如何有效開會？課件

如何有效開會葉金平2013-07-12如何有效開會2

目錄一、關(guān)于開會的基本知識：目的、功能、分類和意義二、開會的步驟和成本三、如何有效開會？1.開會的準(zhǔn)備2.明確開會的目的3.參加者的選定4.會議事先公告5.事先分發(fā)會議資料6.對主持人的要求7.對與會者的要求8.開會過程中的要求9.開會需要總結(jié)10.形成有效的會議紀(jì)要11.對會議中產(chǎn)生的任務(wù)進(jìn)行監(jiān)督和檢查12.下一次開會對上一次未完成事項(xiàng)的銜接四、世界名企怎樣開會？2 目我們現(xiàn)在是怎樣開會的？1.會議準(zhǔn)備工作做了多少?2.會議中討論的議題和解決的問題事項(xiàng)離我們實(shí)際急需和重要解決的有多遠(yuǎn)？3.會議討論、發(fā)言是否積極踴躍，不斷碰撞出智慧的火花和解決問題的良策？4.會議結(jié)束后有無形成會議記錄、產(chǎn)生任務(wù)并經(jīng)主持人簽審；5.會后的任務(wù)完成情況有無監(jiān)督檢查、追蹤落實(shí)？6.第二次開會時有無把上一次未完成的任務(wù)拿出檢討并再次確認(rèn)完成期限？我們現(xiàn)在是怎樣開會的？1.會議準(zhǔn)備怎樣認(rèn)識會議？1.政府商榷、經(jīng)濟(jì)論壇、商業(yè)談判、工作培訓(xùn)、講座、報告、

慶典、儀式等，在正式的場合，需得體的舉止言談；2.開會就是在做有效的溝通3.會議的關(guān)鍵在于會前的準(zhǔn)備與會后的落實(shí)4.70%的會議是無效會議，會議中70%的時間是無效時間5.會議運(yùn)營管理能體現(xiàn)一家公司的管理水平6.會議文化是一家企業(yè)文化的縮影7.經(jīng)營改革的起點(diǎn)從會議開始，會議具有與經(jīng)營不可分割的關(guān)系，進(jìn)行高效經(jīng)營，最為重要的是首先使會議效率化8.

會議文化能夠?qū)Τ蓡T的價值觀和思想進(jìn)行根本性的改革，將

組織引向一個方向，并在競爭中連續(xù)性地獲得勝利9.會議評價是促成高效型會議的核心怎樣認(rèn)識會議？1.政會議文化是企業(yè)文化的縮影會議文化是企業(yè)文化的縮影一、關(guān)于開會的基本知識：目的1．開展有效的溝通2．資訊傳達(dá)3．監(jiān)督員工的工作進(jìn)展4．達(dá)成協(xié)議,解決問題5．決策和資源共享6．開發(fā)創(chuàng)意7．激勵員工士氣8．鞏固經(jīng)理人的地位一、關(guān)于開會的基本知識：目的1．開展有效的溝通一、關(guān)于開會的基本知識：分類討論性會議傳達(dá)性會議匯報性會議一、關(guān)于開會的基本知識：分類討論性會議傳達(dá)性會議匯一、關(guān)于開會的基本知識：分類1.信息到達(dá)率、領(lǐng)會率2.會前印發(fā)文字材料，令與會者閱讀理解,提高會議效率1.征求更多意見，為決策提供價值參考2.激發(fā)與會人員積極性和創(chuàng)造性3.會前印發(fā)討論主題的文字材料4.會中圍繞主題展開討論，不能偏題發(fā)言力求簡短5.會結(jié)束，適當(dāng)總結(jié)，避免誤解1.會前下級先將匯報材料報給上級領(lǐng)導(dǎo)閱覽2.會上,下級簡單地復(fù)述匯報內(nèi)容,提出需要上級領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決的問題3.匯報人發(fā)言不要照本宣科,應(yīng)簡明扼要

傳達(dá)性會議討論性會議匯報性會議一、關(guān)于開會的基本知識：分類1.征求更多意見會議的分類1.2.3.4.5.說明會議

以信息傳遞為目的研究會議

以信息交換和相互啟發(fā)為目的解決問題的會議

以作出決定為目的學(xué)習(xí)會議

以傳遞信息和相互啟發(fā)為目的創(chuàng)意會議

以收集創(chuàng)意為目的會議的分類1.說明會議以信息傳遞為目的研究會一、關(guān)于開會的基本知識：功效

提供信息

匯集信息

解決問題

宣傳政策

培育訓(xùn)練一、關(guān)于開會的基本知識：功效一、關(guān)于開會的基本知識：意義

集思廣益的渠道

群體溝通的方式

顯示一個組織或部門的存在一、關(guān)于開會的基本知識：意義二、開會的步驟和成本首先明確會議要不要開，如果要開，能不能做到：

1.能開小會不開大會

2.能單獨(dú)溝通不開小會

3.能站著開會而不坐著開會

4.能簡易開會而不復(fù)雜開會因?yàn)闆]有明白傾聽的功效，所以在開會時經(jīng)常玩手機(jī)

