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文檔簡介
集團(tuán)OA系統(tǒng)深度應(yīng)用分析報(bào)告部門:企業(yè)管理與發(fā)展總部匯報(bào)人:季明淵時間:2009年9月24日項(xiàng)目概述大綱應(yīng)用現(xiàn)狀現(xiàn)狀分析推廣方案
領(lǐng)導(dǎo)支持與決策項(xiàng)目概述08年8月~10月系統(tǒng)選型招標(biāo)三輪評選考察08年11月~12月項(xiàng)目準(zhǔn)備與啟動系統(tǒng)需求調(diào)研系統(tǒng)安裝系統(tǒng)資料的錄入系統(tǒng)測試用戶培訓(xùn)08百年12月~09年3月項(xiàng)目一期:集團(tuán)公司系統(tǒng)需求調(diào)研系統(tǒng)管理員培訓(xùn)用戶培訓(xùn)09年7月~10月項(xiàng)目三期:子公司子公司系統(tǒng)管理員培訓(xùn)子公司系統(tǒng)搭建子公司系統(tǒng)操作培訓(xùn)子公司系統(tǒng)運(yùn)行1234509年4月~6月項(xiàng)目二期:在漢公司前期準(zhǔn)備項(xiàng)目啟動大會
目前集團(tuán)公司和在漢公司OA每日登陸人數(shù)、在線人數(shù)不斷增加,但流程發(fā)起數(shù)量增長率、知識文檔發(fā)布數(shù)量增長緩慢,其他一些功能模塊的使用也不如預(yù)期,因此特對OA使用現(xiàn)狀進(jìn)行深入分析,并提出解決方案,以期改變現(xiàn)有狀況,真正達(dá)到高效九州通的目標(biāo)。
應(yīng)用現(xiàn)狀--每日登陸情況
從上圖可知,目前OA11點(diǎn)在線人數(shù)為150人左右,單日登入總?cè)藬?shù)保持在700人左右,單日登入總次數(shù)在1500次左右;與已分配OA賬戶的人數(shù)4000人左右相比,OA的登陸率較低。應(yīng)用現(xiàn)狀--流程模塊(1)
集團(tuán)公司共配置56個流程,46個流程正式上線使用,3個延期使用,7個,試行后,不符合集團(tuán)需求而停用。1)一期,上線20個流程;2)二期,企管部調(diào)研,上線10個流程;項(xiàng)目組協(xié)調(diào)上線11個流程;3)三期,上線5個流程。
應(yīng)用現(xiàn)狀--流程模塊(2)
自7月21日,集團(tuán)OA項(xiàng)目三期啟動以來,項(xiàng)目組專注子公司OA項(xiàng)目實(shí)施,在漢公司OA系統(tǒng)應(yīng)用督導(dǎo)力度減弱。雖然流程發(fā)起數(shù)量持續(xù)增長,但流程歸檔率明顯下降。應(yīng)用現(xiàn)狀--流程模塊(3)其中使用最廣泛的是信息服務(wù)站、集團(tuán)請假申請、會議室申請及集團(tuán)公文制發(fā)流程。應(yīng)用現(xiàn)狀--流程模塊(4)應(yīng)用現(xiàn)狀—知識模塊(1)
應(yīng)用現(xiàn)狀--知識模塊(2)
截止到8月23日,OA辦公系統(tǒng)中總共有3080條知識記錄。其中,除去公司制度與流程、九州通集團(tuán)公文、協(xié)作區(qū)附件目錄、部分工作流程附件等,員工自主上傳知識文檔僅2163條,與現(xiàn)有OA賬號的員工4000人相比,人均上傳文檔不足一條。應(yīng)用現(xiàn)狀—日程模塊OA日程使用跟蹤表人力資源總部1物流管理總部0財(cái)務(wù)部0信息技術(shù)總部1資金管理總部1/2技術(shù)研發(fā)總部0信用管理總部0電子商務(wù)總部1/2采購管理總部0投資管理總部0營銷管理總部1/2基建管理總部0原料管理總部0質(zhì)量管理總部1/2醫(yī)療器械總部1法務(wù)管理總部0大藥房連鎖公司0審計(jì)總部0企業(yè)管理與發(fā)展總部1行政管理總部1/2文化與品牌發(fā)展總部0
