企業(yè)印章管理制度

企業(yè)印章管理制度印章專管員是公司印章的保管和使用責(zé)任人，其職責(zé)如下：（一）負(fù)責(zé)所管理印章的保管、使用和安全，確保印章不被損壞、丟失或被盜用。（二）嚴(yán)格按照公司規(guī)定使用印章，不得擅自改變印章的使用范圍和用途。（三）及時向公司綜合部報告印章的使用情況和管理問題，并接受公司的監(jiān)督和檢查。（四）協(xié)助公司綜合部做好印章的登記、留樣和銷毀工作。（五）對于印章的丟失、損壞或被盜用等情況，及時向公司綜合部報告，并配合公司采取相應(yīng)的補救措施。（六）對于違反印章管理規(guī)定的行為，及時向公司綜合部報告，并配合公司進行調(diào)查和處理。（七）定期對所管理的印章進行檢查和維護，確保印章的完好無損和有效性。（八）對于公司其他部門需要使用印章的情況，嚴(yán)格按照公司規(guī)定進行審批和授權(quán)，并做好相應(yīng)的記錄和報告工作。公司印章專管員的規(guī)定印章專管員應(yīng)遵守以下規(guī)定：1.每天下班前，印章專管員應(yīng)檢查印章是否齊全，并將印章鎖進保險的抽屜內(nèi)，妥善保管。次日上班后，應(yīng)首先檢查所保管印章有無異樣，若發(fā)現(xiàn)意外情況應(yīng)立即報告。2.印章專管員因事、病、休假等原因不在崗位時，印章授權(quán)人應(yīng)指定他人代管印章。印章專管員要向代管人員交接工作，交代用印時的注意事項。專管人員正常上班后，代管人員應(yīng)向?qū)９苋藛T交接工作，登記用印的起止日期，實行管印人員登記備案制，以明確責(zé)任，落實到人。交接工作時，應(yīng)嚴(yán)格辦理交接手續(xù)，填寫印章交接單，登記交接日期、管理印章類別。交接人員簽字，印章授權(quán)人簽字認(rèn)可后備存。3.印章專管員要堅持原則，遵守保密規(guī)定，嚴(yán)格照章用印。未按批準(zhǔn)權(quán)限用印或用印審批手續(xù)不全的，印章專管員不予用印。經(jīng)辦人拒絕印章專管員審核文件內(nèi)容或?qū)徟掷m(xù)的，印章專管員可拒絕用印并報告領(lǐng)導(dǎo)處理。4.印章專管員用印蓋章位置要準(zhǔn)確、恰當(dāng)，印跡要端正清晰，印章的名稱與用印件的落款要一致，不漏蓋、不多蓋。介紹信、便函、授權(quán)委托書要有存根，要在落款和騎縫處一并加蓋印章。5.印章專管員不得擅自用印，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴(yán)肅處理；若因擅自用印導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟損失時，由其承擔(dān)全部賠償責(zé)任并按公司管理規(guī)定進行處罰。6.印章專管員離職時，其管理的印章記錄和檔案須作為員工離職移交工作的一部分。印章專管員離職時，須辦理分管印章的移交手續(xù)并填寫印章專管人離職交接單后方可辦理離職手續(xù)。7.禁止任何人未經(jīng)批準(zhǔn)攜帶公章外出。如確需帶出使用時，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)并填寫公章外出使用審批單方可帶出；非公章專管人員攜帶外出時，用印人還應(yīng)填寫印章交接單辦理交接手續(xù)后方可帶出。公司印章的使用規(guī)定1.辦理使用公司印章的事項，須由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人認(rèn)真填寫相應(yīng)的審批文件并按取得相應(yīng)權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)的審批同意意見后，連同需用印的文件等一并交印章專管員，由其審核審批手續(xù)齊備后用印。2.凡有公司對應(yīng)權(quán)限管理領(lǐng)導(dǎo)簽署的文件或發(fā)文批準(zhǔn)書、業(yè)務(wù)報表、邀請函等，可直接加蓋相應(yīng)的公司印章，但印章專管員仍應(yīng)按照規(guī)定填寫公司用印審批記錄單并留存復(fù)印件以完善相關(guān)檔案，依據(jù)規(guī)定填寫的單據(jù)無需審批人簽字。除本條第2項規(guī)定的情況外，凡加蓋公司印章的存根類介紹信、便函、授權(quán)委托書、發(fā)文批準(zhǔn)書、業(yè)務(wù)報表、邀請函等文件，必須填寫《公司用印審批記錄單》并經(jīng)相應(yīng)管理領(lǐng)導(dǎo)審批簽字同意后，方可使用公司印章。公司印章、法定代表人印章、財務(wù)專用章及公司其他印章所用印的文件、資料、附件資料及《公司用印審批記錄單》作為用印憑據(jù)檔案由印章專管員留存。涉及法律等重要事項需使用印章的，須依有關(guān)規(guī)定經(jīng)公司聘任的法務(wù)人員審核后方可使用。禁止在手寫文件上加蓋公司印章。禁止在內(nèi)容填寫不全的文件或空白的紙張、介紹信、便函、證件、授權(quán)委托書、發(fā)文批準(zhǔn)書、業(yè)務(wù)報表、邀請函上加蓋公司印章。對外簽署的合同或協(xié)議，應(yīng)按公司章程及公司合同管理規(guī)定辦理審批程序。公司合同專用章由公司綜合部指派專人擔(dān)任印章專管員負(fù)責(zé)保管。需使用合同專用章時，經(jīng)辦人應(yīng)填寫《公司合同專用章用印審批單》，經(jīng)公司對應(yīng)管理領(lǐng)導(dǎo)審批同意方可用印。用印的合同上應(yīng)當(dāng)先由合同授權(quán)簽約代表人簽字并注明年月日后，方可用印。