會計基礎第十章會計檔案課件

第十章會計檔案第一節(jié)會計檔案第十章會計檔案第一節(jié)會計檔案1一、會計檔案的概念會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。如何理解？

一、會計檔案的概念會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告等21、會計檔案是會計核算的產(chǎn)物注意：會計檔案僅指會計活動中形成的會計核算材料，即會計憑證、會計賬簿和財務報告等。財務會計管理活動中形成的文件材料，如會計工作政策法規(guī)、制度辦法、預算、財務計劃、總結(jié)等則不屬于會計檔案的范疇，而是屬于文書檔案的范疇。1、會計檔案是會計核算的產(chǎn)物32、會計檔案是重要的憑證和史料會計檔案是一種原始記錄，它以豐富的數(shù)據(jù)信息記載著各單位經(jīng)濟活動，具有很強的憑證性，是各單位經(jīng)濟業(yè)務活動的重要依據(jù)。2、會計檔案是重要的憑證和史料43、內(nèi)容：包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料4、保管期限和銷毀辦法由國務院財政部門會同有關部門制定。3、內(nèi)容：包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料5【例】以下會計資料中不屬于會計檔案的是（C）A現(xiàn)金日記賬B總賬C銷貨合同D購貨發(fā)票【例】以下會計資料中不屬于會計檔案的是（C）6二、會計檔案的作用1、反映作用2、史料作用3、查證作用4、監(jiān)督作用二、會計檔案的作用1、反映作用7三、會計檔案的內(nèi)容1、會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總記賬憑證和其他會計憑證。2、會計賬簿類：按用途可分為：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)賬、輔助賬（也稱備查賬）及其他會計賬簿等。其外形一般有：訂本式、活頁式和卡片式三種。三、會計檔案的內(nèi)容1、會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總記83、財務報告類：按時間分有月報、季報、年報；按內(nèi)容分有資產(chǎn)負債表、利潤表、資金活動情況表等；按編制單位分有單位報表、匯總報表；按服務對象分有內(nèi)部報表和外部報表。3、財務報告類：按時間分有月報、季報、年報；按內(nèi)容分有資產(chǎn)負94、其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等及會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等?！镒ⅲ簩嵭袝嬰娝慊膯挝?，有關的電子數(shù)據(jù)和相應軟件資料也應歸檔。（其它類）4、其他類：10三、會計檔案的種類及分類方法1、會計檔案的種類（1）按會計工作性質(zhì)分：企業(yè)（公司）會計檔案、預算會計檔案和銀行會計檔案（2）按會計期限分：永久會計檔案和定期會計檔案三、會計檔案的種類及分類方法1、會計檔案的種類112、會計檔案的分類方法實際操作中，往往是采用“復式結(jié)構分類法”，即將上述兩種分類方法結(jié)合使用，如：（1）年度—形成分類法：指某年度的憑證、某年度的賬簿、某年度的財務會計報告和某年度的其他檔案2、會計檔案的分類方法實際操作中，往往是采用“復式結(jié)構分類法12適用：企業(yè)事業(yè)單位（2）年度—機構分類法：適用：各級財務、稅務等部門和所屬單位較多的大型企業(yè)適用：企業(yè)事業(yè)單位13第二節(jié)會計檔案保管一、會計檔案的歸檔與保管要求（一）歸檔要求1、歸檔時間上的要求：《會計檔案管理辦法》第六條第二款規(guī)定：“當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機

第二節(jié)會計檔案保管一、會計檔案的歸檔與保管要求14構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管”。未設立檔案機構的，應在會計機構內(nèi)部指定專人保管。出納不得兼管會計檔案。2、歸檔范圍上要求構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管”。未設立檔案機15注意：工資年報，職工工資、獎金及各種福利審批名冊，養(yǎng)老保險繳納名冊，調(diào)整、新增審批表，職工聘用、轉(zhuǎn)正等審批表、協(xié)議書，事業(yè)統(tǒng)計報表，清產(chǎn)核資材料，財務制度，上級指標文件等均屬文書檔案。注意：163、歸檔的具體要求：1）、收集、整理應符合規(guī)范——應歸檔的會計核算材料要求齊全、完整、準確，且分類清楚、組卷合理、排序科學、編目清晰。2）、保持原封裝——移交歸檔的會計檔案，原則上應保持原卷冊的封裝，特殊情況需拆封，重新整理的，應由檔案機構和會計機構經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。3、歸檔的具體要求：173）、簽章要完整——會計憑證封面、賬簿封面及啟用頁、報表封面等需由經(jīng)手人員、會計主管人員、單位負責人簽字蓋章的，應當要完整齊全。4）會計電算化的單位應當保存打印紙質(zhì)會計檔案3）、簽章要完整——會計憑證封面、賬簿封面及啟用頁、報表封面184、會計檔案歸檔程序（1）對會計檔案進行整理立卷各單位每年形成的會計資料，年度終了后，應由會計機構按照歸檔的要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。4、會計檔案歸檔程序（1）對會計檔案進行整理立卷19【2】單選：各單位每年形成的會計檔案，都應由（A）負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。A會計機構B檔案部門C人事部門D指定專人【2】單選：各單位每年形成的會計檔案，都應由（A20（2）對會計檔案進行編制卷號（3）編制保管清冊（2）對會計檔案進行編制卷號21會計檔案保管清冊卷號類別案卷名稱起止

