提高個(gè)人效率(DDI領(lǐng)導(dǎo)力經(jīng)典課程)課件

提升個(gè)人效率EnhancePersonalProductivity提升個(gè)人效率課程大綱1.檢驗(yàn)?zāi)愕膬?yōu)先級(jí)2.克服延誤的陋習(xí)3.有效處理干擾4.逆境中保持斗志5.總結(jié)討論課程大綱1.檢驗(yàn)?zāi)愕膬?yōu)先級(jí)2你的好朋友…工具書(shū)查驗(yàn)?zāi)愕膬?yōu)先事項(xiàng)

使你的工作區(qū)域井井有條使會(huì)議有效進(jìn)行

制定基本計(jì)劃

有效追蹤P14P25P34P39P68

如何處理干擾

有效利用溝通方法建立網(wǎng)絡(luò)關(guān)系

訂定清楚明確的協(xié)議

做個(gè)好伙伴P31P45P49P58P64管理規(guī)畫(huà)類合作互動(dòng)類個(gè)人態(tài)度類你的好朋友…工具書(shū)查驗(yàn)?zāi)愕膬?yōu)先事項(xiàng)P14P25P34P393Q1：在日常工作中有什么經(jīng)常發(fā)生的障礙因素或工作習(xí)慣，阻礙或影響自己工作效能？思考一下…Q2：為什么會(huì)發(fā)生？

原因?yàn)楹危縌1：在日常工作中有什么思考一下…Q2：為什么會(huì)發(fā)生？4HouseofCards(4’00”)努力工作的一天HouseofCards(4’00”)努力工作的一天5檢驗(yàn)?zāi)愕膬?yōu)先級(jí)~重中之重檢驗(yàn)?zāi)愕膬?yōu)先級(jí)~重中之重6工作中哪些事情是重中之重P.14保持事業(yè)長(zhǎng)期成功的關(guān)鍵是把精力和時(shí)間專注于…幫助客戶取得成功、感到滿意協(xié)助公司實(shí)現(xiàn)愿景和目標(biāo)發(fā)展和輔導(dǎo)員工提高個(gè)人的工作效率和績(jī)效是什么？為什么？要問(wèn)誰(shuí)？工作中哪些事情是重中之重P.14保持事業(yè)長(zhǎng)期成功的關(guān)鍵是是什7活動(dòng):找出什么是重要的事情？BigPicture不要假設(shè)！每人先自行閱讀課本P.15下方的

“輕松訪問(wèn)指引”問(wèn)題，并思考這些問(wèn)題的答案(3分鐘)小組內(nèi)輪流分享后，選定一人為代表預(yù)備進(jìn)行大組分享(10分鐘)大組分享(5分鐘)P.15活動(dòng):找出什么是重要的事情？BigPicture每人先自8然而…人的天性與偏好…先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事先做自己想做的事，然后再做別人交代的事先做緊迫的事，然后再做不緊迫的事先做易于完成的事或易于告一段落的事，然后再做難以完成的整件事或難以告一段落的事先做自己所尊敬的人或與自己有密切的利害關(guān)系的人所拜托的事，然后再做自己所不尊敬的人或與自己沒(méi)有密切的利害關(guān)系的人所拜托的事然而…人的天性與偏好…先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事9活動(dòng):緊急/重要性表格緊急/重要ADoitNow.不緊急/重要BDoitSoon.緊急/不重要CDoIreallyneedtodo?不緊急/不重要DDon'tdoit.分組找出事情-2min活動(dòng):緊急/重要性表格分組找出事情-2min10緊急事項(xiàng)非緊急事項(xiàng)重要事項(xiàng)非重要事項(xiàng)1.設(shè)備故障,生產(chǎn)停擺2.重傷害急救3.客戶抱怨與投訴4.員工產(chǎn)生肢體沖突5.任務(wù)關(guān)鍵期限ABDC有些電話有些不速之客到訪有些會(huì)議之出列席有些無(wú)謂的請(qǐng)托有些臨時(shí)的邀約有些交際應(yīng)酬有些文件之處理處理垃圾郵件自我干擾個(gè)人嗜好的沈迷訂定優(yōu)先次序多配時(shí)間立馬就做考慮再做少配時(shí)間嚴(yán)控時(shí)間應(yīng)該不做P.16~17為將來(lái)事項(xiàng)所作的準(zhǔn)備計(jì)劃中的項(xiàng)目或任務(wù)拜訪客戶了解需求輔導(dǎo)和培養(yǎng)員工參加有針對(duì)性的培訓(xùn)自我反省與成長(zhǎng)規(guī)劃陪伴你所關(guān)心的人多配時(shí)間安排再做緊急事項(xiàng)非緊急事項(xiàng)重非1.設(shè)備故障,生產(chǎn)停擺ABDC有些電話111.請(qǐng)回想你每天或每周的

