會議管理課件

會議管理會議管理培訓目標：1、知道有效會議的原則，學會使用會議組織工具。2、工作中運用會議管理管理會議。培訓目標：1、知道有效會議的原則，學會使用會議組織工具。

一位企業(yè)的老總曾經(jīng)這樣說過：“我如果不是在開會，就是在去往會議的路上?！边@樣的表述未免有些夸張，但是卻形象地體現(xiàn)了會議溝通在管理者商務活動中所占的比重。盡管會議溝通會帶來必要的人、財、物等方面的消耗，但是卻有利于快速達成某項協(xié)議，大大提高工作效率。一位企業(yè)的老總曾經(jīng)這樣說過：“我如果不是在開會，請問：你會開會嗎？

請問：你會開會嗎？13septembre20235會議需要管理嗎？會議管理還需要技巧嗎？25juillet20235www.asteelflas請問：會議有成本嗎?主要包括哪些成本?直接會議成本損失成本時間成本++會議成本=請問：會議有成本嗎?主要包括哪些成本?直接會議成本損失成本時該成本也可以稱為會議花費，這些花費包括與會者到達會場的旅行費用、會議期間的住宿、交通等費用、會場的租金、相關文件資料的費用等等。這些花費都比較直觀、清晰，也比較容易預估和統(tǒng)計。直接會議成本該成本也可以稱為會議花費，這些花費包括與會者到達會場13septembre20238該成本由與會者的會議準備時間、到達會場的旅行時間以及會議工作人員(包括會議秘書)的時間和與會者的人數(shù)等幾個相關因素組成。有時，這種時間成本可能由于各種比如與會人員的準備時間太長且零碎等因素，造成難以統(tǒng)計和計算，我們可以把它轉化為金錢成本。金錢成本由與會者人數(shù)和與會者的平均工資構成。時間成本25juillet20238www.asteelflas13septembre20239該成本是由于與會者參加會議，離開原來的工作崗位造成的生產(chǎn)、管理、市場反應的滯后等產(chǎn)生的損失。這個成本比較隱蔽，很多時候會被忽略掉，但它形成的結果又實實在在的擺在眼前。比如公司的周例會，可能有不少參加周例會的人有這樣的經(jīng)歷，開會時心不在焉，因為還在想著某個客戶的電話或許馬上就要打進來了，前臺或者秘書不一定處理得好，會跑單。損失成本25juillet20239www.asteelflas討論：什么情況下不要開會？

討論：什么情況下不要開會？

只涉及個別成員的主題，可以一對一處理。你沒有時間準備會議（組織者或參會者）。有一些更有效的交流方式，如E-mail、視頻會議、電話等。擬議事項已經(jīng)很明確或決議已形成，并獲得廣泛、一致的理解。能有適當?shù)娜诉x有效的解決問題。估計不會有結果（如參會者不適當，主要決策人員沒到位，觀點對立較強烈，相關人員正處在火頭上，會議易受干擾，參會者沒有積極性）。只涉及個別成員的主題，可以一對一處理。討論：哪些情況下要開會？

討論：哪些情況下要開會？

需就某項決策達成一致，或者決定團隊的行動方針和計劃。幫助某個人作決定。情況通報。獲得或收集信息。解決需不同部門成員協(xié)調的問題。消除組織內成員的抱怨和牢騷。討論新的構思，或創(chuàng)造新的想法。

需就某項決策達成一致，或者決定團隊的行動方針和計劃。會議的通病—效率不高小王是一家公司的職員，他對公司會議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司會議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。會議的通病—效率不高小王是一家公司的職員，他對公司會議有自13septembre202315會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項目原因具體表現(xiàn)（1）時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。（2）地點會議地點設在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。（3）開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。（5）參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。（6）會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關事宜，致使會議拖沓而無成效。（7）開會的原因、目的和結果開會的原因、目的和結果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。25juillet2023www.asteelflash會議規(guī)范會議規(guī)范包含3個部分：會議時間安排的規(guī)范。固定的會議流程規(guī)范。會議規(guī)范本身。會議規(guī)范會議規(guī)范包含3個部分：固定的會議流程13septembre202317開始歡迎會議目的規(guī)章制度

