審核要求和迎審技巧

審核要求和迎審技巧

任姬敏第一節(jié)審核基礎(chǔ)知識(shí)第二節(jié)內(nèi)審審核目的、審核前準(zhǔn)備及迎審技巧第三節(jié)

第二方審核目的、審核前準(zhǔn)備第四節(jié)第三方審核目的、審核前準(zhǔn)備第五節(jié)外審的迎審技巧第一節(jié)審核基礎(chǔ)知識(shí)1、審核的概念審核是為獲得審核證據(jù)并對(duì)其進(jìn)行客觀地評(píng)價(jià)，以確定滿足審核準(zhǔn)則的程度縮進(jìn)行的系統(tǒng)的、獨(dú)立的并形成文件的過程。2、按審核方的分類：按照審核方的分類可以分為內(nèi)部審核和外部審核。2.1內(nèi)部審核：有時(shí)稱第一方審核，用于內(nèi)部目的，由組織自己或以組織的名義進(jìn)行，可作為組織自我合格聲明的基礎(chǔ)。注解：這是組織對(duì)其自身的產(chǎn)品、過程或質(zhì)量管理體系等體系進(jìn)行的審核。審核員通常是本組織的，也可聘請(qǐng)外部人員。通過審核，綜合評(píng)價(jià)組織質(zhì)量等活動(dòng)及其結(jié)果，對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的不合格項(xiàng)采取糾正和改進(jìn)措施。進(jìn)行內(nèi)部審核的主要理由是：

a)管理體系的要求，如判斷是否符合ISO9001等體系的要求；

b)內(nèi)部管理的重要工具，如可促進(jìn)新系統(tǒng)的完善與保持；

c)在外部審核前糾正不合格項(xiàng)；

d)推動(dòng)內(nèi)部管理的改進(jìn)。

2.2外部審核包括通常所說的“第二方審核”和“第三方審核”?！锏诙綄徍擞山M織的相關(guān)方，（如顧客）或由其他人以顧客的名義進(jìn)行。注解：這是顧客對(duì)供方開展的審核。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，供方總是不斷尋求新的市場(chǎng)和顧客，顧客在眾多可選擇的供方中，要挑選合格的供方，往往就要對(duì)新的潛在供方進(jìn)行審核，以此作為最終采購(gòu)決定的依據(jù)。這種審核由顧客派出審核人員或委托外部代理機(jī)構(gòu)對(duì)供方的質(zhì)量管理體系或其他管理體系進(jìn)行審核評(píng)定。對(duì)供方來說這是第二方審核?！锏谌綄徍擞赏獠开?dú)立的組織進(jìn)行。這類組織提供符合要求（如GB/T19001和GB/T24001）的認(rèn)證或注冊(cè)。注解：第三方是指獨(dú)立于第一方(組織)和第二方(顧客)之外的一方，它與第-方和第二方既無行政上的隸屬關(guān)系，也無經(jīng)濟(jì)上的利害關(guān)系。由第三方具有一定資格并經(jīng)-定程序認(rèn)可的審核機(jī)構(gòu)派出審核人員對(duì)組織的質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核。第二節(jié)內(nèi)審審核目的、審核前準(zhǔn)備及迎審技巧1、內(nèi)審審核目的1.1確定待審核的管理體系是否符合各管理體系的標(biāo)準(zhǔn)要求。1.2驗(yàn)證待審核的管理體系是否持續(xù)滿足規(guī)定目標(biāo)的要求且保持有效運(yùn)行。1.3評(píng)價(jià)對(duì)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求的符合性。1.4作為一種重要的管理手段和自我改進(jìn)的機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，采取糾正措施或預(yù)防措施，使體系不斷完善，不斷改進(jìn)。1.5在外部審核前坐好準(zhǔn)備。2、內(nèi)審前的準(zhǔn)備

2.1要求：

內(nèi)審的頻率：每年最少一次。

內(nèi)部審核員：內(nèi)部審核員應(yīng)經(jīng)過培訓(xùn)，具備內(nèi)審員資格，同時(shí)應(yīng)具備審核能力、獨(dú)立工作和組織交流的能力，并且審核員應(yīng)進(jìn)行跨部門審核，不能審核自己部門的工作。

