電子郵件禮儀及郵件管理培訓(xùn)教材課件

--讓我們高效的溝通電子郵件禮儀及郵件管理如果你是初用郵箱新人。。。回復(fù)？全部回復(fù)？抄送？密送？請(qǐng)問(wèn)有哪位同事知道被稱(chēng)為中國(guó)“史上最牛女秘書(shū)”的是誰(shuí)？答：原美國(guó)易安信公司(簡(jiǎn)稱(chēng)EMC)職員瑞貝卡(秘書(shū)的英文名)EMC公司是全球最大的網(wǎng)絡(luò)信息存儲(chǔ)商，總部在美國(guó)。職場(chǎng)故事：女秘書(shū)PK老板事件職場(chǎng)故事：女秘書(shū)PK老板事件職場(chǎng)故事：女秘書(shū)PK老板事件職場(chǎng)故事：女秘書(shū)PK老板事件

本來(lái)，這封咄咄逼人的回信已經(jīng)夠令人吃驚了，但是瑞貝卡選擇了更加過(guò)火的做法。她回信的對(duì)象選擇了“EMC(北京)、EMC(成都)、EMC(廣州)、EMC(上海)”。這樣一來(lái)，EMC中國(guó)公司的所有人都收到了這封郵件。瑞貝卡這種做法看上去十分過(guò)癮，其實(shí)相當(dāng)不職業(yè)。她今后找工作會(huì)很難。一封郵件抄送那么多人，這種方式必然造成不和睦。難道沒(méi)有其他方式可以溝通嗎？這種方式對(duì)當(dāng)事人沒(méi)有任何好處，職場(chǎng)中也無(wú)人會(huì)接受。召集公司舞蹈隊(duì)開(kāi)會(huì)要抄送給誰(shuí)？郵件主題？這些標(biāo)題恰當(dāng)嗎1、無(wú)主題2、**關(guān)于您*年*月*日提出的**問(wèn)題的回復(fù)3、王先生收4、關(guān)于**和**等相關(guān)問(wèn)題的回復(fù)5、RE……

？這些標(biāo)題恰當(dāng)嗎○

1、一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的○

2、標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)，不要…才能顯示完你的標(biāo)題○

3、標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題○

4、一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談多件事情，以便于日后整理○

5、可適當(dāng)用使用大寫(xiě)字母或特殊字符(如“*!”等)來(lái)突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類(lèi)的字眼?！?/p>

6、回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題○

7、標(biāo)題千萬(wàn)不要出現(xiàn)錯(cuò)別字--簡(jiǎn)明、扼要某某？這樣的郵件恰當(dāng)嗎1、直呼收信人全名2、“前一封郵件有遺漏，請(qǐng)以此次發(fā)送郵件為準(zhǔn)”3、郵件中文字拼寫(xiě)錯(cuò)誤？這樣的郵件恰當(dāng)嗎1、Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通暢；2、要用論述的語(yǔ)氣；3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、A、a）之類(lèi)的列表；4、一次郵件交待完整信息；5、盡可能避免拼寫(xiě)錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫(xiě)檢查這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)；6、合理提示重要信息；7、合理利用圖片，表格等形式來(lái)輔助闡述；8、不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用:)之類(lèi)的笑臉字符，在商務(wù)信件中會(huì)顯得輕佻。？這樣處理

客戶(hù)郵件恰當(dāng)嗎1、現(xiàn)在忙，抽時(shí)間集中回復(fù)

2、工作中交流的問(wèn)題比較復(fù)雜，等等再說(shuō)

3、出差或休假中，不能回復(fù)郵件

4、同一問(wèn)題，反復(fù)回復(fù)郵件？這樣處理郵件恰當(dāng)嗎

回復(fù)郵件是我們與別人溝通交流的重要方式，

及時(shí)準(zhǔn)確是要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。及時(shí)回復(fù)郵件(1)收到重要郵件后，應(yīng)即刻回復(fù)對(duì)方，因?yàn)檫@是對(duì)他人的尊重；(2)理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件；(3)對(duì)每一份郵件都進(jìn)行立即處理是很占用時(shí)間的，對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過(guò)24小時(shí)；(4)如果事情復(fù)雜，你無(wú)法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說(shuō)：“收到，我正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，等等”；

重要：及時(shí)作出回應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到。如果你正在出差或休假，應(yīng)設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能。當(dāng)回件答復(fù)問(wèn)題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問(wèn)題抄到回件中，然后附上答案。不要太簡(jiǎn)單，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對(duì)方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。回復(fù)不得少于10個(gè)字對(duì)方給你發(fā)來(lái)一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對(duì)”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。3、簽名字體規(guī)格

