采購管理程序

采購管制程序1.目的:選擇合格之供貨商以符合本公司之需求，使請、采購作業(yè)有所遵循，及確保所采購之原物料、成品與相關(guān)設(shè)備均能適時、適質(zhì)、適量的供應(yīng)，以滿足生產(chǎn)需求。進(jìn)而穩(wěn)定進(jìn)料質(zhì)量。2.范圍:凡供應(yīng)本公司原物料之廠商和采購作業(yè)均屬之。3.權(quán)責(zé):3.1采購單位:3.1.1供貨商開發(fā)、評核、登錄管理3.1.2原物料的采購3.2品管部:供貨商評核及原物料的檢驗3.3需求部門:所需原物料的購物申請4.作業(yè)內(nèi)容:4.1采購管理流程(如附圖一)4.2請購與核準(zhǔn):4.2.1需求單位依據(jù)生產(chǎn)計劃或銷售需求，填寫(購物申請書)。4.2.2請購項目為原物料屬初次請購時，應(yīng)附上相關(guān)規(guī)格說明，經(jīng)核準(zhǔn)后送交采購單位進(jìn)行采購，如為例行性物料時，則只須注明品名、規(guī)格、數(shù)量、交期即可。4.2.3請購項目為新開發(fā)原物料時，應(yīng)附上相關(guān)規(guī)格數(shù)據(jù)，經(jīng)核準(zhǔn)后送交采購單位進(jìn)行采購；若涉及技術(shù)相關(guān)事宜，得由請購單位協(xié)助處理采購作業(yè)。4.3.查閱數(shù)據(jù): 4.3.1采購單位于接獲(購物申請書)或生產(chǎn)指示書，應(yīng)即初步檢核(購物申請書)或生產(chǎn)指示書是否已經(jīng)核準(zhǔn)，附件說明之相關(guān)數(shù)據(jù)是否完備。 4.3.2采購人員于需要時，應(yīng)查閱「零部件目錄」等相關(guān)數(shù)據(jù)及記錄。4.4尋樣、尋價4.4.1由采購搜集有能力承制本公司原物料、零組件等之廠商，經(jīng)采購單位查詢初步認(rèn)可后，發(fā)出(匯城電子)請廠商準(zhǔn)備樣品及承認(rèn)書并傳真報價單。各項采購項目屬初次采購時，原則上須向兩家以上供貨商進(jìn)行尋價尋樣。4.4.2如屬以生產(chǎn)使用之系列規(guī)格品時或設(shè)備消耗性材料則可直接向選定之供貨商進(jìn)行采購作業(yè)。 4.4.3若為客戶指定廠商或?qū)侏氄际袌?技術(shù)者，經(jīng)詢、議價后，予以核準(zhǔn)備查，日后則依此直接進(jìn)行采購作業(yè)。4.4.4進(jìn)行比價時，至少應(yīng)有兩家以上之供貨商提出價格，以利于比價之進(jìn)行。4.4.5進(jìn)行比價時，應(yīng)優(yōu)先考慮交期、質(zhì)量等因素，盡可能選擇合格供貨商。 4.4.6屬于經(jīng)常性采購之系列規(guī)格品，采購人員可依其報價經(jīng)議定價格后，匯整成(價格對比表)，并可于適當(dāng)時機，進(jìn)行價格檢討或修訂。4.4.7其他需議價之采購品，采購人員與供貨商進(jìn)行議價時，同時應(yīng)確認(rèn)交期、質(zhì)量等，議價后將相關(guān)數(shù)據(jù)直接填入(PURCHASEORDER)內(nèi)。4.5評鑒:4.5.1經(jīng)尋樣、尋價合格之廠商，得依下列規(guī)定進(jìn)行實地評鑒或書面審查。4.5.2供貨商實地評鑒:4.5.2.1由采購人員召集相關(guān)人員依(供貨商調(diào)查表)之項目對廠商之制作能力及質(zhì)量管理能力，進(jìn)行實地了解與評估，會簽判定是否登錄為合格供貨商。4.5.2.2合格時，由采購將(供貨商調(diào)查表)呈主管核準(zhǔn)并登錄于(合格廠商名冊)。不合格時，由采購?fù)ㄖ┴浬滔奁诟纳疲纳坪笤傧虮竟旧暾垖嵉卦u鑒，若再評鑒不合格，則取消資格。4.5.2.3供貨商編號方式為:V001(V表示供貨商，001為流水號)。凡評鑒合格之供貨商，其編號將唯一不變。4.5.3書面審查:4.5.3.1供貨商審查不便于實地評鑒時，管理部得考慮采取書面審查。4.5.3.2書面審查時，應(yīng)針對下列事項進(jìn)行:公司執(zhí)照。（副本）公司簡介資料(視公司大小決定是否提供)。產(chǎn)品目錄。4.5.3.3書面審查結(jié)果應(yīng)記錄于(供貨商調(diào)查表)，送會簽單位會簽是否合格，合格則予以登錄，不合格則取消其資格。4.5.4樣品鑒定:4.5.4.1由采購人員依(供貨商調(diào)查表)之項目對廠商之制作能力,進(jìn)行樣品提供,并附其相關(guān)數(shù)據(jù)。4.5.4.2采購人員收到樣品及相關(guān)數(shù)據(jù)后,直接交由開發(fā)部進(jìn)行鑒定,書面判定樣品是否合格。4.5.4.3合格時,由采購將(供貨商調(diào)查表)呈主管核準(zhǔn)并登錄于(合格廠商名冊)。不合格時,由采購?fù)ㄖ┴浬虒ζ錁悠愤M(jìn)行改善,改善后再重新向本公司提供樣品及相關(guān)數(shù)據(jù),若再不合格,則取消資格。