1.獲得新信息2.獲得新想法3.能夠了解組織運(yùn)作情況4.認(rèn)識他人的存在價值二、開會的步驟和成本首先明確會怎樣判定要不要開會？如果你是唯一做決策并且知道該怎么做的人（開會讓他人參與只能把問題弄糟）沒什么特別的事情要討論已經(jīng)按慣例每周聚會會議成本太大還有比開會更好的方法怎樣判定要不要開會？如果你是怎樣判定要不要開會？必須把信息同時傳達(dá)給很多人

有些事情需要當(dāng)眾表揚(yáng)或批評

要讓別人參與決策以集思廣益聽取部門匯報工作給小組委派任務(wù)如果怎樣判定要不要開會？必須把信息二、開會的步驟和成本1.開始?xì)g迎會議目的議程時間安排規(guī)章制度2.議程分享話題和目標(biāo)交換信息產(chǎn)生主意/做決定/確認(rèn)行動小結(jié)議程二議程三3.結(jié)束總結(jié)安排下次會議4.跟進(jìn)會議紀(jì)要跟進(jìn)計(jì)劃二、開會的步驟和成本1.開始2二、開會的步驟和成本開會成本分析的算法是:會議成本＝A*2*B*TA

=

每小時平均工資的3倍；B

=

開會人數(shù)；T

=

開會時間（小時）；

怎樣估算會議成本？二、開會的步驟和成本開會成本分析三、如何有效開會？1.開會的準(zhǔn)備

會議成功80%在于準(zhǔn)備5W1H為什么必須開這個會議是否有除會議之外能夠進(jìn)行解決的方法和答案WhyWhat對議題是否符合會議目的進(jìn)行檢查Where對是否有能夠容納所有人的場所進(jìn)行確認(rèn)When對會議時間如何、是否

很好地遵循時間進(jìn)行確認(rèn)Who讓適合議題的人出席會議How對如何得出符合議題的結(jié)論進(jìn)行討論明確目的、制定計(jì)劃、整理資料、通知開會、布置會場等三、如何有效開會？1.開會的三、如何有效開會？2.明確會議的目的抓準(zhǔn)會議核心，不偏離主題信息傳達(dá)類型問題解決型發(fā)現(xiàn)整理問題制訂解決對策制訂執(zhí)行計(jì)劃

訂立計(jì)劃型制訂計(jì)劃或日程并對合并的項(xiàng)目進(jìn)行整理利益調(diào)整型調(diào)整個人或組織之間利害得失，情緒協(xié)調(diào)三、如何有效開會？2.明確會三、如何有效開會？3.參加者選定讓必要的人參加會議1）僅讓對實(shí)現(xiàn)會議目的不可或缺的人參加會議

