電腦文件的6S管理課件

怎樣拯救我們的“腦”怎樣拯救我們的“腦”今天圍繞三個(gè)部分交流如何去做怎樣改進(jìn)為什么做今天圍繞三個(gè)部分交流如何去做怎樣改進(jìn)為什么做為什么要管好電腦文件？工欲善其事必先利其器為什么要管好電腦文件？工欲善其事＠平凡不美老板這些悲催的情況有木有？電話的一端客戶要的資料怎么也找不到？應(yīng)聘人來了，收到的面試簡(jiǎn)歷在茫茫的文件中分不清！站在你面前讓你提交文件，你發(fā)現(xiàn)它不見了?。榔椒膊幻览习暹@些悲催的情況有木有？電話的一端客戶要的資料怎＠平凡不美電腦文件最容易亂的地方在哪里？我的文檔MyDocument有木有？系統(tǒng)中用戶的文件夾X:Documen-tsandSettings**個(gè)人下載目錄X:Downloads有木有？桌面Desktop有木有？＠平凡不美電腦文件最容易亂的地方在哪里？我的文檔系統(tǒng)中用戶的＠平凡不美文件管理的真諦在于文件方便、快速提取科學(xué)地分類和

規(guī)范化命名是文件

管理的精髓所在＠平凡不美文件管理的真諦在于文件方便、快速提取＠平凡不美電子文件三要素文件存放路徑電子文件分類文件怎樣存放才好怎樣快速找到文件文件保存屬性電子文件文件文件文件文件文件文件文件文件文件＠平凡不美電子文件三要素文件存放路徑電子文件分類文件怎樣存放＠平凡不美要素之一：文件存放路徑

