)議材料。辦公室根據(jù)局領(lǐng)導(dǎo)確定的局長(zhǎng)辦公會(huì)議各議題的排列順序,通知相關(guān)科室準(zhǔn)備會(huì)議材料,詢問各科室在議題安排上有無特殊要求。4、通知與會(huì)人員。辦公室根據(jù)局長(zhǎng)批示,通知參加局長(zhǎng)辦公會(huì)的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和列席人員開會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn),并通報(bào)有關(guān)議題內(nèi)容。5、會(huì)場(chǎng)布置。提前預(yù)定會(huì)議室,檢查會(huì)議室的音像、照明設(shè)備,做好會(huì)議服務(wù)工作。6、召開局長(zhǎng)辦公會(huì)。由局長(zhǎng)主持召開局長(zhǎng)辦公會(huì)。辦公室負(fù)責(zé)整理分發(fā)、收回會(huì)議材料。7、會(huì)議記錄。會(huì)議由辦公室主任記錄。會(huì)議記錄應(yīng)做到完整、準(zhǔn)確、真實(shí)。主要包括:會(huì)議報(bào)告或要研究的主題內(nèi)容匯報(bào);與會(huì)人員的發(fā)言;會(huì)議的決定、決議和會(huì)議主持人的總結(jié)講話。8、整理記錄并形成紀(jì)要。局長(zhǎng)辦公會(huì)議召開后,記錄員要認(rèn)真整理好會(huì)議記錄,并形成會(huì)議紀(jì)要。9、印發(fā)會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要印發(fā)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)科室,并做好會(huì)10、整理歸檔。局長(zhǎng)辦公會(huì)議歸檔材料包括:會(huì)議請(qǐng)示、會(huì)議通口、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要簽批件及會(huì)議紀(jì)要正本。會(huì)議材料的歸檔工作應(yīng)于會(huì)后及時(shí)完成。(三)該項(xiàng)工作依據(jù)《市衛(wèi)生局機(jī)關(guān)工作制度匯編》(四)資料歸檔會(huì)議請(qǐng)示、會(huì)議通知、會(huì)議記錄臨時(shí)存放在局檔案室,會(huì)議記要簽批件及原件短期存放在局檔案室。十、辦理人大代表建議和政協(xié)委員提案工作程序(一)流程圖登記→提出擬辦意見→送領(lǐng)導(dǎo)審閱答復(fù)←送領(lǐng)導(dǎo)審批←草擬答復(fù)函了解答復(fù)意見→收集歸檔(二)流程圖說明1、登記。為了確保人大代表建議和政協(xié)委員提案能真正落到實(shí)處,辦公室接到代表建議或委員提案后要立即進(jìn)行登記。2、提出擬辦意見。辦公室主任提出擬辦意見,送主要領(lǐng)導(dǎo)批閱后，根據(jù)主要領(lǐng)導(dǎo)的意見,明確分管領(lǐng)導(dǎo),指定專人負(fù)責(zé),并建立相應(yīng)的辦理制度,確保代表建議或委員提案能真正落到實(shí)處。3、送領(lǐng)導(dǎo)審閱。擬辦意見送主要領(lǐng)導(dǎo)批閱后,根據(jù)主要領(lǐng)導(dǎo)的意見,明確分管領(lǐng)導(dǎo),指定專人負(fù)責(zé),并建立相應(yīng)的辦理制度,確保代表建議或委員提案能真正落到實(shí)處。4、起草答復(fù)函。承辦科室接到有主要領(lǐng)導(dǎo)批示的代表建議或委員提案后,在分管領(lǐng)導(dǎo)的直接組織下,要主動(dòng)與代表或委員聯(lián)系,聽取他們的意見和要求,以提高辦理質(zhì)量。然后對(duì)人大代表或政協(xié)委員所提的問題和要求起草答復(fù)函逐條答復(fù),文字要通順、簡(jiǎn)明,格式要符合規(guī)范要求。5、送領(lǐng)導(dǎo)審批。答復(fù)函草擬后,要由單位主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審核簽發(fā)。答復(fù)函要使用本單位正式公文,并要標(biāo)明文種，加蓋單位公章,注明具體承辦人姓名、聯(lián)系電話。6、答復(fù)。(1)對(duì)市人大代表建議的答復(fù)要主送提出建議的每一位代表,抄報(bào)市人大常委會(huì)相關(guān)工作委員會(huì)、市政府督查室。(2)對(duì)市政協(xié)提案的答復(fù)要主送提出提案的每一位委員,抄報(bào)市政協(xié)辦公室和市政府督查室。7、了解答復(fù)意見。在寄送代表建議或委員提案答復(fù)函時(shí)要隨函附上代表建議或委:員提案辦理情況征詢意見表(-式兩份),以便代表或委員將意見和建議反饋給承辦科室及市政府督查室。8、收集歸檔。收到代表或委員的意見和建議后,如代表或委員對(duì)辦理滿意,將上屬資料全部歸檔;如不滿意,則在規(guī)定時(shí)間內(nèi)重新辦(三)該