工作安排，快速列出需要做或會(huì)發(fā)生的事情

(至少20項(xiàng))2.參考課本P.16~17說(shuō)明依輕重緩急分別將這些事情歸入你的“緊急/重要性表格”之中3.完成后倆倆交互檢視自我省思與練習(xí)1.請(qǐng)回想你每天或每周的自我省思與練習(xí)12出了什么事？怎么會(huì)踏進(jìn)事事優(yōu)先的陷阱呢？(2’15”)P.18出了什么事？怎么會(huì)踏進(jìn)事事優(yōu)先的陷阱呢？(2’15”)P.113如果“事事優(yōu)先”有何影響？只能專注在短期的要求上手上處理的都是急件，同時(shí)累積了重要但不急的項(xiàng)目待處理有“一事無(wú)成”的感覺(jué)壓力很大P.18如果“事事優(yōu)先”有何影響？只能專注在短期的要求上P.1814所以要…堤防陷阱把自己的任務(wù)想得簡(jiǎn)單化了，低估了所要耗費(fèi)的時(shí)間把事情復(fù)雜化了做事欠缺效率未能充分利用手頭的資源與支持任務(wù)表上有太多不重要事項(xiàng)P.18所以要…堤防陷阱把自己的任務(wù)想得簡(jiǎn)單化了，低估了P.1815參考課本P.18下方“事事優(yōu)先的陷阱”，快速找出哪一個(gè)是你經(jīng)常陷入的陷阱?(1分鐘)自我省思與練習(xí)P.18參考課本P.18下方“事事優(yōu)先自我省思與練習(xí)P.1816如何避免事事優(yōu)先的陷阱協(xié)商期限順序列出任務(wù)，達(dá)到最高成效積累工作與問(wèn)題(整合/批次處理)核查真實(shí)性坦白分享尋求支援果斷說(shuō)“不”若能力許可，就更賣力一點(diǎn)P.19~20如何避免事事優(yōu)先的陷阱協(xié)商期限P.19~2017如果你無(wú)法達(dá)到原定目標(biāo)期限，怎么辦?課本P.21

Do&Don'tsP.21如果你無(wú)法達(dá)到原定目標(biāo)期限，怎么辦?課本P.21

18全面與宏觀

詢問(wèn)領(lǐng)導(dǎo)、成功的同事以及內(nèi)外部顧客對(duì)自己的職務(wù)做更廣闊全面的了解。運(yùn)用緊急性/重要性表格檢視工作項(xiàng)目避免事事優(yōu)先的陷阱同時(shí)應(yīng)用在你的工作生涯與個(gè)人生活中以終為始檢驗(yàn)?zāi)愕膬?yōu)先級(jí)~學(xué)習(xí)要點(diǎn)全面與宏觀以終為始檢驗(yàn)?zāi)愕膬?yōu)先級(jí)~學(xué)習(xí)要點(diǎn)19拖延WhatWhyPay-Off拖延What20伊利大劇場(chǎng)最離譜的借口？準(zhǔn)備：6分鐘表演：2分鐘伊利大劇場(chǎng)最離譜的準(zhǔn)備：6分鐘21如何克服拖延？首先…駕馭你的工作

