招商會籌備流程最詳計劃方案

招商會籌備流程最詳計劃方案招商會議籌備會務(wù)工作計劃方案8月，為全方面配合渠道人員對于**地域市場渠道開拓工作，針對于**市場渠道建設(shè)開展招商會全部相關(guān)工作，特制訂此工作計劃，以確保招商會工作條理清楚，成功完成。此工作計劃中時間安排，假定8月20開展針對**市場舉行招商會議。前期籌備階段：1.宣傳造勢：目標(biāo)----為了良好配**地域聯(lián)創(chuàng)人員開展工作，讓各級代理在前期與意向代理溝通、意向代理選擇及后期團(tuán)體建設(shè)中站有利位置。工作計劃：8.1-8.3三天時間，全方面搜集**區(qū)域意向代理準(zhǔn)確信息，對于回饋信息作出分析，并制訂出完整造勢推廣方案；（所采取宣傳方式，媒體名字，設(shè)計宣傳資料；制訂具備一定效果階段性宣傳炒作方案）8.4-8.5三天時間，落實宣傳造勢方案實施（依照所制訂宣傳方案，制作宣傳資料投放、落實其它造勢炒作安排至詳細(xì)人員）8.5-8.11開始宣傳工作第一周，即時搜集并分析全方面搜集**區(qū)域意向代理準(zhǔn)確信息反響信息，并作出下一步宣傳方案：若當(dāng)前所采取方式效果很好---加大宣傳投入；若當(dāng)前所采取方式效果不佳---立刻分析問題所在（改良方式參考文檔“關(guān)于宣傳造勢”）Ps：前期宣傳造勢工作開展中，時刻保持與渠道人員溝通，經(jīng)過渠道人員反饋信息，分析所做造勢工作安排。從制訂此計劃即日起，全方面利用企業(yè)當(dāng)前所具備宣傳設(shè)施。方案詳細(xì)落實操作及責(zé)任落實：關(guān)于信息怎樣搜集：會務(wù)人員及各級代理人員，在日常引流時，搜集所需信息；關(guān)于宣傳方案怎樣制訂：依照所搜集信息反饋，由會務(wù)人員設(shè)計并經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)同意后聯(lián)絡(luò)打印廠家（創(chuàng)想廣告噴繪寫真）開始制作；（當(dāng)前主要分析是否需要--市場宣傳海報，講師宣傳海報，優(yōu)異代理個人介紹。）關(guān)于宣傳方案怎樣落實開展：在宣傳資料制作完成之后，分發(fā)與各級代理，由各級代理人員在日常發(fā)圈時，利用軟文開始為招商會造事；2.招商會會中資料制作：目標(biāo)----經(jīng)過宣傳招商手冊、會議PPT等直觀展現(xiàn)于來會意向代理眼前一些東西，更突出企業(yè)對于招商之思緒專業(yè)地、清楚地表現(xiàn)。工作計劃：8.12-8.15與觀察宣傳方式效果回饋同期，依照責(zé)任人所提供資料（政策方面、會議內(nèi)容相關(guān)），設(shè)計制作招商宣傳手冊，會議PPT；8.16起，與各級代理人員溝通配合，將與此次招商會相關(guān)一些宣傳資料發(fā)到各級代理朋友圈，并制訂招商會開展詳細(xì)工作流程。（今后工作計劃安排，制訂“招商會流程總表”及“招商會流程總表細(xì)節(jié)說明”）方案詳細(xì)落實操作及責(zé)任落實：1.關(guān)于招商手冊，會議PPT制作及應(yīng)用：由會務(wù)人員設(shè)計并經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審核過后交付廣告企業(yè)打印制作；由各級代理人員經(jīng)過培訓(xùn)后在日常發(fā)圈及溝經(jīng)過程中為意向性代理詳細(xì)講解；2.關(guān)于招商會開展詳細(xì)流程策劃設(shè)計：由會務(wù)人員策劃文案及總體流程以及全部步驟細(xì)節(jié)注意事項并落實各步驟責(zé)任人員，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核并同意后，嚴(yán)格按照策劃方案執(zhí)行；前期策劃階段：招商會整體流程及總體方案策劃：目標(biāo)：制訂具備規(guī)范性、可復(fù)制性招商會詳細(xì)流程方案，以接下來工作中嚴(yán)格執(zhí)行且便于今后復(fù)制與不停改良。