致遠互聯(lián)協(xié)同oa系統(tǒng)合同模板管理解決實施方案

./致遠協(xié)同管理平臺整體解決方案之業(yè)務(wù)篇_合同管理北京致遠互聯(lián)軟件股份有限公司TIME\@"yyyy'年'M'月'd'日'"2018年12月3日.目錄TOC\o"1-6"1合同管理 11.1概述與分析 11.2方案框架 21.3模塊與功能 4采購合同訂立與執(zhí)行 5銷售合同訂立與執(zhí)行 8其它合同訂立與執(zhí)行 13合同變更 14合同報表 15合同歸檔 161.4方案價值 171.5客戶案例 17XX依諾電梯工程有限公司 17北京住總物流有限公司 19.合同管理概述與分析合同管理是企業(yè)對以自身為當(dāng)事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的內(nèi)容；審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。企業(yè)的經(jīng)濟往來,主要是通過合同形式進行的,因此,企業(yè)必須十分重視合同管理。合同管理是企業(yè)的一種自我管理行為,是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的一個重要組成部分,它涉及到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的方方面面。是一項綜合性的工作,能否有效的管理好合同,是現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理成敗的一個重要因素。合同產(chǎn)生在合同管理的前期階段,在這一階段企業(yè)往往比較重視,一旦合同簽訂了,施工任務(wù)到手了,合同權(quán)利義務(wù)確定了,一些企業(yè)往往就把合同拋之腦后了,甚至忘記了合同履行過程是實現(xiàn)權(quán)利義務(wù)的過程,而僅僅把它看成是生產(chǎn)過程的一部分。因此,企業(yè)合同管理的問題大多數(shù)產(chǎn)生在中期和后期履行階段。歸納起來,企業(yè)合同管理過程當(dāng)中經(jīng)常會遇見以下問題：1.合同流程執(zhí)行不合乎規(guī)范,疏于監(jiān)督,導(dǎo)致漏審和相關(guān)資料不完善,帶來了法律風(fēng)險。2.通過紙質(zhì)形式或者是電子文檔形式容易造成合同保管查閱不便,信息及時性差。3.合同執(zhí)行周期長,涉及的人員、崗位和流程多,容易造成管理者監(jiān)管難度加大。4.合同履行過程中,涉及多次的收付款,如果沒有提醒,經(jīng)常造成跟蹤難,票據(jù)與收付階段難以應(yīng)付,造成違約風(fēng)險。5.客戶關(guān)系、訂單、采購訂單、收付款等關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)眾多,涉及的機構(gòu)可能是客戶、企業(yè)內(nèi)部各個部門或者是供應(yīng)商,因此工作協(xié)同復(fù)雜困難,造成斷層。總之,合同管理是個關(guān)聯(lián)復(fù)雜,時間周期長的重要工作,需要通過一種信息化手段去解決。方案框架1.目標(biāo)：規(guī)范化、標(biāo)準化數(shù)據(jù)：通過合同管理系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)的規(guī)范化,確保合同執(zhí)行規(guī)范,保證市場數(shù)據(jù)和財務(wù)數(shù)據(jù)可關(guān)聯(lián),為合同管理和市場提供分析依據(jù)基礎(chǔ)。固化、標(biāo)準化審批流程：固化合同管理流程,實現(xiàn)合同管理的規(guī)范化、標(biāo)準化,通過各個環(huán)節(jié)有效管控,增強執(zhí)行力。協(xié)同一體化管控：企業(yè)內(nèi)部實現(xiàn)從采購到銷售的一體化,組織間實現(xiàn)企業(yè)上下游一體化,延伸合同管理觸腳,建立一體化管控體系,適時提醒,避免違約,提高合同執(zhí)行效率。多維度統(tǒng)計：提供多角色、多維度統(tǒng)計分析,滿足各類需求科學(xué)決策。2.管理思路：合同管理模塊在法律的框架下,可以針對企業(yè)對采購和銷售不同的管控需求進行定制化方案部署,實現(xiàn)采購和銷售的一體化打通,支撐以產(chǎn)定銷和以銷定產(chǎn)的經(jīng)營模式,在業(yè)務(wù)一體化基礎(chǔ)上,強化崗位職責(zé)落實,加強管控與監(jiān)管。