OA系統(tǒng)需求分析報告(初)

OA系統(tǒng)需求分析報告(初)OA系統(tǒng)需求分析一、建設(shè)背景辦公自動化系統(tǒng)，即OA系統(tǒng)，是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在我國的迅速發(fā)展和普及，OA在數(shù)字化辦公領(lǐng)域和企業(yè)信息化建設(shè)中扮演著越來越重要的角色。因此，現(xiàn)階段有必要引進一套技術(shù)先進、符合當(dāng)前辦公發(fā)展需要的辦公自動化系統(tǒng)，以增強協(xié)作，更大發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，滿足行政辦公需求，進一步提高公司行政辦公的效率。二、建設(shè)目標(biāo)1、實現(xiàn)全公司的數(shù)據(jù)共享，基本解決信息孤島問題。不同業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)做到一次錄入，跨部門、跨業(yè)務(wù)系統(tǒng)重復(fù)使用；2、提供可靠的、可追查的公文流轉(zhuǎn)平臺，有效縮短公務(wù)處理周期，加快公文流轉(zhuǎn)過程，減少路耗、找人、等待等中間環(huán)節(jié)，保持公務(wù)處理渠道的暢通；3、打破時空及地域限制，實現(xiàn)無紙化辦公，遠(yuǎn)程辦公、異地辦公；4、通過信息網(wǎng)絡(luò)平臺，提高信息統(tǒng)計和分析的水平，為領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確、實時的預(yù)測和決策的輔助支持；5、提供完善的信息交流機制，方便公司各部門、辦公室和員工之間日常辦公及業(yè)務(wù)信息的交流和管理，實現(xiàn)業(yè)務(wù)辦理互聯(lián)互通，信息數(shù)據(jù)共享；6、充分利用將要建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及已有的網(wǎng)絡(luò)配置資源，充分地保護已有的信息化投資；7、解決網(wǎng)絡(luò)辦公應(yīng)用中的最大難題——機構(gòu)和管理模式的經(jīng)常變動的問題，由用戶自定義管理模式，實現(xiàn)真正的部門綜合業(yè)務(wù)處理機制；8、以行政辦公系統(tǒng)為基礎(chǔ)，實現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫耦合，建成一流的企業(yè)綜合辦公系統(tǒng)。三、建設(shè)原則公司OA系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)體現(xiàn)先進性、可靠性、實用性、安全性、易使用性、開放性、有限開源性、可擴展性、可維護性等原則。1、先進性：應(yīng)當(dāng)采用當(dāng)今主流技術(shù)，既要考慮應(yīng)用平臺和工具的先進，更要考慮系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和應(yīng)用設(shè)計的先進性，以適應(yīng)總體上業(yè)務(wù)管理、發(fā)展規(guī)劃和細(xì)節(jié)上事務(wù)辦理的需求。2、可靠性：系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)采用成熟、穩(wěn)定、可靠的軟件技術(shù)，保證系統(tǒng)在大數(shù)據(jù)量、高并發(fā)的情況下長時間不間斷地安全運行。3、實用性：根據(jù)業(yè)務(wù)需求和業(yè)務(wù)流程，從方便用戶使用的角度進行系統(tǒng)設(shè)計、功能和模塊劃分。工作流程設(shè)計要求簡捷流暢，能適應(yīng)工作流不穩(wěn)定和突發(fā)事件等各種現(xiàn)實情況。提供單位內(nèi)部相關(guān)信息的收集和發(fā)布，包括領(lǐng)導(dǎo)講話、工作報告等。同時，提供電子版產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的發(fā)布，管理員可以授權(quán)控制刪除和作廢的權(quán)限。