公文管理制度

公文管理制度1.簡介公文管理制度是指為規(guī)范機(jī)關(guān)事務(wù)和文件的處理程序，加強(qiáng)對(duì)公文資料的保管，確保公文體現(xiàn)內(nèi)務(wù)管理和辦公效率的規(guī)定。本制度適用于本公司所有內(nèi)外部機(jī)構(gòu)和人員以及相關(guān)事宜。2.公文的分類本公司的公文包括傳真、電報(bào)、信函、電子郵件及其他形式的文件，其中，公文按照文件的形式和內(nèi)容，分為內(nèi)部公文和外部公文兩種。根據(jù)公文的等級(jí)和用途，又分別有緊急公文、重要公文、普通公文、會(huì)議紀(jì)要、復(fù)函等類型。3.公文的登記所有公文均應(yīng)當(dāng)有一個(gè)唯一的編號(hào)，且公文編號(hào)應(yīng)當(dāng)按照一定規(guī)則要求編排，以便于存檔以及日后查詢與審計(jì)。公文編號(hào)順序依次為：>年份-發(fā)文機(jī)關(guān)或部門-文件字號(hào)公文的登記應(yīng)當(dāng)在公文收到之日起兩個(gè)工作日內(nèi)完成，并及時(shí)將收文掃描歸檔，保存電子、紙質(zhì)兩份，并確保存儲(chǔ)地點(diǎn)安全可靠。4.公文的傳遞公文的傳遞可采用紙質(zhì)方式或電子方式。4.1紙質(zhì)傳遞公文的發(fā)送方應(yīng)將公文裝入文件袋，并在文件袋上標(biāo)明公文的種類、份數(shù)、緊急程度以及收件單位等相關(guān)信息。在傳遞過程中，應(yīng)當(dāng)確保袋內(nèi)的文檔不被刻意翻閱或泄露。公文的傳遞由專人進(jìn)行，接手方應(yīng)及時(shí)確認(rèn)收妥，并在接收單上簽字簽收。4.2電子傳遞電子公文傳遞需采用保密性、安全性較高的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，采用防竄改技術(shù)進(jìn)行傳輸。發(fā)送方應(yīng)當(dāng)在文件名及文件夾內(nèi)密級(jí)等相關(guān)信息。接收方應(yīng)及時(shí)確認(rèn)收到并進(jìn)行存儲(chǔ)，而不應(yīng)當(dāng)在非公司網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行保存。5.公文的審批凡屬重要性和需要會(huì)簽的公文，應(yīng)經(jīng)過相應(yīng)的財(cái)務(wù)、行政、人事、機(jī)要等部門或個(gè)人審核和簽字后方能實(shí)施。其中，涉及重大事項(xiàng)的公文，須報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。6.公文的歸檔所有公文須妥善歸檔，而歸檔應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文或收文時(shí)間的先后順序進(jìn)行，且應(yīng)當(dāng)設(shè)置相應(yīng)的索引和目錄以便于后續(xù)的檢索與查閱。公文的保管時(shí)間應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，達(dá)到保管期限后，公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行銷毀，同時(shí)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行銷毀相關(guān)記錄，為公共利益和信息安全保密提供堅(jiān)實(shí)的保障。7.公文的查閱任何內(nèi)外部人員均可通過公司內(nèi)部信息管理系統(tǒng)查詢公文檔案。對(duì)于重要機(jī)密文件的查閱應(yīng)當(dāng)按照國家和公司相關(guān)的保密制度和程序進(jìn)行。8.公文的銷毀公文歸檔達(dá)到保管期限后，應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)當(dāng)做到不影響公文查詢、調(diào)閱等需求，并嚴(yán)格遵守國家的相關(guān)法律與規(guī)程。9.相關(guān)責(zé)任公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)以及崗位人員應(yīng)當(dāng)對(duì)公文管理制度進(jìn)行嚴(yán)格遵守，加強(qiáng)公文保管與處理工作，確保公司運(yùn)營的高效和安全。如有違反公文管理制度，對(duì)于其造成的經(jīng)濟(jì)和法律責(zé)任由本人承擔(dān)。10.維護(hù)與懲處對(duì)于對(duì)公文管理制度存在的違規(guī)行為，公司