2）對會議參加者進(jìn)行選擇的條件3）讓具有決定權(quán)的人參加即便是其他部門的人，如果與會議有關(guān)系，也讓其參加5）讓對會議主題存在強(qiáng)烈疑問的人參加6）讓與會議主題有關(guān)的專家參加7）讓能夠正確表達(dá)自己意見的人參加三、如何有效開會？3.應(yīng)在1周前或至少1天之前通知，做好會議的準(zhǔn)備工作會議名稱和目的會議主題、討論項(xiàng)目和會議類型召開日期、開始時間和結(jié)束時間召開場所（地址、電話號碼、示意圖）主持者姓名參加者名單附加會議資料其他（參加者事前必須準(zhǔn)備的資料）三、如何有效開會？4.會議事先公告應(yīng)在1周前或1.數(shù)據(jù)報表類資料2.文字報告類資料3.紙質(zhì)類資料4.電子類資料5.保密類資料6.公開類資料三、如何有效開會？5.事先分發(fā)會議資料三、如何有效開會？5.確定好會議目的和類型確定好會議議題、日期、時間確定好會議參加者具備會場和各種備置用品準(zhǔn)備好要分發(fā)的資料充分修飾會議前半部分確保會議順利地進(jìn)行充分概況會議的結(jié)論得出了令人滿意的會議結(jié)論分發(fā)會議錄并在會議錄中公布下次會議的主題三、如何有效開會？6.對主持人的要求三、如何有效開會？6三、如何有效開會？不受歡迎的會議主持1.準(zhǔn)備不充分2.不能發(fā)揮自己的作用3.不具備領(lǐng)導(dǎo)能力4.不能進(jìn)行時間控制5.趨炎附勢6.會議進(jìn)行方式生硬7.不能充分整理參加者的發(fā)言8.強(qiáng)調(diào)自己的意見或感情9.不能保持氣氛10.不能得出結(jié)論三、如何有效開會？不受歡迎的會議主持1.準(zhǔn)備不充分充分確認(rèn)會議目的和議題以自身的經(jīng)驗(yàn)、知識或信息等為基礎(chǔ)，就議題進(jìn)行協(xié)商對議題進(jìn)行分析，討論其中的問題是什么試著尋求問題的解決對策試著在自己的立場上思考與主持者和其他發(fā)言者的互動自己完成資料的準(zhǔn)備和草稿，如有必要，也復(fù)印一下其他人的資料如果會議主持者和參加者都如上進(jìn)行充分的準(zhǔn)備，會議就會獲得良好的效果三、如何有效開會？7.對與會者的要求三、如何有效開會？7.

(1)

準(zhǔn)時開會，準(zhǔn)時散會(2)

遵守制度，避免離席(3)

會議目的，人人清楚(4)

充分參與，全員發(fā)言(5)

發(fā)表意見，條理清楚(6)

不推責(zé)任，不誹他人(7)

發(fā)生爭辯，設(shè)法緩和

(8)掌握議程，按部就班

(9)集中主題，不談廢話(10)時間太長，中途休息(11)

集中精力，減少走動(12)

相關(guān)事項(xiàng)，作好記錄(13)

議題結(jié)論，復(fù)述一遍(14)

達(dá)成共議，分配工作三、如何有效開會？8.開會過程中的要求會議進(jìn)行中的注意事項(xiàng)：

1）發(fā)言內(nèi)容是否偏離了議題？

2）發(fā)言內(nèi)容是否出于個人的利益？

3）全體人員是否都專心聆聽發(fā)言？

4）發(fā)言者是否過于集中于某些人？

5）是否有人始終沒有發(fā)言？

6）某個人的發(fā)言是否過于冗長？

7）發(fā)言的內(nèi)容是否在朝著結(jié)論推進(jìn)？三、如何有效開會？8.開會過程中的要求會IBM日本公司會議禁用語IBM日本公司會議禁用語會議禁忌事項(xiàng)三、如何有效開會？1．發(fā)言不長篇大論，滔滔不絕，應(yīng)言簡意賅

（原則上以3分鐘為限）2．不可從頭到尾沉默到底；3．不可取用不正確的資料；4．不要盡談些期待性的預(yù)測；5．不可做人身攻擊；6．不可打斷他人的發(fā)言；7．不可不懂裝懂，胡言亂語；8．不要談到抽象論或觀念論；9．不可對發(fā)言者吹毛求疵；10．不要中途離席；會議禁忌事項(xiàng)三、如何有效開會？1．發(fā)言不長篇大論，滔滔不絕在會議中想?yún)⑴c意見的人和想遠(yuǎn)離的人在開會議時肯定有這樣的人：1.“大忙人”型（無視他人，始終專心于其他事情的人）2.“114接線員”型(12580接線員，會議期間不停接電話，或者沒有設(shè)定好手機(jī)為震動模式)3.“口含糍粑，難開腔”型（肥水不流別人田）4.“反對者”型（只反對不建議）5.“蝙蝠”型（沒有主見，搖擺不定）6.“時間殺手”型（說些無關(guān)緊要議題，浪費(fèi)時間，謀財害命）7.“喧鬧”型（不聽別人發(fā)言，吵吵鬧鬧的人）8.“教授”型（老愛放高調(diào)的人）9.“一無所知”型（不了解議題，不懂思考，自己“呆”的人）10.“語言學(xué)習(xí)機(jī)”型（重復(fù)別人的調(diào)子或者說些“地球人都知道”的事情）在會議中想?yún)⑴c意見的人和想遠(yuǎn)離的人在開會議時肯在會議中想?yún)⑴c意見的人和想遠(yuǎn)離的人在會議中想?yún)⑴c意見的人：1.“再回顧一下……”在會議中間不斷進(jìn)行回顧的人2.“真是不錯的想法！”專心傾聽別人談話的人3.“序論是……本論是……結(jié)論是……”說話死板，苛求章法的人4.“更進(jìn)一步講，就是……”延伸想法的人5.“就我所準(zhǔn)備的……”事先進(jìn)行準(zhǔn)備、思考再參加會議的人6.采用“就政治方面而言……，就經(jīng)濟(jì)方面而言……，就文化方面而言……”的方式，思路清晰的人7.時而板起臉、時而面色和善地引導(dǎo)會議氣氛的人在會議中想?yún)⑴c意見的人和想遠(yuǎn)離的人在會議中想?yún)⑴c意見的人：在會議中想?yún)⑴c意見的人和想遠(yuǎn)離的人在會議中想遠(yuǎn)離的人：1.“給支煙吧。”在沒有換氣窗的會議室里抽煙的人2.“就是死也無法讓步。”一味堅(jiān)持自己意見的人3.“我雖然沒有方案，但是這個方案好像不對?！币晃侗硎痉穸ǖ娜?.“這個與XX廣告相似”，“那個是我過去做過的”總愛挑毛病的人5.“……”自始至終將“沉默是金”作為會議格言的人6.“那么，如果說三千浦在那兒……”只是談?wù)撆c會議無關(guān)的話題的人7.“再改換一下想法！”善于全盤否定的人8.“這個有這種問題，那個有那種問題……”持否定性想法、態(tài)度和行動的人在會議中想?yún)⑴c意見的人和想遠(yuǎn)離的人在會議中想遠(yuǎn)離的人：會議中表達(dá)自己意見的要領(lǐng)