4.6經(jīng)評鑒結(jié)果為不合格時，則不予登錄，但有下列情形時，可予以核準(zhǔn)登錄:(1)客戶指定廠商。(2)獨家供應(yīng)。(3)貨源供應(yīng)有限。4.7采購執(zhí)行:4.7.1無經(jīng)議價之采購品，采購人員選定供貨商后，可直接填寫(PURCHASEORDER)，經(jīng)主管核準(zhǔn)后，訂單正式發(fā)出。4.7.2需經(jīng)議價之采購品，采購人員應(yīng)得議價完成經(jīng)核準(zhǔn)后，再正式發(fā)出(PURCHASEORDER)。4.8采購管理:4.8.1質(zhì)量管理:4.8.1.1如屬原物料、半成品，依「檢驗與測試程序」進(jìn)行采購品之驗收。4.8.1.2如屬設(shè)備、模具、治夾具時，則由采購人員會同請購單位依「設(shè)備管制程序」進(jìn)行驗收。4.8.2交期管理:4.8.2.1采購人員依據(jù)請購單位之需求日,考慮驗收、運送等時間，取一前置日期與供貨商議妥交貨日期。 4.8.2.2采購人員應(yīng)隨時掌握供貨商之交貨是否準(zhǔn)時，若因不可抗拒之事故或其他因素，導(dǎo)致無法準(zhǔn)時交貨時，采購人員應(yīng)與相關(guān)人員協(xié)商因應(yīng)對策，重新議定交期。 4.8.2.3若因生產(chǎn)計劃變更導(dǎo)致需求日期更動時，需求單位應(yīng)盡快通知采購人員，與供貨商協(xié)調(diào)更改日期。4.8.3數(shù)量管理4.8.3.1采購人員應(yīng)隨時掌握庫存數(shù)量現(xiàn)況,以便訂單作業(yè)。4.8.3.2采購人員依生產(chǎn)指示書之?dāng)?shù)量需求,打印采購單，根據(jù)庫存數(shù)與生產(chǎn)指示書之?dāng)?shù)量需求采購。4.8.3.3庫存數(shù)不夠時,根據(jù)生產(chǎn)需求,訂單數(shù)量應(yīng)在需求數(shù)的基礎(chǔ)上，另加生產(chǎn)損耗率5%以上，多余數(shù)為庫存。4.9需求變更管理: 需求單位若因故更改請購單之品名、規(guī)格、數(shù)量、交期時，以口頭通知采購人員，必要時以書面方式通知；若屬已下訂單至供貨商者，經(jīng)與供貨商協(xié)調(diào)確認(rèn)后，應(yīng)以書面或電話通知。4.10采購數(shù)據(jù)管理: 4.10.1采購單得以傳真或復(fù)印件寄送方式發(fā)給供貨商，并取得簽回之采購單傳真或復(fù)印件，或以電話確認(rèn)供貨商是否收到采購單。 4.10.2采購人員應(yīng)建立(供貨商調(diào)查表)、(價格對比表)及(合格廠商名冊)，其資料內(nèi)容視情況更正、取消或新增。4.11緊急采購：若請購時間緊迫及非常態(tài)性之交易廠商，請購單位得口頭報告后，先行采購并交由相關(guān)單位驗收該產(chǎn)品。4.12核決權(quán)限：4.12.1本公司請購的所有物品，須經(jīng)經(jīng)理核準(zhǔn)后，方可執(zhí)行。4.13付款處理：每月由采購單位依實際交貨情形，匯整有關(guān)數(shù)據(jù)后，交由總經(jīng)理處理付款事宜。4.14供貨商定期考核4.14.1對合格供貨商每半年考核一次，每次考核抽其中一個月資料.送貨批次達(dá)三批以上。辦理考核工作由采購組對供貨商進(jìn)行評定、考核，將結(jié)果填入（供貨商考核表）中，由質(zhì)檢部提供相關(guān)數(shù)據(jù)；4.14.2考核專案：分為質(zhì)量、交期、配合度三項，其中質(zhì)量100%交期100%、配合度100%；質(zhì)量得分=100X（允收數(shù)量/送貨數(shù)量）交期得分=100X（1-推遲送貨數(shù)量/送貨總數(shù)量）配合度得分=100分（由采購依據(jù)供貨商平時服務(wù)態(tài)度、緊急采購單處理情形酌情給分）4.14.3采購人員應(yīng)將供貨商考核結(jié)果記錄于（供貨商考核表）中經(jīng)品管部主管、管理代表審查后，影印一份或傳真給供貨商。4.15變更方案4.15.1將供貨商考核成績分等級，并按等級進(jìn)行獎懲：A、每項81-100分B、每項61-80分C、每項60分以下4.15.2對A級供貨商可考慮增加采購量，對B級供貨商可維持現(xiàn)狀，對C級供貨商書面通知其限期改善，對連續(xù)兩次評述C級供貨商可采取停止6-8個月采購取消資格。4.16供貨商之管理:4.16.1本公司之供貨商除物料供貨商應(yīng)做定期評鑒外，其余供貨商僅做合格登錄列管，不做定期評鑒。4.17記錄保存：相關(guān)記錄之保存，依「質(zhì)量記錄管制程序」辦理。5.相關(guān)文件： 5.1檢驗與測試管制程序 5.2質(zhì)量記錄管制程序5.3零部件目錄6.使用窗體：6.1PURCHASEORDER6.2價格對比表6.3供貨商考