3.方案框架：通過協(xié)同辦公平臺的合同管理模塊可以匹配企業(yè)的多種經(jīng)營模式,對企業(yè)業(yè)務(wù)涉及到的所有合同進行一體化管理,聯(lián)合平臺的采購管理模塊和客戶關(guān)系管理模塊,配合打通從采購、生產(chǎn)到銷售的合同管理通路,實現(xiàn)全過程管控,并且通過泛組織模型、門戶和權(quán)限設(shè)計,將管理的觸腳延伸至供應(yīng)商和客戶。提高合同審核的效率,加強執(zhí)行和管控,規(guī)避合同糾紛導(dǎo)致的法律風(fēng)險。整體來看,合同管理包括三部分內(nèi)容：采購合同管理、銷售合同管理和其他合同管理?！?采購合同是企業(yè)〔供方與分供方,經(jīng)過雙方談判協(xié)商一致同意而簽訂的"供需關(guān)系"的法律性文件。采購方合同一般包括：商品品種、規(guī)格、數(shù)量,商品質(zhì)量、價款和酬金,履行地點、期限和方式,違約責(zé)任,合同附則與簽署等。系統(tǒng)可以根據(jù)企業(yè)的采購形式,靈活適應(yīng)集中采購框架式合同和分散采購合同的采購要求,從采購的招投標(biāo)、合同審批、到訂單、合同執(zhí)行以及法務(wù)、用章、付款、入庫等進行全過程管理,信息實現(xiàn)互通與傳遞,保證了信息無衰減,提高了采購合同的執(zhí)行效率?！?銷售合同是出賣人與買受人之間為了買賣工業(yè)產(chǎn)品〔或商品而簽訂的法律性文件。按供需雙方的買賣關(guān)系,又可分為代銷合同、包銷合同、選購合同和議購合同等。合同管理模塊在設(shè)計時充分考慮不同合同類型涉及的管理方法、模板、流程以及數(shù)據(jù)推送形式不同,使用和配置靈活,可用性高。并將報價審批、合同訂立與審批、訂單與發(fā)票都融入系統(tǒng)的管理范疇,同時兼顧法務(wù)和企業(yè)管理的要求,將合規(guī)、用章、收款等實現(xiàn)貫穿,提高了銷售合同訂立和合同執(zhí)行的效率。〔3其他合同管理：其他合同管理包括了采購與銷售相關(guān)的按照計劃自動產(chǎn)生的相關(guān)收付款合同,實時對接財務(wù)。同時還包括了在采購、銷售部門之外其他部門產(chǎn)生的相關(guān)合同管理,形成合同管理的歸口,便于查詢、匯總與統(tǒng)計。因為合同管理融合在很多業(yè)務(wù)管理當(dāng)中,所以致遠合同管理模塊更加開放,提供了與采購管理、庫存管理、客戶關(guān)系管理、供應(yīng)商管理等接口,便于流程與數(shù)據(jù)打通。同時合同管理交織了各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)、流程和事件所引起的各種關(guān)聯(lián)機制、觸發(fā)機制,以及業(yè)務(wù)層和管理層對合同審核和執(zhí)行中的意見與控制機制,過程非常復(fù)雜,因此,利用致遠的二元化工作流技術(shù),可以完全解決以上問題,配合門戶引擎、輕表單引擎和多種終端的支撐,實現(xiàn)合同管理的過程管控,范圍延展至產(chǎn)業(yè)上下游。模塊與功能從整體上看合同管理,其系統(tǒng)的基本建模流程分為制度建立、流程維護、合同審核、合同履行、信息溝通環(huán)節(jié),通過業(yè)務(wù)整改閉環(huán)、流程整改閉環(huán)、持續(xù)改進閉環(huán),實現(xiàn)"PDCA"的過程優(yōu)化〔如下圖所示。前兩個階段我們可以通過前期的系統(tǒng)規(guī)劃和流程梳理等咨詢方式實現(xiàn),以下模塊介紹主要針對合同審核、履行和信息溝通開展。采購合同訂立與執(zhí)行采購合同管理主要從采購部門對供應(yīng)商的采購尋源發(fā)起,通過招標(biāo)、詢價、競價、邀標(biāo)等方式尋找到合適供應(yīng)商后,就進入了采購合同訂立和采購訂單制定階段,后續(xù)進行合同履行,將付款計劃與訂單計劃傳遞給財務(wù)部門和供應(yīng)商,實現(xiàn)后續(xù)合同的執(zhí)行工作。〔見下圖1.開評標(biāo)管理：招標(biāo)管理員根據(jù)項目情況,發(fā)起技術(shù)標(biāo)、商務(wù)標(biāo)的評審,關(guān)聯(lián)"招標(biāo)管控底表"信息,經(jīng)批準后啟動現(xiàn)場開標(biāo)程序；通過現(xiàn)場會議方式,并將評標(biāo)結(jié)果錄入系統(tǒng)?