工作計劃：確定會議目標(biāo)、名稱、規(guī)模概念：招商會議因為有其獨特個性，因而不論以何種方式進(jìn)行，其目標(biāo)就是為了招商引資。圍繞這個目標(biāo)，招商組織依照掌握各種信息，意向性代理動態(tài)，以及當(dāng)前行業(yè)發(fā)展趨勢，各代理商詳細(xì)情況等，來分析和確定招商會目標(biāo)，再依照邀請客商人數(shù)多少等原因確定招商會形式及規(guī)模。目標(biāo)：增加***地域團(tuán)體規(guī)模名稱：*****聯(lián)創(chuàng)招商會規(guī)模：參會人員***人，會務(wù)人員**人，著名講師**人。會議當(dāng)日整體流程設(shè)計概念：針對于招商會會前、會中、會后詳細(xì)具備流程步驟設(shè)計，并經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審核后，嚴(yán)格按照所設(shè)定流程開展工作。人員分工與協(xié)調(diào)概念：分工和協(xié)調(diào)次序明白，首先是分工，完成自己份內(nèi)工作任務(wù)，其次是配合其它組需要，落實流程中各步驟詳細(xì)事項至詳細(xì)人頭上。主持人、講師及課程設(shè)定概念：主持人設(shè)定考慮中，重視一個總結(jié)能力，一個優(yōu)異主持，會把每一個講課人內(nèi)容總結(jié)以及導(dǎo)引到下一個課題，過渡自然；講師設(shè)定考慮業(yè)內(nèi)經(jīng)驗豐富且語言表示能力強(qiáng)者。會前動員會及各工作組最終落實并強(qiáng)調(diào)職責(zé)概念：會前總動員與職責(zé)強(qiáng)調(diào)要讓每個參加會議工作員工了解整個會議主要性，并把大家心態(tài)調(diào)整到期最好。

方案詳細(xì)操作與責(zé)任落實：1.關(guān)于怎樣確定此次招商會目標(biāo)及規(guī)模：從各級代理人員處了解當(dāng)前所開發(fā)目標(biāo)商戶質(zhì)量、意向等信息，由超盤手把關(guān)確定此次招商會性質(zhì)、目標(biāo)；關(guān)于怎樣設(shè)定會議當(dāng)日流程：由會務(wù)、策劃人員制訂，參考“招商會策劃書”中“會議詳情一覽表”作為基本流程，在實際后續(xù)工作中針對詳細(xì)流程再做修改于增減；關(guān)于人員分工于協(xié)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)和計劃：依照“會議當(dāng)日流程”對現(xiàn)有些人員進(jìn)行分工分組工作基本組織架構(gòu)能夠下表配置----基本組織架構(gòu)序號職位職能說明1總指揮通常有企業(yè)超盤手擔(dān)任，主要是會議前期組織、后期服務(wù)和總協(xié)調(diào)2會務(wù)協(xié)調(diào)要求心態(tài)平和，熟悉整個流程步驟細(xì)節(jié)以及各個代理商情況。負(fù)責(zé)會議接待、登記、會議資料發(fā)放安排工作及會場整理、各個組員分配協(xié)調(diào)、突發(fā)事件處理和協(xié)調(diào)。