進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)不要就同一問(wèn)題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓如果收發(fā)雙方就同一問(wèn)題的交流回復(fù)超過(guò)3次，這只能說(shuō)明交流不暢，說(shuō)不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話(huà)溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。對(duì)于較為復(fù)雜的問(wèn)題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過(guò)于冗長(zhǎng)笨拙而不可閱讀。4、不要就同一問(wèn)題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓要區(qū)分單個(gè)回復(fù)和全部回復(fù)(1)如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了；(2)如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該“全部回復(fù)”，讓大家都知道；不要讓對(duì)方幫你完成這件事情；(3)如果你對(duì)發(fā)件人提出的問(wèn)題不清楚，或有不同的意見(jiàn)，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來(lái)RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒(méi)有確定結(jié)果的郵件。

★點(diǎn)擊“回復(fù)全部”前，請(qǐng)三思而后行！為避免無(wú)謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語(yǔ)句：“全部辦妥”、“無(wú)需行動(dòng)”、“僅供參考，無(wú)需回復(fù)”。

主動(dòng)控制郵件的來(lái)往郵件主題稱(chēng)呼與問(wèn)候正文附件結(jié)尾簽名正確使用發(fā)送、抄送與密送回復(fù)技巧你的郵箱是這個(gè)樣子的嗎？初始狀態(tài)若干日月年后。。(1836)郵件文件夾分類(lèi)1、單擊“其他4個(gè)文件夾”下拉框--以163郵箱為例2、單擊下拉框中的“新建文件夾”3、對(duì)話(huà)框中輸入文件夾名稱(chēng)九鼎技巧：收件箱手動(dòng)清空太好了，沒(méi)有郵件需要處理你清空的不是收件箱，是你身上的猴子你清空的不是收件箱，是解放你的大腦將看過(guò)的郵件存檔到對(duì)應(yīng)的文件夾將需要繼續(xù)跟蹤的郵件存檔到“需要處理”文件夾通訊錄的管理--添加聯(lián)系人1、單擊“通訊錄”2、單擊“新建聯(lián)系人”3、填寫(xiě)相關(guān)資料，單擊“保存”通訊簿的管理--聯(lián)系人分組九鼎1、單擊“通訊錄”2、單擊“新建聯(lián)系組”3、填寫(xiě)相關(guān)資料，單擊“保存”設(shè)置姓名--自己的姓名3、填寫(xiě)姓名2、選中“郵箱設(shè)置”，單擊“個(gè)人資料”1、單擊“設(shè)置”設(shè)置姓名--發(fā)信人的姓名1、單擊“設(shè)置”2、選中“郵箱設(shè)置”，單擊“常規(guī)設(shè)置”3、選中“優(yōu)先顯示通訊錄中對(duì)應(yīng)的姓名”★電子郵件禮儀的一個(gè)重要方面就是節(jié)省他人時(shí)間，只把有價(jià)值的信息提供給需要的人?！锬阕鳛榘l(fā)信人寫(xiě)每封Email的時(shí)候，要想到收信人會(huì)怎樣看這封Email，時(shí)刻站在對(duì)方立場(chǎng)考慮，將心比心。同時(shí)勿對(duì)別人回答過(guò)度期望，當(dāng)然更不應(yīng)對(duì)別人的回答不屑一顧。經(jīng)過(guò)這一系列的交流，大家對(duì)電子郵件中的禮儀應(yīng)該有初步的認(rèn)識(shí)了。歸結(jié)到底，兩句話(huà)：只發(fā)有必要的郵件!讓郵件為你的工作帶來(lái)價(jià)值!關(guān)注細(xì)節(jié)提升品質(zhì)認(rèn)真收郵件用心發(fā)郵件從做事中品味樂(lè)趣，體現(xiàn)價(jià)值!關(guān)注細(xì)節(jié)提升品質(zhì)讓優(yōu)秀成為您的職業(yè)習(xí)慣樹(shù)立質(zhì)量法制觀念、提高全員質(zhì)量意識(shí)。7月-237月-23Thursday,July27,2023人生得意須盡歡，莫使金樽空對(duì)月。09:37:1409:37:1409:377/27/20239:37:14AM安全象只弓，不拉它就松，要想保安全，常把弓弦繃。7月-2309:37:1409:37Jul-2327-Jul-23加強(qiáng)交通建設(shè)管理，確保工程建設(shè)質(zhì)量。09:37:1409:37:1409:37Thursday,July27,2023安全在于心細(xì)，事故出在麻痹。7月-237月-2309:37:1409:37:14July27,2023踏實(shí)肯干，努力奮斗。2023年7月27日9:37上午7月-237月-23追求至善憑技術(shù)開(kāi)拓市場(chǎng)，憑管理增創(chuàng)效益，憑服務(wù)樹(shù)立形象。27七月20239:37:14上午09:37:147月-23按章操作莫亂改，合理建議提出來(lái)。七月239:37上午7月-2309:37July27,2023作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)記得牢，駕輕就熟除煩惱。2023/7/279:37:1409:37:1427July2023好的事情馬上就會(huì)到來(lái)，一切都是最好的安排。9:37:14上午9:37上午09:37:1