禁止在手寫合同或合同內(nèi)容填寫不全的合同上加蓋公司合同專用章。對外簽署的合同或協(xié)議等，須在合縫處加蓋合同專用章。財務(wù)人員依日常的權(quán)限及常規(guī)工作內(nèi)容自行使用財務(wù)印章的無須辦理本條第（一）項的審批程序。公司對外報送的各類業(yè)務(wù)報表及其他需用公司財務(wù)印章的文本等，須按規(guī)定辦理用印手續(xù)。公司其他各部門印章、業(yè)務(wù)專用章的使用，由相關(guān)部門或部門做出相關(guān)規(guī)定，并報公司綜合部備案。公司各類印章實行用印登記制度，印章專管員應(yīng)每年度6月30前、12月31日前應(yīng)將該期間填寫的《用印登記簿》及用印資料檔案全部移交公司檔案保管人存檔。任何人員必須嚴(yán)格依照本制度規(guī)定程序使用印章，不符合本制度規(guī)定時，不得擅自使用。違反本制度的規(guī)定使用印章，造成丟失、盜用、仿制等，依情節(jié)輕重，對責(zé)任者分別進行批評教育、行政處分、經(jīng)濟處罰直至追究刑事法律責(zé)任。本辦法自發(fā)布之時效實施。本辦法由公司綜合部負(fù)責(zé)解釋。關(guān)于啟用公司專用章的通知各位同事：根據(jù)公司《印章管理辦法》的規(guī)定，由于某些原因，公司決定啟用新的“公司專用章”，該印章將由公司某部門管理，專管人員為某人。為了規(guī)范公司對內(nèi)對外的管理，自某年某月某日起，啟用本通知附件的公章，同時廢止原有的“舊專用章”。特此通知。附件：新舊印章樣式公司印章留樣備案表NO:____________印章名稱申請人啟用時間印章用途審批人刻制人印章專管員印章留樣：印章領(lǐng)用憑據(jù)及承諾：本人作為本留樣印章的保管及使用責(zé)任人，于某年某月某日自公司綜合部領(lǐng)取本印章，本人承諾將盡職妥善保管本印章，依照公司《印章管理制度》使用印章，保管相應(yīng)的審批文件資料。若因本人故意或過失使用本印章導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟損失時，本人自愿全額賠償對公司因此導(dǎo)致的全部經(jīng)濟損失并接受公司的相應(yīng)處罰。印章專管員：某年某月某日關(guān)于停用公司專用章的通知各位同事：根據(jù)公司《印章管理辦法》的規(guī)定，由于某些原因，公司決定停用原由公司某部門專管人員某人管理的“舊專用章”。截至某年某月某日前加蓋該印章的全部公司文件仍然有效。特此通知。停用印章樣式：印章回收交接單NO:___________部門名稱：___________________________________交接印章名稱：_______________________________交接日期：_____年_____月____日用印注意事項說明：1、交接人雙方的行為均應(yīng)遵守公司《印章管理辦法》之規(guī)定。3、外出事由：___________________________________4、外出時間：_____年_____月____日____時至_____年_____月____日____時5、外出地點：___________________________________6、外出人員：_____________________，身份證號碼：______________________7、審批人：_____________________，身份證號碼：______________________8、其他說明：_________________________________________9、印章留樣：留樣10、本印章自____年___月___日____時起，經(jīng)印章授權(quán)人簽字確認(rèn)后，其保管責(zé)任和用印責(zé)任均由外出人員________負(fù)責(zé)。審批人：______________年___月___日印章授權(quán)人簽字確認(rèn)：___________________年___月___日離職交接印章專管人員清單NO:__________部門名稱：___________________________________離職交接印章名稱：_______________________________交接日期：_____年_____月____日1、離職人員應(yīng)當(dāng)將本印章交付繼任印章專管員，交接人雙方的行為均應(yīng)遵守公司《印章管理辦法》之規(guī)定。2、離職人員應(yīng)當(dāng)將其管理本印章期間的全部用印備案資料一并移交給繼任印章專管員，并書面確認(rèn)除前述印章資料外，再無其他用印情況；若有遺漏用印情況且導(dǎo)致公司遭受的經(jīng)濟損失，無論公司何時發(fā)現(xiàn)，印章專管人均對前述損失承擔(dān)全額賠償責(zé)任。3、其他說明：無留樣4、本印章自____年___月___日____時起，經(jīng)印章授權(quán)人簽字確認(rèn)后，其保管責(zé)任和用印責(zé)任均由印章接收人________負(fù)責(zé)。移交人：______________接收人：_________________________年___月___日__________年___月___日印章授權(quán)人簽字確認(rèn)：___________________年___月___日審批人：______________年___月___日印章授權(quán)人簽字確認(rèn)：___________________年___月___日使用日期：年月日用印事項：合同專用章用印審批外