用餐協(xié)調(diào)、與會場事務(wù)性安排，參會人員往返接送等3會場執(zhí)行執(zhí)行落實會務(wù)協(xié)調(diào)工作，主要負(fù)責(zé)會場各設(shè)備設(shè)施等硬件相關(guān)工作，同時支持會場秩序調(diào)整、攝影、攝像、講課進(jìn)程安排、會場現(xiàn)場業(yè)務(wù)處理、會場氣氛營造4后勤支持主要負(fù)責(zé)會場接待簽到、領(lǐng)導(dǎo)引領(lǐng)、茶水供給等工作，同時支持幫助業(yè)務(wù)人員做好談判相關(guān)后勤工作5業(yè)務(wù)洽談這個組責(zé)任最重，通常有企業(yè)關(guān)鍵人員擔(dān)任，組員是熟悉企業(yè)政策和具備談判能力人，負(fù)責(zé)參會人員名單整理、分組、就餐安排、協(xié)議資料、與會人員事務(wù)協(xié)調(diào)、意向代理商溝通促進(jìn)、配合會務(wù)組進(jìn)行業(yè)務(wù)安排等關(guān)于主持、講師、課程設(shè)定計劃：提前10天定好講課內(nèi)容，并由講課人提供課件或講課提要。講課內(nèi)容不沖突，而且要有遞進(jìn)關(guān)系，課程次序很關(guān)鍵，通常次序是行業(yè)前景和企業(yè)優(yōu)勢講解；企業(yè)項目介紹和政策闡述以及投資分析；企業(yè)營銷策略分析；樣板市場開啟介紹和財務(wù)分析；其它需要設(shè)置內(nèi)容?；旧习凑战?jīng)銷商了解事務(wù)習(xí)慣和次序來講解，比如說假如上述次序調(diào)整，在經(jīng)銷商不了解政策情況下，講解營銷方案和財務(wù)分析就顯得很突兀，不輕易被人接收。必須準(zhǔn)備備用講授主題以及備用主講人準(zhǔn)備，以免突發(fā)情況發(fā)生；必須安排主講人、主持人、提前演練；主持人職責(zé)：1.主持人必須提前熟悉會場、會議主題、內(nèi)容等；2.會前先宣告會議程序和會議須知，并將注意事項進(jìn)行公布；3.確定每位嘉賓經(jīng)歷與職務(wù)介紹，當(dāng)嘉賓上臺前進(jìn)行介紹；4.致辭結(jié)束后用簡單總結(jié)發(fā)動貴賓為嘉賓鼓掌；5.事先準(zhǔn)備好活躍會議期間話題、活動；6.主持人煽動性和會議氣氛息息相關(guān)。講師職責(zé)：1.制訂講講課程綱領(lǐng)予會務(wù)人員，參加會議PPT制作把關(guān)工作；2.流程且專業(yè)地對于講授內(nèi)容講解；關(guān)于會前動員及各組工作最終明確落實開展：再一次地強(qiáng)調(diào)個工作人員職責(zé)，引發(fā)全部參加人員高度重視，并嚴(yán)格按照之前分工及安排情況執(zhí)行后續(xù)工作；招商會物資準(zhǔn)備：常見物資：電腦，打印機(jī)，打印紙，微波爐，飲用水，飲水機(jī)，一次性水杯，攝影機(jī)、攝像機(jī)或小型DV，膠卷，電池，備用插座，便簽紙，裁紙刀，剪刀，膠帶紙（寬窄均備），雙面膠，回形針，大頭針，膠水，白板筆，戒煙標(biāo)志、企業(yè)放大標(biāo)識、以及各通知條（比如說有現(xiàn)場打電話，直接去說可能唐突一些，那么準(zhǔn)備一個紙條，“先生/女士，你好，請維持會議現(xiàn)場平靜，請把手機(jī)調(diào)至震動或關(guān)閉，謝謝配合；你這么遞過去一個條子，比說話效果要好多了)。布置物資：會場入口處會議相關(guān)歡迎橫幅；至?xí)雎窐?biāo)指導(dǎo)及沿途宣傳海報；簽到臺布置--簽到本、桌花、簽到筆（多備）、貴賓簽到同時發(fā)放胸花或掛牌；會場桌面裝飾；墻面裝飾；舞臺裝飾--背景幕布、主持臺桌花、投影設(shè)備；應(yīng)急物資：企業(yè)當(dāng)前主打主推防水材料樣品，多帶一些，以備貴賓現(xiàn)場感受；簡單食物，已備工作人員因忙碌造成無法用餐，可事先找到盒飯外賣等聯(lián)絡(luò)方式，若需要及時可送；搶救醫(yī)療箱，會場基本應(yīng)配置；邀約物資：由會務(wù)人員專門對此次招商會設(shè)計入場門票或者請柬（請柬門票讓渠道人員有篩選對客商發(fā)放）