硬

盤——一棵樹

分

區(qū)——大的枝椏

文件夾

——分枝，

內(nèi)嵌文件夾

——小枝椏

文

件

——樹葉，

同樣把它當(dāng)城市－街道－路－小區(qū)－單元－房間

某一個(gè)文件所在的地方：分區(qū)\文件夾\子文件夾\文件名，

路徑就是包含了這一些元素，找文件和安裝軟件都離不開這個(gè)路徑，這個(gè)文件所在地地址就是由分區(qū)，文件夾，子文件夾，文件名組成。

＠平凡不美要素之一：文件存放路徑硬盤——一棵樹＠平凡不美要素之二：文件保存屬性存檔

只讀

隱藏能看的！能改的！只能看！不能改！防修改！一般你看不到設(shè)置了才能看可防錯(cuò)誤刪除＠平凡不美要素之二：文件保存屬性存檔文件類型格式格式特征純文本文件TXT格式格式簡(jiǎn)單透明、不含結(jié)構(gòu)信息和加密、不綁定軟硬件、能用基本文本編輯工具閱讀、數(shù)據(jù)占用字節(jié)數(shù)少。XML格式遵循XML技術(shù)規(guī)范，格式開放、不綁定軟硬件、格式自描述、不包含加密、易于轉(zhuǎn)換。版式文件PDF格式遵循ISO/DIS19005《文件管理電子文件長(zhǎng)期保存格式第1部分PDF1.4的使用(PDF/A-1)》，支持?jǐn)?shù)字簽名、格式開放、不綁定軟硬件、格式自包含、格式自描述、固定顯示、不包含加密、可向其他文本格式轉(zhuǎn)換。CEB格式支持?jǐn)?shù)字簽名、格式自描述、固定顯示、可向其他文本格式轉(zhuǎn)換。SEP格式支持?jǐn)?shù)字簽名、格式自描述、固定顯示、可向其他文本格式轉(zhuǎn)換。要素之三：文件分類：常見電子文件格式1文件類型格式格式特征純文本文件TXT格式格式簡(jiǎn)單透明、不含結(jié)文件類型格式格式特征格式化文本文件RTF格式格式開放、不綁定軟硬件、不包含加密、易于轉(zhuǎn)換。WPS格式支持?jǐn)?shù)字簽名、可向其他文本格式轉(zhuǎn)換。圖像文件TIFF格式支持無損壓縮、不綁定軟硬件、易于轉(zhuǎn)換、聚合能力強(qiáng)。JPEG格式遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，格式透明、不綁定軟硬件、易于轉(zhuǎn)換。GIF格式支持無損壓縮、格式透明、不綁定軟硬件、易于轉(zhuǎn)換。PNG格式支持無損壓縮、格式透明、易于轉(zhuǎn)換。要素之三：文件分類：常見電子文件格式2文件類型格式格式特征格式化文本文件RTF格式格式開放、不綁定文件類型格式格式特征音頻文件WAV格式支持?jǐn)?shù)字水印技術(shù)、支持無損或其他公開的壓縮算法、易于轉(zhuǎn)換MP3格式遵循GB/T17191-1997《信息技術(shù)具有1.5Mbit/s數(shù)據(jù)傳輸率的數(shù)字存儲(chǔ)媒體運(yùn)動(dòng)圖像及其伴音的編碼》，壓縮算法公開、格式緊湊、數(shù)據(jù)占用字節(jié)數(shù)少、易于轉(zhuǎn)換。WMA格式內(nèi)置版權(quán)保護(hù)技術(shù)、格式緊湊、數(shù)據(jù)占用字節(jié)數(shù)少、易于轉(zhuǎn)換。視頻文件AVI格式支持?jǐn)?shù)字水印技術(shù)、支持無損或其他公開的壓縮算法、易于轉(zhuǎn)換。MOV格式格式緊湊、易于轉(zhuǎn)換。MPEG格式遵循GB/T17191-1997《信息技術(shù)具有1.5Mbit/s數(shù)據(jù)傳輸率的數(shù)字存儲(chǔ)媒體運(yùn)動(dòng)圖像及其伴音的編碼》，壓縮算法公開、不綁定軟硬件、易于轉(zhuǎn)換。要素之三：文件分類：常見電子文件格式3文件類型格式格式特征音頻文件WAV格式支持?jǐn)?shù)字水印技術(shù)、支持如何去做怎樣改進(jìn)為什么做如何去做怎樣改進(jìn)為什么做＠平凡不美電腦文件的“5S”管理1S整理2S整頓3S清掃4S清潔5S素養(yǎng)整理(Seiri)、整頓(Seiton)、清掃(Seiso)、清潔(Seiketsu)、素養(yǎng)(Shitsuke)＠平凡不美電腦文件的“5S”管理1S整理2S整頓3S清掃4S＠平凡不美整理Seiri1S盤符固定化整理三要點(diǎn)結(jié)構(gòu)科學(xué)化存放目視化目標(biāo)：把需要的文件以定位、定量以便用最快的速度取得所需。＠平凡不美整理Seiri1S盤符整理結(jié)構(gòu)存放目標(biāo)：＠平凡不美整理Seiri——盤符固定化1SC:D:E:F:四個(gè)盤符標(biāo)準(zhǔn)規(guī)劃為：操作系統(tǒng)盤應(yīng)用軟件盤工作文件盤私人文件盤本地磁盤(C:)本地磁盤(D:)本地磁盤(F:)本地磁盤(E:)計(jì)算機(jī)盤符固定化整理三要點(diǎn)存放目視化結(jié)構(gòu)科學(xué)化＠平凡不美整理Seiri——盤符固定化1SC:D:E:F:＠平凡不美整理Seiri——結(jié)構(gòu)科學(xué)化1S適合的文件夾(科學(xué)地分類)適中的層級(jí)數(shù)(結(jié)構(gòu)的深度)盤符固定化整理三要點(diǎn)存放目視化結(jié)構(gòu)科學(xué)化工具軟件精選PPT參考文件項(xiàng)目文件常用軟件骨架層級(jí)數(shù)量控制文件夾與文件的數(shù)目50-100個(gè)項(xiàng)目管理01-MyFiles-RS02-MyFiles-YW提交文件……03-MyFiles-LA10-MyFiles-BB調(diào)研文件工作安排終端支持會(huì)議管理人事管理財(cái)務(wù)管理商品管理培訓(xùn)管理……＠平凡不美整理Seiri——結(jié)構(gòu)科學(xué)化1S適合的文件夾適中＠平凡不美整理Seiri——存放目視化1S盤符固定化整理三要點(diǎn)存放目視化結(jié)構(gòu)科學(xué)化文件的命名與排序是有關(guān)聯(lián)的。常用的命名方法是：