注:0表示未使用,1表示已使用,1/2表示部分使用;截止到8月23日,集團(tuán)公司21個部門,只有人力資源總部、醫(yī)療器械總部、企業(yè)管理與發(fā)展總部、信息技術(shù)總部4個部門全員使用OA日程管理,實(shí)現(xiàn)上級查看下級工作日志,層層查看、督導(dǎo),以方便中高層領(lǐng)導(dǎo)及時掌握部門工作進(jìn)度。除了上述4個部門,還有資金管理總部、營銷管理總部、電子商務(wù)總部、質(zhì)量管理總部、行政管理總部5個部門的部分員工使用OA日程模塊,計(jì)劃并跟蹤自己的工作。應(yīng)用現(xiàn)狀—會議模塊
“我的會議”模塊使用情況較好,會議室基本通過OA在線申請,在線批復(fù)。應(yīng)用現(xiàn)狀—協(xié)助模塊
本模塊處于基本無人使用狀態(tài),權(quán)限限制太多,一般用戶無權(quán)建立我的協(xié)助。應(yīng)用現(xiàn)狀—項(xiàng)目管理模塊
本模塊處于基本無人使用狀態(tài),項(xiàng)目管理還沒有形成使用的習(xí)慣??梢箜?xiàng)目在OA實(shí)現(xiàn)管理?,F(xiàn)狀分析(1)
根據(jù)以上各模塊使用情況進(jìn)行深入分析,造成OA使用情況不理想的主要原因有以下幾點(diǎn):一、功能方面:現(xiàn)狀分析(2)
二、其他方面推廣方案
(一)OA集團(tuán)門戶改革方案1.實(shí)施時間:2009年10月1日——2009年10月30日2.實(shí)施責(zé)任人:企管總部、信息總部3.實(shí)施簡介:(1)開放“通知與公告”權(quán)限,提供給各部門發(fā)布正式信息使用;(2)“活動剪影”的內(nèi)容合并到“公司新聞”;(3)原“活動剪影”更名為“員工服務(wù)”,供各部門發(fā)布與工作無關(guān)的相關(guān)信息;(4)行政總部嚴(yán)格履行其信息發(fā)布責(zé)任;(5)調(diào)整門戶各元素排列順序。推廣方案
4.提交成果:集團(tuán)門戶完成全面改革,部門信息發(fā)布不再通過AM進(jìn)行發(fā)布。5.領(lǐng)導(dǎo)決策與支持:(1)集團(tuán)發(fā)文禁止在AM上發(fā)布相關(guān)部門的群發(fā)信息;(2)企管總部每周對利用AM群發(fā)信息和不履行信息發(fā)布責(zé)任的部門進(jìn)行全集團(tuán)通報(bào)。推廣方案
(二)知識管理項(xiàng)目方案1.實(shí)施時間:2009年11月1日——2009年11月30日2.實(shí)施責(zé)任人:企管總部、集團(tuán)各總部3.實(shí)施簡介:(1)制定《知識文檔共享激勵辦法》,每月評選三名OA之星,對上傳文檔量最多的員工、單篇文章綜合打分最高的員工、單篇文章回復(fù)最多的員工進(jìn)行獎勵,獎金為100元;(2)各部門對部門所擁有的知識文檔進(jìn)行整理后上傳到OA,并制作知識地圖,以方便其他員工獲取文檔。推廣方案
4.成果提交:(1)自主上傳文檔數(shù)量出現(xiàn)明顯增長;(2)集團(tuán)“虛擬圖書館”建立,跨部門、跨公司實(shí)現(xiàn)知識共享。5.領(lǐng)導(dǎo)決策與支持:對激勵金額的確定推廣方案(三)功能模塊推廣方案1.實(shí)施時間:2009年10月1日——2009年11月31日2.實(shí)施責(zé)任人:企管總部3.實(shí)施簡介:(1)《我的日志》推廣所有員工包括中高層必須每日填寫工作日志,企管總部實(shí)行每日通報(bào);推廣方案(2)《我的流程》推廣
上述18個流程,前8個流程在5月19日強(qiáng)制線上申請以來,效果良好,也得到用戶一直好評。其他10個流程是各部門調(diào)研后,建議可強(qiáng)制線上申請的流程,這18個流程可以實(shí)現(xiàn)全面強(qiáng)制上線,企管總部以集團(tuán)名義發(fā)文,全面廢除紙單,18個流程必須通過OA申請,不再認(rèn)可紙單的有效性。推廣方案推廣方案(3)功能模塊培訓(xùn)1企管總部制作OA操作考核試題,在人力資源總部組織的新員工培訓(xùn)上進(jìn)行OA培訓(xùn),并進(jìn)行操作考試,分?jǐn)?shù)計(jì)入綜合成績;2每周隨機(jī)挑選一個部門,進(jìn)行員工OA操作抽查,對達(dá)不到操作標(biāo)準(zhǔn)的員工和部門進(jìn)行通報(bào),并要求兼職管理崗組織全員再培訓(xùn);3向提出特定培訓(xùn)需求的部門或人員提供培訓(xùn)。推廣方案4.