品質(zhì)記錄表單填寫要求課件

表單填寫及品質(zhì)記錄制作單位:中央品保制作日期:2014-8-13Page:1表單填寫及品質(zhì)記錄制作單位:中央品保Page:1Page:2目錄一.為什么要做品質(zhì)記錄二.記錄的常見(jiàn)形式三.誰(shuí)在做品質(zhì)記錄四.品質(zhì)記錄的要求五.表單填寫的注意事項(xiàng)六.記錄的修訂七.如何管理品質(zhì)記錄八.常見(jiàn)錯(cuò)誤Page:2目一.為什么要做品質(zhì)記錄Page:3品質(zhì)記錄是信息管理的重要內(nèi)容。離開(kāi)記錄，信息管理就沒(méi)有實(shí)際義。品質(zhì)記錄是記載過(guò)程狀態(tài)和過(guò)程結(jié)果的文件。品質(zhì)記錄是一種客觀證據(jù)，是一個(gè)組織質(zhì)量保證的證實(shí)文件。品質(zhì)記錄為采取預(yù)防措施和糾正措施提供了依據(jù)。品質(zhì)記錄有利于產(chǎn)品標(biāo)識(shí)和可追溯性。信息管理過(guò)程記載客觀證據(jù)改善依據(jù)追溯管理一.為什么要做品質(zhì)記錄Page:3品質(zhì)記錄是信息管理的重要內(nèi)容。離開(kāi)記錄，信息管理Page:4二.記錄的常見(jiàn)形式表單記錄圖像記錄聲音記錄影像記錄Page:4二.記錄的常見(jiàn)形式表單圖像聲音影像Page:5二.記錄的常見(jiàn)形式海能的品質(zhì)記錄表單你能說(shuō)出20個(gè)嗎？Page:5二.記錄的常見(jiàn)形式海能的品質(zhì)記錄表單三.誰(shuí)在做品質(zhì)記錄業(yè)務(wù)品保行政生產(chǎn)研發(fā)工程記錄號(hào)三.誰(shuí)在做品質(zhì)記錄業(yè)務(wù)品保行政生產(chǎn)研發(fā)工程記錄號(hào)Page:6IQCPQCOQCDQCQE組長(zhǎng)課長(zhǎng)經(jīng)理品保助拉生產(chǎn)員工組長(zhǎng)線長(zhǎng)課長(zhǎng)經(jīng)理三.誰(shuí)在做品質(zhì)記錄IQCPQCOQCDQCQE組長(zhǎng)課長(zhǎng)經(jīng)理品保助拉生產(chǎn)員工Page:7Page:8四.品質(zhì)記錄的要求做我所寫，寫我所做；字跡工整，及時(shí)有效！Page:8四.品質(zhì)記錄的要求做我所寫，寫我所做；Page:9（1）用筆可靠性：可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆，不準(zhǔn)用紅筆/鉛筆/可擦拭筆，

用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性；五.表單填寫的注意事項(xiàng)Page:9（1）用筆可靠性：可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆，不Page:10（2）數(shù)據(jù)原始性：記錄即是證據(jù)，首要屬實(shí)，如實(shí)記錄，不允許添加點(diǎn)滴水分；（3）清晰規(guī)范化：字體/語(yǔ)言/用字規(guī)范清晰.不但使自己能看清楚,也能使別人都看清楚.

五.表單填寫的注意事項(xiàng)Page:10（2）數(shù)據(jù)原始性：記錄即是證據(jù)，首要屬實(shí)，如實(shí)Page:11（4）筆誤處理法：正確的處理筆誤:在筆誤的地方上，用原使用的筆墨畫一橫線，再在筆誤處附近填上正確的文字和數(shù)值，并簽名,附上日期,一般一頁(yè)筆誤處不超過(guò)三處，不可在筆誤處亂寫，不可涂成黑色或用涂改液/修正紙修改。五.表單填寫的注意事項(xiàng)Page:11（4）筆誤處理法：正確的處理筆誤:在筆誤的地方Page:12（5）空白欄目的填寫：空白欄目不能不填，其填寫的方法是在欄目無(wú)內(nèi)容空白的適中位置畫一橫線，表示記錄者已經(jīng)關(guān)注到這一欄目，只是無(wú)內(nèi)容可填，就以一橫