年月日卷內(nèi)頁數(shù)保管期限存放地點備注

會計檔案保管清冊卷號類別案卷名稱起止

年月日卷內(nèi)頁數(shù)保22（二）移交要求1、移交手續(xù)（編制移交清冊——監(jiān)交下逐項交接——相關人員簽章）移交會計檔案的單位，應編制會計檔案移交清冊，列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、（二）移交要求1、移交手續(xù)（編制移交清冊——監(jiān)交下逐項交接—23已保管期限等內(nèi)容。交接時，雙方應按照移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應在移交清冊上簽名或者蓋章。已保管期限等內(nèi)容。交接時，雙方應按照移交清冊所列內(nèi)容逐項交接242、移交制度（1）單位終止：單位撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在辦理手續(xù)前形成的會計檔案，由終止單位的業(yè)務主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交檔案館代管。

（2）單位分立：分種情況：一是分立且存續(xù)的；二是分立后解散的；三是分立后未結(jié)清的會計事項的；四是因業(yè)務移交單位辦理所涉及到會計檔案的2、移交制度25（3）單位合并：單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，各單位的會計檔案由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應由原各單位保管。（3）單位合并：單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的26（三）保管要求1、由檔案機構保管，未設立檔案機構的單位，會計檔案應當在會計機構內(nèi)部指定專人保管，但出納不得兼任會計檔案的保管工作2、對會計檔案應當進行科學管理（三）保管要求1、由檔案機構保管，未設立檔案機構的單位，會計27二、會計檔案的保管期限會計檔案的保管期限分為永久和定期兩類。

定期保管期限：分為3年、5年、10年、15年、25年5類。（記憶方法：3×5=15+10=25）月季度財務會計報告：3年銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、固定資產(chǎn)卡片（報廢清理后）：5年二、會計檔案的保管期限會計檔案的保管期限分為永久和定期兩類。28各種憑證、總賬、明細賬、輔助賬簿和會計檔案移交清冊這15年?，F(xiàn)金、銀行日記賬：25年年度財務會計報告（決算）、會計檔案銷毀清冊、會計檔案保管清冊：永久會計檔案的保管期限為最低保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。各種憑證、總賬、明細賬、輔助賬簿和會計檔案移交清冊這15年。29【例】單選：會計檔案的保管期限從（A）算起。Ａ會計年度終了后第一天Ｂ審計報告之日Ｃ移交檔案管理機構之日Ｄ會計資料的整理裝訂之日【例】單選：原始憑證和記賬憑證的保管期限為（A）Ａ.１５年Ｂ.２５Ｃ.３年Ｄ.１０年【例】單選：會計檔案的保管期限從（A）算起。30【例】單選：定期保管期限分為（C）Ａ.３、10、20、30、40年5種Ｂ.1、5、10、15、20年5種Ｃ.3、5、10、15、20年5種Ｄ.3、5、10、15、25年5種【例】單選：定期保管期限分為（C）31三、會計檔案的查閱和復制1.會計檔案為本單位提供查閱利用，不得借出，如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)。

三、會計檔案的查閱和復制322、外單位人員必須持有單位正式介紹信，并經(jīng)單位負責人批準后，可以辦理查閱手續(xù)。而本單位人則需會計主管人員或單位負責人批準后辦理查閱手續(xù)。3、辦理查閱手續(xù)時必須要登記相關內(nèi)容4.查閱或者復制會計檔案的人員，不得在案卷中涂畫、拆散原卷冊，也不得抽換。

2、外單位人員必須持有單位正式介紹信，并經(jīng)單位負責人批準后，33四、會計檔案的銷毀對保管期滿，需要銷毀的會計檔案，一般按以下程序進行。

（1）由保管會計檔案的機構或人員提出銷毀意見，編制《會計檔案銷毀清冊》如書P201四、會計檔案的銷毀對保管期滿，需要銷毀的會計檔案，一般按以34（2）單位負責人審核后，應在銷毀清冊上簽署意見。

（3）會計檔案銷毀時，應按規(guī)定指派人員監(jiān)銷。對于一般企事業(yè)單位，由單位檔案機構和會計機構共同派員監(jiān)銷；國家機關應由同級財政、審計部門派員監(jiān)銷；財政部門的會計檔案，應由同級審計部門派員監(jiān)銷。（2）單位負責人審核后，應在銷毀清冊上簽署意見。

（35（4）會計檔案銷毀前，監(jiān)銷人員要按照清冊所列的內(nèi)容，對要銷毀的會計檔案進行清點核對。

（5）會計檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應當在銷毀清冊上簽名或蓋章，并及時將監(jiān)銷情況向本單位負責人報告。

（4）會計檔案銷毀前，監(jiān)銷人員要按照清冊所列的內(nèi)容，對要銷毀36注意：保管期滿但未結(jié)清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單