文書檔案-檔案管理-檔案保管（秘書培訓課件）

檔案管理任務一檔案保管[知識目標]了解檔案毀損的原因檔案保管的任務檔案保管的條件庫房管理制度

[技能目標]應掌握檔案保管的設施設備準備掌握檔案保護技術

檔案的保管是指對已經整理好并入庫的檔案進行的日常維護管理，其意義與價值是維護檔案實體良好的條理化狀態(tài)和有序的管理狀態(tài)，使檔案管理工作能正常進行。一．檔案損毀原因

檔案毀損的原因分為社會原因和自然原因。㈠社會原因（又稱人為原因）⒈由于政治斗爭及其他各種原因，對某些檔案文件進行有計劃、有意識地破壞。⒉由于檔案工作人員以及接觸檔案的有關人員，工作麻痹大意，或疏忽職守，或不遵守規(guī)章，以及缺乏檔案管理工作知識等，導致管理和使用不善，造成了檔案的丟失、損毀或檔案管理系統(tǒng)的紊亂。⒊在檔案的管理中，檔案的管理和利用難以避免地加速檔案的老化和磨損等。㈡自然因素檔案自然損毀的原因，概括起來有兩個方面的因素：⒈內因，指檔案制成材料和書寫材料的質量狀況。檔案制成材料如紙張、膠片、光盤、磁盤等，書寫材料如碳黑、顏料、染料、鐵鹽、重氮鹽藍圖線條、磁介質等。

⒉外因，就是檔案所處的環(huán)境和保管檔案的條件，如檔案保管的場所、裝具、溫濕度、光線、空氣潔凈情況等。不適宜的溫濕度、光線、灰塵、有害氣體、有害生物、水、火以及機械磨損等因素都可能造成檔案的破壞。

二、檔案保管的任務

維護檔案的完整減少檔案的損壞延長檔案的壽命維護檔案的安全1.維護檔案的完整2.減少檔案的損壞3.延長檔案的壽命4.維護檔案的安全三、檔案保管工作條件

檔案庫房、庫房設備、檔案裝具、檔案包裝材料是檔案保管的基本物質條件。㈠檔案庫房

庫房必須專用，不能與辦公室、閱覽室合用，也不能存放其他物品。

檔案庫房盡量按照《檔案館建筑設計規(guī)范》的要求建造。㈡檔案裝具

檔案裝具指存放檔案的檔案箱、檔案柜、檔案架。

檔案裝具應堅固耐用、密封良好，存取方便并有利于防水、防火。㈢包裝材料1.卷皮

卷皮指用于直接存放檔案案卷的紙質或其他質地的包裝物。文書檔案卷皮分為兩種，一種是硬卷皮，一種是軟卷皮。2.卷盒

卷盒是全封閉式的盒子，也是直接存放檔案案卷的紙質或其他質地的包裝物。3.包裝紙

用于檔案包裝的專用紙。

卷皮、卷盒、包裝紙均應采用無酸紙制作。㈣技術設備

用于檔案保護的技術設備主要有空調、去濕機、加濕機、溫濕度測量儀器及控制設備，報警器、滅火器、電腦、復印機、裝訂機、縮微拍照等等。㈤消耗品

指防霉防蟲藥品、吸濕劑、各種管理表格及辦公用品等易耗物品。

四、檔案庫房管理

檔案庫房是檔案室（館）保存檔案的基地,是為保護檔案提供基本物質條件的重要場所,是檔案保護技術中最重要的也是最基本的一項內容。檔案庫房管理工作的內容涉及“維護秩序”與“保護實體”兩個基本方面。㈠檔案存放秩序的維護與管理

檔案在庫房及裝具中的存放秩序實際上就是檔案實體的管理秩序，是檔案實體管理秩序的具體體現形式。

具體可采取的措施和方法主要有以下幾種：1.庫房編號⑴編建筑物號，再編層號和房間號。⑵裝具編號一般按房間為單元進行每一單元內的裝具按從左至右，自上而下依次編列（排）號、柜架號、層格號，其號碼一般采用阿拉伯數字。⑶裝具一般與墻壁有50cm的距離；列于列之間約留1-1.2m的距離；每一列的走向應與窗戶所在的墻壁垂直；每一列的裝具都應排列整齊。2.檔案的排架檔案排架的原則和要求是：⑴便于檔案的調取和歸還，便于檔案人員的分工和分庫管理。⑵節(jié)約庫位。⑶相對穩(wěn)定。⑷利于檔案的保護和保密。3.檔案的存放方式⑴紙質檔案的存放有豎放與平放兩種。

豎放的優(yōu)點是便于存放和檢取。

平放對保護檔案有利。4.檔案存放位置索引

檔案存放位置索引有兩種形式:⑴以全宗為單位編制的檔案存放位置索引，標明某一全宗的檔案具體存放在什么位置。⑵以庫房及裝具為單位編制的檔案存放位置索引，用來指出某一庫房及裝具中存放檔案的情況。

㈡檔案庫房實體檔案保護

檔案庫房實體檔案保護主要有兩方面工作⒈建立健全庫房管理制度

如進出庫制度、庫房管理人員崗位責任制度、庫藏檔案的檢查制度⒉庫房的溫濕度控制

檔案的壽命與檔案庫房的溫濕度密切相關。不適宜的溫濕度不僅可單獨地作用于檔案，而且可加速其他因素對檔案的破壞。

我國各類檔案庫房的溫濕度標準為溫度14－24℃，相對濕度45－60%之間。⑴降低溫度辦法主要從兩方面采取措施：①主要依靠冷氣設備從室內降溫。②減少室外熱空氣和太陽光的輻射熱對室內的影響。⑵降低濕度的辦法:①在適當的時候，采用通風或密閉的方法降濕；②使用吸水劑，這是一種小范圍的臨時性措施。吸水劑有石灰、無水氯化鈣、矽膠、木炭等。③使用空氣抽濕機，去除空氣中的水分，降低濕度。三、堅持“八防”措施⒈防火。⒉防