(ManagingtheJob)

化整為零~減法思考(拆解再拆解)設(shè)定時(shí)限~合理時(shí)間追蹤進(jìn)度~步步為「贏」P.85~86如何克服拖延？首先…P.85~8622What？要完成什么Task：需要完成什么任務(wù)Steps：完成任務(wù)的步驟When？起訖時(shí)間Who？

誰(shuí)來(lái)做Resource？需要什么資源個(gè)人練習(xí)：任務(wù)分解表P.87What？要完成什么個(gè)人練習(xí)：任務(wù)分解表P.8723如何克服拖延？駕馭工作(ManagingtheJob)

化整為零設(shè)定時(shí)限追蹤進(jìn)度還要…駕馭你自己ManagingYourself!P.85~86這樣就夠了嗎？如何克服拖延？駕馭工作(ManagingtheJob)24

克服心理障礙P.88~89困惑~我不知道怎么做、甚至如何開(kāi)始做…厭倦~覺(jué)得工作冗長(zhǎng)而乏味…焦慮~我做不好怎么辦…挫折~覺(jué)得工作沒(méi)價(jià)值…疲倦~我實(shí)在沒(méi)力氣做了…Whichone？Howto？克服心理障礙P.88~89困惑~我不知道怎么做、甚至如何25克服拖延惡習(xí)~學(xué)習(xí)要點(diǎn)駕馭工作(P.85~86)

化整為零設(shè)定時(shí)限追蹤進(jìn)度駕馭你自己(P.88~89)情緒管理、正能量克服拖延惡習(xí)~學(xué)習(xí)要點(diǎn)駕馭工作(P.85~86)駕馭你自己26做出完美的工作vs.“完美主義”完美主義相信100%完美是唯一可接受的標(biāo)準(zhǔn)，其他都沒(méi)有意義。是一種“All-or-nothing”的心態(tài)堅(jiān)持認(rèn)為每一項(xiàng)工作都同等重要所關(guān)心的是自己，而不是工作或客戶的需要P.80做出完美的工作vs.“完美主義”完美主義相信100%完美是27完美主義者如何看待自己多數(shù)人如何看待自己完美主義者如何多數(shù)人如何28如何避免陷于完美主義？先快速檢查自己是不是？(P.80)認(rèn)真想一想自己對(duì)“質(zhì)量”的看法(P.82)調(diào)整“出色工作”的定義(P.82)實(shí)施“要質(zhì)量而非完美”的策略(P.83)P.80~83如何避免陷于完美主義？先快速檢查自己是不是？(P.80)P29GotaMinute?(4’00”)GotaMinute?(4’00”)30降低干擾的行動(dòng)P=p-i表現(xiàn)=潛力–干擾Performance=Potential–Interference－摘自添．高威《工作的內(nèi)在訣竅》InnerGameofWorkP.31~32降低干擾的行動(dòng)P=p-i表現(xiàn)=潛力–干擾Perf31在一張紙中間列出6-8個(gè)干擾實(shí)例兩邊留出空間判斷每個(gè)例子并標(biāo)出下列記號(hào)：

P可避免(Preventable)

M

可減少(Canbeminimized)

