油田產(chǎn)能建設(shè)項(xiàng)目檔案管理研究

精品文檔-下載后可編輯油田產(chǎn)能建設(shè)項(xiàng)目檔案管理研究一、引言

油田產(chǎn)能建設(shè)項(xiàng)目檔案是油田建設(shè)檔案中的重中之重，它對(duì)于油田的生產(chǎn)、建設(shè)以及經(jīng)營管理都有著至關(guān)重要的作用和價(jià)值，不僅關(guān)系到當(dāng)前油田建設(shè)的發(fā)展，同時(shí)關(guān)系到未來油田建設(shè)的發(fā)展，其重要性不言而喻。但是，當(dāng)前大量參與油田建設(shè)的施工隊(duì)伍所產(chǎn)生的竣工檔案在質(zhì)量上良莠不齊，仍然存在著諸多問題有待解決，這些問題同時(shí)也嚴(yán)重制約了當(dāng)前油田工作的順利開展。下文針對(duì)當(dāng)前油田產(chǎn)能建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在的問題進(jìn)行了一系列的闡述與討論，并提出了應(yīng)對(duì)措施，以供參考。

二、油田產(chǎn)能建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問題

1、管理責(zé)任落實(shí)不到位。

在許多油田產(chǎn)能建設(shè)項(xiàng)目中，針對(duì)油田產(chǎn)能建設(shè)項(xiàng)目大多會(huì)成立一個(gè)專門部門，由專門領(lǐng)導(dǎo)來負(fù)責(zé)管理工程竣工資料，雖然有崗位職責(zé)，但是卻不夠明確、細(xì)化。在管理中，容易出現(xiàn)對(duì)于竣工資料審核不嚴(yán)的情況，有時(shí)僅僅作為一種形式而存在，甚至出現(xiàn)允許他人代簽的情況，這樣就導(dǎo)致許多問題得不到及時(shí)有效的處理，建設(shè)施工單位不能有效保證按期歸檔，對(duì)這樣就會(huì)對(duì)結(jié)算進(jìn)度造成影響。出現(xiàn)這樣的問題主要是管理責(zé)任方面的缺失所引發(fā)的，最終影響竣工資料的質(zhì)量。

2、存在代簽和造假現(xiàn)象。

目前，在一些油田產(chǎn)能建設(shè)施工單位對(duì)于竣工資料認(rèn)識(shí)匱乏，導(dǎo)致了一些公司制作竣工資料，是請(qǐng)其他單位代為制作的來應(yīng)付了事。從最開始的資料收集到最終的代辦結(jié)算手續(xù)都全權(quán)由一些公司，更有甚者通過私下刻項(xiàng)目組、監(jiān)理單位的公章，模仿相關(guān)負(fù)責(zé)人的簽字，這樣就對(duì)竣工資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性造成了一定的影響，嚴(yán)重?fù)p害了公司利益。

3、項(xiàng)目建設(shè)與資料管理工作不同步。

當(dāng)前在檔案管理中還存在一個(gè)較為嚴(yán)重的問題即工程建設(shè)進(jìn)度等方面與資料歸檔不同步，受一些施工項(xiàng)目趕進(jìn)度的情況影響，導(dǎo)致一些新成立、新組建單位的項(xiàng)目組對(duì)檔案方面的相關(guān)規(guī)定不夠熟悉，這樣就很容易出現(xiàn)資料更新、跟進(jìn)不夠及時(shí)，或者資料晚于規(guī)定時(shí)間上交的現(xiàn)象。計(jì)算結(jié)束后，相關(guān)的建設(shè)施工單位就會(huì)對(duì)資料的整理、收集失去興趣，因而出現(xiàn)資料歸檔效率低下，有些施工單位甚至出現(xiàn)結(jié)算前突擊進(jìn)行資料的彌補(bǔ)工作。由于施工隊(duì)伍素質(zhì)差異大、分工不清以及重視度不夠等原因，導(dǎo)致在結(jié)算前突擊補(bǔ)資料的現(xiàn)象，這樣的資料根本無法真實(shí)反映建設(shè)情況，導(dǎo)致工程項(xiàng)目無質(zhì)量保障。

