第九章會計檔案

第九章會計檔案第一節(jié)會計檔案概述

一、會計檔案的概念

會計檔案是會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算的專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

財政部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布了《會計檔案管理辦法》，并于l999年1月1日起正式實(shí)施。

二、會計檔案的內(nèi)容

1.會計憑證類

2.會計賬簿類

3.財務(wù)會計報告類

4.其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。

【例題·多選題】下列各項中，屬于會計檔案的有（）。

A.銀行對賬單

B.經(jīng)濟(jì)合同

C.會計檔案保管清冊

D.會計檔案銷毀清冊『正確答案』ACD

『答案解析』會計檔案的內(nèi)容包括會計憑證類，會計賬簿類，財務(wù)會計報告類和其他類，其他類包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊?！纠}·單選題】下列各項中不屬于會計檔案的是（）。

A.會計移交清冊

B.原始憑證

C.月度財務(wù)計劃

D.記賬憑證『正確答案』C

『答案解析』月度財務(wù)計劃不屬于會計檔案。第二節(jié)會計檔案保管

一、會計檔案的歸檔

各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)由會計機(jī)構(gòu)按照歸檔的要求，整理立卷、裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

各單位當(dāng)年形成的會計檔案，會計年度終了，可暫由本單位財務(wù)會計部門保管一年。期滿之后，原則上應(yīng)由財務(wù)會計部門編造清冊，移交本單位的檔案部門保管；未設(shè)立檔案部門的，應(yīng)當(dāng)在財務(wù)會計部門內(nèi)部指定專人保管。

移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)會同會計機(jī)構(gòu)有關(guān)人員和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

【例題·單選題】上年度的會計賬簿暫由本單位財務(wù)會計部門保管（），期滿后，移交本單位檔案管理部門保管

A.一年B.半年C.兩年D.三年『正確答案』A

『答案解析』各單位當(dāng)年形成的會計檔案，會計年度終了，可暫由本單位財務(wù)會計部門保管一年。

二、會計檔案的保管期限

各種會計檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)分為永久、定期兩類。

定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五種。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。永久保存年度財務(wù)會計報告；會計檔案保管清冊；會計檔案銷毀清冊；財政總預(yù)算；行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報（決算）25年的稅收日記賬（總賬）和稅收票證分類出納賬，現(xiàn)金和銀行存款日記賬。15年的會計憑證類；總賬、明細(xì)賬、日記賬（不包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬）和輔助賬簿；會計移交清冊；行政單位和事業(yè)單位的各種會計憑證；各種完稅憑證和繳、退庫憑證；財政總預(yù)算撥款憑證及其他會計憑證；農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證。10年的國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證；各收入機(jī)關(guān)編送的報表；財政總預(yù)算保管行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報、國家金庫年報、基本建設(shè)、撥貸款年報；稅收會計報表（包括票證報表）。5年的固定資產(chǎn)卡片于固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年；銀行余額調(diào)節(jié)表；銀行對賬單；財政總預(yù)算會計月、季度報表；行政單位和事業(yè)單位會計月、季度報表。3年的月、季度財務(wù)報告；財政總預(yù)算會計旬報?！纠}·判斷題】會計檔案銷毀清冊和會計移交清冊必須永久保存。（）『正確答案』×

『答案解析』會計移交清冊需要保存15年?！纠}·多選題】企業(yè)應(yīng)永久保存的有（）。

A.銀行存款日記賬

B.年度財務(wù)報告

C.原始憑證

D.會計檔案保管清冊『正確答案』BD

『答案解析』銀行存款日記賬保存25年，原始憑證保存15年?！纠}·多選題】會計檔案中的定期檔案的保管期限有（）。

A.5年B.10年

C.15年D.20年『正確答案』ABC

『答案解析』會計檔案中的定期檔案的保管期限有3年，5年，10年，15年和25年。

三、會計檔案的查閱和復(fù)制和交接

（一）會計檔案的查閱和復(fù)制

各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

（二）會計檔案的交接

1.單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。

2.單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管；單位分立后原單位解散的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管。

3.單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管。

4.單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應(yīng)由原各單位保管。

5.建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

6.交接會計檔案時，由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

7.我國境內(nèi)所有單位的會計檔案不得攜帶出境。

【例題·多選題】按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，下列說法中正確的有（）。

A.會計檔案的保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類

B.單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應(yīng)由原各單位保管

C.企業(yè)銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單和固定資產(chǎn)卡片于固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年

D.我國境內(nèi)所有單位的會計檔案不得攜帶出境『正確答案』BCD

『答案解析』會計檔案的保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年和永久。

四、會計檔案的銷毀

1.由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊。

2.單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

3.銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會計機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

國家機(jī)關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。

財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。

4.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章。

5.保管期滿但不得銷毀的會計檔案

（1）對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)以及涉及其他未了事項的原始憑證不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門保管到未了事項完結(jié)時為止。對于單獨(dú)抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

（2）正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

【例題·多選題】國家機(jī)關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)由（）派員參加監(jiān)銷。

A.財政部門B.檔案部門

C.審計部門D.會計部門『正確答案』AC

『答案解析』國家機(jī)關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)由財政部門和審計部門派員參加監(jiān)銷?！纠}·單選題】企事業(yè)單位銷毀會計檔案，應(yīng)由（）共同派員參加監(jiān)銷。

A.單位檔案機(jī)構(gòu)和同級財政部門

B.單位會計機(jī)構(gòu)和同級財政部門

C.單位檔案機(jī)構(gòu)和會計機(jī)構(gòu)

D.單位檔案機(jī)構(gòu)、會計機(jī)構(gòu)和同級財政部門『正確答案』C

『答案解析』企事業(yè)單位銷毀會計檔案