檔案管理制度范本

檔案管理制度范本為了提高公司檔案管理水平，保證檔案的系統(tǒng)性和完整性，完善檔案借閱手續(xù)，公司制定了本檔案管理制度。該制度適用于所有需要?dú)w檔的文件資料，包括行政事務(wù)、企業(yè)管理、勞動(dòng)人事、培訓(xùn)教育、安全管理、后勤服務(wù)、外事工作等方面的原始材料，以及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理上形成的經(jīng)營(yíng)決策、計(jì)劃工作、統(tǒng)計(jì)工作、物資管理、產(chǎn)品銷售、財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)調(diào)度、設(shè)備工裝（模具）管理、能源管理等方面的原始材料。公司綜合事務(wù)部是負(fù)責(zé)檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)公司各類檔案的管理工作。各部門配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案進(jìn)室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應(yīng)按照明確的歸檔時(shí)間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案。使用部門需要繼續(xù)使用的文件資料，應(yīng)原件移交檔案室，使用部門留存復(fù)印件。接收檔案時(shí)必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接手續(xù)，維護(hù)檔案的完整和安全。公司將檔案劃分為十大類，包括行政管理、人事管理、財(cái)會(huì)檔案、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)質(zhì)量安全管理、基建檔案、外來文件、聲像檔案、實(shí)物檔案和其他檔案。財(cái)會(huì)檔案是公司財(cái)務(wù)工作過程中形成的憑證、帳簿、報(bào)表等相關(guān)資料的收集、整理、歸檔。實(shí)物檔案是公司各類活動(dòng)中形成的如模型、樣品、贈(zèng)品、證書、獎(jiǎng)杯獎(jiǎng)旗等實(shí)物。每一大類檔案內(nèi)容又要根據(jù)需要及實(shí)際情況分成若干小類進(jìn)行管理。歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應(yīng)留復(fù)印件，并將復(fù)印件與原件一起存檔，并加以說明。存檔的文件、材料應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目編號(hào)。注意事項(xiàng)在填寫檔案名稱時(shí)，要確保內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡(jiǎn)潔通順，結(jié)構(gòu)完整，同時(shí)需要揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成分，并區(qū)分保管期限。卷內(nèi)文件應(yīng)按問題或文件形成的時(shí)間系統(tǒng)地排列，并按順序編號(hào)，填寫“卷內(nèi)目錄”。目錄各項(xiàng)必須填寫清楚，使用黑色中性筆填寫，字跡工整、清晰，裝訂整齊。對(duì)于檔案盒（袋）內(nèi)文件的排列，應(yīng)根據(jù)不同情況進(jìn)行排列。密不可分的文件應(yīng)依序排列在一起，即章程、批文在前，計(jì)劃、總結(jié)在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件則按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對(duì)于無保存價(jià)值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。部門或責(zé)任人應(yīng)于相關(guān)工作結(jié)束后立即（最遲一周內(nèi)）將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。在查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱目的等。有關(guān)人員應(yīng)在檔案室內(nèi)查閱檔案資料，并及時(shí)歸還。一般不得對(duì)檔案資料進(jìn)行復(fù)制，如確有特殊情況需要復(fù)制，應(yīng)填寫檔案資料復(fù)制申請(qǐng)單，經(jīng)所在部門經(jīng)理簽署意見后方可復(fù)制。本公司內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱檔案，但必須由所在部門出具借閱申請(qǐng)并由部門經(jīng)理簽名認(rèn)可。借出檔案時(shí)應(yīng)注意檔案的密級(jí)要求以及借閱人的相關(guān)權(quán)限。借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：不得自行取用檔案，嚴(yán)禁擅自打開檔案柜翻閱查找；按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，如因工作需要不能按時(shí)返還，需辦理續(xù)借手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱；要愛護(hù)檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉(zhuǎn)借他人；所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁對(duì)檔案隨意更改、涂寫；借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚；如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事人責(zé)任；調(diào)離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。檔案移交必須辦理移交手續(xù)，填寫移交清單，經(jīng)移交人簽字，接收方核對(duì)簽收。