大學(xué)生基本信息建庫(kù)工作的實(shí)踐與思考

大學(xué)生基本信息建庫(kù)工作的實(shí)踐與思考

2007年，教育部和中華人民共和國(guó)國(guó)家體育總局聯(lián)合發(fā)布了《國(guó)家學(xué)生健康標(biāo)準(zhǔn)》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《標(biāo)準(zhǔn)》），2014年修訂后，學(xué)校每學(xué)年對(duì)學(xué)校各學(xué)年學(xué)生進(jìn)行參考測(cè)試，并將其覆蓋到學(xué)校各學(xué)年的學(xué)生年度組。1學(xué)生健康教育信息統(tǒng)計(jì)模型分析1.1學(xué)生基本信息統(tǒng)計(jì)的填寫(xiě)方式按照教育部和國(guó)家體育總局的要求,每年依據(jù)《標(biāo)準(zhǔn)》對(duì)在校大學(xué)生進(jìn)行體質(zhì)測(cè)試。在測(cè)試工作中,大學(xué)生基本信息的統(tǒng)計(jì)與輸入是工作的第一步,要想將學(xué)生基本信息成功導(dǎo)入《標(biāo)準(zhǔn)》的數(shù)據(jù)管理與分析系統(tǒng),必須按照《標(biāo)準(zhǔn)》中要求模板格式(表1)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和輸入,表1中每個(gè)學(xué)生的信息共9項(xiàng),包括年級(jí)編號(hào)、班號(hào)、班級(jí)、學(xué)號(hào)、民族代碼、姓名、性別、學(xué)生來(lái)源、身份證號(hào)。學(xué)生基本信息統(tǒng)計(jì)的填寫(xiě)方式為:(1)年級(jí)編號(hào)為4X,數(shù)字4代表大學(xué)生,X代表年級(jí),如大學(xué)一、二、三、四年級(jí)分別用41、42、43、44表示;(2)班號(hào)按照學(xué)校的情況確定,按專(zhuān)業(yè)班級(jí)名稱(chēng)的音序來(lái)編號(hào),如上表中資勘41班的班號(hào)為41001;(3)班級(jí)按專(zhuān)業(yè)及簡(jiǎn)化代表數(shù)字填寫(xiě),如資勘41,代表資源勘探專(zhuān)業(yè)2014級(jí)1班;(4)學(xué)號(hào),為學(xué)生在本校的唯一標(biāo)識(shí),填寫(xiě)對(duì)應(yīng)數(shù)字;(5)民族代碼按照國(guó)家民族代碼表中的數(shù)字填寫(xiě);(6)姓名填寫(xiě)學(xué)生真實(shí)姓名;(7)性別填寫(xiě)漢字“男”或“女”;(8)學(xué)生來(lái)源填寫(xiě)大學(xué)生入學(xué)前學(xué)籍所在地的省市縣行政區(qū)劃碼;(9)身份證號(hào),學(xué)生的18位或15位身份證號(hào)碼。1.2簡(jiǎn)化統(tǒng)計(jì)處理大學(xué)生體測(cè)基本信息的統(tǒng)計(jì)和建庫(kù)都是以班級(jí)為單位進(jìn)行的,以該校資勘2014級(jí)1班學(xué)生為例,該班的體測(cè)基本信息填寫(xiě)如表2所示的標(biāo)準(zhǔn)格式Excel表中。表2中的9項(xiàng)學(xué)生信息分為相同項(xiàng)和不同項(xiàng),前3項(xiàng)是相同項(xiàng),在信息的統(tǒng)計(jì)過(guò)程中同一班級(jí)學(xué)生的年級(jí)編號(hào)、班號(hào)、班級(jí)名稱(chēng)是相同的,可以直接利用Excel的功能鍵進(jìn)行簡(jiǎn)化填寫(xiě);后6項(xiàng)為不同項(xiàng),需要按照每個(gè)學(xué)生的具體情況填寫(xiě),但學(xué)生的性別、來(lái)源與該生的身份證號(hào)存在關(guān)聯(lián)性。1.3實(shí)踐中學(xué)生學(xué)號(hào)執(zhí)行過(guò)程復(fù)雜在大學(xué)生體測(cè)基本信息的統(tǒng)計(jì)中,年級(jí)編號(hào)、班號(hào)、班級(jí)是相同項(xiàng),在統(tǒng)計(jì)和錄入的過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤;每個(gè)學(xué)生的學(xué)號(hào)數(shù)字編碼不同,除轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、留級(jí)的學(xué)生外,每個(gè)班級(jí)學(xué)生的學(xué)號(hào)規(guī)律性很強(qiáng),輸入的過(guò)程并不復(fù)雜;學(xué)生主要以漢族為主,民族代碼是1,少數(shù)民族學(xué)生的人數(shù)占比較少,一般不易出錯(cuò)。