購銷存管理課件

第5章購銷存管理購銷存管理，是財務管理中基礎的管理之一。購銷存管理與工資管理一樣，需要匯集多個表格中的數(shù)據。用戶可以利用Excel快捷、方便地引用多個數(shù)據表中的數(shù)據，有效、方便地管理商品的購銷存。通過購銷存管理，可以快速獲得商品的各項分析數(shù)據，從而對商品的購貨、銷售、存貨進行有序管理。在本章中，將利用Excel強大的數(shù)據處理功能，詳細介紹如何對商品進行購銷存管理。第5章購銷存管理購銷存管理，是財務管理中基礎的管理之一。5.1購銷存管理概述購銷存管理，是對企業(yè)日常經營中最基本的采購、商品銷售、入庫出庫（庫存管理）等業(yè)務流程的管理。對于企業(yè)而言購銷存過程相當于企業(yè)經營運作的過程，即采購的是成品，銷售后所獲得的差價即是利潤。其中，采購、銷售與存貨幾個環(huán)節(jié)相互關聯(lián)，合理管理產品購銷存中的各個環(huán)節(jié)是非常重要的財務管理。在購銷存管理中，首先需要編制業(yè)務基礎表單，然后對各項表單中的數(shù)據進行單個分析，最后利用Excel自帶的分析工具，進行收入與成本分析。編制業(yè)務表單，包括編制采購業(yè)務表單、銷售業(yè)績表單、編制庫存管理表單。上述三種表單，是購銷存管理中最基礎的表單，也是最有效的表單。其中，采購業(yè)務表單主要包括采購日期、貨物編號、規(guī)格、單位、數(shù)量、價格、供貨商等內容。銷售業(yè)績統(tǒng)計表主要包括銷售日期、貨物編號、規(guī)格、單位、數(shù)量、客戶等內容。庫存報表主要包括上期庫存數(shù)量與金額、本期收入數(shù)量與金額、本期發(fā)出數(shù)量與金額、本期結存數(shù)量與金額等內容。5.1購銷存管理概述購銷存管理，是對企業(yè)日常經營中最基本5.2編制業(yè)務表單在購銷存管理中，要依據各個業(yè)務表單中的數(shù)據來完成整個購銷存管理中的分析、預算及決策。其業(yè)務表單包括采購業(yè)務表單、銷售業(yè)務表單、庫存業(yè)務表單等，上述表單記錄了購銷存原始的數(shù)據，并為購銷存管理提供了數(shù)據依據。在本小節(jié)中，將詳細介紹如何利用Excel編制業(yè)務表單。5.2編制業(yè)務表單在購銷存管理中，要依據各個業(yè)務表單中的5.2.1基礎知識編制業(yè)務表單，是購銷存管理中基礎內容，也是購銷存管理中所獲得數(shù)據的依據。業(yè)務表單，主要包括采購業(yè)務表單、銷售業(yè)務表單、庫存業(yè)務表單3種表單，每種表單的具體內容，如下所述。采購業(yè)務表單，是記錄采購業(yè)務的原始數(shù)據的匯總表格通過采購業(yè)務表單，用戶可快速查看不同供貨商的進貨情況，同時用戶也可以掌握月采購的詳細數(shù)據，如圖5.2所示。銷售業(yè)績統(tǒng)計表，是記錄銷售業(yè)務的原始數(shù)據的匯總表格。通過銷售業(yè)務表單，可以將銷售數(shù)據統(tǒng)一記錄，方便用戶分析、匯總銷售數(shù)據，如圖5.3所示。5.2.1基礎知識編制業(yè)務表單，是購銷存管理中基礎內容，5.2.2制作流程編制業(yè)務表單包括設置采購業(yè)務表單結構、設置采購業(yè)務表單格式、設置銷售業(yè)績統(tǒng)計表結構、設置銷售業(yè)績統(tǒng)計表格式、設置庫存報表結構、設置庫存報表格式、設置庫存報表數(shù)據7個步驟，如圖5.5所示。5.2.2制作流程編制業(yè)務表單包括設置采購業(yè)務表單結構、5.2.3設置采購業(yè)務表單結構在制作采購業(yè)務表單時，首先是制作采購業(yè)務表單框架及內容，包括制作標題、制作表格內容、輸入數(shù)據、制作表尾部等操作。具體的操作步驟，如下所述。5.2.3設置采購業(yè)務表單結構在制作采購業(yè)務表單時，首先5.2.4設置采購業(yè)務表單格式設置采購業(yè)務表單結構后，就可以設置采購業(yè)務表單單元格格式。