會(huì)議管理課件

會(huì)議管理會(huì)議管理培訓(xùn)目標(biāo)：1、知道有效會(huì)議的原則，學(xué)會(huì)使用會(huì)議組織工具。2、工作中運(yùn)用會(huì)議管理管理會(huì)議。培訓(xùn)目標(biāo)：1、知道有效會(huì)議的原則，學(xué)會(huì)使用會(huì)議組織工具。

一位企業(yè)的老總曾經(jīng)這樣說(shuō)過(guò)：“我如果不是在開(kāi)會(huì)，就是在去往會(huì)議的路上?！边@樣的表述未免有些夸張，但是卻形象地體現(xiàn)了會(huì)議溝通在管理者商務(wù)活動(dòng)中所占的比重。盡管會(huì)議溝通會(huì)帶來(lái)必要的人、財(cái)、物等方面的消耗，但是卻有利于快速達(dá)成某項(xiàng)協(xié)議，大大提高工作效率。一位企業(yè)的老總曾經(jīng)這樣說(shuō)過(guò)：“我如果不是在開(kāi)會(huì)，請(qǐng)問(wèn)：你會(huì)開(kāi)會(huì)嗎？

請(qǐng)問(wèn)：你會(huì)開(kāi)會(huì)嗎？13septembre20235會(huì)議需要管理嗎？會(huì)議管理還需要技巧嗎？25juillet20235www.asteelflas請(qǐng)問(wèn)：會(huì)議有成本嗎?主要包括哪些成本?直接會(huì)議成本損失成本時(shí)間成本++會(huì)議成本=請(qǐng)問(wèn)：會(huì)議有成本嗎?主要包括哪些成本?直接會(huì)議成本損失成本時(shí)該成本也可以稱為會(huì)議花費(fèi)，這些花費(fèi)包括與會(huì)者到達(dá)會(huì)場(chǎng)的旅行費(fèi)用、會(huì)議期間的住宿、交通等費(fèi)用、會(huì)場(chǎng)的租金、相關(guān)文件資料的費(fèi)用等等。這些花費(fèi)都比較直觀、清晰，也比較容易預(yù)估和統(tǒng)計(jì)。直接會(huì)議成本該成本也可以稱為會(huì)議花費(fèi)，這些花費(fèi)包括與會(huì)者到達(dá)會(huì)場(chǎng)13septembre20238該成本由與會(huì)者的會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)間、到達(dá)會(huì)場(chǎng)的旅行時(shí)間以及會(huì)議工作人員(包括會(huì)議秘書(shū))的時(shí)間和與會(huì)者的人數(shù)等幾個(gè)相關(guān)因素組成。有時(shí)，這種時(shí)間成本可能由于各種比如與會(huì)人員的準(zhǔn)備時(shí)間太長(zhǎng)且零碎等因素，造成難以統(tǒng)計(jì)和計(jì)算，我們可以把它轉(zhuǎn)化為金錢(qián)成本。金錢(qián)成本由與會(huì)者人數(shù)和與會(huì)者的平均工資構(gòu)成。時(shí)間成本25juillet20238www.asteelflas13septembre20239該成本是由于與會(huì)者參加會(huì)議，離開(kāi)原來(lái)的工作崗位造成的生產(chǎn)、管理、市場(chǎng)反應(yīng)的滯后等產(chǎn)生的損失。這個(gè)成本比較隱蔽，很多時(shí)候會(huì)被忽略掉，但它形成的結(jié)果又實(shí)實(shí)在在的擺在眼前。比如公司的周例會(huì)，可能有不少參加周例會(huì)的人有這樣的經(jīng)歷，開(kāi)會(huì)時(shí)心不在焉，因?yàn)檫€在想著某個(gè)客戶的電話或許馬上就要打進(jìn)來(lái)了，前臺(tái)或者秘書(shū)不一定處理得好，會(huì)跑單。損失成本25juillet20239www.asteelflas討論：什么情況下不要開(kāi)會(huì)？

討論：什么情況下不要開(kāi)會(huì)？

只涉及個(gè)別成員的主題，可以一對(duì)一處理。你沒(méi)有時(shí)間準(zhǔn)備會(huì)議（組織者或參會(huì)者）。有一些更有效的交流方式，如E-mail、視頻會(huì)議、電話等。擬議事項(xiàng)已經(jīng)很明確或決議已形成，并獲得廣泛、一致的理解。能有適當(dāng)?shù)娜诉x有效的解決問(wèn)題。估計(jì)不會(huì)有結(jié)果（如參會(huì)者不適當(dāng)，主要決策人員沒(méi)到位，觀點(diǎn)對(duì)立較強(qiáng)烈，相關(guān)人員正處在火頭上，會(huì)議易受干擾，參會(huì)者沒(méi)有積極性）。只涉及個(gè)別成員的主題，可以一對(duì)一處理。討論：哪些情況下要開(kāi)會(huì)？