此外，還提供質(zhì)量監(jiān)督，包括資質(zhì)管理、能力驗證、培訓(xùn)管理、計量標(biāo)準(zhǔn)和體系文件。為方便信息檢索，系統(tǒng)提供所有公文和信息的關(guān)鍵字、發(fā)布時間等檢索或全文檢索引擎。公共信息用于實現(xiàn)公司各部門之間內(nèi)部信息發(fā)布、交流和共享。系統(tǒng)支持不同風(fēng)格的信息欄目的設(shè)置，可實現(xiàn)各類信息的編錄、審核和發(fā)布。不同層級用戶可根據(jù)權(quán)限將信息發(fā)布到本部門辦公平臺。各類公共信息由授予權(quán)限的欄目管理員統(tǒng)一管理和發(fā)布。公告欄、工作動態(tài)、通知通報、意見箱和網(wǎng)上調(diào)查等功能均可實現(xiàn)。公告欄是單位內(nèi)部的公告欄，方便內(nèi)部人員及時了解相關(guān)公告。工作動態(tài)可讓各部門發(fā)布本部門的工作動態(tài)，以方便內(nèi)部人員相互通曉部門之間的工作。通知通報與公告類似，也是各部門的子欄目匯總成門戶的總欄目。意見箱是單位內(nèi)部人員發(fā)布意見、建議的地方，發(fā)布建議的時候，可以指定建議的讀者，也可以通過傳閱把建議發(fā)給相關(guān)人員，意見發(fā)布可署名也可以匿名發(fā)表。網(wǎng)上調(diào)查實現(xiàn)基于web的某一主題的觀點支持率的收集功能，以方便收集民意。同時，還可以開展意見征求，指定參與的部門。該系統(tǒng)可以自定義配置文件流程、正文格式、流水號格式、文件辦理單、審批人員范圍、批閱權(quán)限和操作內(nèi)容等多種信息。同時，它也可以實現(xiàn)公文的在線編輯、審批痕跡保留和常用語功能。對于只需要傳閱的公文，該系統(tǒng)提供并發(fā)機制，以加快公文辦理進度。用戶可以打印文件呈批表、文件呈閱表、文件處理表、退文單、延期申請單和正文等表單，以便送領(lǐng)導(dǎo)批示。該系統(tǒng)的辦文處理流程的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)可靈活調(diào)整，根據(jù)需要增減和重新命名，流轉(zhuǎn)方向除向前傳遞外，也可回傳或回撤，并且實現(xiàn)文件會簽功能。用戶已完成的公文能存儲在系統(tǒng)中的個人文件夾中以便以后查找。已辦結(jié)的公文能通過歸檔的操作，歸檔到OA的電子資源數(shù)據(jù)庫中，以供有權(quán)限的用戶進行查詢。該系統(tǒng)還提供督辦催辦功能，以落實和跟蹤各部室的辦文情況與進度。經(jīng)辦人能在系統(tǒng)中使用預(yù)先定義的公文模版（word格式）起草交辦通知、催辦通知和督辦通知等公文。系統(tǒng)提供督辦事項一覽表，以便經(jīng)辦人能對其經(jīng)辦的所有督辦事項有一個實時、全面的了解。督辦過程的電話催辦等過程可詳細(xì)記錄備查。該系統(tǒng)還提供代理授權(quán)功能，以解決個人出差或休假期間對公文處理權(quán)限的指定代理過程。授權(quán)可以是本人，也可以是系統(tǒng)管理員進行設(shè)置。需考慮到實際情況，如一個人往往會一身多職，會有多種業(yè)務(wù)，因此可以設(shè)定多個代理人完成不同類型的工作。該系統(tǒng)還提供交辦功能，某用戶可以把自己的任務(wù)通過申請后交給某人接任。交辦成功后，任何人對該用戶發(fā)文時自動提醒該用戶已經(jīng)交給某人辦理，并要求確定是否繼續(xù)辦理，交辦完成后生成交辦期間工作目錄表。某員工調(diào)職或離職后，其原來崗位的文件和任務(wù)能通過系統(tǒng)自動交辦給接任人，使接任人能立刻接手其崗位的工作（或權(quán)限的克隆）。該系統(tǒng)還提供查詢統(tǒng)計功能，可以根據(jù)管理權(quán)限和指定條件查知當(dāng)前公文處理情況和領(lǐng)導(dǎo)批示，可根據(jù)發(fā)文單位、時間等組合查詢，并提供個人或部門在一定的時間段內(nèi)所辦理過的公文情況匯總表，系統(tǒng)至少應(yīng)能按月度、季度和年度為當(dāng)前用戶或部門生成辦文統(tǒng)計報表，并打印等輔助功能。最后，該系統(tǒng)還提供流程監(jiān)控功能，以便及時發(fā)現(xiàn)和解決流程中的問題，以保證公文處理的高效性和準(zhǔn)確性。