主要包括設置對齊格式、設置邊框格式、設置數(shù)字格式等操作。具體的操作步驟，如下所述。5.2.4設置采購業(yè)務表單格式設置采購業(yè)務表單結構后，就5.2.5設置銷售業(yè)績統(tǒng)計表結構制作銷售業(yè)績統(tǒng)計表的第一步，便是設計表格具體內容，制作銷售業(yè)務表單框架。主要包括制作標題、制作列標題、輸入數(shù)據等內容。具體的操作步驟，如下所述。5.2.5設置銷售業(yè)績統(tǒng)計表結構制作銷售業(yè)績統(tǒng)計表的第一5.2.6設置銷售業(yè)績統(tǒng)計表格式設置銷售業(yè)績統(tǒng)計表結構后，需要美化工作表，使工作表達到整潔、美觀的效果。設置銷售業(yè)績統(tǒng)計表格式，主要包括設置對齊格式、設置邊框格式、設置數(shù)字格式等操作。具體的操作步驟，如下所述。5.2.6設置銷售業(yè)績統(tǒng)計表格式設置銷售業(yè)績統(tǒng)計表結構后5.2.7設置庫存報表結構制作庫存報表，首先需要設置庫存報表結構，只有合理設置庫存報表結構，才能幫助用戶根據庫存商品信息設計表格框架及內容。設置庫存報表結構，主要包括制作標題、制作列標題、輸入數(shù)據等內容。具體的操作步驟，如下所述。5.2.7設置庫存報表結構制作庫存報表，首先需要設置庫存5.2.8設置庫存報表格式設置庫存報表結構后，為了實現(xiàn)庫存報表的強大功能，使庫存報表達到整齊、美觀的效果，方便用戶快速查看庫存數(shù)據。需要設置庫存報表格式，主要包括設置對齊格式、設置邊框格式、設置數(shù)字格式等操作。具體的操作步驟，如下所述。5.2.8設置庫存報表格式設置庫存報表結構后，為了實現(xiàn)庫5.2.9設置庫存報表數(shù)據設置庫存報表結構與格式，只是完成制作庫存報表的期初工作。由于計算庫存總金額需要庫存報表中的基礎數(shù)據，所以設置庫存報表數(shù)據則是制作庫存報表的靈魂。設置庫存報表數(shù)據，即是利用SUMIF函數(shù)引用采購與銷售數(shù)據，自動生成庫存管理數(shù)據。主要包括輸入引用本期收入數(shù)量、引用本期收入金額、引用本期銷售金額等內容。具體的操作步驟，如下所述。5.2.9設置庫存報表數(shù)據設置庫存報表結構與格式，只是完5.2.10注意事項在編制業(yè)務表單時，用戶需要注意以下事項：所引用的單元格是相對引用還是絕對引用。因為，當復制公式時，相對引用單元格會根據復制公式而改變引用單元格，而絕對引用則不會?？筛鶕句N售業(yè)務需求添加求和項目?？梢岳脝螕袅袠祟}欄的方法根據單元格內容改變列寬。而對于商品名稱過長的單元格，可以通過“設置單元格格式”中的“對齊”選項卡設置“自動換行”格式。5.2.10注意事項在編制業(yè)務表單時，用戶需要注意以下事5.3分析采購數(shù)據分析采購數(shù)據，即是按類別，按金額，按供貨商等類別分析、匯總采購數(shù)據。通過分析采購數(shù)據，可幫助用戶匯總采購數(shù)據，及分析采購商品在一定時期內的變化趨勢。在本小節(jié)中，主要利用篩選、分類匯總、數(shù)據透視表等分析工具，對采購數(shù)據進行分析。5.3分析采購數(shù)據分析采購數(shù)據，即是按類別，按金額，按供5.3.1基礎知識日常采購管理中，有專用的采購管理單，財務人員在月底會根據采購管理單匯總本月內的采購數(shù)據。匯總采購數(shù)據，只是購銷存管理系統(tǒng)中的基礎工作，是為分析數(shù)據而做的基礎鋪墊。匯總采購數(shù)據后，需要對一個月內的采購數(shù)據進行分析，單純依靠手工分析采購數(shù)據比較麻煩，也比較困難。Excel為用戶提供了多種分析工具，用戶可利用Excel自帶的分析工具，快速、準確地分析采購數(shù)據。多重條件分析采購數(shù)據，是利用篩選工具分析采購數(shù)據，可以實現(xiàn)按貨物名稱、數(shù)量、金額、供貨商等類別進行分析數(shù)據，也可以按照排名先后順序分析采購數(shù)據。