討論：哪些情況下要開(kāi)會(huì)？

需就某項(xiàng)決策達(dá)成一致，或者決定團(tuán)隊(duì)的行動(dòng)方針和計(jì)劃。幫助某個(gè)人作決定。情況通報(bào)。獲得或收集信息。解決需不同部門(mén)成員協(xié)調(diào)的問(wèn)題。消除組織內(nèi)成員的抱怨和牢騷。討論新的構(gòu)思，或創(chuàng)造新的想法。

需就某項(xiàng)決策達(dá)成一致，或者決定團(tuán)隊(duì)的行動(dòng)方針和計(jì)劃。會(huì)議的通病—效率不高小王是一家公司的職員，他對(duì)公司會(huì)議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司會(huì)議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。會(huì)議的通病—效率不高小王是一家公司的職員，他對(duì)公司會(huì)議有自13septembre202315會(huì)議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項(xiàng)目原因具體表現(xiàn)（1）時(shí)間會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無(wú)心開(kāi)會(huì)。（2）地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無(wú)法正常進(jìn)行。（3）開(kāi)會(huì)對(duì)象的選擇必須出席會(huì)議的人未到，通知來(lái)的是一些可有可無(wú)的參加者。（4）主持人的技能會(huì)議主持人缺乏影響力、說(shuō)服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無(wú)法達(dá)到會(huì)議意圖。（5）參會(huì)者的技能參會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會(huì)議失敗。（6）會(huì)議的準(zhǔn)備工作開(kāi)會(huì)前沒(méi)有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無(wú)成效。（7）開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無(wú)意義、宣告失敗。25juillet2023www.asteelflash會(huì)議規(guī)范會(huì)議規(guī)范包含3個(gè)部分：會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范。固定的會(huì)議流程規(guī)范。會(huì)議規(guī)范本身。會(huì)議規(guī)范會(huì)議規(guī)范包含3個(gè)部分：固定的會(huì)議流程13septembre202317開(kāi)始?xì)g迎會(huì)議目的規(guī)章制度

議程分享話題及目標(biāo)交換信息產(chǎn)生主意/做決定/確認(rèn)行動(dòng)結(jié)束總結(jié)跟蹤備忘錄跟蹤計(jì)劃固定的會(huì)議流程25juillet202317www.as

固定的會(huì)議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)。

一個(gè)中心是指整個(gè)會(huì)議的議程圍繞一個(gè)中心。兩個(gè)基本點(diǎn)是指會(huì)議的一頭一尾，即會(huì)議開(kāi)始前的準(zhǔn)備

和會(huì)議結(jié)束后的跟蹤，這兩個(gè)基本點(diǎn)是最容易被忽視的。

但是，它們卻是保證會(huì)議成敗的關(guān)鍵。所以，一個(gè)規(guī)范的會(huì)議流程必須包含會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作。會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作具體包括寫(xiě)、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計(jì)劃，以及安排下次做匯報(bào)的人選等。固定的會(huì)議流程規(guī)范固定的會(huì)議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)。固定的會(huì)議會(huì)議規(guī)范本身

會(huì)議規(guī)范是指大家達(dá)成共識(shí)的會(huì)議守則，會(huì)議規(guī)范主要包括以下條款：所有與會(huì)者將每周工作安排時(shí)間表交給會(huì)議安排人，以找出最適宜所有參會(huì)人的開(kāi)會(huì)時(shí)間。超過(guò)1小時(shí)的會(huì)議應(yīng)有書(shū)面通知、議程表及相關(guān)資料。所有與會(huì)者都要準(zhǔn)備在會(huì)上發(fā)言。準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。所有與會(huì)者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán)，不在會(huì)中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。意見(jiàn)不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”。會(huì)議結(jié)束2-3天后，所有與會(huì)者應(yīng)拿到會(huì)議記錄。所有與會(huì)者應(yīng)承擔(dān)起對(duì)會(huì)議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé)。必要時(shí)請(qǐng)第三方監(jiān)控，以保證會(huì)議質(zhì)量。會(huì)議規(guī)范本身會(huì)議規(guī)范是指大家達(dá)成共識(shí)的會(huì)議守則，會(huì)如何進(jìn)行有效的會(huì)議高效會(huì)議的八大特征：只在必要時(shí)才召開(kāi)好好籌劃過(guò)擬定和分發(fā)議程表遵守時(shí)間一切按部就班參加會(huì)議的人員有經(jīng)驗(yàn)有才能會(huì)議做出了評(píng)論和歸納記錄所有決定，建議和負(fù)責(zé)人13septembre202320如何進(jìn)行有效的會(huì)議高效會(huì)議的八大特征：25juillet如何進(jìn)行有效的會(huì)議提供一些基本要素：充分的準(zhǔn)備：4W要素（Why、When、Who〈領(lǐng)導(dǎo)、主持人、記錄〉、Where），座位安排、準(zhǔn)備會(huì)議用品及資料語(yǔ)明確的目標(biāo)：會(huì)議目標(biāo)應(yīng)現(xiàn)實(shí)、集中、易于評(píng)估具有相關(guān)技巧的會(huì)議主持會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始和結(jié)束遵循事先安排好的會(huì)議議程就某項(xiàng)行動(dòng)作出決定，并對(duì)今后的進(jìn)程達(dá)成一致跟蹤會(huì)議決定的執(zhí)行情況議題轉(zhuǎn)換前先作出決議全體參與，百家爭(zhēng)鳴澄清議題中的限制條件，如上級(jí)的決策，資金的限制等如何進(jìn)行有效的會(huì)議提供一些基本要素：1、如何做好會(huì)議前的準(zhǔn)備工作技能描述確定會(huì)議溝通目標(biāo)合理安排會(huì)議議程挑選與會(huì)人員合理安排會(huì)務(wù)（1）確定會(huì)議召開(kāi)的地點(diǎn)。（2）調(diào)配會(huì)議的設(shè)備。1、如何做好會(huì)議前的準(zhǔn)備工作技能描述確定會(huì)議溝通目標(biāo)2、如何成功地開(kāi)始會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)介紹與會(huì)人員，并表示歡迎制訂或者直接宣布會(huì)議的基本規(guī)則技能描述分配記錄員和計(jì)時(shí)員的責(zé)任