在保管檔案時(shí)，應(yīng)注意檔案的安全和保密，定期進(jìn)行檢查和整理，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。為了保護(hù)檔案的安全，需要進(jìn)行防火、防蟲、防盜、防塵和防陽(yáng)光直射等“五防”工作。在檔案柜所在的辦公室內(nèi)，禁止吸煙。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告發(fā)現(xiàn)的問題，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。對(duì)于無法繼續(xù)保存的檔案資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行復(fù)制；對(duì)于已經(jīng)破損的檔案資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)。為了方便檔案的提供和利用，所有文件資料都應(yīng)按照其分類組卷，并按照其性質(zhì)分為短期、長(zhǎng)期和永久三類分別保管。檔案管理人員應(yīng)注意保密工作，除了檔案管理部門外，其他部門的人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無關(guān)的檔案資料。公司每?jī)赡陮?duì)各類檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)超過保管期并經(jīng)鑒定無保留價(jià)值的檔案，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。為了規(guī)范機(jī)關(guān)及項(xiàng)目部的文印管理，提高文印質(zhì)量，制定了公文管理制度。文印工作必須堅(jiān)持“統(tǒng)一管理，分級(jí)負(fù)責(zé)”的原則，公司綜合事務(wù)部為本公司文印管理職能部門，主管公司公文處理工作，各部、室、項(xiàng)目辦及各項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本部室各自的公文處理工作。公司公文必須由公司綜合事務(wù)部統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、督辦、繕印、用印、立卷、歸檔和銷毀。公司行文程序規(guī)定如下：根據(jù)文件性質(zhì)和內(nèi)容，由相關(guān)職能部門承辦擬稿，部門負(fù)責(zé)人核稿簽字，多部門聯(lián)合行文時(shí)，必須由聯(lián)合行文的部門會(huì)簽后送公司綜合事務(wù)部審稿。屬行政序列文件須經(jīng)行政領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，公司綜合事務(wù)部統(tǒng)一編排字號(hào)和登記后，并打印出來。相關(guān)職能部門原擬稿人校對(duì)后，再進(jìn)行繕印、用印和封發(fā)，文件底稿（附帶兩張正文）加蓋公章后由檔案室存檔。各類公文的擬稿、修改和簽字必須使用鋼筆，不得使用元珠筆和鉛筆。經(jīng)修改后的底稿，如果稿面較亂，必須由擬稿人或承辦部門清稿后交付簽發(fā)和打印。上行文的呈辦、下行文的執(zhí)行和檢查，均由擬文部門負(fù)責(zé)。公司設(shè)立檔案室，統(tǒng)管各類文件，實(shí)行文件立卷歸檔制度。檔案管理人員負(fù)責(zé)并及時(shí)地對(duì)各類文件進(jìn)行分類、標(biāo)引、立卷和存檔。凡公司和各項(xiàng)目部在各項(xiàng)工作中辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件材料，均應(yīng)及時(shí)交檔案室統(tǒng)一歸檔。嚴(yán)格履行文件閱辦手續(xù)，凡需借閱、傳閱文件，均須及時(shí)簽字、登記。檔案管理人員須敦促限期歸還。外單位人員需查閱本公司公文案卷時(shí)，必須持介紹信。查閱一般性公文案卷，由綜合事務(wù)部部長(zhǎng)審批；查閱重要公文和重要資料須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。歸檔公文和資料的復(fù)印或復(fù)制必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并在檔案管理人員的監(jiān)督下完成。嚴(yán)格保密制度，嚴(yán)守國(guó)家機(jī)密。機(jī)密文件不得擅自帶出分散保存，一律交檔案室集中保管。有關(guān)公文的具體處理辦法，按《公文處理辦法》執(zhí)行。為加強(qiáng)公司的檔案管理，安全有效地保管和利用檔案，制定如下制度：檔案管理包括公司所有的文檔、技術(shù)、設(shè)備、財(cái)務(wù)和人事等文本、圖表和聲像等不同形式的資料。本公司所有職工有保護(hù)義務(wù)。公司行文由發(fā)文部門擬辦后呈部門負(fù)責(zé)人核稿，一般情況下報(bào)總經(jīng)理簽發(fā)，最后送至綜合事務(wù)部打印發(fā)文。公司收發(fā)各類文件，根據(jù)文件性質(zhì)報(bào)總經(jīng)理批示辦理，并及時(shí)做好文件的登記、歸檔工作。公司領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)由指定的負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)各類行政性文件的簽發(fā)、批示。工作人員在工作中形成的各種材料應(yīng)及時(shí)移交至本部門，集中管理，個(gè)人不得據(jù)為己有。各部門的工程技術(shù)資料一般按年定期匯總移交至綜合事務(wù)部管理，綜合事務(wù)部根據(jù)文件資料性質(zhì)定期匯總存檔。公司舉辦重大活動(dòng)應(yīng)通知檔案管理人員參加，收集活動(dòng)中的材料，集中管理。財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)人員按規(guī)定管理。各種資料應(yīng)建立電子文檔，實(shí)行電子化檔案管理。銷毀檔案必須經(jīng)過總經(jīng)理認(rèn)可，禁止管理人員擅自銷毀。禁止個(gè)人將公司檔案及復(fù)印件送他人或出賣。公司對(duì)保密檔案，落實(shí)專