如圖5.51所示。按供貨商分析采購數(shù)據，是利用分類匯總分析采購數(shù)據，可以實現(xiàn)按不同字段、不同的匯總方式分析數(shù)據。分類匯總工具中為用戶提供了11種匯總方式，用戶可根據需要選擇不同的匯總方式進行分析數(shù)據，如圖5.52所示。5.3.1基礎知識日常采購管理中，有專用的采購管理單，財5.3.2制作流程分析采購數(shù)據，是利用Excel自帶的分析工具對采購數(shù)據進行分析，主要包括多重條件分析采購數(shù)據、按供貨商分析采購數(shù)據、多樣化分析采購數(shù)據3個步驟，如圖5.54所示。通過上述流程圖，讀者已經了解了分析采購數(shù)據的具體流程。在下面的小節(jié)中，將詳細介紹如何分析采購數(shù)據。5.3.2制作流程分析采購數(shù)據，是利用Excel自帶的分5.3.3多重條件分析采購數(shù)據多重條件分析采購數(shù)據，即是利用Excel自帶的高級篩選工具分析采購數(shù)據。主要包括按供貨商名稱篩選數(shù)據、多重條件篩選數(shù)據等內容。具體的操作步驟，如下所述。5.3.3多重條件分析采購數(shù)據多重條件分析采購數(shù)據，即是5.3.4按供貨商分析采購數(shù)據按供貨商分析采購數(shù)據，即是利用Excel自帶的分類匯總工具，對采購數(shù)據按供貨商名稱進行匯總分析。通過按供貨商分析采購數(shù)據，可幫助用戶分析各供貨商所送貨物的詳細信息。5.3.4按供貨商分析采購數(shù)據按供貨商分析采購數(shù)據，即是5.3.5多樣化分析采購數(shù)據多樣化分析采購數(shù)據，即是利用Excel自帶的數(shù)據透視表工具，對采購數(shù)據按類別、按金額等多方位的分析。通過多樣化分析采購數(shù)據，可幫助用戶實現(xiàn)按商品類別分析數(shù)據、按不同的計算方式匯總數(shù)據等分析效果。具體的操作步驟，如下所述。5.3.5多樣化分析采購數(shù)據多樣化分析采購數(shù)據，即是利用5.3.6注意事項在分析采購數(shù)據時，用戶需要注意以下事項：設計分析條件要根據采購數(shù)據類型，設計出符合分析需求而互不干擾的條件。供貨商數(shù)量及類別，如果供貨商數(shù)量比較少或供貨商一個時期只送一次貨物，則無需使用此分析方法。根據不同的分析需求，選擇不同的分析方式。5.3.6注意事項在分析采購數(shù)據時，用戶需要注意以下事項5.4分析銷售數(shù)據分析銷售數(shù)據與分析采購數(shù)據一樣，也是利用Excel自帶的分析工具對數(shù)據進行分析、匯總。在本小節(jié)中，主要利用篩選、數(shù)據透視表、數(shù)據透視圖等分析工具對銷售數(shù)據按排名、多樣化、圖形等方式進行分析。5.4分析銷售數(shù)據分析銷售數(shù)據與分析采購數(shù)據一樣，也是利5.4.1基礎知識財務工作人員在月底會根據銷售管理單匯總本月內的銷售數(shù)據，匯總銷售數(shù)據后，需要對一個月內的銷售數(shù)據進行分析，以方便管理人員根據分析結果，及時調整下期銷售目標。用戶可利用Excel自帶的分析工具，多樣式、高敏度的分析銷售數(shù)據。按排名分析銷售數(shù)據，是利用篩選工具分析采購數(shù)據包括按類別、按數(shù)字排列等方式分析數(shù)據。如果，利用篩選高級選項，還可以同時滿足多個條件的篩選，如圖5.77所示。多樣化分析銷售數(shù)據，是利用數(shù)據透視表工具分析銷售數(shù)據，可同時實現(xiàn)篩選與分類匯總兩種分析功能，如圖5.78所示。5.4.1基礎知識財務工作人員在月底會根據銷售管理單匯總5.4.2制作流程分析銷售數(shù)據，是利用Excel分析工具分析銷售數(shù)據，主要包按排名分析銷售數(shù)據、多樣化分析銷售數(shù)據、圖形分析銷售數(shù)據3個步驟，如圖5.80所示。