會(huì)議的基本規(guī)則是會(huì)議中行為的基本準(zhǔn)則，應(yīng)制訂諸如“不允許跑題”、“聆聽(tīng)每個(gè)人的發(fā)言”等2、如何成功地開(kāi)始會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)技能描述分配記錄員和計(jì)時(shí)員的責(zé)思考&討論

請(qǐng)回憶一下，在您主持會(huì)議時(shí)，您所做的開(kāi)場(chǎng)白是否成功的幾率比較大，在哪方面還有疏漏？您將如何改進(jìn)？思考&討論請(qǐng)回憶一下，在您主持會(huì)議時(shí)，您所做的開(kāi)場(chǎng)3、如何成功的開(kāi)始會(huì)議指出會(huì)議主題技能描述恰當(dāng)引導(dǎo)會(huì)議

會(huì)議主題表述要直接，而且時(shí)間越早越好，一般開(kāi)場(chǎng)完畢直接表述主題。3、如何成功的開(kāi)始會(huì)議指出會(huì)議主題技能描述恰當(dāng)引導(dǎo)會(huì)議☆

注意自己的參與程度，不要成為討論的獨(dú)裁者讓沉默寡言、害羞的同事也發(fā)言，同時(shí)控制插話者和獨(dú)裁者；☆鼓勵(lì)、正面對(duì)待每個(gè)人的問(wèn)題；☆及時(shí)防止某些人對(duì)別人武斷的指責(zé)和攻擊；☆強(qiáng)調(diào)已達(dá)到的共同點(diǎn)，防止不斷推翻已達(dá)成的決議；☆在白板紙上作記錄；☆當(dāng)你感受到某個(gè)人要發(fā)表意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)以目光接觸以示鼓勵(lì)；☆從簡(jiǎn)單的議題到復(fù)雜。主持人的技巧☆注意自己的參與程度，不要成為討論的獨(dú)裁者讓沉默寡言、害羞4、如何圓滿地結(jié)束會(huì)議總結(jié)會(huì)議內(nèi)容技能描述回顧會(huì)議議程讓與會(huì)人員總結(jié)發(fā)言對(duì)會(huì)議進(jìn)行評(píng)估向與會(huì)人表示感謝