提交成果:(1)集團(tuán)全體員工使用OA安排每日工作(2)18個上線流程全面廢止紙單,提高流程效率(3)所有員工和管理者具備熟練使用OA的操作技能5.領(lǐng)導(dǎo)決策與支持:(1)所有中高層必須使用《我的日志》安排每日工作,企管部有權(quán)執(zhí)行監(jiān)督責(zé)任,對不履行責(zé)任的相關(guān)人員進(jìn)行通報(bào);(2)所有部門必須廢止紙單,使用18個上線流程,企管總部有權(quán)對還存在紙單申請的部門進(jìn)行監(jiān)督和通報(bào);(3)企管總部有權(quán)對員工OA操作達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)的部門和員工進(jìn)行通報(bào)。推廣方案
(四)“我的項(xiàng)目”推廣方案1.實(shí)施時間:2009年10月1日——2.實(shí)施責(zé)任人:企管總部、文品總部3.實(shí)施簡介:(1)企管總部及物流總部作為定點(diǎn)試用部門,在經(jīng)過培訓(xùn)后,開始使用“我的項(xiàng)目”,試用期為三個月;(2)試驗(yàn)期結(jié)束后,企管總部和物流總部組織開展“我的項(xiàng)目”使用經(jīng)驗(yàn)交流和總結(jié);(3)企管總部對各部門進(jìn)行集中培訓(xùn);(4)文品總部制作宣傳短片、宣傳折頁和使用手冊進(jìn)行宣傳;(5)企管總部每周檢查各部門的“我的項(xiàng)目”使用情況和解決問題,并提供再培訓(xùn)服務(wù)。推廣方案
4.提交成果:所有部門的項(xiàng)目工作均采用《我的項(xiàng)目》實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目啟動、計(jì)劃、執(zhí)行、控制和結(jié)束全程監(jiān)控,項(xiàng)目人員充分交流,項(xiàng)目資料實(shí)現(xiàn)共享、項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)得到總結(jié)等多種功能。5.領(lǐng)導(dǎo)決策與支持:宣傳方式推廣方案
(五)流程OA上線及優(yōu)化機(jī)制1.開始時間:2009年11月1日——2.責(zé)任部門:企管總部3.實(shí)施簡介:(1)企管總部通過調(diào)研或是接受別的部門申請配置新流程,新流程試用期一個月,試用通過后實(shí)現(xiàn)正式上線。(2)企管總部制定流程節(jié)點(diǎn)耗時標(biāo)準(zhǔn),對現(xiàn)有上線的流程進(jìn)行效率監(jiān)控,每周進(jìn)行通報(bào);(3)企管總部每月收集流程運(yùn)行情況,對出現(xiàn)問題最多的流程進(jìn)行審查,并實(shí)行優(yōu)化配置;(4)企管總部每月對上線流程進(jìn)行梳理,及時廢止不再使用的流程;推廣方案
4.提交成果:流程OA上線及優(yōu)化機(jī)制建立5.領(lǐng)導(dǎo)決策與支持:企管總部有權(quán)對超過流程耗時標(biāo)準(zhǔn)的審批人員進(jìn)行通報(bào)。(六)OA日常督導(dǎo)及服務(wù)機(jī)制1.開始時間:2009年10月1日——2.責(zé)任人:企管總部、信息總部3.機(jī)制簡介:推廣方案
推廣方案
(1)督導(dǎo)1企管總部每周對利用AM群發(fā)信息和不履行信息發(fā)布責(zé)任的部門進(jìn)行全集團(tuán)通報(bào);2企管總部每月評選三名OA之星,發(fā)放獎金;3企管總部對《我的日志》使用情況執(zhí)行監(jiān)督責(zé)任,對不履行責(zé)任的相關(guān)人員進(jìn)行通報(bào);4企管總部對各部門使用強(qiáng)制上線流程的情況進(jìn)行監(jiān)督和通報(bào);5企管總部對員工OA操作達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)的部門和人員進(jìn)行通報(bào),并督導(dǎo)兼職管理崗組織培訓(xùn);6企管總部每周檢查各部門的“我的項(xiàng)目”使用情況并解決問題
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