怎樣通過BPM系統(tǒng)監(jiān)控流程績效

怎樣通過BPM系統(tǒng)監(jiān)控流程績效?背景隨著越來越多企業(yè)對信息系統(tǒng)的重視，各個業(yè)務(wù)領(lǐng)域的專業(yè)系統(tǒng)軟件也紛紛上馬，如提升生產(chǎn)運(yùn)行效率的ERP和MES系統(tǒng)，加強(qiáng)客戶關(guān)系及信息管理的CRM系統(tǒng)，提升內(nèi)部設(shè)備資產(chǎn)管理水平的EAM系統(tǒng)，增強(qiáng)供方協(xié)同的SRM系統(tǒng)，完善物流運(yùn)輸效率的TMS系統(tǒng)等，在一定程度上提高了各業(yè)務(wù)領(lǐng)域的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。但對于那些專業(yè)管理軟件未涵蓋或不擅長的偏管理類業(yè)務(wù)流程，審批效率卻不高，沒有得到有效地解決。雖然公司發(fā)出了向管理要效益的口號，但各部門只停留在口頭上，未真正落實(shí)到實(shí)際工作中。為提高整個公司及各部門的流程簽批效率，流程管理部門計(jì)劃借助BPM系統(tǒng)的績效監(jiān)控功能來促進(jìn)流程審批效率的提升。?目標(biāo)、范圍、頻率及方式?目標(biāo)、范圍、頻率及方式(1)目標(biāo)以當(dāng)前流程績效監(jiān)控值為基數(shù)，計(jì)劃在半年內(nèi)將BPM系統(tǒng)中的簽批流程效率整體提升20%以上。(2)范流程范圍：包含目前BPM系統(tǒng)中已固化且穩(wěn)定的審批流程，但試運(yùn)行階段的流程暫不納入監(jiān)控范圍。部門/人員范圍：BPM系統(tǒng)流程中簽批的部門和個人。(3)頻率及方式每月末，由公司流程管理部門從系統(tǒng)后臺統(tǒng)計(jì)上月各部門及負(fù)責(zé)人的平均審批時(shí)間數(shù)據(jù)，以郵件形式向公司全員推送《簽批流程運(yùn)行效率通報(bào)》，在公司文化上形成各部門的流程效率賽馬機(jī)制。?主要內(nèi)容流程績效監(jiān)控維度公司整體流程維度：針對全部BPM系統(tǒng)中的流程進(jìn)行績效監(jiān)控，從而能夠從整體上對流程績效指標(biāo)有一個全局把握。部門角度：在設(shè)置指標(biāo)參數(shù)時(shí)，以部門為單位進(jìn)行指標(biāo)監(jiān)控，統(tǒng)計(jì)每個部門的流程簽批效率，進(jìn)行公司內(nèi)部排名。單個流程角度：以單個流程為指標(biāo)參數(shù)，監(jiān)控每支流程的運(yùn)行效率，深入分析是流程設(shè)計(jì)還是執(zhí)行問題，從而采取針對性優(yōu)化措施。單節(jié)點(diǎn)角度：每個部門為了監(jiān)控評估內(nèi)部人員的審批效率，可以統(tǒng)計(jì)每個人審批流程的平均用時(shí)。⑵原因分析通過對BPM系統(tǒng)中簽批效率較低流程的調(diào)研，發(fā)現(xiàn)問題的主要原因有：流程跟催滯后。流程提報(bào)人提交BPM系統(tǒng)流程后，因需求不緊急或遺忘等原因，未持續(xù)跟催流程各個節(jié)點(diǎn)的進(jìn)度，導(dǎo)致整個流程簽批時(shí)間延長。未及時(shí)登陸B(tài)PM系統(tǒng)。很多流程簽批人因工作較忙或不常在工位等，沒有經(jīng)常登陸和查看BPM系統(tǒng)的習(xí)慣導(dǎo)致流程簽批滯后。流程上線前未做充分的評估優(yōu)化。流程在上BPM系統(tǒng)前，未做好充分的業(yè)務(wù)需求評估和優(yōu)化，導(dǎo)致系統(tǒng)上線時(shí)業(yè)務(wù)人員只是簡單地將流程現(xiàn)狀搬到了線上，流程設(shè)計(jì)本身存在問題。過于依賴線上簽批，不重視線下評審。很多部門以為只要流程在BPM系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)簽批就行，不需要線下的評審環(huán)節(jié)了，導(dǎo)致大量流程因前期評估不充分而退回或不斷加簽現(xiàn)象。(3)解決措施及時(shí)跟催，線下解答。申請人從提報(bào)系統(tǒng)流程后，要及時(shí)關(guān)注各節(jié)點(diǎn)審批人的簽批及時(shí)性，當(dāng)時(shí)間較長未簽批時(shí)，可適當(dāng)郵件或電話溝通是否流程存在問題，并予以及時(shí)解決，防止流程反復(fù)退回浪費(fèi)資源，影響簽批效率。實(shí)施管理手段，要求每天登錄系統(tǒng)。流程管理部門以公司名義要求員工每天至少登陸B(tài)PM系統(tǒng)兩次，上下班節(jié)點(diǎn)及時(shí)關(guān)注，日清日結(jié)，防止流程過夜簽批導(dǎo)致的無效延后。重新審視優(yōu)化問題流程。對于流程節(jié)點(diǎn)較多或簽批時(shí)長TOP5的流程，由流程管理部門與流程責(zé)任人共同對流程進(jìn)行審視，給出提效方法，納入后續(xù)優(yōu)化重點(diǎn)。線下評審，系統(tǒng)簽批。首先要糾正一種錯誤的思想，線上的流程簽批代替不了線下的評審，不能依靠系統(tǒng)層層簽批而代替線下專業(yè)評審，有問題提前與線下評審溝通，可以節(jié)省大量線上折返跑的現(xiàn)象。?優(yōu)化效果（1） 簽批效率提升30%。通過連續(xù)半年對全公司各部門BPM系統(tǒng)流程績效的通報(bào)排名，各部門領(lǐng)導(dǎo)高度重視簽批效率。在各部門的共同努力下，第三個月的公司流程績效水平就已經(jīng)達(dá)到了當(dāng)初設(shè)定的20%的目標(biāo)，個別部門甚至超過70%，提升了公司整體的運(yùn)營效率（2） 提升了各級流程責(zé)任人的主動優(yōu)化意識。通過BPM系統(tǒng)中簽批流程的提效倡議，也促使各級流程責(zé)任人對自身工作中的其他業(yè)務(wù)流程開展自身的檢查與優(yōu)化工作，一定程度上培養(yǎng)了員工按流程辦事的意識。對其他企業(yè)的啟發(fā)點(diǎn)/亮點(diǎn)：（1） 流程績效監(jiān)控指標(biāo)要多維化，從不同角度審視流程，發(fā)現(xiàn)優(yōu)化空間。（2） 此案例中的流程績效提效方法同樣也