2.2內(nèi)審前管代和內(nèi)審員的準(zhǔn)備工作

2.2.1審核實(shí)施計(jì)劃的編制：每次內(nèi)審由審核組長(zhǎng)編制實(shí)施計(jì)劃，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后發(fā)放實(shí)施。內(nèi)容包括：

a.審核的目的、依據(jù)、范圍。

b.審核時(shí)間和日程安排。

c.受審核的部門及內(nèi)審員審核分工等。

2.2.2管理者代表任命審核組長(zhǎng)，審核組長(zhǎng)組織審核組。內(nèi)審員根據(jù)審核計(jì)劃編制內(nèi)審檢查表，明確審核方式、審核內(nèi)容等準(zhǔn)備審核。2.3內(nèi)審員的審核技巧：以事前準(zhǔn)備的內(nèi)審檢查表逐項(xiàng)審核，并配合下列的審核技巧：

①以5W1H的方式詢問被審核者，即針對(duì)各項(xiàng)作業(yè)的Who（人）、When（時(shí)）、Where（地）、What（事）、Why（為何）、How（如何）不斷地提出問題，并要求被審核者回答。

②檢查質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書的關(guān)聯(lián)性與完整性，并同時(shí)核對(duì)其內(nèi)容與被審核者的敘述是否一致。

③抽取相應(yīng)的質(zhì)量記錄加以審視，核對(duì)記錄的記載方式是否符合前述①與②的要求，必要時(shí)得要求作業(yè)人員實(shí)際操作或至現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際了解狀況。

④上述的審核技巧，其實(shí)就是反復(fù)的查驗(yàn)說、寫、做三者是否一致。2.4受審部門的準(zhǔn)備工作和迎審技巧★熟悉本部門的管理體系文件?！餀z查部門的記錄是否都按照文件上的要求做的（要求：細(xì)心、細(xì)致）。★了解內(nèi)審審核計(jì)劃中與本部門相關(guān)的內(nèi)容和條款。檢查內(nèi)審計(jì)劃中關(guān)鍵內(nèi)容在部門內(nèi)部是否落實(shí)完畢?！锿瓿刹块T目標(biāo)指標(biāo)完成情況表?！锉ＷC說的和做的都與文件上要求的一致。★在迎接內(nèi)審的時(shí)候不需要顧及太多，盡量多說，暴露出盡可能多的問題，然后持續(xù)改進(jìn)，為外審做準(zhǔn)備。第三節(jié)第二方審核目的、審核前準(zhǔn)備1、第二方審核的主要目的1.1當(dāng)有建立合同關(guān)系的意向時(shí)，對(duì)供方進(jìn)行初步評(píng)價(jià)。1.2在有合同關(guān)系的情況下，驗(yàn)證供方的質(zhì)量管理體系是否持續(xù)滿足規(guī)定的要求并且正在運(yùn)行。1.3作為制定和調(diào)整合格供方名單的依據(jù)之一。1.4溝通供需雙方對(duì)質(zhì)量要求的共識(shí)。2、第二方審核前的準(zhǔn)備2.1熟悉組織內(nèi)部的管理體系文件和第二方對(duì)供應(yīng)商的要求/期望，各部門是否按文件和第二方的要求做的，是否保留相關(guān)記錄。2.2熟悉第二方的審核模塊或?qū)徍擞?jì)劃。在迎審前最好組織各部門召開一次碰頭會(huì)，確定各部門迎審負(fù)責(zé)人，并按照審核模塊上的審核內(nèi)容或?qū)徍擞?jì)劃，根據(jù)各部門的職責(zé)分工。迎審負(fù)責(zé)人認(rèn)真閱讀審核模塊上與本部門相關(guān)的內(nèi)容，并確保本部門已按照內(nèi)容要求完成相關(guān)工作。2.3當(dāng)發(fā)現(xiàn)本部門負(fù)責(zé)的待審內(nèi)容以部門之力無法完成時(shí)，及時(shí)將困難向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行反饋，共同商量解決方法并統(tǒng)一口徑。2.4檢查內(nèi)審、管理評(píng)審不符合項(xiàng)和上次第二方審核開出的不符合項(xiàng)等是否都已整改完畢，是否保留了相關(guān)記錄。如若未及時(shí)整改完畢，是什么原因引起的，是否有原因分析和整改完成時(shí)間（比如年度培訓(xùn)計(jì)劃未按時(shí)完成）。2.5各部門自查本部門的工作是否都按要求進(jìn)行，如若出現(xiàn)緊急狀況，是否有相應(yīng)的預(yù)案進(jìn)行處理，是否保留了相關(guān)記錄（如物料的緊急采購(gòu)、儀器設(shè)備故障維修等）。2.6根據(jù)審核員的人數(shù)準(zhǔn)備足夠的質(zhì)量手冊(cè)和程序文件等。

第四節(jié)第三方審核的目的和審核前的準(zhǔn)備

1、第三方審核的主要目的

1.1確定管理體系過程是否符合規(guī)定要求