從重要部分說起從肯定性方面說起有邏輯地、簡單地表達(dá)一句話表達(dá)一種想法思考發(fā)言提綱使聽者能夠理解使用切合業(yè)務(wù)的表達(dá)表達(dá)要領(lǐng)會議中表達(dá)自己意見的要領(lǐng)從重要部分說起從肯定性方面說起有邏三、如何有效開會？可以起到畫龍點(diǎn)睛的作用；可以提綱挈領(lǐng)、理清次序；可以清晰今天會議的重點(diǎn)；9.開會需要總結(jié)三、如何有效開會？9.開會需要總結(jié)三、如何有效開會？1、重要的會議應(yīng)錄音下來，使整理會議時有據(jù)可循；2、除非有必要，定期召開的會議通常不用錄音。因花費(fèi)時間錄下的詳細(xì)內(nèi)容，可能毫無用武之地；3、大多數(shù)會議都應(yīng)指定一位會議記錄者。主席最好不要兼職此工作，而最好由與會者輪流擔(dān)任；4、會議記錄者最好有一定的語言組織能力，使筆記流暢

易于了解，同時不失真；5、會議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容，盡可能維持在一頁紙的長度；6、會議記錄者應(yīng)與主席共同修正會議記錄錯誤的部分；7、將整理好的會議記錄分發(fā)給各與會者。10.形成有效的會議紀(jì)要三、如何有效開會？10.形成有效的會議紀(jì)要三、如何有效開會？形成具體的任務(wù)檢查、評價表，并對執(zhí)行情況進(jìn)行評分11.對會議中產(chǎn)生的任務(wù)進(jìn)行監(jiān)督和檢查三、如何有效開會？形成具體的任務(wù)檢查、評價表，并對執(zhí)行情況進(jìn)三、如何有效開會？每次會議開始時至少花10分鐘的時間針對上次未完成的事項(xiàng)進(jìn)行分析檢討12.下一次開會對上一次未完成事項(xiàng)的銜接三、如何有效開會？每次會議開始時至少花10分鐘的時間經(jīng)理例會重要事項(xiàng)申報及相關(guān)資料提報表經(jīng)理例會重要事項(xiàng)申報及相關(guān)資料提報表管委會成員重要事項(xiàng)申報及相關(guān)資料提報表管委會成員重要事項(xiàng)申報及相關(guān)資料提報表每月工作計(jì)劃每月工作計(jì)劃每月工作總結(jié)每月工作總結(jié)部門經(jīng)理任務(wù)執(zhí)行與完成情況評分表部門經(jīng)理任務(wù)執(zhí)行與完成情況評分表每月管理人員考核評分填分說明：優(yōu)秀---5分，較好—4分，良好---3分，一般---2分，不足—1分；每月管理人員考核評分填分說明：優(yōu)秀--部門周會1.會議內(nèi)容

A.本周工作的完成情況、進(jìn)度說明和相關(guān)總結(jié)