議程分享話題及目標交換信息產(chǎn)生主意/做決定/確認行動結束總結跟蹤備忘錄跟蹤計劃固定的會議流程25juillet202317www.as

固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點。

一個中心是指整個會議的議程圍繞一個中心。兩個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準備

和會議結束后的跟蹤，這兩個基本點是最容易被忽視的。

但是，它們卻是保證會議成敗的關鍵。所以，一個規(guī)范的會議流程必須包含會前的準備工作與會后的跟蹤工作。會前的準備工作與會后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計劃，以及安排下次做匯報的人選等。固定的會議流程規(guī)范固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點。固定的會議會議規(guī)范本身

會議規(guī)范是指大家達成共識的會議守則，會議規(guī)范主要包括以下條款：所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時間。超過1小時的會議應有書面通知、議程表及相關資料。所有與會者都要準備在會上發(fā)言。準時開始，準時結束。各業(yè)務單位負責人對決議能否達成負直接責任。所有與會者應知道維護別人的尊嚴，不在會中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”。會議結束2-3天后，所有與會者應拿到會議記錄。所有與會者應承擔起對會議質量進行反饋的職責。必要時請第三方監(jiān)控，以保證會議質量。會議規(guī)范本身會議規(guī)范是指大家達成共識的會議守則，會如何進行有效的會議高效會議的八大特征：只在必要時才召開好好籌劃過擬定和分發(fā)議程表遵守時間一切按部就班參加會議的人員有經(jīng)驗有才能會議做出了評論和歸納記錄所有決定，建議和負責人13septembre202320如何進行有效的會議高效會議的八大特征：25juillet如何進行有效的會議提供一些基本要素：充分的準備：4W要素（Why、When、Who〈領導、主持人、記錄〉、Where），座位安排、準備會議用品及資料語明確的目標：會議目標應現(xiàn)實、集中、易于評估具有相關技巧的會議主持會議應準時開始和結束遵循事先安排好的會議議程就某項行動作出決定，并對今后的進程達成一致跟蹤會議決定的執(zhí)行情況議題轉換前先作出決議全體參與，百家爭鳴澄清議題中的限制條件，如上級的決策，資金的限制等如何進行有效的會議提供一些基本要素：1、如何做好會議前的準備工作技能描述確定會議溝通目標合理安排會議議程挑選與會人員合理安排會務（1）確定會議召開的地點。（2）調配會議的設備。1、如何做好會議前的準備工作技能描述確定會議溝通目標2、如何成功地開始會議準時開會介紹與會人員，并表示歡迎制訂或者直接宣布會議的基本規(guī)則技能描述分配記錄員和計時員的責任

會議的基本規(guī)則是會議中行為的基本準則，應制訂諸如“不允許跑題”、“聆聽每個人的發(fā)言”等2、如何成功地開始會議準時開會技能描述分配記錄員和計時員的責思考&討論

請回憶一下，在您主持會議時，您所做的開場白是否成功的幾率比較大，在哪方面還有疏漏？您將如何改進？思考&討論請回憶一下，在您主持會議時，您所做的開場3、如何成功的開始會議指出會議主題技能描述恰當引導會議

會議主題表述要直接，而且時間越早越好，一般開場完畢直接表述主題。3、如何成功的開始會議指出會議主題技能描述恰當引導會議☆

注意自己的參與程度，不要成為討論的獨裁者讓沉默寡言、害羞的同事也發(fā)言，同時控制插話者和獨裁者；☆鼓勵、正面對待每個人的問題；☆及時防止某些人對別人武斷的指責和攻擊；☆強調已達到的共同點，防止不斷推翻已達成的決議；☆在白板紙上作記錄；☆當你感受到某個人要發(fā)表意見時，應以目光接觸以示鼓勵；☆從簡單的議題到復雜。主持人的技巧☆注意自己的參與程度，不要成為討論的獨裁者讓沉默寡言、害羞4、如何圓滿地結束會議總結會議內容技能描述回顧會議議程讓與會人員總結發(fā)言對會議進行評估向與會人表示感謝