必要的(Necessary)估算一下每一項(xiàng)例子大概占去時(shí)間%算出占去工作的總和比例

省思：工作中的干擾在一張紙中間列出6-8個(gè)干擾實(shí)例省思：工作中的干擾32可以避免的P(Preventable)因?yàn)槟脰|西而中斷手頭的工作多次去打印可以減少的M(Canbeminimized)員工或上司的突然造訪會(huì)議電話必要的N(Necessary*)應(yīng)對(duì)客戶安全性問(wèn)題干擾的類型可以避免的P(Preventable)干擾的類型33統(tǒng)計(jì)一下(范例)分類有哪些打擾所占比重PPMMEmailMessagesMakingCopiesPhoneCallsLeadervisitCustomerCallTotal20%1%10%2%5%38%統(tǒng)計(jì)一下(范例)分類有哪些打擾所占比重PEmailMe34防患于未然:禮貌回應(yīng)，廢話免談傳達(dá)信號(hào)：用身體語(yǔ)言與表情將無(wú)法避免的減至最低:結(jié)束到訪讓他人選擇：顧及他人感受處理干擾技巧P.31~33防患于未然:禮貌回應(yīng)，廢話免談處理干擾技巧P.31~3335處理「電話」干擾…處理「電話」干擾…36自我省思與練習(xí)P.33影響我的主要干擾我計(jì)劃怎樣處理我想討論哪些干擾？分享個(gè)人處理方式自我省思與練習(xí)P.33影響我的主要干擾我計(jì)劃怎樣處理我想討論37如何處理干擾~學(xué)習(xí)要點(diǎn)干擾問(wèn)題=干擾時(shí)間+重新聚精會(huì)神+重新開(kāi)始運(yùn)用禮貌語(yǔ)專業(yè)的技巧來(lái)減少浪費(fèi)的時(shí)間與干擾的影響

防患于未然傳達(dá)信號(hào)將無(wú)法避免的減至最低讓他人選擇如何處理干擾~學(xué)習(xí)要點(diǎn)干擾問(wèn)題防患于未然38ToughTime(4’00”)ToughTime(4’00”)39Q：哪些情緒有助提升工作效率？Q：哪些情緒會(huì)起到相反作用?想一想…Q：哪些情緒有助提升Q：哪些情緒會(huì)起到相想一想…40改變了看事情的方法，你就能改變：你的情緒與感受你身體對(duì)環(huán)境的反應(yīng)你能夠完成的事情你對(duì)未來(lái)的決定我的看法能發(fā)揮影響改變了看事情的方法，你就能改變：我的看法能發(fā)揮影響41是用不同的觀點(diǎn)來(lái)看已存在的事實(shí)看情況的正面并讓它支持你的正面感受與情緒不是盲目的接受某種情況只是告訴自己要快樂(lè)起來(lái)視野重組P.73是視野重組P.7342找出你感覺(jué)不好的原因Clearlyidentifywhyyou’refeelingbad改變可以改變的Decidewhattodoaboutthepartsthatcanchange轉(zhuǎn)移你的焦點(diǎn)Withtheunchangeable,shiftyourfocus視野重組三部曲P.74~75找出你感覺(jué)不好的原因視野重組三部曲P.74~754344可控不可控先列出目前的工作情境中，哪些事情是屬與可控或不可控，放在適當(dāng)?shù)奈恢?！?dān)憂無(wú)法掌控…44可控不可控先列出目前的工作情境中，哪些事情是屬與可控44找出你感覺(jué)不好的原因Clearlyidentifywhyyou’refeelingbad改變可以改變的Decidewhattodoaboutthepartsthatcanchange轉(zhuǎn)移你的焦點(diǎn)Withtheunchangeable,shiftyourfocus視野重組三部曲P.74~75找出你感覺(jué)不好的原因視野重組三部曲P.74~7545轉(zhuǎn)移你的注意力

P.75第一個(gè)轉(zhuǎn)移：從消極到積極第二個(gè)轉(zhuǎn)移：從問(wèn)題到獎(jiǎng)勵(lì)轉(zhuǎn)移你的注意力P.75第一個(gè)轉(zhuǎn)移：從消極到積極46從消極到積極我無(wú)法忍受這項(xiàng)工作工作中有一些地方還算是有趣的。哪些地方？我可把那些地方做得更好嗎？我可以處理更重要的工作這不是我夢(mèng)想的工作，但是我必須通過(guò)