，F(xiàn)場評定結(jié)果待向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)申報后再進行招標(biāo)結(jié)果審批流程。該評標(biāo)結(jié)果信息記錄了產(chǎn)品規(guī)格、價格和付款方式等約定,作為合同的信息,記錄并關(guān)聯(lián)下去。2.合同評審：采購項目一旦中標(biāo)后就進入了訂單和采購合同訂立的階段了,采購部業(yè)務(wù)員關(guān)聯(lián)商務(wù)評標(biāo)結(jié)果,自動帶出當(dāng)前中標(biāo)供應(yīng)商及相應(yīng)的投標(biāo)報價信息,輸入付款階段、付款比例,系統(tǒng)對中標(biāo)價格及合同總價做控制,這些信息都是在合同履行階段的預(yù)警信息。在合同評審階段,涉及采購部門、需求部門還有法務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),因此合同評審能夠通過流程傳遞至各個崗位職級,聯(lián)合審核降低合同訂立的風(fēng)險。3.采購訂單：采購部業(yè)務(wù)員根據(jù)合同協(xié)議,向供應(yīng)商下采購訂單,此單可作為結(jié)算依據(jù)。4.付款管理：在付款階段,可以有兩種方案：方案一：與ERP集成1采購部業(yè)務(wù)員辦理付款申請,通過集成ERP系統(tǒng),發(fā)起時直接關(guān)聯(lián)ERP的基礎(chǔ)檔案及合同管理系統(tǒng)的合同,經(jīng)審批通過后數(shù)據(jù)推送到ERP；2申請單號、處理標(biāo)識,系統(tǒng)自動從ERP中獲取。方案二：非ERP集成,采購部業(yè)務(wù)員辦理付款申請,關(guān)聯(lián)采購類合同臺賬,實現(xiàn)單系統(tǒng)的控制。供應(yīng)商通過自己的供應(yīng)商門戶可以了解到付款計劃內(nèi),付款事項的進展,及時跟進業(yè)務(wù)情況。銷售合同訂立與執(zhí)行銷售合同管理的發(fā)起來源于客戶與企業(yè)銷售的簽約。這部分可以對接協(xié)同的客戶關(guān)系管理模塊,也可以通過接口對接ERP的CRM系統(tǒng)。一旦客戶商機轉(zhuǎn)入簽約階段,客戶的信息就將關(guān)聯(lián)入銷售合同當(dāng)中,正式進入合同訂立過程〔如下圖展示。1.詢價與投標(biāo)：在銷售階段,客戶可能通過詢價的方式來進行所需購買商品的咨詢與報價,另一方面可以通過招投標(biāo)的方式將商機進行轉(zhuǎn)化。這些信息在合同訂立的過程中作為合同的基本信息關(guān)聯(lián)進入系統(tǒng),避免了信息錄入的誤差。2.合同訂立：在合同訂立的過程中,需要填寫合同主體信息,合同產(chǎn)品和服務(wù)的信息,以及付款條件和相關(guān)約定等。這些信息在合同訂立過程中非常重要,致遠系統(tǒng)支持多種的條件校驗手段,同時通過業(yè)務(wù)層和管理層的共同審定,降低合同履行風(fēng)險,形成合同臺賬。3.銷售訂單：合同一旦確立,進入合同執(zhí)行階段,合同訂單自動生成,將信息傳遞給生產(chǎn)或?qū)嵤┎块T進行產(chǎn)品或服務(wù)的交付。4.收款管理：合同臺賬錄入,到按提貨批次計算節(jié)點應(yīng)收款,發(fā)起催收通知單,流程清晰明,筆筆一目了然,應(yīng)收現(xiàn)次實時可見。5.合同開票：每次財務(wù)收到銷售款項之后,系統(tǒng)自動觸發(fā)開票流程,將相關(guān)信息自動帶入系統(tǒng)進行審核。其它合同訂立與執(zhí)行合同管理作為公司所有業(yè)務(wù)的合同歸口,將按收付款計劃自動生成的合同和其它單一業(yè)務(wù)涉及的合同融入到合同管理模塊當(dāng)中。合同審批單合同內(nèi)容存檔至合同管理信息表。合同變更由于業(yè)務(wù)在開展過程中存在變化,例如合同的追加,合同內(nèi)容的調(diào)整等,因此在合同執(zhí)行過程中一個很重要的工作就是合同變更,合同變更一定是經(jīng)過審核,并且關(guān)鍵信息不能存在錯誤,因此關(guān)聯(lián)和回寫是重要的環(huán)節(jié)。增補合同審批單審批后回寫入合同管理信息表,增強了合同管理系統(tǒng)的普適性,為多樣、復(fù)雜的合同管理需求提供了信息錄入、管理渠道。