通過上述流程圖，讀者已經了解了分析銷售數(shù)據的具體流程。在下面的小節(jié)中，將詳細介紹如何分析銷售數(shù)據。5.4.2制作流程分析銷售數(shù)據，是利用Excel分析工具5.4.3按排名分析銷售數(shù)據按排名分析銷售數(shù)據，即是利用Excel自帶的篩選功能，對數(shù)據按條件進行分析?？蓭椭脩舴治雠琶皫酌匿N售商品及排名后幾名的銷售商品，從而為制訂銷售計劃提供依據。按排名分析銷售數(shù)據，主要包括按列表篩選數(shù)據、篩選金額為前3名數(shù)據等內容。具體的操作步驟，如下所述。5.4.3按排名分析銷售數(shù)據按排名分析銷售數(shù)據，即是利用5.4.5多樣化分析銷售數(shù)據多樣化分析銷售數(shù)據，即是利用數(shù)據透視表多角度的分析銷售數(shù)據，按排名，按最大值，按客戶名稱等方式進行分析。多樣化分析銷售數(shù)據，主要包括創(chuàng)建數(shù)據透視表、改變數(shù)據透視表樣式、篩選數(shù)據等內容。具體的操作步驟，如下所述。5.4.5多樣化分析銷售數(shù)據多樣化分析銷售數(shù)據，即是利用5.4.6圖形分析銷售數(shù)據圖形分析銷售數(shù)據，即是利用數(shù)據透視圖分析以圖表的形式分析銷售數(shù)據，可方便觀察與比較數(shù)據銷售數(shù)據發(fā)展趨勢。圖形分析銷售數(shù)據，主要包括創(chuàng)建數(shù)據透視圖、添加數(shù)據字段、更改圖表類型等內容。具體的操作步驟，如下所述。5.4.6圖形分析銷售數(shù)據圖形分析銷售數(shù)據，即是利用數(shù)據5.4.7注意事項在分析銷售數(shù)據時，用戶需要注意以下事項：按排名分析銷售數(shù)據時，應該注意所選擇的篩選方式必須符合需要分析的數(shù)據類型，也就是不同的數(shù)據類型應該選擇不同的篩選方式。多樣化分析銷售數(shù)據時，應該注意不同的項目應該選擇不同的匯總方式，以達到最佳分析效果。圖形分析銷售數(shù)據時，應該注意在圖表中添加趨勢線、折線、誤差線會有利于數(shù)據的分析。5.4.7注意事項在分析銷售數(shù)據時，用戶需要注意以下事項5.5收入與成本分析收入與成本分析，是購銷存管理中必不可少的工作，通過收入與成本分析，可使用戶時刻掌握成本與銷售之間的比率，并通過分析結果擴展銷售力度，縮減商品成本，使企業(yè)盡可能地獲得更大利潤。在本小節(jié)中，將利用Excel數(shù)據處理功能，詳細介紹收入與成本分析的操作與技巧。5.5收入與成本分析收入與成本分析，是購銷存管理中必不可5.5.1基礎知識在前面的章節(jié)中，已經介紹了采購業(yè)務表單、銷售業(yè)務表單與庫存業(yè)務表單，并利用Excel自帶的分析工具對采購數(shù)據、銷售數(shù)據進行了詳細的分析。但是，單純的依據單個數(shù)據進行分析，達不到綜合分析數(shù)據的效果。而購銷存管理的真正用途是集采購、銷售與庫存三方數(shù)據為一體，并根據三方數(shù)據計算成本率、毛利率等比率數(shù)據。同時，通過分析成本率及毛利率，可使用戶更詳細地比較各商品之間的收入與成本情況，為制訂下期銷售決策提供數(shù)據依據。收入與成本分析，其實就是創(chuàng)建分析報表，并通過Excel自動引用及SUMIF函數(shù)功能，引用采購業(yè)務表單、銷售業(yè)務表單及庫存管理表單中的數(shù)據，然后利用簡單的四則運算公式，計算每個商品的成本率及毛利率。計算出來的成本率與毛利率都是以數(shù)據的形式進行顯示，觀察與分析起來比較費勁。為了更直觀地表達各個商品所占總體商品的毛利率及成本率情況，用戶可利用圖表進行顯示各商品毛利率及成本率，如圖5.98所示5.5.1基礎知識在前面的章節(jié)中，已經介紹了采購業(yè)務表單5.5.2制作流程收入與成本分析，是利用購銷存各表格中的數(shù)據計算產品銷售收入與成本，主要包括設置分析表結構、設置分析