線代之。如果縱向有幾行均無(wú)內(nèi)容填寫，亦可用一斜線代之。五.表單填寫的注意事項(xiàng)Page:12（5）空白欄目的填寫：空白欄目不能不填，其填寫Page:13（6）簽署要求：記錄中會(huì)包含各種類型的簽署，這些簽署都是這原則、權(quán)限和相互關(guān)系的體現(xiàn)，是記錄運(yùn)作中不可少的組成部分，任何簽署都應(yīng)簽署全名，同時(shí)盡可能的清晰易辨，不允許有姓無(wú)名或有名無(wú)姓情況存在。五.表單填寫的注意事項(xiàng)Page:13（6）簽署要求：記錄中會(huì)包含各種類型的簽署，這六.記錄的修訂我要修改表單怎么辦？責(zé)任部門需填寫“文件申請(qǐng)單”把記錄表單電子文件及時(shí)傳至文管中部門主管審批文管中心更新品質(zhì)記錄六.記錄的修訂我要修改表單怎么辦？責(zé)任部門需填寫“文件申請(qǐng)單Page:14Page:15七.如何管理品質(zhì)記錄分類整理，依性質(zhì)或日期歸檔，以取閱方便為原則每月的各分類表單要標(biāo)識(shí)并裝訂成冊(cè),標(biāo)識(shí)應(yīng)統(tǒng)一標(biāo)識(shí)的內(nèi)容應(yīng)包括:編號(hào)/版本/頁(yè)號(hào)/日期等A記錄歸檔Page:15七.如何管理品質(zhì)記錄分類整理，依性質(zhì)或日期歸檔Page:16各部門指定專人負(fù)責(zé)儲(chǔ)存于固定場(chǎng)所，按記錄發(fā)生日期或類別進(jìn)行存檔記錄必須存放于適宜的儲(chǔ)存環(huán)境和易存易取的場(chǎng)所對(duì)重要文件應(yīng)做到異地存儲(chǔ),重點(diǎn)保護(hù)B記錄維護(hù)技巧：為節(jié)省記錄存儲(chǔ)空間并防止記錄損壞、丟失，可將記錄掃描作電子文件備份七.如何管理品質(zhì)記錄Page:16各部門指定專人負(fù)責(zé)儲(chǔ)存于固定場(chǎng)所，按記錄發(fā)生日原則上所有記錄均必需保存一年以上客戶合約有規(guī)定者,依合約規(guī)定執(zhí)行無(wú)合約規(guī)定者,由部門依實(shí)際工作及便于日后追溯為原則擬定保存期限C記錄保存七.如何管理品質(zhì)記錄原則上所有記錄均必需保存一年以上客戶合約有規(guī)定者,依合約規(guī)定Page:17記錄名稱權(quán)責(zé)（保存）單位保存年限管理體系各類作廢文件(手冊(cè)/程序文件/三級(jí)文件/外來(lái)文件等)文管中心文件作廢后一年管審/內(nèi)審/外審等審核報(bào)告及糾正與預(yù)防措施等記錄文管中心十年環(huán)保性之公文、資料、檢測(cè)記錄文管中心十年客戶滿意度及投訴改善等相關(guān)記錄品保課五年儀器治具校準(zhǔn)記錄品保課儀器報(bào)廢后一年信賴性試驗(yàn)記錄品保課五年環(huán)境管理物質(zhì)的測(cè)試報(bào)告、記錄資料品保課五年各糾正行動(dòng)及預(yù)防措施報(bào)告記錄品保課、品管課五年檢驗(yàn)記錄(包括供方提供的檢驗(yàn)報(bào)告)品管課五年不合格異常報(bào)告、特采記錄及各糾正與預(yù)防措施等記錄品保課、品管課五年各生產(chǎn)報(bào)表及記錄制造部五年教育培訓(xùn)與考核記錄、相關(guān)證件管理課員工離職后三個(gè)月供方評(píng)審、考核、合約書等資料采購(gòu)中心、品保課合作關(guān)系終止后一年各類物料采購(gòu)、發(fā)貨、物料出入庫(kù)等記錄采購(gòu)部,生管課,倉(cāng)儲(chǔ)課五年各類儀器和設(shè)備點(diǎn)檢、保養(yǎng)、維修記錄制造部,品管課,工程部五年產(chǎn)品設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)資料研發(fā)部永久產(chǎn)品設(shè)計(jì)及工程變更記錄研發(fā)部、工程課五年合同與訂單評(píng)審等記錄業(yè)務(wù)部、生管課五年附表1:記錄管理年限表記錄名稱權(quán)責(zé)（保存）單位保存年限管理體系各類作廢文件(手冊(cè)/Page:18Page:19七.如何管理品質(zhì)記錄所有記錄調(diào)閱權(quán)限屬部門歸檔負(fù)責(zé)人及其主管，其他人無(wú)故不得調(diào)閱任何人調(diào)閱時(shí)不得修改或變動(dòng)記錄，使用完成后應(yīng)及時(shí)歸位調(diào)閱前應(yīng)根據(jù)電子索引快速定位，避免打亂其他文件的位置D記錄調(diào)閱Page:19七.如何管理品質(zhì)記錄所有記錄調(diào)閱權(quán)限屬部門歸檔Page:20Page:20七.如何管理品質(zhì)記錄文管人員每半年主導(dǎo)資料進(jìn)行盤點(diǎn)超過(guò)保存期限或無(wú)查證價(jià)值之記錄，申請(qǐng)銷毀E記錄銷毀確認(rèn)超保存期/無(wú)查證價(jià)值記錄保管人或文件管理人員填寫文件/記錄銷毀申請(qǐng)單部門主管核準(zhǔn)管理者代表核準(zhǔn)文控中心統(tǒng)一銷毀Page:20Page:20七.如何管理品質(zhì)記錄文管人員每半Page:21八.常見(jiàn)錯(cuò)誤表單填寫不完整空白欄目未畫線Page:21八.常見(jiàn)錯(cuò)誤表單填寫不完整空白欄目未畫線Page:22八.常見(jiàn)錯(cuò)誤簽名未簽全名空白欄目未畫線Page:22八.常見(jiàn)錯(cuò)誤簽名未簽全名空白欄目未畫線Page:23八.常見(jiàn)錯(cuò)誤記錄填寫/簽名不及時(shí)Page:23八