對會議策劃與會議結束進行簡短的評估，明確這次會議到底解決了什么問題，是如何進行的，與會者從中獲得了什么。4、如何圓滿地結束會議總結會議內容技能描述回顧會議議程讓與會實踐練習在會議結尾時，您是否有如下的不當之舉，如果有，應如何改進？1.總結會議內容時過于煩瑣，沒有突出已經(jīng)決定的重要事項。2.會議結尾時，往往忽略會議議程，總是草草結尾。3.在做會議總結時，只顧您一個人滔滔不絕，而沒有給其他與會人員充分發(fā)言總結的機會。4.從來不對會議的進行情況評述。5.會議結尾時，常常忘記對與會人員表示感謝，只是簡單地以“散會”或者“今天的會議到此結束”來作為結束語。實踐練習在會議結尾時，您是否有如下的不當之舉，如果有，應如何1、總結會議的內容及取得的成果2、承諾跟蹤計劃的執(zhí)行3、強調分享不同觀點的重要性4、恭祝會議的成功5、感謝大家的參與和貢獻結束會議的技巧1、總結會議的內容及取得的成果結束會議的技巧5、如何靈活應對會議的困境當有人試圖支配討論的局面時技能描述當有人想爭論時當有人和身邊的人開小會時當有人習慣性跑題時(1)其他人要在適當?shù)臅r機提醒他，要求他聽聽別人的意見。(2)可以針對討論的核心內容提一些比較直接的問題，以調動其他與會者積極發(fā)言。(3)如果以上兩種方式?jīng)]有奏效，你可以在會議的休息時間找這人談一下，以理服人，以情動人。(1)保持冷靜。(2)通過提問的方式直接向想要爭論的人發(fā)難，從他的回答中引出其錯誤一面，征得其他人員支持?？梢赃\用FAST法來應對：F（Focus），A（Affirm），S（Suggest），T（Try）。5、如何靈活應對會議的困境當有人試圖支配討論的局面時技能描述練習請依據(jù)您的理想完成下面的連線題：1.您想令討論更加熱烈2.您想打斷某項討論3.幾個與會者在開小會4.兩名與會人員就一個

觀點發(fā)生爭執(zhí)5.與會人員問了您一個

難以回答的問題6.您想知道自己是否是個

成功的會議主持者A.請每位與會人員總結其他人的發(fā)言B.問與會人員一個開放性的問題C.詢問與會人員的反饋意見D.問與會人員一個具體的問題E.把問題轉回給與會人員F.請某個與會人員總結討論練習請依據(jù)您的理想完成下面的連線題：1.您想令討論更加熱烈2耳語·集中注意力·分享討論問題·會議休息交流其原因獨裁者和萬事通·站到其座位旁邊·感謝其貢獻，并邀請其他成員發(fā)言·改變成員角色，并請求他們耐心

聽取別人的意見沉默·體會沉沒的原因·詢問一些容易得出結論的

問題，并加以鼓勵·休息與其交流跑題·經(jīng)常小結，利用白板紙和日程

表進行重點記錄結束會議的技巧·提示議題的轉換處理問題的技巧耳語獨裁者和萬事通沉默跑題

卓有成效的管理者知道他們能從會議中得到什么，也知道會議的目的是什么或應該是什么。他會自問：我們?yōu)槭裁匆匍_這個會議？是為了某項決策？是為了宣布什么？還是為了澄清我們應該做些什么？他會在事前想清楚會議目的，想清楚要求什么報告，以及想清楚簡報的用意。他一定堅持開會必須真