招商會開展活動策劃書：目標(biāo)：制訂具備規(guī)范性、可復(fù)制性招商會具策劃文書，交予領(lǐng)導(dǎo)審核。同時能夠接下來工作中嚴(yán)格執(zhí)行且便于今后復(fù)制與不停改良。工作計劃：由招商會策劃組制訂活動策劃書，將活動詳細(xì)主題、時間、地點、參會人員、流程、各組織組員職責(zé)等全部開展招商會相關(guān)工作方案落實至策劃書中，經(jīng)過企業(yè)審批后，果斷按照策劃書中流程執(zhí)行工作；4.招商會各步驟深化細(xì)節(jié)：目標(biāo)：針對于以上工作計劃，進(jìn)步一作出更深化細(xì)節(jié)明確，確保招商會從策劃至成功舉行到會后跟進(jìn)井然有序，萬無一失，完美成功。詳細(xì)內(nèi)容：招商會策劃會務(wù)組工作細(xì)節(jié)注意（會務(wù)組是招商會大腦和管家，事無巨細(xì)，前頭萬緒，會務(wù)組組長一定是一個既了解經(jīng)銷商又有些人生閱歷人，脾氣很關(guān)鍵）1.確定會場后，會務(wù)組組員要熟悉會場環(huán)境及會場各部門主管，如：客房部、餐飲部、工程部、會議室等，把電話常備，做成小貼條，幾個組長每一個人一份，以備急時需要。2.招商會策劃會務(wù)組人員確定會務(wù)組工作地點后，將會議物資全部放好并進(jìn)行登記，分類并標(biāo)注，做到方便查找使用，尤其是主要物品如電腦、打印機(jī)、相機(jī)、DV等設(shè)備妥善保管，責(zé)任到人，不然輕易出現(xiàn)大家都不知道結(jié)果，做好防盜、防潮、防水、防曬等工作，從進(jìn)駐會場至撤離會務(wù)組應(yīng)二十四小時有些人在崗。3.了解會場所能提供服務(wù)，如：接送車輛、叫醒報務(wù)、無償早餐、市內(nèi)無償電話等。并與服務(wù)部門詳細(xì)說明怎樣配合。如：接送車輛何時、何地、怎樣接送客人，叫醒服務(wù)時間，方式，語氣等。4.如貴賓需要特殊服務(wù)如：長話、播放錄像、加餐、用餐時點酒點煙等要與前臺說明，貴賓自己結(jié)算，會務(wù)組概不負(fù)責(zé)，假如能形成文字就愈加好。5.若會議地點在酒店，則會務(wù)組除安排日常接待辦公房間外還應(yīng)安排用于專門與客戶溝通房間，套房要開一間到兩間，費用這個時候不能省。6.招商會策劃會務(wù)組房間內(nèi)要做到衛(wèi)生整齊，杜絕工作人員大聲喧嘩、扎堆聊天、吸煙，除休息和輪休人員外會務(wù)組組員不得在床上休息，尤其是注意不能脫鞋以免異味充滿房間。7.貴賓提出合理提議或問題在第一時間處理，即使不是自己業(yè)務(wù)范圍，不能直接說：“你去找那個那個人吧，支走OK“，一定要說”你等一下我?guī)湍懵?lián)絡(luò)一下，看她在那里，然后你去找她“，假如客戶提出問題超標(biāo)，處理不了向上級反應(yīng)，不能隱瞞不報或越權(quán)處理。8.招商會策劃掌握全部會議信息及人員聯(lián)絡(luò)方式，備注上經(jīng)過何種方式得知消息，和企業(yè)哪個人員溝經(jīng)過，這個很主要，假如知道那個方式，以及和企業(yè)詳細(xì)人溝經(jīng)過，那么會后談判就是知己知彼，在言語上也不沖突，因為即使是一個事情，兩個人就有兩個說法，一點語氣不一樣都會給客戶產(chǎn)生不正規(guī)感覺，同時也輕易被客戶利用互不通氣弊病，那個誰、誰說了，你們是這么等等，來制造事件為自己利益打算。9.若接站車輛途中碰到塞車，及時向貴賓解釋，請其等候或自己打車趕往會場。10.做好有突發(fā)事件心理準(zhǔn)備以及應(yīng)對策略和第一、第二責(zé)任人，如：貴賓之間產(chǎn)生糾紛，有些人在會議現(xiàn)場無理取鬧，競爭對手參加等。關(guān)于后勤支持組員工作注意細(xì)節(jié)：依照會場環(huán)境，制訂統(tǒng)一工作流程。1.