文號在公文管理中扮演著重要的角色。不同單位可能采用不同的文號編制或管理方式。為了適應(yīng)這種變化，我們提供了先定義后使用的文號管理模式。只要用戶按照本單位的公文文號編制原則：“文件字＋[年號]＋文件號”定義好，系統(tǒng)就可以根據(jù)用戶定義的原則自動生成所需的文號。此外，我們還支持多種編號方式，并提供了增加、修改、刪除、補號和預(yù)留文號等維護管理功能，以防止文號漏號或無法獲取的情況的發(fā)生。在公文管理中，收文一般來自外單位。為了方便用戶填寫主、抄送單位，規(guī)范命名，我們建立了來文單位的管理。用戶可以在使用收文管理功能前將可能的來文單位定義在系統(tǒng)中，以便在需要填寫主、抄送單位時選擇使用。此外，我們還允許用戶錄入新的單位信息，并提供了增加、修改、刪除等管理操作。通訊錄記錄公司和外部聯(lián)系人的信息，部門電話本記錄本部門人員的電話，個人名片是個人的公開資料。公用電話本公開給所有人查閱和使用，但只有有權(quán)人員才能管理維護。我們提供了靈活的模糊查詢功能，可以由電子表格導(dǎo)入數(shù)據(jù)，并提供了編輯、查詢等維護管理操作。人事管理實現(xiàn)了全公司正式及聘用人員個人基本信息的自動統(tǒng)計和管理。工號作為OA系統(tǒng)的帳號管理中人員帳號的依據(jù)。我們能夠處理工資調(diào)整和統(tǒng)計匯總，并提供了手工設(shè)置查詢條件和報表中心提取相關(guān)數(shù)據(jù)的功能。車輛管理管理系統(tǒng)提供各種報表，包括財務(wù)報表、人事報表、項目報表等，方便管理層進行數(shù)據(jù)分析和決策。報表數(shù)據(jù)來源于各個模塊的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。7.2自定義報表系統(tǒng)提供自定義報表功能，用戶可以根據(jù)自己的需求自定義報表，包括報表的數(shù)據(jù)來源、數(shù)據(jù)篩選條件、報表排版等。自定義報表可以方便用戶進行個性化的數(shù)據(jù)分析和報表輸出。7.3報表導(dǎo)出系統(tǒng)提供報表導(dǎo)出功能，支持各種格式的報表導(dǎo)出，包括Excel、PDF、Word等，方便用戶進行數(shù)據(jù)共享和打印輸出。7.4報表權(quán)限控制系統(tǒng)嚴(yán)格控制報表的查看權(quán)限，只有具有相應(yīng)權(quán)限的用戶才能查看和導(dǎo)出報表。同時，系統(tǒng)也提供報表審批流程，確保報表的準(zhǔn)確性和安全性。根據(jù)用戶權(quán)限，不同的用戶可以在報表中心查看系統(tǒng)授權(quán)的報表，并對報表的表現(xiàn)形式進行一定程度的改變，例如是否有圖例、顏色、數(shù)據(jù)、表格類型等。同時，用戶還能夠?qū)С龌虼蛴D表。系統(tǒng)管理員擁有增加報表、修改已有報表、設(shè)置默認(rèn)值、數(shù)據(jù)錄入文案大全標(biāo)準(zhǔn)實用方式、數(shù)據(jù)校驗和權(quán)限設(shè)置等功能，同時還能在報表設(shè)計功能中進行調(diào)試或預(yù)覽操作。報表還應(yīng)該包括設(shè)計、審核、打印和打印日期等信息，并可以設(shè)計為一個標(biāo)簽欄目。此外，系統(tǒng)還提供了可見即所得的報表定制功能，高級用戶經(jīng)過較短時間的培訓(xùn)即可完成報表的自定義。數(shù)據(jù)維護方面支持?jǐn)?shù)據(jù)的手工錄入、校驗以及批量導(dǎo)入，并嚴(yán)格設(shè)計權(quán)限，特定的用戶只能錄入或修改指定的報表數(shù)據(jù)。后臺管理包括用戶管理、流程表單管理、表單權(quán)限管理、公文管理、日志管理和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理。用戶管理平臺應(yīng)該實現(xiàn)靈活地對機構(gòu)、組和人員的管理，以對象樹和相對不同的對象類型的表現(xiàn)形式提供給用戶，并進行相應(yīng)用戶權(quán)限的設(shè)置。不同的用戶可以建立多個私有組，把不同的人歸入相應(yīng)的組。流程表單管理方面，管理員應(yīng)根據(jù)實際工作需要在工作流引擎中制定公文管理的相關(guān)審批工作流程，并支持使用表單生成器