文件夾名＝2位數(shù)字+“-”+文件夾名”

如：“01-常用軟件”、“02-系統(tǒng)軟件”……。

文件名

＝2位數(shù)字+“-”+文件名

如：“01-演講比賽”、“02–培訓(xùn)課件”……。這樣文件夾會(huì)按數(shù)字的大小進(jìn)行升序或降序的排列。這就看個(gè)人愛好了。一般命名的方法，還會(huì)用上日期，這樣用的時(shí)候就可以以日期排序。像存儲(chǔ)照片的文件夾就可以這樣命名：“20070801演講比賽”、“20070910嵩山秋景”規(guī)范化地命名文件夾和文件＠平凡不美整理Seiri——存放目視化1S盤符整理存放結(jié)構(gòu)＠平凡不美對(duì)把有用與無用的文件分開，再對(duì)無用的文件進(jìn)行處理整頓Seiton2S有用文件無用文件進(jìn)行整頓！果斷刪除!＠平凡不美對(duì)把有用與無用的文件分開，再對(duì)無用的文件進(jìn)行處理整＠平凡不美定期清除和歸檔清掃Seiso3S2、定期清掃垃圾1、定期歸檔文件安裝目錄\programfiles\tencent\QQ\ad這里面是QQ廣告

安裝目錄\programfiles\tencent\QQ\flashshow這是你的QQ好友的QQ秀文件夾，可以放心刪除

裝目錄\programfiles\tencent\QQ\flashshow2這是你的QQ好友的QQ秀文件夾，可以放心刪除

安裝目錄\programfiles\tencent\QQ\QQMusic\MhirlCache這里面的空間音樂的臨時(shí)文件夾

這里面的文件會(huì)占很大的空間，所以盡快刪除掉吧！桌面上下載的各種文件要處理并定期歸檔將電腦保持在無垃圾文件、桌面整潔的狀態(tài)＠平凡不美定期清除和歸檔清掃Seiso3S2、定期清掃垃圾＠平凡不美經(jīng)過三個(gè)環(huán)節(jié)之后，怎樣保持電腦文件井然有序？結(jié)構(gòu)建立完善的文件結(jié)構(gòu)命名規(guī)范化地命名文件夾歸檔周期性地將文件歸檔123清潔Seiketsu4S＠平凡不美經(jīng)過三個(gè)環(huán)節(jié)之后，怎樣保持電腦文件井然有序？結(jié)構(gòu)建軟件清潔Seiketsu4S2、安裝軟件1、下載軟件安裝軟件要安裝在合適的位置，并且記住

這個(gè)位置。

卸載軟件后要到軟件安裝的地方將目錄徹

底刪除。下載時(shí)，把軟件存放在規(guī)劃好的位置中；資料2、歸檔資料1、下載資料對(duì)資料要及時(shí)看閱，有用的要整理到分類

文件夾中（注意區(qū)分已完成和未完成的）

沒有用的果斷刪除。培養(yǎng)每天清潔的良好習(xí)慣？下載的各種資料放在臨時(shí)文件夾；軟件清潔Seiketsu4S2、安裝軟件1、下載軟件安裝＠平凡不美總結(jié)思想清理環(huán)境整理電腦管理工作電腦的空間因整理變大！思想的空間因總結(jié)變擴(kuò)！生活的空間因清理變寬！素養(yǎng)Shitsuke5S理＠平凡不美總結(jié)清理整理管理工作電腦的空間因整理變大！思想的空＠平凡不美素養(yǎng)清潔整理整頓清掃小結(jié)：電腦文件管理的”5S”文件