對(duì)會(huì)議策劃與會(huì)議結(jié)束進(jìn)行簡(jiǎn)短的評(píng)估，明確這次會(huì)議到底解決了什么問(wèn)題，是如何進(jìn)行的，與會(huì)者從中獲得了什么。4、如何圓滿地結(jié)束會(huì)議總結(jié)會(huì)議內(nèi)容技能描述回顧會(huì)議議程讓與會(huì)實(shí)踐練習(xí)在會(huì)議結(jié)尾時(shí)，您是否有如下的不當(dāng)之舉，如果有，應(yīng)如何改進(jìn)？1.總結(jié)會(huì)議內(nèi)容時(shí)過(guò)于煩瑣，沒(méi)有突出已經(jīng)決定的重要事項(xiàng)。2.會(huì)議結(jié)尾時(shí)，往往忽略會(huì)議議程，總是草草結(jié)尾。3.在做會(huì)議總結(jié)時(shí)，只顧您一個(gè)人滔滔不絕，而沒(méi)有給其他與會(huì)人員充分發(fā)言總結(jié)的機(jī)會(huì)。4.從來(lái)不對(duì)會(huì)議的進(jìn)行情況評(píng)述。5.會(huì)議結(jié)尾時(shí)，常常忘記對(duì)與會(huì)人員表示感謝，只是簡(jiǎn)單地以“散會(huì)”或者“今天的會(huì)議到此結(jié)束”來(lái)作為結(jié)束語(yǔ)。實(shí)踐練習(xí)在會(huì)議結(jié)尾時(shí)，您是否有如下的不當(dāng)之舉，如果有，應(yīng)如何1、總結(jié)會(huì)議的內(nèi)容及取得的成果2、承諾跟蹤計(jì)劃的執(zhí)行3、強(qiáng)調(diào)分享不同觀點(diǎn)的重要性4、恭祝會(huì)議的成功5、感謝大家的參與和貢獻(xiàn)結(jié)束會(huì)議的技巧1、總結(jié)會(huì)議的內(nèi)容及取得的成果結(jié)束會(huì)議的技巧5、如何靈活應(yīng)對(duì)會(huì)議的困境當(dāng)有人試圖支配討論的局面時(shí)技能描述當(dāng)有人想爭(zhēng)論時(shí)當(dāng)有人和身邊的人開(kāi)小會(huì)時(shí)當(dāng)有人習(xí)慣性跑題時(shí)(1)其他人要在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)提醒他，要求他聽(tīng)聽(tīng)別人的意見(jiàn)。(2)可以針對(duì)討論的核心內(nèi)容提一些比較直接的問(wèn)題，以調(diào)動(dòng)其他與會(huì)者積極發(fā)言。(3)如果以上兩種方式?jīng)]有奏效，你可以在會(huì)議的休息時(shí)間找這人談一下，以理服人，以情動(dòng)人。(1)保持冷靜。(2)通過(guò)提問(wèn)的方式直接向想要爭(zhēng)論的人發(fā)難，從他的回答中引出其錯(cuò)誤一面，征得其他人員支持?？梢赃\(yùn)用FAST法來(lái)應(yīng)對(duì)：F（Focus），A（Affirm），S（Suggest），T（Try）。5、如何靈活應(yīng)對(duì)會(huì)議的困境當(dāng)有人試圖支配討論的局面時(shí)技能描述練習(xí)請(qǐng)依據(jù)您的理想完成下面的連線題：1.您想令討論更加熱烈2.您想打斷某項(xiàng)討論3.幾個(gè)與會(huì)者在開(kāi)小會(huì)4.兩名與會(huì)人員就一個(gè)

觀點(diǎn)發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)5.與會(huì)人員問(wèn)了您一個(gè)

難以回答的問(wèn)題6.您想知道自己是否是個(gè)

成功的會(huì)議主持者A.請(qǐng)每位與會(huì)人員總結(jié)其他人的發(fā)言B.問(wèn)與會(huì)人員一個(gè)開(kāi)放性的問(wèn)題C.詢問(wèn)與會(huì)人員的反饋意見(jiàn)D.問(wèn)與會(huì)人員一個(gè)具體的問(wèn)題E.把問(wèn)題轉(zhuǎn)回給與會(huì)人員F.請(qǐng)某個(gè)與會(huì)人員總結(jié)討論練習(xí)請(qǐng)依據(jù)您的理想完成下面的連線題：1.您想令討論更加熱烈2耳語(yǔ)·集中注意力·分享討論問(wèn)題·會(huì)議休息交流其原因獨(dú)裁者和萬(wàn)事通·站到其座位旁邊·感謝其貢獻(xiàn)，并邀請(qǐng)其他成員發(fā)言·改變成員角色，并請(qǐng)求他們耐心

聽(tīng)取別人的意見(jiàn)沉默·體會(huì)沉沒(méi)的原因·詢問(wèn)一些容易得出結(jié)論的

問(wèn)題，并加以鼓勵(lì)·休息與其交流跑題·經(jīng)常小結(jié)，利用白板紙和日程

表進(jìn)行重點(diǎn)記錄結(jié)束會(huì)議的技巧·提示議題的轉(zhuǎn)換處理問(wèn)題的技巧耳語(yǔ)獨(dú)裁者和萬(wàn)事通沉默跑題

卓有成效的管理者知道他們能從會(huì)議中得到什么，也知道會(huì)議的目的是什么或應(yīng)該是什么。他會(huì)自問(wèn)：我們?yōu)槭裁匆匍_(kāi)這個(gè)會(huì)議？是為了某項(xiàng)決策？是為了宣布什么？還是為了澄清我們應(yīng)該做些什么？他會(huì)在事前想清楚會(huì)議目的，想清楚要求什么報(bào)告，以及想清楚簡(jiǎn)報(bào)的用意。他一定堅(jiān)持開(kāi)會(huì)必須真