學(xué)生的來(lái)源和性別兩項(xiàng)數(shù)字代碼需要在身份證號(hào)碼中提取,基本操作是通過(guò)鍵盤(pán)輸入和復(fù)制方式添加,由于每年需要完成上萬(wàn)名學(xué)生基本信息的統(tǒng)計(jì)和錄入,實(shí)踐中存在易出錯(cuò)和工作量大的問(wèn)題。如若發(fā)生學(xué)生的性別信息輸入錯(cuò)誤,性別不同,評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)也不同,數(shù)據(jù)管理與分析系統(tǒng)導(dǎo)出的體測(cè)成績(jī)就會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重偏差。2使用身份證碼提取相關(guān)項(xiàng)目代碼應(yīng)用程序2.1身份證號(hào)中的學(xué)生來(lái)源和性別信息公民身份證號(hào)碼是特征組合碼,由17位數(shù)字本體碼和1位數(shù)字校驗(yàn)碼組成。排列順序從左至右依次為:6位數(shù)字地址碼,8位數(shù)字出生日期碼,3位數(shù)字順序碼和1位數(shù)字校驗(yàn)碼。身份證號(hào)碼信息中包含公民的籍貫信息(學(xué)生來(lái)源)和性別信息(18位身份證號(hào)碼的前6位代表學(xué)生來(lái)源(省、市、縣);第17位代表性別,奇數(shù)為男,偶數(shù)為女)?；趯W(xué)生來(lái)源和性別信息與身份證號(hào)碼相關(guān)聯(lián)這一現(xiàn)實(shí),針對(duì)在大學(xué)生基本信息統(tǒng)計(jì)和輸入過(guò)程中學(xué)生來(lái)源和性別信息易出錯(cuò)的問(wèn)題,利用Excel“宏”,將身份證號(hào)包含的信息編制了應(yīng)用程序,直接從身份證號(hào)中提取學(xué)生來(lái)源和性別數(shù)字代碼,有效地提高了工作效率,降低了出錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn),其基本原理見(jiàn)圖1。根據(jù)這一原理進(jìn)行Excel“宏”的程序編制。2.2應(yīng)用程序編制3簡(jiǎn)化方法的應(yīng)用3.1簡(jiǎn)化統(tǒng)計(jì)內(nèi)容,簡(jiǎn)化統(tǒng)計(jì)信息。在基本信息采用Excel“宏”簡(jiǎn)化程序可以在大學(xué)生體測(cè)基本信息輸入過(guò)程中,通過(guò)身份證號(hào)直接提取學(xué)生性別及來(lái)源,因此,可以在信息統(tǒng)計(jì)時(shí)省略最容易出現(xiàn)錯(cuò)誤的這兩項(xiàng)內(nèi)容,原大學(xué)生基本信息統(tǒng)計(jì)表1中需要完成的9項(xiàng)內(nèi)容簡(jiǎn)化為7項(xiàng),見(jiàn)表3。當(dāng)院系按照簡(jiǎn)化統(tǒng)計(jì)表完成學(xué)生的基本信息統(tǒng)計(jì)和錄入工作后,體測(cè)中心工作人員應(yīng)用Excel“宏”將信息轉(zhuǎn)化為標(biāo)準(zhǔn)格式(表1)。3.2宏程序的實(shí)際應(yīng)用學(xué)生的基本信息簡(jiǎn)化表轉(zhuǎn)化為標(biāo)準(zhǔn)模板格式的具體操作過(guò)程見(jiàn)圖2。將已經(jīng)完成數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)Excel簡(jiǎn)化表格導(dǎo)入已錄制好的“宏”模塊Excel表格,執(zhí)行宏程序。通過(guò)上述演示,可以看到,利用該方法,只需要短短幾秒就可以完成建庫(kù)用表的制作,提高了工作效率,保證了數(shù)據(jù)處理的正確性。另外,在進(jìn)行新工作人員的培訓(xùn)中,只需要培訓(xùn)怎么使用“宏模塊”即可,減少了培訓(xùn)周期,降低了對(duì)數(shù)據(jù)處理人員的要求。4簡(jiǎn)化統(tǒng)計(jì)表的轉(zhuǎn)化學(xué)生基本信息統(tǒng)計(jì)建庫(kù)工作是一項(xiàng)龐大、復(fù)雜、容易出錯(cuò)的工作,要求操作人員技術(shù)熟練、耐心細(xì)致,但是在實(shí)際的工作中因?yàn)槿藶殇浫霐?shù)據(jù)的錯(cuò)誤,給后續(xù)工作帶來(lái)了極大的不便,嚴(yán)重影響了工作效率。簡(jiǎn)化學(xué)生基本信息統(tǒng)計(jì)表格,取消容易出錯(cuò)的學(xué)生性別及來(lái)源項(xiàng),應(yīng)用Excel“宏”,可以將學(xué)生基本信息簡(jiǎn)化表直接轉(zhuǎn)化為標(biāo)準(zhǔn)模板格式,