B.下周工作部署和安排

C.傳達(dá)本周公司主要會議精神和公司的政策、要求、相關(guān)安排，對公司新的方案、制度等相

關(guān)文件進(jìn)行學(xué)習(xí)與傳達(dá)，做到部門全員知曉；

D.對本部門存在的重點(diǎn)、難點(diǎn)問題展開探討,本周工作中存在的問題、分析及改善措施；

E.對本部門如何改進(jìn)工作績效的建議與方法；

F.每周一次對部門表現(xiàn)優(yōu)秀的人員進(jìn)行表揚(yáng)、鼓勵、贊美，引導(dǎo)大家向正面和積極的方向努力

G.每周一次對部門人員認(rèn)識的轉(zhuǎn)變和積極心態(tài)的提升等進(jìn)行案例分享；

H.其他臨時性工作的完成情況說明

I.協(xié)調(diào)各部門工作進(jìn)度，使公司的經(jīng)營活動按照預(yù)期目標(biāo)有序進(jìn)行2.會議記錄

A.由會議主持人制定人員做會議記錄，一般情況下是文員或統(tǒng)計(jì)員

B.會議記錄分別分發(fā)一份給直接上司和總經(jīng)辦（電子檔）；C.各部門或車間將每周會議記錄的電子檔發(fā)給總經(jīng)辦黃輝存檔，作為對部門工作內(nèi)容與工作質(zhì)

量檢查、考核、評比的依據(jù)，也是超產(chǎn)獎分配和調(diào)薪、晉級的依據(jù)；

D.會議記錄由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行核閱，要求全員了解會議內(nèi)容后簽字確認(rèn)；

E.各部門與會人員均應(yīng)記錄會議要點(diǎn)，與本身工作相關(guān)內(nèi)容應(yīng)詳記；部門周會1.會議內(nèi)容品質(zhì)周會1會議準(zhǔn)備：

A.營銷部在每周四上午11:00前將客戶投訴與出貨、安裝調(diào)試發(fā)現(xiàn)的問題點(diǎn)統(tǒng)計(jì)表發(fā)送至品管部

B.品管部在每周下午13:30前對營銷部的問題點(diǎn)前3項(xiàng)的不良原因分析、改善對策、責(zé)任部門、責(zé)

任人、完成時間填寫完整且實(shí)施有效，每周四18:00前將上述報表傳送至品管部；

C.品管部在每周三14:00前將來料、制程、成品出貨、安裝調(diào)試、客戶投訴與退貨等的品質(zhì)周報

發(fā)送給參加會議的部門負(fù)責(zé)人，利于在會議過程中快速、有效地解決問題；

D.參加會議的各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人如有需要協(xié)商解決的品質(zhì)問題或有效提升產(chǎn)品品質(zhì)的建議也可直

接發(fā)電子檔的檔的相關(guān)資料給品管部經(jīng)理；2會議進(jìn)行A.會議過程以反饋品質(zhì)問題、分析品質(zhì)和解決品質(zhì)問題為主，如果要做到預(yù)防品質(zhì)問題，需

要走書面的程序或文件加以落實(shí)并追蹤實(shí)施效果；

B.會議中如遇復(fù)雜、疑難的技術(shù)或研發(fā)問題，可形成書面資料直接尋求技術(shù)專項(xiàng)解決；C.會議資料必須以數(shù)據(jù)化和圖表化的資料為主，以便有效確定出現(xiàn)品質(zhì)的規(guī)律性問題；D.對于涉及具體產(chǎn)品的品質(zhì)問題，組織會議的人員必須帶上對應(yīng)的不良樣品和對應(yīng)的工藝圖

紙、技術(shù)文件等；6.3會議記錄A.會議記錄由品管部負(fù)責(zé)完成，并將會議記錄的電子檔分發(fā)給參會人員，抄送一份給總經(jīng)辦黃輝B.對于品質(zhì)會議中產(chǎn)生的任務(wù)要求按《品質(zhì)會議任務(wù)執(zhí)行及完成情況評分表》實(shí)施，對于連續(xù)兩

周未及時完成且無充分的理由者，將予以處罰；D.會議記錄的發(fā)出不應(yīng)超出會議結(jié)束后24小時；品質(zhì)周會1會議準(zhǔn)備：1.微軟公司的走廊會議2.谷歌公司的站立會議3.聯(lián)想公司的罰站會議四、世界名企怎樣開會？1.微軟公司的走廊會議2.谷歌公三星是如何開會的？3種思考召開計(jì)劃好會議而不是即興會議其一：為了提高會議效率，盡可能不召開即興會議