架構(gòu)建區(qū)別

文件分定期

歸檔歸每日

整理整效果

不錯(cuò)推＠平凡不美素養(yǎng)清潔整理整頓清掃小結(jié)：電腦文件管理的”5S”文如何去做怎樣改進(jìn)為什么做如何去做怎樣改進(jìn)為什么做＠平凡不美Skill1：發(fā)揮我的文檔作用1S

我的文檔能方便地在桌面上、開始菜單、資源管理器、保存/打開窗口中找到，有利于我們方便而快捷地打開、保存文件。

利用“我的文檔”中已有的目錄，也可以創(chuàng)建自己的目錄，將經(jīng)常需要訪問的文件存儲(chǔ)在這里。我的文檔＠平凡不美Skill1：發(fā)揮我的文檔作用1S我的文檔能方＠平凡不美Skill2：發(fā)揮快捷方式的便利2S

如果我們經(jīng)常要快速訪問文件或文件夾，那可以右擊選擇“創(chuàng)建快捷方式”，再將生成的快捷方式放置到你經(jīng)常停留的地方。當(dāng)然，當(dāng)文件和文件夾不再需要經(jīng)常訪問時(shí)，你需要及時(shí)將快捷方式刪除，以免快捷方式塞堵了太多空間或牽扯了你的注意力。＠平凡不美Skill2：發(fā)揮快捷方式的便利2S如果我們經(jīng)＠平凡不美Skill3：注意區(qū)分要處理的和已完成的3S

當(dāng)你看到一些PPT達(dá)人的分享時(shí)，可

以下載到一個(gè)臨時(shí)的“temp”文件

夾中。

待有空時(shí)，仔細(xì)閱看“temp”中的

PPT，對(duì)于值得收藏的作品，可以

按人名或分類地存放在文件夾中

及時(shí)地處理過期的文件，存放該保留

的，刪除不需要的，是一個(gè)好習(xí)慣。＠平凡不美Skill3：注意區(qū)分要處理的和已完成的3S當(dāng)個(gè)人品牌避免失誤良好狀態(tài)優(yōu)秀業(yè)績(jī)高效工作科學(xué)的電腦文件管理帶來什么個(gè)人品牌避免失誤良好狀態(tài)優(yōu)秀業(yè)績(jī)高效工作科學(xué)的電腦文件管理＠平凡不美好文件管理讓我們工作更輕松和高效！看，這就是我要找的文件！訪問快捷清晰導(dǎo)航科學(xué)的電腦文件管理＠平凡不美好文件管理讓我們工作更輕松和高效！看，這就是我要找貴在堅(jiān)持：人總是相信自己的記憶人總是很難堅(jiān)持好習(xí)慣最大的問題是：最大的問題是：＠平凡不美光說不練假永遠(yuǎn)是又會(huì)說又會(huì)練的把式實(shí)踐者把式真分享與實(shí)踐＠平凡不美光說不練假永遠(yuǎn)是又會(huì)說又會(huì)練的把式實(shí)踐者把式真分享1、有時(shí)候讀書是一種巧妙地避開思考的方法。9月-239月-23Wednesday,September6,20232、閱讀一切好書如同和過去最杰出的人談話。12:48:3012:48:3012:489/6/202312:48:30PM3、越是沒有本領(lǐng)的就越加自命不凡。9月-2312:48:3012:48Sep-2306-Sep-234、越是無能的人，越喜歡挑剔別人的錯(cuò)兒。12:48:3012:48:3012:48Wednesday,September6,20235、知人者智，自知者明。勝人者有力，自勝者強(qiáng)。9月-239月-2312:48:3012:48:30September6,20236、意志堅(jiān)強(qiáng)的人能把世界放在手中像泥塊一樣