三、應(yīng)采取的對(duì)策

1、實(shí)行簽名備案制，落實(shí)責(zé)任。

記錄好工程施工現(xiàn)場各項(xiàng)資料，對(duì)于現(xiàn)場施工各項(xiàng)記錄需要確保資料真實(shí)性和準(zhǔn)確性，在對(duì)施工資料整理、報(bào)檢、審核等各個(gè)環(huán)節(jié)要做到嚴(yán)格的把關(guān)。所以，為了保證工程竣工資料的真實(shí)與準(zhǔn)確，要求相關(guān)負(fù)責(zé)人在竣工資料管理中實(shí)行"簽名備案制'，嚴(yán)禁一切造假行為的出現(xiàn)。在工程竣工時(shí)，所有相關(guān)的工程檔案都需由相關(guān)主管與資料員進(jìn)行審核簽字，明確責(zé)任，真正做到誰簽字、誰負(fù)責(zé)，保證竣工檔案的真實(shí)與準(zhǔn)確，最終提升檔案質(zhì)量。此外，由于項(xiàng)目施工隊(duì)伍多，涉及的利益主體多，很容易導(dǎo)致泄密等問題的出現(xiàn)，因此必須注意保證地質(zhì)勘查以及施工圖紙等材料的保密。針對(duì)這個(gè)問題，施工隊(duì)伍與石油公司通過簽訂保密協(xié)議來確保材料的保密性，以防泄密情況的出現(xiàn)，從而保障油田公司的利益。

2、納入合同管理，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全過程控制。

為展現(xiàn)檔案部門的權(quán)威性，應(yīng)當(dāng)設(shè)立竣工檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收項(xiàng)目。項(xiàng)目組在簽訂相關(guān)協(xié)議/合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)將工程竣工資料的歸檔要求明確設(shè)立于協(xié)議/合同之中，同時(shí)按照相關(guān)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的法律法規(guī)將檔案的歸檔范圍納入?yún)f(xié)議/合同附件中，從而明確相關(guān)建設(shè)項(xiàng)目的檔案范圍和責(zé)任。此外，為了保障竣工檔案的歸檔率，應(yīng)當(dāng)將竣工檔案管理納入到項(xiàng)目經(jīng)理的績效考核中，使其真正成為項(xiàng)目管理的硬性指標(biāo)和任務(wù)。與此同時(shí)，竣工資料的匯交臺(tái)賬的建立也是十分必要的，它可以記錄整個(gè)工程的所有必要內(nèi)容，并將其隨竣工檔案一起匯交歸檔，同時(shí)它也成為油田檔案主管部門年終及年底竣工資料驗(yàn)收的檢點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)于項(xiàng)目檔案的全過程控制。

3、健全制度，狠抓落實(shí)。

建立對(duì)檔案驗(yàn)收、管理的相關(guān)的規(guī)章制度，結(jié)合本單位特色，建立健全對(duì)油田產(chǎn)能建設(shè)工程項(xiàng)目竣工資料整理收集、驗(yàn)收辦法，對(duì)檔案資料的歸檔范圍等制度，明確職責(zé)，落實(shí)考核管理辦法。在落實(shí)各項(xiàng)制度的過程中，要進(jìn)一步明確職責(zé)，建立逐級(jí)管理制度，一級(jí)管理一級(jí)，將職責(zé)明確到每一個(gè)管理人員頭上。對(duì)于資料管理人員進(jìn)一步明確檢查材料符合歸檔方面的規(guī)范，檢查檔案中相關(guān)資料，經(jīng)過審核人員的審核后，一旦符合歸檔條件就可在匯交清單上簽名并交由主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，在保證沒有遺漏后就可以進(jìn)行歸檔。通過檔案管理部門對(duì)檔案整理與驗(yàn)收