合同報表合同管理系統(tǒng)支持多種報表展現(xiàn)形式,能夠根據(jù)權(quán)限控制合同信息的展現(xiàn)內(nèi)容,為決策者提供依據(jù),為業(yè)務(wù)者提供統(tǒng)計和查詢?nèi)肟凇：贤瑲w檔合同管理模塊能夠自動歸類歸檔,利于體系化管理,并通過權(quán)限進行有限查看,把企業(yè)資產(chǎn)完全沉淀和保留下來。方案價值合同訂立：合同擬定的起因可追溯,信息可關(guān)聯(lián),特別是針對采購合同,避免了盲目采購,盲目簽約的情況發(fā)生。合同執(zhí)行：合同執(zhí)行智能預(yù)警,避免人工失誤導(dǎo)致產(chǎn)生合同糾紛。合同關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)協(xié)作開展,提高執(zhí)行效率。合同變更：業(yè)務(wù)的開展需要合同與之匹配,頻繁的變更能夠得到監(jiān)管和監(jiān)控,避免隨意性和不采納意見。統(tǒng)一平臺：平臺統(tǒng)一才能實現(xiàn)業(yè)務(wù)的合同歸口,統(tǒng)一管理思想和辦法。臺賬分析：提供及時、準確,口徑一致的合同臺賬,提高信息質(zhì)量。客戶案例XX依諾電梯工程有限公司〔1客戶簡介作為經(jīng)濟發(fā)展的標(biāo)志,高層建筑的日益增多,使電梯行業(yè)具有前所未有的發(fā)展空間。應(yīng)運而生的依諾電梯工程有限公司,創(chuàng)建于一九九六年,經(jīng)過公司所有員工的不斷努力,踏實進取的勤奮工作,現(xiàn)公司的各項業(yè)務(wù)得到了突飛猛進的發(fā)展,目前公司經(jīng)營業(yè)績位列XX省前三,年銷售收入近2億,主營業(yè)務(wù)包括電梯銷售、安裝、維護和保養(yǎng)；每年電梯安裝臺數(shù)逾300臺；月維保電梯數(shù)量逾3500臺,立足于電梯行業(yè)之林?！?項目背景電梯工程運營周期包括設(shè)計生產(chǎn)、銷售、安裝、維修和使用管理,是一個長期、間斷、工序復(fù)雜的過程；電梯地監(jiān)流程周期長,階段銜接與協(xié)調(diào)精密度要求高,執(zhí)行效果與監(jiān)管難度大；人力投入多,稍有不慎影響后期使用,導(dǎo)致維保成本過高；根據(jù)建筑物的施工進度,分批提貨與結(jié)算,合同執(zhí)行變化頻繁,難以對賬；過程質(zhì)量控制復(fù)雜,記錄及資料繁多,管理難度大；現(xiàn)場施工或維保人員普遍文化程度不高,人員流動性大,現(xiàn)場過程文檔提交滯后,相關(guān)部門很難掌握具體事務(wù)開展情況?！?解決方案項目實現(xiàn)了銷售管理、合同管理、工程管理、維保管理、物資管理和綜合管理的一體化應(yīng)用,打通了從銷售、生產(chǎn)采購到交付和售后的所有環(huán)節(jié)。合同管理模塊建立合同臺賬,實現(xiàn)流程打通,項目信息一目了然。北京住總物流有限公司〔1客戶簡介北京住總物流有限公司〔以下簡稱住總物流成立于2007年5月,是北京住總集團有限責(zé)任公司注資兩億元組建的全資大型國有物流企業(yè)。住總物流以鋼材貿(mào)易、配送、服務(wù)及國際貿(mào)易為主營業(yè)務(wù),同時提供倉儲物流、建筑產(chǎn)品專業(yè)系統(tǒng)集成、信息網(wǎng)絡(luò)等新型綜合服務(wù)。公司依托住總集團的雄厚實力和良好信譽,與首都鋼鐵集團、XX鋼鐵集團、天鐵冶金集團等建立了穩(wěn)定的資源供應(yīng)合作關(guān)系,與北京金隅、首開、首創(chuàng)等京內(nèi)知名集團建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系,強強聯(lián)合,互惠互利,為公司長遠發(fā)展打下了堅實的基礎(chǔ)?！?項目背景隨著公司業(yè)務(wù)規(guī)模的增加及集團化改造提上日程,日常管理方面出現(xiàn)的問題也越來越突出,如公司管理層無法第一時間掌握公司各項業(yè)務(wù)發(fā)展動態(tài),行政審批效率愈發(fā)底下等。針對這些問題,公司與致遠合作搭建了協(xié)同辦公平臺,將公司日常行政辦公流程全部用信息化手段進行改造,提升管理效率,切實掌握風(fēng)險點,取得了良好的效果。我司業(yè)務(wù)的特點是：種類多、變化快、金額大,這就決定了與其配套的信息系統(tǒng)必須具備靈活性高、系統(tǒng)調(diào)整速度快、運行維護難度低的特點。致遠互聯(lián)的系統(tǒng)主要解決