登記簽四處環(huán)境整齊，便于貴賓登記，禁止擺放無關(guān)物品。2.若包括酒店住宿則與酒店前臺及客房部保持緊密聯(lián)絡(luò)，及時了解入住信息，確?？腿巳胱“才?。同時提前向前臺領(lǐng)取客房鑰匙，為貴賓省去復(fù)雜登記過程。另外一定要收取房屋鑰匙押金，由我們轉(zhuǎn)向服務(wù)臺，不是不相信，而是防患以未然，同時也使客戶愛護(hù)客房物品，因為抽煙燙洞或者拿人家毛巾擦皮鞋事情常有發(fā)生，沒有押金最終企業(yè)要負(fù)擔(dān)。3.貴賓抵達(dá)時熱情接待，詳細(xì)問詢并新自填寫記錄表，字跡填寫工整，便于確認(rèn)。4.貴賓填寫完記錄表后發(fā)放整套會議相關(guān)資料，并說明里面裝內(nèi)容，尤其是囑咐會議相關(guān)秩序由專員在會場入口處迎接貴賓，并向其說明手機(jī)關(guān)閉或調(diào)到無聲，或向其提醒警示牌，上面寫有：“禁止吸煙”，“請將手機(jī)關(guān)閉或調(diào)至無聲”，“會場內(nèi)請勿喧嘩和走動”等警示語。，不明處查詢會務(wù)組，并通知會務(wù)組所在；由專員負(fù)責(zé)將貴賓引領(lǐng)至就坐，主動幫助貴賓提行李，若座位旁邊已經(jīng)有貴賓要主動做介紹。5.提醒貴賓將寶貴物品妥善保管。6.引導(dǎo)貴賓從前向后坐，如貴賓中有熟人，可將其穿插安排在每排中間，幫助我方調(diào)整會議氣氛，如：帶頭鼓掌，向講課人點頭示意等。座位安排盡可能一次到位，防止對貴賓進(jìn)行更換，如有特殊情況必須安排，應(yīng)向調(diào)動雙方做好解釋工作。7.對貴賓任何問題要對其進(jìn)行指導(dǎo)，通知會務(wù)組、會場、衛(wèi)生間詳細(xì)位置。8.若需要休息用餐，則輪番用餐，確保崗位一直有些人，在登記工作較少情況下能夠考慮輪番休息，確保旺盛工作精力。若會議開展，則盡可能支持會場內(nèi)其它工作調(diào)配。關(guān)于會場執(zhí)行組員工作注意細(xì)節(jié)：1.與會場服務(wù)員充分溝通，做到期雙方緊密合作。2.在會議開始前進(jìn)入會場，檢測會場設(shè)備：麥克風(fēng)、投影儀、電腦、幕布、白板、白板筆、燈光、音響、空調(diào)等。3.選擇并預(yù)留攝像機(jī)位，盡可能降低人員走動對攝像效果影響。4.貴賓入席后通知由會場服務(wù)員提供茶水，可是僅僅限于會前和中間休息時候，中間倒水一是影響講課人情緒，同時客戶喝水多了難免要小解，很麻煩，會擾亂會場秩序。5.在講課期間，如有貴賓交頭接耳或接打電話，可遞上紙條，請其注意會場秩序，如有貴賓打盹，可為其提供風(fēng)油精或清涼油提神。6.為確保講課人思緒不受干擾，講課期間會場內(nèi)除攝像人員能夠往返走動外，盡可能控制其它人員降低走動。7.注意各個貴賓神態(tài)和聽課認(rèn)真程度，這個對后期談判都起到很好作用（注意貴賓聽課熱認(rèn)真度，更能看出貴賓成交意向是否強(qiáng)烈、是否真心希望了解加盟政策等關(guān)鍵細(xì)節(jié)信息）關(guān)于業(yè)務(wù)洽談組員工作注意細(xì)節(jié)：1.自己邀約到貴賓前往會場跟蹤接待，以及就坐后會議過程中堅持保持住自己專業(yè)形象；2.對于熟悉或關(guān)系很好貴賓可安排至一起就坐，對于不熟知貴賓可分插就坐于身邊便于深層次地交流挖掘；3.會議開始前隨時與簽到臺保持聯(lián)絡(luò)，若自己邀約到貴賓未能到會場，及時通知會務(wù)組員，方便會務(wù)人員對于會議就坐、用餐等方面人數(shù)改變風(fēng)險發(fā)生時，作出及時地應(yīng)急方法；4.業(yè)務(wù)洽談相關(guān)資料、企業(yè)主推防水材料樣品等所以相關(guān)輔助用具一定準(zhǔn)備齊全；5.若自己引領(lǐng)進(jìn)場貴賓，可主動地率