辦公用品管理制度

管理學(xué)院辦公用品管理制度為使辦公用品管理規(guī)范化、科學(xué)化，學(xué)院制訂本制度，規(guī)范領(lǐng)用程序，具體如下：辦公用品的種類根據(jù)目前使用情況，主要包括：A類：電腦耗材：墨盒系列、硒鼓系列、刻錄光盤（VCD和DVD）、打印機(jī)色帶、傳真機(jī)碳帶、打印機(jī)碳粉、優(yōu)盤、無線幻燈演示器。B類：桌面用品：訂書機(jī)、起訂器、打孔器、計算器、美工刀/剪刀、筆筒、白鋼夾、長尾夾、釘書針、回形針、固體膠、膠水、漿糊、轉(zhuǎn)筆刀、透明膠、雙面膠、直尺、橡皮擦、標(biāo)簽紙、告示貼。C類：書寫工具：白板筆、中性筆、圓珠筆、熒光筆、鉛筆。D類：紙制用品：70G打印紙（內(nèi)部用），80G（對外的宣傳、報告用）打印紙、傳真紙、彩噴紙、筆記本、信封E類：文件管理：抽桿夾、2寸A4兩孔文件夾、掛快勞、資料套。F類：辦公家具：桌臺及周邊、椅類、柜類為規(guī)范和統(tǒng)一，文具的使用類別暫以以上提及的清單為準(zhǔn)，尤其是文件管理的文具使用，不允許使用規(guī)范范圍以外的文具。但以上清單并未完善，若確有使用需要而未提供的文具，請聯(lián)系黃欽，由其登記后購買。若有長期常用的，將增加至以上清單。辦公用品的領(lǐng)用。各部門在預(yù)算范圍內(nèi)經(jīng)主管批準(zhǔn)后自由領(lǐng)用，辦公用品的經(jīng)費(fèi)預(yù)算暫按部門人數(shù)5元/人/月計算，一年以12月計算；各部門必須本著節(jié)約、愛護(hù)的原則使用各類辦公用品；部門盡量不儲存大量的文具存貨；凡是部門主管簽字的領(lǐng)用單，均被視為在部門預(yù)算內(nèi)的使用；各部門必須自行做好使用計劃，并做好內(nèi)部管理；在預(yù)算范圍內(nèi)的使用無需學(xué)院辦公室審單，但管理人員會根據(jù)領(lǐng)用記錄計算費(fèi)用，并在領(lǐng)用經(jīng)費(fèi)已經(jīng)達(dá)到總預(yù)算的90%時進(jìn)行提醒；領(lǐng)用經(jīng)費(fèi)不得超過總預(yù)算，在達(dá)到總預(yù)算的時候，暫時凍結(jié)，不得領(lǐng)用；需要超預(yù)算領(lǐng)用的，必須提交申請報告，并說明理由，經(jīng)主管及主管院長簽字同意后，提交學(xué)院辦公室王婧處理。墨盒系列、硒鼓系列、打印機(jī)色帶、傳真機(jī)碳帶等，自第二次領(lǐng)取時，必須以舊品替換新品。辦公物品領(lǐng)用時如有故障或損壞，應(yīng)及時提出，維修或者以舊換新，如遺失或人為損壞的，應(yīng)由個人或部門賠償。有些物品不一定時有庫存。各部門請根據(jù)需要情況提前做好申請計劃，文具超市不受理任何緊急申請，購買文具的時間按至少五個工作日計算。領(lǐng)用時，必須持《辦公物品領(lǐng)用單》領(lǐng)取。領(lǐng)取后，物品領(lǐng)用單交回各系教務(wù)員保存，并作為管理的依據(jù)。領(lǐng)用時間：辦公時間。辦公用品的管理負(fù)責(zé)部門：學(xué)院辦公室人員分工：總負(fù)責(zé)人：黃欽主要工作：對辦公用品實(shí)施總的管理與協(xié)調(diào)；采購辦公用品，并報銷費(fèi)用；對所有采購的辦公用品做好多方詢價和商家的信息登記，并進(jìn)行比較；建立日常使用較多和使用量較大物品的廣州及周邊地區(qū)批發(fā)市場的信息庫；受理各部門辦公用品的超計劃申請；匯總各部門的使用申請，提交購買意見及申請。入庫人員：黃欽主要工作：協(xié)助采購辦公用品；清點(diǎn)并檢驗(yàn)所有購買回來的辦公用品；對辦公用品進(jìn)行分類記錄、編碼、標(biāo)價、上架；盤點(diǎn)每周、每月各部門文具領(lǐng)用的數(shù)據(jù)，上報部門主管，并做好各部門預(yù)算的使用情況；審批在預(yù)算范圍內(nèi)各部門的使用申請；接受各部門的領(lǐng)用咨詢及協(xié)調(diào)各類問題。向總負(fù)責(zé)人及時反饋不能解決或難以判斷的各種問題；接受各部門不在列表中的文具需求登記；監(jiān)督并指導(dǎo)發(fā)放人員的工作。發(fā)放人員：黃啟泰主要工作：根據(jù)入庫人員簽字的批單，發(fā)放辦公用品，并做好領(lǐng)用登記；庫存辦公用品的清潔和保養(yǎng)工作。辦公用品的采購采購原則。節(jié)約經(jīng)費(fèi)開支；匯總學(xué)院各部門的使用要求和計劃，實(shí)施統(tǒng)一、分批購買；多方詢價、多方比較后方可實(shí)施采購；對于日常使用量大的消耗品，經(jīng)多方比較后，選擇一至兩家固定的商家，爭取商家送貨；有引導(dǎo)性的購買，購買的文具必須實(shí)用、并保證使用的科學(xué)性；詢問開發(fā)票和不開發(fā)票的價格，以便判斷是否需要發(fā)票。采購流程。根據(jù)各部門的使用申請，進(jìn)行分析和匯總，并提出科學(xué)、實(shí)用的方案；（注，要提出可行性方案，必須先多方詢價，熟悉各類用品的市場行情，并對物品有過認(rèn)真的使用分析，確實(shí)有必要購買，并且實(shí)用和科學(xué)）將方案提交主管院長審批；審批后，現(xiàn)場多方詢價、多方比較后實(shí)施采購。報銷。制作報銷單。根據(jù)財務(wù)規(guī)定制作，并簽名。入庫人員必須在“備注”一欄寫明意見：“此批商品已經(jīng)驗(yàn)收無誤”，并簽名。方可遞交財務(wù)，然后才按照財務(wù)程序報銷。辦公用品的入庫驗(yàn)貨。根據(jù)主管院長審批的方案進(jìn)行驗(yàn)貨，主要核對名稱、規(guī)格、單價、金額、質(zhì)量等；清點(diǎn)，確保數(shù)量無誤后，簽字驗(yàn)收。分類記錄、編碼將驗(yàn)收合格的物品，根據(jù)辦公用品的類別進(jìn)行分類，并做好登記，編碼；編碼采取簡單明了的方式：類別+序號（即首次購買的先后順序）如：透明膠：B005。附則本制度的解釋權(quán)在學(xué)